Was ist Calendly? Funktionsweise, Funktionen und Preise (2026)

Wofür wird Calendly genutzt?

Calendly ersetzt den E-Mail-Verlauf nach dem Motto „Wann haben Sie Zeit?“. Statt Zeiten hin und her zu schicken, senden Sie einen Link, und die andere Person bucht einen freien Slot in Ihrem Kalender. Typische Einsätze:

• Sales-Calls und Demos. Interessenten buchen einen Call direkt aus einer E-Mail oder von einer Website, ohne auf eine Antwort zu warten.
• Vorstellungsgespräche. Kandidaten wählen ihren Gesprächstermin selbst.
• Kundentermine. Berater, Coaches und Freelancer teilen einen Link für Erstgespräche und Sitzungen.
• Sprechstunden. Lehrkräfte und Führungskräfte öffnen ein paar Slots pro Woche für alle, die sie brauchen.
• Gruppenpläne. Mit einer Meeting-Umfrage stimmt eine Gruppe über eine Zeit ab.

Ein Video-Tool ist Calendly allerdings nicht. Calendly bucht das Meeting und fügt einen Link für Zoom, Google Meet oder Microsoft Teams hinzu, aber der Call selbst findet in dieser Video-App statt.

Wie funktioniert Calendly?

Die Einrichtung von Calendly braucht 4 Schritte. So sieht jeder davon in der App aus.

1. Verbinden Sie Ihren Kalender

Wenn Sie sich mit Google oder Microsoft registrieren, verbindet Calendly diesen Kalender. Calendly prüft ihn, bevor es eine Zeit anbietet, damit niemand Sie bucht, wenn Sie schon belegt sind. Im kostenlosen Plan prüft Calendly nur 1 Kalender. Ein zweiter Arbeits- oder Privatkalender bleibt für Calendly also unsichtbar.

2. Erstellen Sie einen Ereignistyp

Ein Ereignistyp ist eine Art von Meeting, zum Beispiel ein „30-minütiges Kennenlerngespräch“. In der App bietet die Schaltfläche „Create“:

• One-on-one: „1 host → 1 invitee“, also 1 Gastgeber und 1 Gast, der klassische Buchungslink.
• Group: „1 host → Multiple invitees“, also 1 Gastgeber und mehrere Gäste, für Webinare und Kurse (nur in bezahlten Plänen).
• One-off meeting: „Offer time outside your normal schedule“, also Zeiten außerhalb Ihres üblichen Zeitplans anbieten.
• Meeting poll: „Let invitees vote on a time to meet“, also Gäste über eine Zeit für das Meeting abstimmen lassen.

Jeder Ereignistyp hat eine Dauer, einen Ort (zum Beispiel Zoom oder einen Telefonanruf) und ein paar Fragen an die Person, die bucht.

3. Legen Sie Ihre Verfügbarkeit fest

Als Nächstes sagen Sie Calendly, wann Sie Meetings annehmen. Ein neuer Ereignistyp nutzt Ihren Zeitplan „Working hours“, und standardmäßig gilt „Invitees can schedule 60 days into the future with at least 4 hours notice“: Gäste können bis zu 60 Tage im Voraus buchen, mindestens 4 Stunden vorher. Sie können Pufferzeit zwischen Meetings einplanen, begrenzen, wie viele Meetings Sie pro Tag annehmen, und Tage sperren, an denen Sie nicht da sind.

4. Teilen Sie Ihren Link

Jeder Ereignistyp bekommt einen eigenen Link, und Ihr Konto hat eine Hauptseite, die alle auflistet. Fügen Sie den Link in eine E-Mail ein, binden Sie ihn auf Ihrer Website ein, oder setzen Sie ihn in Ihre E-Mail-Signatur. Unser Leitfaden zu Ihrem Calendly-Link zeigt alle Wege, ihn zu finden, zu teilen und zu ändern.

Was Ihre Gäste sehen

Ihr Gast öffnet den Link und sieht Ihren Namen, das Meeting und einen Kalender. Er wählt einen Tag, und daneben erscheinen die freien Zeiten, bereits in seiner eigenen Zeitzone.

Ein schönes Detail: Unser Testbrowser war bei Calendly angemeldet, deshalb markierte die Seite „times you're available“ mit einem grünen Punkt, basierend auf unserem eigenen Kalender. Wenn Ihr Gast ebenfalls Calendly nutzt, sieht er auf einen Blick, welche Zeiten Ihnen beiden passen.

Nachdem er eine Zeit gewählt hat, klickt er auf „Next“ und füllt ein kurzes Formular aus: Name, E-Mail-Adresse, eine Option, weitere Gäste hinzuzufügen, und alles, was Sie abfragen. Ein Calendly-Konto braucht er nicht.

Wenn er auf „Schedule Event“ klickt, landet das Meeting in Ihrem und seinem Kalender. Calendly schickt Ihnen außerdem bei jeder neuen Buchung eine E-Mail. Diese E-Mail kommt von Calendly selbst, und Sie können sie nicht abschalten.

Die wichtigsten Funktionen von Calendly

Über den Buchungslink hinaus ist Calendly zu einer großen App gewachsen. Nach diesen Teilen fragen die meisten:

• Meeting-Umfragen. Eine Gruppe stimmt über einige Zeiten ab, und Sie buchen die Gewinnerzeit. Sie sind im kostenlosen Plan enthalten.
• Einmal-Links. Ein Link, der laut Calendly nur einmal gebucht werden kann, praktisch für einen VIP oder einen einmaligen Call.
• Workflows. Erinnerungen und Follow-ups per E-Mail und SMS vor und nach einem Meeting. Es gibt sie nur in bezahlten Plänen, deshalb können Nutzer des kostenlosen Plans keine automatischen Erinnerungen senden.
• Terminplanung im Team. Round Robin verteilt neue Meetings reihum im Team, und kollektive Termine finden eine Zeit, in der mehrere Gastgeber alle frei sind. Für Round Robin brauchen Sie den Plan Teams.
• Routing-Formulare. Ein kurzes Formular, das jeden Lead in den Kalender der richtigen Person schickt, für Vertriebsteams.
• Integrationen. Zoom, Google Meet, Microsoft Teams, Salesforce, HubSpot, Stripe, PayPal und viele mehr.
• KI-Tools. Callie, ein Assistent, der Meetings per E-Mail bucht, und Notetaker, der Ihre Calls aufzeichnet und zusammenfasst. Beide gibt es mit den „Plus“-Plänen.

Was kostet Calendly?

Calendly hat einen kostenlosen Plan und bezahlte Pläne mit Preisen pro Platz (Seat):

Die Pläne Standard Plus und Teams Plus fügen die KI-Tools für $8 mehr pro Platz hinzu. Alle Grenzen des kostenlosen Plans und was ein Team wirklich zahlt, finden Sie unter Ist Calendly kostenlos?

Vor- und Nachteile von Calendly

In unserem Test: Die Gästeseite von Calendly ist hervorragend. Die Buchungsseite ist aufgeräumt und vertraut, und die Leute wissen, wie sie funktioniert. Auf der Gastgeberseite sieht es anders aus. Unser kostenloses Konto war voll mit KI-Assistenten, Kontakten, Routing-Formularen und Schaltflächen „Upgrade plan“, alles rund um das Einzige, wofür die meisten gekommen sind: einen Link. Und im kostenlosen Plan reicht dieser Link nicht weit. Unser zweiter Ereignistyp blieb deaktiviert, mit einer Schaltfläche „Turn On“, die zum Upgrade-Fenster führte.

Das hat uns gefallen:

• Eine Buchungsseite, die Gäste kennen und der sie vertrauen.
• Zeitzonen werden für jeden Gast automatisch umgerechnet, ohne Einrichtung.
• Die Punkte für „times you're available“, wenn Ihr Gast ebenfalls Calendly nutzt.
• Meeting-Umfragen im kostenlosen Plan.

Das hat uns nicht gefallen:

• Der kostenlose Plan endet bei 1 aktiven Ereignistyp und 1 Kalender, also können Sie ein Kennenlerngespräch und eine längere Sitzung nicht nebeneinander anbieten.
• Keine Erinnerungen ohne Bezahlung, dabei ist das die Funktion, die No-Shows reduziert.
• Preise pro Platz summieren sich. Ein Team von 5 Personen zahlt im Plan Teams $960 pro Jahr, bei jährlicher Zahlung.
• Eine überladene App für Menschen, die einfach nur ihre freien Zeiten teilen wollen.

Eine einfachere kostenlose Alternative: zcal

Wenn Ihnen gefällt, wie Calendly funktioniert, aber nicht sein kostenloser Plan, ist zcal eine kostenlose Terminplanungs-App nach demselben Prinzip: Kalender verbinden, Link teilen, und andere buchen freie Zeiten. Der Unterschied liegt darin, was Sie kostenlos bekommen:

• Unbegrenzte Buchungslinks und Kalender, so bekommen das Kennenlerngespräch und die bezahlte Sitzung jeweils einen eigenen Link.
• Eine E-Mail-Erinnerung vor jedem Meeting, damit weniger Gäste nicht erscheinen.
• Meeting-Umfragen und Gruppenveranstaltungen, mit bis zu 5 Personen pro Zeitfenster.
• Eine Buchungsseite, die Ihre Marke widerspiegelt, mit Titelbild, Begrüßungsvideo und einer kurzen Vorstellung.

Der bezahlte Plan von zcal, Pro, beginnt bei $7 pro Nutzer und Monat bei jährlicher Zahlung und bietet zusätzlich SMS-Erinnerungen, Round Robin und kollektive Termine. Erstellen Sie einen kostenlosen Buchungslink, oder vergleichen Sie zcal mit anderen Calendly-Alternativen.

Häufig gestellte Fragen