Termin verschieben per E-Mail: 16 Vorlagen mit höflichen Formulierungen

Termine zu verschieben gehört zum Arbeitsalltag. Kalender überschneiden sich, Menschen werden krank, und Prioritäten ändern sich. Im Gedächtnis bleibt nicht, dass Sie das Meeting verschoben haben, sondern wie: Eine kurze, klare Nachricht mit neuen Terminen wirkt respektvoll. Ein vages „Mir ist etwas dazwischengekommen, lassen Sie uns einen anderen Termin finden“ dagegen macht der anderen Person Arbeit und lässt das Meeting in der Schwebe.

Die Vorlagen unten decken die Fälle ab, die Ihnen wirklich begegnen, vom Krankheitstag bis zum Kundenmeeting, das Sie verschieben müssen. Dazu kommt, was Sie sagen, wenn die andere Person um eine Verschiebung bittet. Jede Vorlage hat eine Betreffzeile, einen Hinweis, wann Sie sie nutzen, und eine Erklärung, warum sie funktioniert. Klicken Sie auf Kopieren, ersetzen Sie die [Klammern] durch Ihre Angaben und senden Sie die Nachricht ab.

E-Mail-Vorlagen zum Verschieben eines Termins

1. Allgemeine Bitte um Verschiebung

Nutzen Sie sie, wenn Sie ein Meeting verschieben müssen und mindestens einen Tag Vorlauf haben.

Hallo [Vorname],

es tut mir leid, aber ich muss unser Meeting am [Wochentag] um [Uhrzeit] verschieben. [Kurzer Grund, zum Beispiel: Eine Deadline wurde vorgezogen.]

Würde Ihnen stattdessen einer dieser Termine passen? Alle Zeiten in [Zeitzone].
1. [Wochentag], [Datum], um [Uhrzeit]
2. [Wochentag], [Datum], um [Uhrzeit]
3. [Wochentag], [Datum], um [Uhrzeit]

Oder wählen Sie hier einfach einen freien Termin, wenn das leichter ist: [Buchungslink]

Vielen Dank für Ihr Verständnis und viele Grüße
[Ihr Name]

Hallo [Vorname], leider muss ich unser Meeting am [Wochentag] verschieben. Ginge stattdessen [Wochentag] um [Uhrzeit] oder [Wochentag] um [Uhrzeit]?

Warum sie funktioniert: eine Entschuldigung, ein Satz zum Grund und konkrete Termine. Die andere Person kann mit einem Wort antworten, statt selbst nach einem neuen Termin zu suchen.

2. Meeting mit einem Kunden verschieben

Nutzen Sie sie, wenn das Meeting mit einem Kunden oder mit jemandem außerhalb Ihres Unternehmens stattfindet. Stellen Sie die Zeit des Kunden in den Mittelpunkt, nicht Ihr Problem.

Hallo [Vorname],

ich möchte sicherstellen, dass wir [Thema] die Aufmerksamkeit widmen, die es verdient, und das kann ich am [Wochentag] um [Uhrzeit] leider nicht wie geplant. Entschuldigen Sie bitte die Änderung.

Können wir unser Meeting auf einen dieser Termine verlegen? Alle Zeiten in [Zeitzone].
1. [Wochentag], [Datum], um [Uhrzeit]
2. [Wochentag], [Datum], um [Uhrzeit]

Wenn keiner davon passt, können Sie hier jeden Termin wählen, der Ihnen passt: [Buchungslink]

Alles, was wir besprechen wollten, liegt weiter im Plan, und ich sende die Agenda mit der neuen Einladung noch einmal mit.

Mit freundlichen Grüßen
[Ihr Name]
[Unternehmen]

Warum sie funktioniert: Sie zeigt dem Kunden, dass die Arbeit weiter im Plan liegt. So wirkt ein verschobenes Meeting nicht so, als wäre etwas liegen geblieben.

3. Kurzfristig verschieben

Nutzen Sie sie, wenn Sie ein Meeting am selben Tag verschieben müssen. Senden Sie zusätzlich eine SMS oder Chatnachricht, denn eine E-Mail sieht die andere Person vielleicht nicht rechtzeitig.

Hallo [Vorname],

es tut mir sehr leid, dass ich mich so kurzfristig melde, aber ich kann unser Meeting heute um [Uhrzeit] nicht wahrnehmen. [Kurzer Grund.]

Mir ist klar, dass das sehr spontan ist. Deshalb mache ich es Ihnen so einfach wie möglich: Wählen Sie hier einen beliebigen Termin, der Ihnen passt, und er gehört Ihnen: [Buchungslink]

Nochmals Entschuldigung und viele Grüße
[Ihr Name]

Hallo [Vorname], hier ist [Ihr Name]. Es tut mir sehr leid, ich schaffe unser Meeting heute um [Uhrzeit] nicht. Können wir verschieben? Termin wählen: [Buchungslink]

Warum sie funktioniert: Sie steht zur kurzen Frist und überlässt der anderen Person die volle Kontrolle über den neuen Termin. Das ist der fairste Ausgleich für die Umstände.

4. Krankmeldung

Nutzen Sie sie, wenn Sie krank aufwachen. Fassen Sie sich kurz. Niemand braucht die Details.

Hallo [Vorname],

ich bin heute krank und muss deshalb unser Meeting um [Uhrzeit] verschieben. Entschuldigen Sie bitte die späte Änderung.

Ich bin voraussichtlich ab [Wochentag] wieder da. Würde Ihnen [Wochentag] um [Uhrzeit] oder [Wochentag] um [Uhrzeit] passen? Oder wählen Sie hier einen Termin: [Buchungslink]

Vielen Dank für Ihr Verständnis und viele Grüße
[Ihr Name]

Hallo [Vorname], hier ist [Ihr Name]. Ich bin heute krank und muss unser Meeting um [Uhrzeit] verschieben. Entschuldigung! Neue Termine schicke ich, wenn ich wieder da bin.

Warum sie funktioniert: „Krank“ ist Grund genug, und die neuen Termine zeigen, dass Sie die andere Person nicht hängen lassen.

5. Persönlicher Notfall

Nutzen Sie sie, wenn etwas Dringendes und Privates dazwischenkommt. Sie schulden niemandem die Details.

Hallo [Vorname],

aufgrund einer unerwarteten persönlichen Angelegenheit muss ich unser Meeting am [Wochentag] um [Uhrzeit] verschieben. Entschuldigen Sie bitte die kurze Frist.

Ich melde mich bis [Wochentag] mit neuen Terminen. Falls bis dahin etwas dringend ist, hilft Ihnen [Name] unter [E-Mail-Adresse] weiter.

Vielen Dank für Ihr Verständnis und viele Grüße
[Ihr Name]

Warum sie funktioniert: „Eine unerwartete persönliche Angelegenheit“ ist ehrlich und beendet das Thema. Eine Vertretung sorgt dafür, dass Dringendes trotzdem vorankommt.

6. Doppelt gebucht

Nutzen Sie sie, wenn Sie merken, dass Sie doppelt gebucht sind: 2 Termine zur selben Zeit.

Hallo [Vorname],

ich habe gerade gemerkt, dass ich am [Wochentag] um [Uhrzeit] doppelt gebucht bin, und das tut mir leid. Ich verschiebe unser Meeting lieber jetzt, als es abzukürzen.

Können wir uns stattdessen am [Wochentag] um [Uhrzeit] oder am [Wochentag] um [Uhrzeit] treffen? Oder wählen Sie hier einen beliebigen Termin: [Buchungslink]

Vielen Dank und viele Grüße
[Ihr Name]

Warum sie funktioniert: Sie steht zum Fehler und macht daraus einen guten Grund: Sie möchten der anderen Person Ihre volle Aufmerksamkeit schenken, nicht die halbe.

7. Teammeeting verschoben

Nutzen Sie sie, um einer Gruppe den neuen Termin mitzuteilen. Wenn es Ihr Meeting ist, legen Sie den Termin fest und informieren Sie alle, statt 6 Leute um ihre Zustimmung zu bitten.

Hallo zusammen,

unser Meeting „[Meeting-Name]“ wurde von [alter Tag] um [alte Uhrzeit] auf [neuer Tag], [Datum], um [neue Uhrzeit] [Zeitzone] verschoben.

Die Kalendereinladung ist aktualisiert. Agenda und Link bleiben gleich: [Videolink]

Wenn der neue Termin für Sie nicht passt, sagen Sie mir bitte bis [Wochentag] Bescheid und schicken Sie Ihre Updates schriftlich.

Vielen Dank und viele Grüße
[Ihr Name]

Kurzer Hinweis: [Meeting-Name] ist von [alter Tag] auf [neuer Tag] um [neue Uhrzeit] verschoben. Einladung aktualisiert, gleicher Link. Sagen Sie Bescheid, falls das ein Problem ist!

Warum sie funktioniert: „Aktualisiert:“ in der Betreffzeile, der alte und der neue Termin nebeneinander. So hält niemand die Nachricht für die ursprüngliche Einladung.

8. Verschieben ohne neuen Termin

Nutzen Sie sie, wenn Sie noch keinen neuen Termin festlegen können, zum Beispiel weil Sie auf eine Entscheidung oder eine Lieferung warten.

Hallo [Vorname],

ich möchte unser Meeting am [Wochentag] um [Uhrzeit] verschieben. [Grund, zum Beispiel: Wir warten noch auf die endgültigen Zahlen, und mit ihnen bringt uns das Meeting mehr.]

Ich sende Ihnen bis [Datum] neue Termine. Bis dahin habe ich das Meeting aus unseren Kalendern entfernt, damit die Zeit frei ist.

Vielen Dank für Ihre Geduld und viele Grüße
[Ihr Name]

Warum sie funktioniert: Ein Datum für den nächsten Schritt („bis Freitag“) verhindert, dass das Meeting stillschweigend verschwindet.

9. Kundentermin verschieben

Nutzen Sie sie, wenn Sie ein Dienstleistungsunternehmen führen und den Termin eines Kunden verschieben müssen. Machen Sie es dem Kunden so einfach wie möglich.

Hallo [Vorname],

es tut mir leid, aber ich muss Ihren Termin für [Leistung] am [Wochentag] um [Uhrzeit] verschieben. [Kurzer Grund.]

Bitte wählen Sie hier einen neuen Termin, der Ihnen passt: [Buchungslink]

Wenn Sie möchten, kann ich Ihnen auch [Wochentag] um [Uhrzeit] freihalten. Antworten Sie einfach auf diese E-Mail. Vielen Dank für Ihr Verständnis, und entschuldigen Sie bitte die Umstände.

Viele Grüße
[Ihr Name]
[Firmenname]

[Firmenname]: Leider müssen wir Ihren Termin am [Wochentag] verschieben, [Vorname]. Bitte wählen Sie hier einen neuen: [Buchungslink]

Warum sie funktioniert: Der Kunde wählt den neuen Termin selbst und muss nicht warten, bis Sie einen anbieten.

10. Bitte um Verschiebung eines Vorstellungsgesprächs

Nutzen Sie sie, wenn Sie sich beworben haben und einen neuen Termin brauchen. Fragen Sie früh und bieten Sie mehrere Optionen an.

Guten Tag [Name der Ansprechperson],

vielen Dank noch einmal für die Einladung zum Vorstellungsgespräch für die Stelle als [Stellenbezeichnung]. Leider habe ich am [Wochentag] um [Uhrzeit] [kurzer Grund, zum Beispiel: einen beruflichen Termin, den ich nicht verschieben kann].

Ich interessiere mich sehr für die Stelle und richte mich gern nach dem Terminplan Ihres Teams. Wäre einer dieser Termine möglich?
1. [Wochentag], [Datum], um [Uhrzeit]
2. [Wochentag], [Datum], um [Uhrzeit]
3. [Wochentag], [Datum], um [Uhrzeit]

Entschuldigen Sie bitte die Umstände.

Mit freundlichen Grüßen
[Ihr Name]

Warum sie funktioniert: Sie betont Ihr Interesse an der Stelle, damit die Bitte nicht wie Desinteresse wirkt. Weitere Vorlagen für Vorstellungsgespräche zeigen die Seite des Arbeitgebers.

11. Verschieben mit Link zur Terminwahl

Nutzen Sie sie, wenn Sie kein Kalender-Pingpong spielen möchten. Die andere Person wählt einen Termin, der ihr passt.

Hallo [Vorname],

ich muss unser Meeting am [Wochentag] um [Uhrzeit] verschieben, und das tut mir leid.

Damit wir uns ein paar E-Mails sparen, hier ein Link mit allen meinen freien Zeiten: [Buchungslink]

Wählen Sie einfach den Termin, der Ihnen am besten passt, und die neue Einladung geht sofort raus.

Vielen Dank und viele Grüße
[Ihr Name]

Warum sie funktioniert: Aus 4 E-Mails hin und her wird ein Klick für die andere Person.

12. Keine Antwort auf Ihre Bitte um Verschiebung

Nutzen Sie sie 1 bis 2 Tage, nachdem Sie um eine Verschiebung gebeten und nichts gehört haben.

Hallo [Vorname],

ich wollte kurz an meine Nachricht zur Verschiebung unseres Meetings erinnern. Ich würde gern weiterhin einen Termin finden.

Würde Ihnen [Wochentag] um [Uhrzeit] passen? Dann sende ich die Einladung. Oder Sie wählen hier einen anderen Termin: [Buchungslink]

Vielen Dank und viele Grüße
[Ihr Name]

Warum sie funktioniert: Zu einem konkreten Termin sagt man leichter Ja als zu einer Liste.

13. Die andere Person hat das Meeting verpasst

Nutzen Sie sie, wenn die andere Person nicht erschienen ist. Gehen Sie vom Besten aus und machen Sie es leicht, neu zu buchen.

Hallo [Vorname],

ich war heute um [Uhrzeit] im Call, aber anscheinend haben wir uns verpasst. Ich hoffe, es ist alles in Ordnung.

Ich würde mich trotzdem sehr gern mit Ihnen austauschen. Möchten Sie einen neuen Termin wählen? [Buchungslink]

Viele Grüße
[Ihr Name]

Warum sie funktioniert: „Wir haben uns verpasst“ ist freundlich, lässt der anderen Person ihr Gesicht wahren und bekommt weit mehr Antworten als „Sie sind nicht erschienen“.

Antworten, wenn jemand Sie bittet, einen Termin zu verschieben

14. Zusagen und neue Termine vorschlagen

Hallo [Vorname],

kein Problem, so etwas kommt vor! Hier sind ein paar Termine, die mir passen:
1. [Wochentag], [Datum], um [Uhrzeit]
2. [Wochentag], [Datum], um [Uhrzeit]

Oder wählen Sie hier einen freien Termin: [Buchungslink]

Bis bald und viele Grüße
[Ihr Name]

15. Den neuen Termin bestätigen

Hallo [Vorname],

[neuer Tag] um [neue Uhrzeit] [Zeitzone] passt mir sehr gut. Ich habe die Kalendereinladung aktualisiert, und der Link bleibt gleich: [Videolink]

Bis dann und viele Grüße
[Ihr Name]

Hallo [Vorname], [neuer Tag] um [neue Uhrzeit] passt. Ich habe die Einladung aktualisiert. Bis dann! - [Ihr Name]

16. Eine klare Antwort nach mehreren Verschiebungen

Nutzen Sie sie nach der 2. oder 3. Verschiebung, um die Beziehung zu erhalten und Ihre Zeit zu schützen.

Hallo [Vorname],

kein Problem. Ich weiß, dass bei Ihnen gerade viel los ist.

Da wir den Termin schon ein paar Mal verschieben mussten, schlage ich vor, dass wir einen Termin wählen, wenn es bei Ihnen ruhiger wird. Hier ist mein Kalender. So können Sie einen Termin buchen, den Sie sicher einhalten können: [Buchungslink]

Sobald Sie so weit sind, treffe ich mich gern mit Ihnen.

Viele Grüße
[Ihr Name]

So verschieben Sie einen Termin höflich

Um einen Termin höflich zu verschieben, sagen Sie der anderen Person so früh wie möglich Bescheid, entschuldigen Sie sich einmal und nennen Sie kurz den Grund. Bieten Sie 2 oder 3 konkrete neue Termine oder einen Link zur Terminwahl an. Aktualisieren oder stornieren Sie außerdem die ursprüngliche Kalendereinladung, damit niemand zur alten Zeit erscheint.

• Sagen Sie mindestens 24 Stunden vorher Bescheid, wenn möglich. Je früher Sie fragen, desto weniger kostet es die andere Person.
• Entschuldigen Sie sich einmal. Ein „Entschuldigen Sie bitte die Änderung“ ist höflich. Drei klingen nach einer Krise.
• Halten Sie den Grund kurz. „Mir ist ein Termin dazwischengekommen“ oder „Ich bin krank“ reicht. Private Details schulden Sie niemandem.
• Bieten Sie konkrete Termine an. „Sagen Sie mir, wann Sie Zeit haben“ schiebt der anderen Person die Arbeit zu. 2 oder 3 Termine mit Zeitzone oder ein Link zu Ihrem Kalender sind leichter zu beantworten.
• Bringen Sie den Kalender in Ordnung. Aktualisieren Sie die ursprüngliche Einladung oder stornieren Sie sie und senden Sie eine neue, damit kein „Geistertermin“ in einem Kalender stehen bleibt.
• Haken Sie nach 1 bis 2 Tagen nach, wenn Sie nichts hören.
• Machen Sie es nicht zur Gewohnheit. Dasselbe Meeting zweimal zu verschieben ist in Ordnung. Wer es 4-mal verschiebt, zeigt den anderen, welchen Stellenwert sie haben.

Wählen Sie den richtigen Kanal

Formulierungen zum Verschieben eines Termins

Kombinieren Sie diese Formulierungen für jeden Teil Ihrer Nachricht:

Betreffzeilen für eine E-Mail zur Terminverschiebung

• Bitte um Verschiebung: [Meeting-Name] am [Wochentag]
• Neuer Termin für [Meeting-Name]?
• Aktualisiert: [Meeting-Name] verschoben auf [neuer Tag] um [neue Uhrzeit]
• [Meeting-Name] vorerst verschoben
• Bestätigt: [Meeting-Name] am [neuer Tag] um [neue Uhrzeit]

Nennen Sie in jeder Betreffzeile den Namen des Meetings und den Tag, damit niemand die E-Mail mit der ursprünglichen Einladung zum Meeting verwechselt.

Lassen Sie Ihre Gäste mit zcal selbst umbuchen

Selbst die beste E-Mail zur Terminverschiebung setzt eine Kette in Gang: Sie bieten Termine an, die andere Person prüft ihren Kalender und antwortet, und Sie senden eine neue Einladung. Multiplizieren Sie das mit jedem Kunden, jede Woche. zcal, eine kostenlose Terminplanungs-App, überspringt diese Kette: Wenn andere Sie über Ihre Buchungsseite buchen, können sie das Meeting mit wenigen Klicks selbst verschieben.

• Ein Link zum Umbuchen in jeder Nachricht. Die Bestätigungs-E-Mail und die Erinnerung zu jeder Buchung enthalten einen Link zum Umbuchen oder Stornieren. Ihr Gast wählt einen neuen Termin aus Ihrer aktuellen Verfügbarkeit, und das Meeting wird in beiden Kalendern verschoben. Keine E-Mails nötig.
• Wenn Sie verschieben müssen, buchen Sie das Meeting in Ihrer Terminliste um, und zcal sendet Ihrem Gast den neuen Termin per E-Mail. Oder senden Sie Vorlage 11 mit Ihrem Buchungslink und lassen Sie Ihren Gast wählen.
• Erinnerungen folgen dem neuen Termin. Wenn ein Meeting verschoben wird, wandern seine Erinnerungen mit. Wenn es storniert wird, geht keine Erinnerung raus.

Buchungsseite, Bestätigungen, Erinnerungen und Links zum Umbuchen gibt es alle im kostenlosen Plan von zcal. Testen Sie zcal kostenlos. Für die Nachrichten, die vor dem Meeting rausgehen, nutzen Sie unsere Vorlagen für Meeting-Erinnerungen.

Häufig gestellte Fragen