Was ist eine Doppelbuchung? Ursachen, Lösungen und was Sie sagen sollten

Was bedeutet Doppelbuchung?

Doppelt buchen heißt, dieselbe Zeit an 2 Personen oder 2 Termine zu vergeben. Sie lesen es als Doppelbuchung, doppelt gebucht oder doppelt vergeben. Gemeint ist immer dasselbe.

Doppelbuchungen gibt es an mehreren Stellen:

• In Ihrem eigenen Kalender: ein Kundencall um 14 Uhr, genau zur Zeit Ihres Zahnarzttermins.
• Bei Terminen: 2 Kunden um 10 Uhr bei derselben Friseurin, demselben Therapeuten oder derselben Nachhilfelehrerin.
• Bei Räumen und Geräten: 2 Teams, die beide den großen Besprechungsraum für Montagmorgen reserviert haben.
• In Hotels, bei Airlines und in Restaurants: 2 Gäste, denen dasselbe Zimmer, derselbe Sitz oder derselbe Tisch versprochen wurde.

Oft wird der Begriff mit 2 ähnlichen Begriffen verwechselt:

Warum Doppelbuchungen passieren

Hier ist die häufigste Ursache in einem Bild. Die Buchungsseite prüft nur den Arbeitskalender und sieht deshalb nie den Zahnarzttermin im privaten Kalender:

Alle Ursachen im Überblick:

1. Ein Kalender, den niemand prüft. Sie haben einen Arbeitskalender, einen privaten Kalender und vielleicht einen geteilten Familienkalender. Ein Buchungslink, der nur einen davon liest, bietet Zeiten an, die in den anderen schon belegt sind. Wenn Sie Ihre Google-Kalender zusammenführen, sehen Sie Überschneidungen leichter, aber Ihr Buchungstool muss trotzdem jeden Kalender prüfen.
2. Termine, die als „frei“ markiert sind. In Google Kalender und Outlook können Sie einen Termin als frei statt als beschäftigt markieren. Buchungstools behandeln diese Zeit dann als offen. Ganztägige Termine sind oft standardmäßig als frei markiert, prüfen Sie also Ihre.
3. Einladungen, die Sie nicht beantwortet haben. Manche Tools ignorieren Termine, die Sie nicht angenommen haben. Die Buchungsseiten von Google zum Beispiel lassen nicht angenommene oder nur vorläufig zugesagte Termine keine Zeit blockieren.
4. Buchungen am System vorbei. Ein Kunde bucht per Telefon, SMS oder E-Mail, und niemand trägt es in den Kalender ein. Der Kalender zeigt die Zeit weiterhin als frei an.
5. Zwei Personen buchen im selben Moment. Wenn ein Tool den Kalender nur beim Laden der Seite prüft, können 2 Personen denselben Slot im Abstand von wenigen Sekunden buchen.
6. Ein Team, das die Kalender der anderen nicht sieht. Die Rezeption bucht eine Fachkraft, die schon in einem Meeting ist, das nur sie selbst sehen kann.
7. Verwechselte Zeitzonen. „15 Uhr“ in einer E-Mail bedeutet in New York und London unterschiedliche Zeiten. Jemand bucht die falsche.
8. Langsame Synchronisierung. Ein Kalender, der Termine nur einmal pro Stunde kopiert, oder ein abonnierter Kalender, der sich langsam aktualisiert, lässt ein Zeitfenster offen, in dem eine belegte Zeit noch frei aussieht.

So vermeiden Sie Doppelbuchungen

1. Verbinden Sie jeden Kalender mit Ihrem Buchungslink. Arbeit, privat, geteilt: Wenn ein Kalender einen Termin enthalten kann, muss Ihr Buchungstool ihn lesen.
2. Haben Sie eine einzige verlässliche Quelle. Wählen Sie einen Ort, an dem jede Buchung landet, auch die telefonischen. Wenn ein Kunde anruft, tragen Sie den Termin dort ein, bevor Sie auflegen.
3. Markieren Sie echte Termine als beschäftigt. Prüfen Sie, ob Ihre wichtigen Termine und ganztägige Termine wie Reisetage auf „beschäftigt“ stehen, nicht auf „frei“.
4. Senden Sie einen Buchungslink, statt E-Mails hin und her zu schicken. Ein Link zeigt die echten freien Zeiten in der Zeitzone des Gastes, sodass niemand raten muss.
5. Planen Sie Pufferzeit ein. Eine Lücke von 10 bis 15 Minuten sorgt dafür, dass ein Meeting, das überzieht, nicht mit dem nächsten kollidiert.
6. Legen Sie eine Mindestvorlaufzeit fest. So kann Sie niemand für einen Termin in 10 Minuten buchen, bevor Sie die Buchung überhaupt gesehen haben.
7. Begrenzen Sie Ihren Tag. Ein Tageslimit für Buchungen verhindert, dass ein voller Tag zum Stau wird.
8. Nutzen Sie für Teams die Terminplanung im Team. Bei einem Round-Robin-Link geht jede Buchung an einen Gastgeber, der frei ist. Bei einem kollektiven Link sehen Kunden nur Zeiten, in denen alle Gastgeber frei sind.

So verhindert zcal Doppelbuchungen

Eine Buchungsseite kann nur die Kalender schützen, die sie sieht. Deshalb passieren die meisten Doppelbuchungen mit Tools, die nur einen Kalender prüfen oder nur einen Teil davon.

zcal ist eine kostenlose Terminplanungs-App, die alle Kalender prüft:

• Jeder Kalender, in jedem Plan. Verbinden Sie bis zu 10 Kalenderkonten von Google, Outlook und Apple (iCloud), und wählen Sie, welche Kalender auf Überschneidungen geprüft werden.
• Unbeantwortete Einladungen zählen als belegt. zcal blockiert die Zeit für Termine, auf die Sie noch nicht geantwortet haben, und für vorläufig zugesagte. zcal ignoriert nur Termine, die Sie abgelehnt oder als frei markiert haben.
• Eine zweite Prüfung bei der Buchung. zcal prüft Ihre Kalender noch einmal in dem Moment, in dem ein Gast bestätigt. So kann niemand eine Zeit buchen, die vor einer Sekunde vergeben wurde.
• Plätze, die beim Limit enden. Bei einer Gruppenveranstaltung schließt sich der Slot, sobald er voll ist.
• Puffer, Vorlaufzeit und Limits. Fügen Sie vor oder nach jedem Meeting einen Puffer hinzu, legen Sie eine Mindestvorlaufzeit fest und begrenzen Sie die Buchungen pro Tag oder Woche.

Erstellen Sie eine kostenlose Buchungsseite, verbinden Sie Ihre Kalender, und Ihre Gäste sehen nur noch Zeiten, in denen Sie wirklich frei sind.

Wann eine Doppelbuchung mit Absicht sinnvoll ist

Manche Betriebe buchen bewusst doppelt:

• Arztpraxen buchen in manchen Slots 2 Patienten, weil ein Teil der Patienten nicht erscheint.
• Salons beginnen mit einer zweiten Kundin, während bei der ersten die Farbe einwirkt.
• Gruppensitzungen setzen bewusst mehrere Personen in einen Slot, etwa bei einem Kurs oder einem Workshop.

So lässt sich leere Zeit füllen. Aber wenn alle erscheinen, muss jemand warten, der Anbieter hetzt, und die nächsten 3 Termine beginnen zu spät. Dieser letzte Kunde kommt vielleicht nicht wieder.

Unsere Meinung: Für die meisten kleinen Unternehmen gilt: Lassen Sie es. Bekämpfen Sie Nichterscheinen stattdessen mit Erinnerungen. Eine Erinnerung am Vortag kostet nichts und lässt niemanden warten. Wenn Sie Gruppensitzungen anbieten, nutzen Sie ein Buchungstool mit Platzlimit, damit sich der Slot schließt, sobald er voll ist.

Was Sie tun, wenn Sie jemanden doppelt gebucht haben

1. Sagen Sie schnell Bescheid. Je früher Sie schreiben, desto mehr Möglichkeiten hat die andere Person. Warten Sie nicht, bis das Meeting beginnt.
2. Stehen Sie dazu. Eine kurze Entschuldigung. Keine lange Geschichte darüber, wie es passiert ist.
3. Machen Sie das Umbuchen einfach. Bieten Sie 2 oder 3 neue Zeiten an oder Ihren Buchungslink, damit die Person in einem Schritt wählen kann.
4. Machen Sie es wieder gut, wenn es die Person etwas gekostet hat. Ein zahlender Kunde, der seinen Tag umgeplant hat, verdient einen Rabatt oder 15 zusätzliche Minuten.
5. Beheben Sie die Ursache. Finden Sie heraus, welche der Ursachen oben es war, damit es nicht wieder passiert.

Diese Nachrichten können Sie kopieren:

Guten Tag [Name],

es tut mir leid, mir ist ein Fehler passiert: Unser Termin am [Tag] um [Uhrzeit] ist bei mir doppelt gebucht.

Könnten wir ihn stattdessen auf einen dieser Termine verschieben? Alle Zeiten in [Zeitzone].
1. [Tag] um [Uhrzeit]
2. [Tag] um [Uhrzeit]

Oder wählen Sie hier eine beliebige Zeit, die Ihnen passt: [Buchungslink]

Vielen Dank für Ihr Verständnis, und nochmals Entschuldigung für die Umstände.

Viele Grüße
[Ihr Name]

Hallo [Name], es tut mir sehr leid: Ich habe unseren Termin am [Tag] um [Uhrzeit] doppelt gebucht. Könnten Sie hier eine neue Zeit wählen? [Buchungslink]

Häufig gestellte Fragen