Round-Robin-Terminplanung: Was sie ist und wie sie funktioniert

Wenn sich Ihr Team ein Postfach für Demo-Anfragen, Support-Calls oder Vorstellungsgespräche teilt, kennen Sie das Problem: Eine Person geht in Terminen unter, während eine andere nichts zu tun hat, und jemand verschwendet Zeit mit der Frage, wer als Nächstes dran ist. Round-Robin-Terminplanung löst das. Dieser Leitfaden erklärt, wie sie funktioniert, auf welche Arten ein Tool die nächste Person auswählen kann, wann sie sich lohnt und wie Sie sie einrichten.

Suchen Sie etwas anderes? In der Informatik ist Round Robin ein Verfahren, um Prozessorzeit zu verteilen: Jede Aufgabe bekommt reihum eine gleich lange Zeitscheibe. Und ein „Round-Robin-Meeting“ kann auch eine Diskussion sein, in der jede Person der Reihe nach spricht. Darum geht es am Ende. Dieser Leitfaden handelt von Meetings mit Kunden.

Was ist Round-Robin-Terminplanung?

Round Robin heißt so viel wie „reihum“. Round-Robin-Terminplanung ist eine Methode, Buchungen nacheinander auf eine Gruppe von Personen zu verteilen. Sie teilen einen Link für das ganze Team. Ein Kunde wählt eine beliebige Zeit, in der jemand im Team frei ist, und das Meeting geht an die Person, die an der Reihe ist.

Teams nutzen sie für:

• Sales-Demos: Jeder Lead landet schnell bei einem Vertriebsmitarbeiter, der gerade frei ist.
• Support- und Onboarding-Calls: Keine einzelne Person trägt die ganze Last.
• Erste Runden von Vorstellungsgesprächen: Kandidaten buchen einen beliebigen freien Slot im Recruiting-Team.
• Agenturen und Praxen: Kunden buchen „einen Berater“ oder „einen Behandler“, nicht eine bestimmte Person.

Wie Round Robin die nächste Person auswählt

Nicht jedes Tool wechselt auf dieselbe Weise ab. Das sind die 4 gängigen Methoden:

Die meisten Teams wollen eine Mischung: abwechseln, alle überspringen, die belegt sind, und einer Führungskraft erlauben, manchen Personen Priorität zu geben. Genau so macht es zcal.

Ein Beispiel Schritt für Schritt

So verteilt zcal die ersten 6 Buchungen auf einem neuen Teamlink mit 3 Gastgebern. Alle 3 haben dieselbe Priorität, und Alex steht in der Gastgeberliste ganz oben.

Im Alltag zählen noch zwei weitere Regeln:

• Eine stornierte Buchung zählt nicht. Sagt ein Kunde ab, rückt dieser Gastgeber in der Reihe wieder nach vorn.
• Eine Terminverschiebung bleibt beim selben Gastgeber. Der Kunde wählt eine neue Zeit aus dem Kalender dieses Gastgebers, und niemand muss sich noch einmal vorstellen.

Round Robin vs. kollektiv vs. 1:1

Round Robin bietet Kunden die meisten freien Zeiten, weil nur ein Gastgeber frei sein muss. Kollektiv bietet die wenigsten, weil alle frei sein müssen.

Vor- und Nachteile der Round-Robin-Terminplanung

Vorteile:

• Von Haus aus fair. Meetings verteilen sich, ohne dass jemand mitzählt.
• Mehr Zeiten für Kunden. Ein Kunde sieht jeden Slot, in dem irgendjemand frei ist, und bucht deshalb schneller.
• Schnellere Reaktion auf Leads. Ein neuer Lead bucht sofort einen Vertriebsmitarbeiter, statt zu warten, bis ihn jemand zuweist.
• Weniger Doppelbuchungen. Ein gutes Tool prüft den Kalender jedes Gastgebers und überspringt alle, die belegt sind.

Nachteile:

• Kunden können die Person nicht wählen. Wenn ein Kunde einen bestimmten Ansprechpartner möchte, teilen Sie stattdessen dessen eigenen Buchungslink.
• Nicht jedes Meeting ist gleich. Die 5 Meetings des einen Gastgebers sind vielleicht alle große Deals, die des anderen alle klein. Achten Sie auf die Ergebnisse, nicht nur auf die Anzahl.
• Jeder Kalender muss verbunden sein. Fehlt der Kalender eines Gastgebers, bekommt er Meetings, die er nicht wahrnehmen kann.

Unsere Meinung: Wenn 2 oder mehr Personen dieselbe Art von Meeting übernehmen, nutzen Sie Round Robin. Meetings von Hand zu verteilen ist langsam, und für irgendwen fühlt es sich immer unfair an.

So richten Sie Round-Robin-Terminplanung in zcal ein

Von Hand bedeutet das eine Tabelle, in der steht, wer als Nächstes dran ist, und viele Nachrichten mit der Frage, wer diesen Termin übernehmen kann. zcal, eine kostenlose Terminplanungs-App, erledigt das mit einem Round-Robin-Link für Sie:

1. Erstellen Sie ein Team und laden Sie Ihre Gastgeber ein. Jede Person verbindet ihren eigenen Google-, Outlook- oder Apple-Kalender, damit zcal weiß, wann sie belegt ist.
2. Klicken Sie auf „Neuer Link“, wählen Sie Ihr Team und dann „Round-Robin-Einladung“.

3. Wählen Sie die Gastgeber und ihre Priorität. Geben Sie jeder Person niedrige, mittlere oder hohe Priorität. Gastgeber mit hoher Priorität bekommen jedes Meeting, für das sie frei sind, und alle anderen teilen sich den Rest.

4. Legen Sie Dauer, Zeiten und Ort fest. Wählen Sie für jeden Gastgeber seine eigene Video-App, damit jedes Meeting einen Zoom-, Google-Meet- oder Microsoft-Teams-Link von der Person bekommt, die es übernimmt.
5. Teilen Sie den Link. Stellen Sie ihn auf Ihre Website, in E-Mails oder in Ihre Follow-ups an Leads. Kunden sehen eine Seite mit allen freien Zeiten.

Round Robin ist Teil von zcal Pro, ab $7 pro Nutzer und Monat, und von Business, ab $12. Beide können Sie 14 Tage kostenlos testen. Wie es funktioniert, sehen Sie auf der Seite zur Round-Robin-Terminplanung.

Tipps für ein Round Robin, das von selbst läuft

• Halten Sie jeden Kalender verbunden. Round Robin ist nur so gut wie die Kalender dahinter.
• Setzen Sie Priorität sparsam ein. Ein oder zwei Gastgeber mit hoher Priorität sind genug. Wenn alle hohe Priorität haben, hat sie niemand.
• Fügen Sie einen Puffer hinzu. Eine Lücke von 10 bis 15 Minuten gibt jedem Gastgeber vor dem nächsten Call Zeit für Notizen.
• Erstellen Sie einen Link pro Meetingdauer. Eine 30-minütige Demo und ein 60-minütiger Deep Dive funktionieren als 2 Links besser als in einem.
• Prüfen Sie jeden Monat die Zahlen. Sehen Sie nach, wer welche Meetings bekommen hat, und ändern Sie die Prioritäten, wenn eine Person zurückfällt.

Round-Robin-Meetings, in denen jeder reihum spricht

„Round-Robin-Meeting“ hat noch eine zweite Bedeutung: eine Diskussion, in der jede Person der Reihe nach spricht, damit alle gehört werden. Das Format ist beliebt für Team-Updates, Brainstormings und Retrospektiven.

So leiten Sie ein solches Meeting:

1. Legen Sie eine Frage oder ein Thema fest, zum Beispiel „Was blockiert Sie diese Woche?“
2. Legen Sie eine Reihenfolge fest, bevor Sie beginnen, etwa alphabetisch oder reihum am Tisch.
3. Geben Sie jeder Person gleich viel Zeit, zum Beispiel 2 Minuten, und nutzen Sie einen Timer.
4. Keine Unterbrechungen. Die anderen notieren ihre Fragen und stellen sie nach der Runde.
5. Schließen Sie den Kreis. Fassen Sie die wichtigsten Punkte zusammen und vereinbaren Sie die nächsten Schritte.

Häufig gestellte Fragen