Kostenloses Verfügbarkeitsformular, online oder zum Ausdrucken
Ein kostenloses Verfügbarkeitsformular, das in einer Tabelle zeigt, wer wann kann. Schluss mit dem Stapel Papierbögen und endlosen „Allen antworten“-Ketten.
Kostenloses Verfügbarkeitsformular erstellen
Vertraut von führenden Marken, von schnell wachsenden Startups bis hin zu großen Unternehmen.
zcal ist eine kostenlose Terminplanungs-App, und ihre Umfragen sind das bessere Verfügbarkeitsformular. Sie tragen die Zeiten oder Schichten ein, senden einen Link, und jede Person markiert, wann sie kann. Alle Antworten landen in einer Tabelle, sodass Sie auf einen Blick sehen, wer wann frei ist. Lieber auf Papier? Laden Sie unten das kostenlose Verfügbarkeitsblatt zum Ausdrucken herunter.
Inhaltsverzeichnis
Wie es funktioniert
1. Tragen Sie die Zeiten oder Schichten ein
Wählen Sie die Tage und Uhrzeiten, die Sie besetzen müssen, von ein paar Meeting-Terminen bis zu einer ganzen Woche voller Schichten. Sie brauchen die Antworten bis Freitag? Legen Sie eine Frist fest, und das Formular schließt von selbst.
2. Teilen Sie einen Link
Senden Sie den Link per E-Mail, SMS oder Gruppenchat. Zum Antworten braucht niemand ein Konto oder eine App: Die Personen öffnen den Link und geben ihren Namen und ihre E-Mail-Adresse ein.
3. Alle markieren, wann sie frei sind
Jede Person tippt auf alle Zeiten, zu denen sie kann, oder zieht über mehrere auf einmal. Alle sehen die Zeiten in ihrer eigenen Zeitzone, und Sie bekommen bei jeder Antwort eine E-Mail.
4. Sehen Sie die Verfügbarkeit aller in einer Tabelle
Alle Antworten stehen in einer Tabelle, und ganz oben ist die Zeit hervorgehoben, zu der die meisten können. Laden Sie die Antworten als CSV-Datei für Ihre Tabellenkalkulation herunter, oder wählen Sie eine Zeit, und zcal sendet allen die Kalendereinladung.
Kostenloses Verfügbarkeitsblatt zum Ausdrucken
Manche Teams arbeiten noch mit Papier, und manche Menschen füllen ein Formular lieber von Hand aus. Unser kostenloses Verfügbarkeitsblatt ist ein einseitiges PDF, das Sie ausdrucken, verteilen und an die Wand hängen können.
Kostenloses Verfügbarkeitsformular herunterladen (PDF)
Was auf dem Blatt steht
- Name, Telefon, E-Mail und der Zeitraum, damit Sie wissen, wem das Blatt gehört und für welche Woche es gilt.
- Ein Wochenraster von Montag bis Sonntag, mit „Verfügbar ab“ und „Verfügbar bis“ für jeden Tag, dazu Kästchen für „Ganztägig“ und „Nicht verfügbar“.
- Die maximale Zahl an Stunden oder Schichten, die jede Person pro Woche übernehmen kann.
- Termine, an denen jemand nicht kann, etwa Reisen oder Arzttermine.
- Notizen, Unterschrift und Datum für alles, was das Raster nicht abdeckt.
So füllen Sie es aus
Jede Person schreibt für jeden Tag, ab wann und bis wann sie kann, und kreuzt ein Kästchen an, wenn ein Tag ganz frei oder ganz belegt ist. Hier ein ausgefülltes Beispiel:
| Tag | Verfügbar ab | Verfügbar bis | Ganztägig | Nicht verfügbar |
|---|---|---|---|---|
| Montag | 9:00 Uhr | 13:00 Uhr | ||
| Dienstag | ✓ | |||
| Mittwoch | 16:00 Uhr | 21:00 Uhr | ||
| Samstag | ✓ |
Dann trägt sie die maximale Zahl an Arbeitsstunden ein, alle Tage, an denen sie weg ist, und eine Notiz, falls sich von Woche zu Woche etwas ändert.
Papier, Google Forms oder zcal?
Ein Blatt Papier reicht für ein kleines Team an einem Ort. Sobald Sie Antworten von mehr als einer Handvoll Leuten sammeln, ist nicht das Fragen schwierig, sondern das Zusammenführen aller Antworten.
| Papierbogen | Google Forms | zcal | |
|---|---|---|---|
| Kosten | Kostenlos | Kostenlos | Kostenlos |
| So antworten die Personen | Auf einem ausgedruckten Blatt | In einem Kästchenraster, das Sie selbst bauen | Sie tippen auf die passenden Zeiten oder ziehen darüber |
| Sehen, wer wann frei ist | Sie vergleichen die Blätter von Hand | Eine Zeile pro Person in einer Tabelle | Alle nebeneinander in einer Tabelle, die beste Zeit hervorgehoben |
| Zeitzonen | Nein | Nein | Jede Person sieht die Zeiten in ihrer eigenen Zeitzone |
| Wissen, wer noch nicht geantwortet hat | Blätter zählen | Antworten prüfen | Eine E-Mail bei jeder Antwort |
| Meeting buchen | Sie senden die Einladung | Sie senden die Einladung | Zeit wählen, und zcal sendet die Einladung |
Warum zcal als Verfügbarkeitsformular?
Alle Antworten in einer Tabelle
Kein Stapel Blätter mehr und keine Tabelle zum Zusammenführen. Die Antworten jeder Person stehen in einer Zeile, jede Zeit in einer Spalte, und die Zeit, zu der die meisten können, ist ganz oben hervorgehoben. Sie sehen die Lücken, und wer sie füllen kann, in Sekunden.
Keine Registrierung nötig
Wer antwortet, legt kein Konto an und lädt keine App herunter. Die Personen öffnen Ihren Link, tippen auf die passenden Zeiten und geben ihren Namen ein. Je weniger Schritte, desto mehr Antworten bekommen Sie zurück.
Funktioniert auf jedem Handy
Die meisten öffnen einen Link aus einer SMS oder einem Gruppenchat. Das Formular ist für kleine Bildschirme gemacht, mit großen Schaltflächen zum Tippen und Zeiten, über die man ziehen kann.
Zeitzonen? Erledigt.
Jede Person sieht Ihre Zeiten in ihrer eigenen Zeitzone, sodass ein Team, das über mehrere Städte verteilt ist, nie umrechnen muss. Für Schichten an einem Ort legen Sie das Formular auf Ihre eigene Zeitzone fest.
Ihre Tabelle, wenn Sie sie brauchen
Laden Sie alle Antworten als CSV-Datei herunter und öffnen Sie sie in Excel oder Google Sheets. Das ist praktisch, wenn Sie den Plan in einem anderen Tool erstellen.
Buchen Sie die Zeit, wenn Sie so weit sind
Wenn Sie eine Zeit für ein einzelnes Meeting suchen, erledigt das Formular auch das. Wählen Sie die beste Zeit, und zcal trägt sie in Ihren Kalender ein und sendet die Einladung an alle, die geantwortet haben.
Kostenlos und ohne Werbung
Erstellen Sie so viele Formulare, wie Sie brauchen, für so viele Personen, wie Sie brauchen. Niemand sieht Werbung: weder Sie noch die Personen, die antworten.
Wer Verfügbarkeitsformulare nutzt
Führungskräfte und Schichtleitungen
Fragen Sie die Verfügbarkeit des ganzen Teams für nächste Woche mit einem Link ab, und erstellen Sie den Plan aus einer Tabelle statt aus einem Haufen Zettel. Fragen Sie im selben Formular nach der maximalen Stundenzahl jeder Person.
Koordination von Ehrenamtlichen
Ehrenamtliche schenken Ihnen ihre Zeit, also machen Sie ihnen das Ja so leicht wie möglich. Teilen Sie die Schichten, sehen Sie, wer welche übernehmen kann, und erkennen Sie Lücken vor dem großen Tag.
Lehrkräfte und Schulen
Finden Sie eine Zeit für Elterngespräche, Nachhilfe oder eine Lerngruppe. Eltern antworten vom Handy aus, ohne ein Konto anzulegen.
Vereine, Teams und Gremien
Planen Sie Trainings, Proben und Vorstandssitzungen nach der Woche aller, nicht nur nach den lautesten Stimmen im Gruppenchat.
Recruiter
Holen Sie die Verfügbarkeit eines Interviewpanels an einem Ort ein, wählen Sie dann den Termin, der allen passt, und senden Sie die Einladung.
Tipps, um schnell die Verfügbarkeit aller zu bekommen
- Setzen Sie eine Frist. „Bis Freitag, 12 Uhr“ bringt mehr Antworten als „wenn Sie dazu kommen“.
- Bieten Sie echte Optionen. Listen Sie die Schichten oder Zeitfenster auf, die Sie brauchen, nicht „irgendwann diese Woche“.
- Fragen Sie Grenzen gleich mit ab. Die maximale Stundenzahl und Abwesenheiten ersparen Ihnen eine Runde Nachfragen.
- Haken Sie einmal nach. zcal schickt Ihnen bei jeder Antwort eine E-Mail, sodass Sie genau wissen, wen Sie erinnern müssen.
Weitere Wege, eine Zeit zu finden
- Meeting-Umfragen. Lassen Sie eine Gruppe über die beste Zeit für ein Meeting abstimmen.
- Eintragungslisten. Lassen Sie Personen selbst ein Zeitfenster wählen.
- Gruppenterminplanung. Alle Wege, mit einer Gruppe zu planen, an einem Ort.
- Buchungslinks. Teilen Sie Ihre freien Zeiten, und lassen Sie andere einen Termin bei Ihnen buchen.
Häufig gestellte Fragen
Was ist ein Verfügbarkeitsformular?
Ein Verfügbarkeitsformular ist ein kurzes Formular, das abfragt, wann Personen Zeit haben. Jede Person markiert die Tage und Uhrzeiten, an denen sie arbeiten, sich ehrenamtlich engagieren oder sich treffen kann. So sieht die Person, die den Plan erstellt, wer wann verfügbar ist. Es kann ein ausgedrucktes Blatt, eine Tabelle oder ein Online-Formular sein.
Wie erstelle ich ein Verfügbarkeitsformular?
Am schnellsten geht es online. Tragen Sie in zcal die benötigten Zeiten oder Schichten ein, teilen Sie den Link, und lassen Sie jede Person markieren, wann sie kann. Alle Antworten landen in einer Tabelle. Für ein Formular auf Papier laden Sie unser kostenloses Verfügbarkeitsblatt herunter und drucken für jede Person ein Exemplar aus.
Gibt es eine kostenlose Vorlage für ein Verfügbarkeitsformular?
Ja. Unser Verfügbarkeitsblatt zum Ausdrucken ist ein kostenloses, einseitiges PDF mit einem Wochenraster, einem Feld für die maximale Zahl an Stunden oder Schichten und Platz für Termine, an denen jemand nicht kann. Die Online-Version in zcal ist ebenfalls kostenlos, ohne Limit bei Formularen oder Antworten.
Wie frage ich die Verfügbarkeit von Mitarbeitern ab?
Fragen Sie alle auf die gleiche Weise und mit derselben Frist. Geben Sie jeder Person ein Formular mit den Schichten, die Sie besetzen müssen, fragen Sie nach der maximalen Zahl an Stunden und nach Abwesenheiten, und sammeln Sie die Antworten eine Woche, bevor der Plan fertig sein muss. Mit einem Online-Formular müssen Sie keine Papierbögen abtippen.
Kann ich ein Verfügbarkeitsformular in Google Forms erstellen?
Ja, mit einem Kästchenraster: Tage als Zeilen, Uhrzeiten als Spalten. Aber Google Forms schreibt jede Antwort in eine eigene Zeile einer Tabelle, sodass Sie die Überschneidungen selbst herausfinden müssen. Ein zcal-Formular zeigt die Verfügbarkeit aller nebeneinander, mit der Zeit, zu der die meisten können, ganz oben.
Wie fülle ich ein Verfügbarkeitsformular aus?
Schreiben Sie für jeden Tag die früheste Uhrzeit, zu der Sie anfangen, und die späteste, zu der Sie aufhören können, oder kreuzen Sie „Ganztägig“ oder „Nicht verfügbar“ an. Tragen Sie dann die maximale Zahl an Stunden oder Schichten ein, die Sie übernehmen können, und alle Termine, an denen Sie nicht können. Seien Sie ehrlich: Ein Plan, der auf Zeiten beruht, die Sie gar nicht schaffen, hilft niemandem.
Brauchen die Personen ein Konto, um ein zcal-Verfügbarkeitsformular auszufüllen?
Nein. Sie öffnen Ihren Link, markieren die passenden Zeiten und geben Namen und E-Mail-Adresse ein. Sie müssen sich weder registrieren noch anmelden oder eine App herunterladen. Um das Formular zu erstellen, brauchen Sie ein kostenloses zcal-Konto.
