Einladung zum Meeting per E-Mail: 15 Vorlagen und Muster zum Kopieren
Veröffentlicht am 26. Oktober 2026
Auf einen Blick
Eine gute Einladung zum Meeting per E-Mail sagt, worum es im Meeting geht, wann und wo es stattfindet, wer dabei ist und was vorzubereiten ist, und sie bittet um eine Bestätigung. Schreiben Sie den Namen des Meetings und das Datum in die Betreffzeile. Unten finden Sie 15 Vorlagen für Meeting-Einladungen zum Kopieren, mit einer kurzen Chat-Version für die Einladungen, die Sie über Slack oder Teams senden würden.
Die meisten Meeting-Einladungen scheitern schon in der ersten Zeile. Ein „Kurzer Abgleich?“ ohne Uhrzeit, ohne Agenda und ohne Link wird ignoriert oder abgelehnt. Oder Leute nehmen an und erscheinen dann, ohne zu wissen, warum sie da sind. Eine klare Einladung bewirkt das Gegenteil: Alle wissen, warum das Meeting wichtig ist, kommen vorbereitet, und das Meeting endet pünktlich.
Die Vorlagen unten decken die Meetings ab, zu denen Sie am häufigsten einladen, vom kurzen Team-Check-in bis zum förmlichen Meeting mit einem Kunden. Jede Vorlage hat eine Betreffzeile und einen Hinweis, wann Sie sie nutzen. Klicken Sie auf Kopieren, ersetzen Sie die [Klammern] durch Ihre Angaben und senden Sie die Nachricht ab. Nach den Vorlagen lesen Sie, was in eine Einladung gehört, und einen schnelleren Weg, einen Termin zu finden, der allen passt. Sie stellen gerade ein? Lesen Sie unsere Vorlagen für die Einladung zum Vorstellungsgespräch.
Inhaltsverzeichnis
Vorlagen für die Einladung zum Meeting per E-Mail
1. Einfache Einladung zum Meeting
Nutzen Sie sie für jedes Meeting, wenn Sie eine kurze, klare Einladung brauchen.
Betreff: Einladung: [Meeting-Name] am [Wochentag], [Datum], um [Uhrzeit]
Hallo [Vorname],
ich möchte Sie gern zu einem Meeting zum Thema [Thema] einladen. Es dauert [Dauer].
Wann: [Wochentag], [Datum], um [Uhrzeit] [Zeitzone]
Wo: [Videolink oder Raum]
Unser Ziel: [Ziel in einem Satz]. Bitte sagen Sie mir, ob Sie dabei sein können oder ob ein anderer Termin besser passt.
Vielen Dank und viele Grüße
[Ihr Name]
Hallo [Vorname], können Sie am [Wochentag] um [Uhrzeit] an einem Meeting zu [Thema] teilnehmen ([Dauer])? Ziel: [Ziel in einer Zeile]. Ich sende die Einladung, sobald Sie zusagen.
2. Förmliche Einladung zum Meeting
Nutzen Sie sie für Meetings mit Führungskräften, Partnern oder Personen außerhalb Ihres Unternehmens, die Sie nicht gut kennen.
Betreff: Einladung zur Besprechung: [Thema], [Datum]
Sehr geehrte/r [Anrede und Titel] [Nachname],
hiermit lade ich Sie herzlich zu einer Besprechung zum Thema [Thema] ein. Sie findet am [Wochentag], [Datum], von [Beginn] bis [Ende] [Zeitzone] statt.
Ort: [Adresse oder Videolink]
Tagesordnung:
1. [Tagesordnungspunkt]
2. [Tagesordnungspunkt]
3. [Tagesordnungspunkt]
Ihre Einschätzung zu [konkretes Thema] wäre für uns sehr wertvoll. Bitte teilen Sie mir bis [Datum für die Rückmeldung] mit, ob Sie teilnehmen können. Falls der Termin für Sie ungünstig ist, finde ich gern einen anderen.
Mit freundlichen Grüßen
[Ihr Name]
[Ihre Position], [Unternehmen]
3. Teammeeting
Nutzen Sie sie für ein regelmäßiges oder einmaliges Meeting mit Ihrem eigenen Team.
Betreff: Teammeeting: [Thema] am [Wochentag] um [Uhrzeit]
Hallo zusammen,
lassen Sie uns am [Wochentag] um [Uhrzeit] für [Dauer] zusammenkommen. Ziel: [Ziel].
Wo: [Videolink oder Raum]
Agenda:
1. [Agendapunkt] ([Name])
2. [Agendapunkt] ([Name])
3. Offene Fragen
Bevor wir uns treffen, [was vorzubereiten ist, zum Beispiel: tragen Sie bitte Ihre Updates in das gemeinsame Dokument ein]. Wenn Sie nicht dabei sein können, sagen Sie mir Bescheid und schicken Sie Ihr Update schriftlich.
Vielen Dank und viele Grüße
[Ihr Name]
Teammeeting am [Wochentag] um [Uhrzeit] ([Dauer]). Ziel: [Ziel]. Bitte tragen Sie Ihre Updates vorher ins Dokument ein: [Dokumentlink]. Einladung folgt!
4. Kick-off-Meeting
Nutzen Sie sie, um ein neues Projekt mit allen zu starten, die daran mitarbeiten.
Betreff: Kick-off: [Projektname] am [Wochentag], [Datum]
Hallo zusammen,
wir starten [Projektname], und ich möchte das ganze Team zu einem Kick-off zusammenbringen.
Wann: [Wochentag], [Datum], um [Uhrzeit] [Zeitzone] ([Dauer])
Wo: [Videolink oder Raum]
Themen:
1. Ziele und woran wir Erfolg messen
2. Wer für welchen Teil verantwortlich ist
3. Der Zeitplan und die ersten Meilensteine
4. Wie wir zusammenarbeiten und Updates teilen
Bitte lesen Sie vorab das Projekt-Briefing: [Link zum Briefing]. Bringen Sie Ihre Fragen mit. Jetzt ist der beste Zeitpunkt, sie zu stellen.
Ich freue mich darauf!
Viele Grüße
[Ihr Name]
Das Kick-off für [Projektname] ist am [Wochentag] um [Uhrzeit]! Bitte lesen Sie vorher das Briefing: [Link zum Briefing]. Bringen Sie Ihre Fragen mit.
5. Kundenmeeting
Nutzen Sie sie, um einen Kunden zu einem Meeting über sein Projekt oder die laufende Zusammenarbeit einzuladen.
Betreff: Besprechung zu [Thema]: [Wochentag] um [Uhrzeit]
Hallo [Vorname],
ich würde gern ein Meeting vereinbaren, um [Ziel, zum Beispiel: den ersten Entwurf durchzugehen und die nächsten Schritte abzustimmen].
Wann: [Wochentag], [Datum], um [Uhrzeit] [Zeitzone] ([Dauer])
Wo: [Videolink oder Adresse]
Von unserer Seite dabei: [Namen und Rollen]
Damit wir die Zeit gut nutzen, könnten Sie [was vorzubereiten ist]? Wenn Ihnen der Termin nicht passt, können Sie hier einen anderen wählen: [Buchungslink]
Mit freundlichen Grüßen
[Ihr Name]
[Unternehmen]
6. Online-Meeting
Nutzen Sie sie für jedes Meeting über Zoom, Google Meet oder Microsoft Teams. Nennen Sie die Uhrzeit in der Zeitzone jeder Person, damit niemand eine Stunde zu spät kommt.
Betreff: Videocall: [Meeting-Name], [Wochentag] um [Uhrzeit] [Zeitzone]
Hallo [Vorname],
ich lade Sie zu einem Videocall zum Thema [Thema] ein.
Wann: [Wochentag], [Datum], um [Uhrzeit] [Zeitzone] ([Ortszeit der Person] bei Ihnen)
Dauer: [Dauer]
Teilnehmen: [Videolink]
Meeting-ID und Kenncode: [ID und Kenncode]
Telefonische Einwahl: [Telefonnummer]
Wenn möglich, schalten Sie bitte Ihre Kamera ein. Das macht das Gespräch leichter. Bitte wählen Sie sich ein, zwei Minuten früher ein, um Ihren Ton zu prüfen.
Bis dann und viele Grüße
[Ihr Name]
Videocall am [Wochentag] um [Uhrzeit] [Zeitzone] zu [Thema]. Hier teilnehmen: [Videolink]. Bis dann!
7. Persönliches Treffen
Nutzen Sie sie, wenn andere in Ihr Büro kommen oder an einen Ort, den sie vielleicht nicht kennen.
Betreff: Treffen: [Ort], [Wochentag] um [Uhrzeit]
Hallo [Vorname],
ich möchte Sie gern zu einem persönlichen Treffen zum Thema [Thema] einladen.
Wann: [Wochentag], [Datum], um [Uhrzeit] ([Dauer])
Wo: [Adresse], [Etage oder Raum]
Bei Ihrer Ankunft: [Hinweis zur Anmeldung, zum Beispiel: Fragen Sie am Empfang nach mir]
Parken oder ÖPNV: [Hinweis]
Wenn Sie sich verspäten, rufen Sie mich an oder schreiben Sie mir eine SMS unter [Telefonnummer]. Bitte sagen Sie mir Bescheid, ob Sie kommen können.
Vielen Dank und viele Grüße
[Ihr Name]
8. Einzelgespräch (1:1)
Nutzen Sie sie für ein 1:1 mit jemandem aus Ihrem Team oder mit einer Kollegin oder einem Kollegen.
Betreff: 1:1: [Wochentag] um [Uhrzeit]
Hallo [Vorname],
lassen Sie uns ein 1:1 am [Wochentag] um [Uhrzeit] vereinbaren, für [Dauer].
Ich möchte über [Thema] sprechen und auch hören, was Sie beschäftigt. Tragen Sie alles, was Sie besprechen möchten, in unsere Notizen ein: [Dokumentlink]
Wenn der Termin nicht passt, wählen Sie hier einen anderen: [Buchungslink]
Vielen Dank und viele Grüße
[Ihr Name]
Hallo [Vorname], können wir am [Wochentag] um [Uhrzeit] ein 1:1 machen ([Dauer])? Ich möchte über [Thema] sprechen. Ergänzen Sie gern, was Sie besprechen möchten.
9. Regelmäßiges Meeting
Nutzen Sie sie für ein wöchentliches oder monatliches Meeting, damit alle wissen, dass es eine Serie ist.
Betreff: Neues wöchentliches Meeting: [Meeting-Name], jeden [Wochentag] um [Uhrzeit]
Hallo zusammen,
ab [Datum] treffen wir uns jeden [Wochentag] um [Uhrzeit] für [Dauer]. Ziel: [Ziel].
Wo: [Videolink oder Raum]
Agenda: [Link zur laufenden Agenda]
Bitte tragen Sie Ihre Themen jede Woche bis [Frist] in die Agenda ein. Wenn es nichts zu besprechen gibt, sagen wir das Meeting in dieser Woche ab, damit niemand Zeit verliert. Nach [Anzahl] Wochen prüfe ich, ob wir das Meeting noch brauchen.
Vielen Dank und viele Grüße
[Ihr Name]
10. Meeting mit einer Führungskraft
Nutzen Sie sie, wenn Sie Zeit mit jemandem aus der Geschäftsleitung brauchen. Fassen Sie sich kurz und sagen Sie genau, was Sie brauchen.
Betreff: [Dauer] zu [Thema]: Entscheidung bis [Datum] nötig
Guten Tag [Name],
hätten Sie vor dem [Datum] [Dauer] Zeit für mich, damit ich Ihre Entscheidung zu [Thema] einholen kann?
Kurz zusammengefasst: [ein oder zwei Sätze zur Lage].
Ihre Entscheidung brauche ich zu: [die Entscheidung]
Am Tag vorher sende ich Ihnen eine einseitige Zusammenfassung.
Wenn einer dieser Termine passt, sende ich die Einladung. Alle Zeiten in [Zeitzone]:
1. [Wochentag] um [Uhrzeit]
2. [Wochentag] um [Uhrzeit]
Oder wählen Sie einen beliebigen Termin, der Ihnen passt: [Buchungslink]
Vielen Dank
[Ihr Name]
11. Erstes Meeting mit einem neuen Kontakt
Nutzen Sie sie für einen Sales-Call, ein Kennenlernen oder einen Partner, den Sie noch nicht getroffen haben. Ein Link zur Terminwahl spart 3 Runden E-Mails.
Betreff: Kurzer Call zu [Thema]? ([Dauer])
Hallo [Vorname],
[Name der empfehlenden Person] meinte, wir sollten uns austauschen. [Oder: Ich habe Ihre Arbeit auf [Ort] gesehen und denke, [Grund].]
Hätten Sie Lust auf einen Call von [Dauer] zum Thema [Thema]? Ich halte es kurz und bringe [was Sie mitbringen, zum Beispiel: 2 Ideen speziell für Ihr Team] mit.
Hier können Sie einen beliebigen Termin wählen, der Ihnen passt: [Buchungslink]
Vielen Dank und viele Grüße
[Ihr Name]
[Unternehmen]
12. Gruppenmeeting ohne festen Termin: Lassen Sie abstimmen
Nutzen Sie sie, wenn Sie mehrere Personen brauchen und nicht wissen, wann sie Zeit haben. Statt einer langen E-Mail-Kette lassen Sie alle abstimmen.
Betreff: Wann haben Sie Zeit? [Meeting-Name] in den nächsten [Zeitraum]
Hallo zusammen,
ich möchte uns in den nächsten [Zeitraum] zu einem Meeting zum Thema [Thema] zusammenbringen. Es dauert [Dauer].
Bitte markieren Sie hier alle Zeiten, zu denen Sie können: [Umfragelink]
Das dauert weniger als eine Minute. Bitte stimmen Sie bis [Frist] ab. Danach sende ich die Kalendereinladung für den Termin, der den meisten passt.
Vielen Dank und viele Grüße
[Ihr Name]
Ich suche einen Termin für [Meeting-Name]. Bitte markieren Sie bis [Frist] alle Zeiten, zu denen Sie können: [Umfragelink]
13. Brainstorming oder Workshop
Nutzen Sie sie für eine Arbeitssitzung, zu der alle bereit zum Mitmachen kommen sollen.
Betreff: Workshop: [Thema] am [Wochentag] um [Uhrzeit]
Hallo zusammen,
lassen Sie uns zu einem Workshop von [Dauer] zusammenkommen. Ziel: [Ziel, zum Beispiel: Ideen für die Frühjahrskampagne sammeln].
Wann: [Wochentag], [Datum], um [Uhrzeit]
Wo: [Raum oder Videolink]
Vor dem Workshop [Vorbereitung, zum Beispiel: überlegen Sie sich bitte 3 Ideen, auch wenn sie noch grob sind]. Wir stellen sie vor, ordnen sie in Gruppen und wählen die besten 2 oder 3 zum Ausarbeiten.
Keine Folien nötig. Bringen Sie einfach Ihre Ideen mit.
Vielen Dank und viele Grüße
[Ihr Name]
14. Schulung oder Webinar
Nutzen Sie sie, um eine Gruppe zu einer Sitzung einzuladen, in der Sie etwas präsentieren oder vermitteln.
Betreff: Einladung: [Name der Veranstaltung] am [Wochentag], [Datum]
Hallo [Vorname],
Sie sind herzlich eingeladen zu [Name der Veranstaltung], einer Sitzung von [Dauer] zum Thema [Thema].
Wann: [Wochentag], [Datum], um [Uhrzeit] [Zeitzone]
Wo: [Videolink oder Raum]
Für wen: [Zielgruppe]
Das lernen Sie:
1. [Punkt]
2. [Punkt]
3. [Punkt]
Bitte reservieren Sie hier Ihren Platz, damit wir wissen, mit wie vielen Teilnehmenden wir rechnen können: [Buchungslink]
Bis dann und viele Grüße
[Ihr Name]
15. Lockeres Treffen auf einen Kaffee
Nutzen Sie sie für ein ungezwungenes Treffen mit einer Kollegin, einem Mentor oder jemandem, den Sie kennenlernen möchten.
Betreff: Kaffee nächste Woche?
Hallo [Vorname],
lange nicht gesehen! Hätten Sie nächste Woche Lust auf einen Kaffee und einen kleinen Austausch? Ich würde gern hören, wie es mit [Thema] läuft.
[Ort] würde mir gut passen, oder wir machen einen Videocall, wenn das einfacher ist. Am [Wochentag] oder [Wochentag] nachmittags geht es bei mir jederzeit. Oder wählen Sie einfach hier einen Termin: [Buchungslink]
Viele Grüße
[Ihr Name]
Hallo [Vorname], nächste Woche einen Kaffee? Ich würde mich gern mal wieder austauschen. Wählen Sie einfach einen passenden Termin: [Buchungslink]
So schreiben Sie eine Einladung zum Meeting per E-Mail
Eine Einladung zum Meeting sollte 5 Dinge klären, bevor jemand entscheidet, ob er kommt: warum das Meeting wichtig ist, wann es stattfindet, wohin man kommt oder wie man sich einwählt, wer noch dabei ist und was vorzubereiten ist. Dann sollte sie den nächsten Schritt klar machen: zusagen, abstimmen oder einen Termin wählen.
- Eine Betreffzeile, die alles sagt. Der Name des Meetings und das Datum: „Kick-off: Website-Relaunch am Di., 3. Nov.“ Alle sollten wissen, worum es geht, ohne die E-Mail zu öffnen.
- Der Zweck in einem Satz. „Wir möchten uns auf den Launch-Termin einigen.“ Wenn Sie diesen Satz nicht schreiben können, brauchen Sie das Meeting vielleicht nicht.
- Wochentag, Datum, Uhrzeit und Zeitzone. Schreiben Sie „Dienstag, 3. November, um 14:00 Uhr MEZ“, nicht „Dienstagnachmittag“. Wenn die Teilnehmenden in verschiedenen Zeitzonen sind, nennen Sie die Uhrzeit in ihrer Zeitzone.
- Wo, oder wie man sich einwählt. Den Raum oder die Adresse, oder den Videolink mit Kenncode und Einwahlnummer.
- Wer dabei ist. Namen und Rollen, wenn sich nicht alle kennen.
- Eine Agenda. 3 bis 5 Punkte, jeweils mit der Person, die den Punkt leitet. Das hält das Meeting auf Kurs und hilft allen zu entscheiden, ob sie dabei sein müssen.
- Was vorzubereiten ist. Ein Dokument zum Lesen, Zahlen zum Mitbringen, Ideen zum Nachdenken.
- Eine klare Bitte. „Bitte bestätigen Sie bis Freitag“ oder ein Link, um einen Termin zu wählen oder darüber abzustimmen.
Betreffzeilen, die funktionieren
Kurze Betreffzeilen mit dem Namen des Meetings und dem Datum werden gelesen, auch auf dem Handy. Ändern Sie das erste Wort, wenn sich der Status ändert. So können alle eine Einladung auf einen Blick von einem Update unterscheiden:
| Situation | Betreffzeile |
|---|---|
| Eine neue Einladung | Einladung: Q4-Planung am Di., 3. Nov., um 14 Uhr |
| Sie brauchen erst einen Termin | Wann haben Sie Zeit? Q4-Planung nächste Woche |
| Der Termin steht | Bestätigt: Q4-Planung am Di., 3. Nov., um 14 Uhr |
| Der Termin hat sich geändert | Aktualisiert: Q4-Planung verschoben auf Do., 5. Nov., 14 Uhr |
| Das Meeting fällt aus | Abgesagt: Q4-Planung am Di., 3. Nov. |
E-Mail oder Kalendereinladung?
Eine Kalendereinladung trägt das Meeting in alle Kalender ein, aber sie wird leicht übersehen, und man kann darin schlecht etwas erklären. Eine E-Mail liefert den Kontext. Nutzen Sie beides in der richtigen Reihenfolge:
| Wen Sie einladen | Was Sie senden |
|---|---|
| Ihr eigenes Team | Eine Kalendereinladung mit der Agenda in der Beschreibung. Eine kurze Chatnachricht reicht als Kontext. |
| Kollegen aus anderen Teams | Eine Kalendereinladung mit 1 oder 2 Sätzen dazu, warum Sie sie brauchen |
| Kunden und neue Kontakte | Zuerst eine E-Mail, dann die Kalendereinladung, sobald sie zusagen, oder ein Link, damit sie selbst einen Termin wählen |
| Führungskräfte | Zuerst eine E-Mail oder Nachricht an sie (oder ihre Assistenz). Dann die Kalendereinladung. |
| Eine Gruppe ohne festen Termin | Eine Umfrage, damit alle über den Termin abstimmen. Dann die Kalendereinladung. |
Tipps für die Einladung zum Meeting
- Senden Sie sie früh. 1 bis 2 Tage vorher reichen für Ihr eigenes Team. Geben Sie Kunden und Führungskräften 3 bis 5 Tage, bei einem langen Meeting mehr.
- Laden Sie nur die Personen ein, die Sie brauchen. Alle anderen können das Protokoll bekommen.
- Halten Sie das Meeting so kurz, wie das Ziel es zulässt. Ein 25-minütiges Meeting mit klarem Ziel ist besser als ein 60-minütiges ohne.
- Schreiben Sie die Agenda auch in die Kalendereinladung, damit niemand Ihre E-Mail heraussuchen muss.
- Senden Sie ein Update, wenn sich etwas ändert, mit „Aktualisiert:“ in der Betreffzeile, damit niemand den alten Details folgt. Diese E-Mail-Vorlagen zum Verschieben von Terminen decken jeden Fall ab.
Finden Sie den Termin und senden Sie die Einladung mit zcal
Das Schwierigste an einer Einladung zum Meeting ist nicht die Formulierung, sondern der Termin. 5 Personen, 5 Kalender und eine E-Mail-Kette à la „Dienstag ist schlecht bei mir, wie wäre es mit Donnerstag?“, die eine ganze Woche frisst. zcal, eine kostenlose Terminplanungs-App, macht aus dieser Kette einen einzigen Link.
- Senden Sie einer Gruppe eine Meeting-Umfrage (Vorlage 12). Sie wählen ein paar Zeiten direkt neben Ihrem Kalender, alle markieren die Zeiten, zu denen sie können, und Sie sehen den besten Termin auf einen Blick. Wenn Sie ihn auswählen, trägt zcal das Meeting in Ihren Kalender ein und sendet die Kalendereinladung an alle, die abgestimmt haben, mit einem Link für Zoom, Google Meet oder Microsoft Teams. Umfragen sind kostenlos, ohne Limit bei der Zahl der Umfragen oder Teilnehmenden.
- Teilen Sie mit einer einzelnen Person Ihre Buchungsseite (Vorlagen 5, 8, 10, 11 und 15). Die Person sieht Ihre freien Zeiten in ihrer eigenen Zeitzone, wählt eine aus und erhält sofort die Einladung und den Videolink.
Kein Hin und Her, kein Umrechnen von Zeitzonen und keine Einladung, die Sie von Hand schreiben müssen. Testen Sie zcal kostenlos. Damit auch wirklich alle erscheinen, senden Sie danach eine dieser Vorlagen für Meeting-Erinnerungen.
Häufig gestellte Fragen
Wie schreibe ich eine Einladung zum Meeting per E-Mail?
Wie sende ich eine E-Mail als Meeting-Einladung?
Was ist ein guter Einladungstext für ein Meeting?
Wie lange vorher sollte man eine Meeting-Einladung senden?
Wie schreibe ich eine professionelle Einladung zum Meeting?
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