Round-Robin-Terminplanung für Teams
Round-Robin-Terminplanung, die Kundentermine fair im Team verteilt. Kunden sehen mehr freie Zeiten, und jede Buchung geht an einen freien Gastgeber.
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Vertraut von führenden Marken, von schnell wachsenden Startups bis hin zu großen Unternehmen.
zcal ist eine Terminplanungs-App für Einzelpersonen und Teams, und ihre Round-Robin-Links verteilen Meetings für Sie, reihum nach dem Rotationsprinzip. Sie teilen einen Buchungslink für das ganze Team, Kunden wählen eine beliebige Zeit, zu der jemand frei ist, und zcal gibt das Meeting an die richtige Person. Keine Tabelle, wer als Nächstes dran ist, und kein Lead, der warten muss.
Inhaltsverzeichnis
Wie es funktioniert
1. Fügen Sie Ihr Team hinzu
Erstellen Sie in zcal ein Team und laden Sie die Personen ein, die diese Meetings übernehmen. Jede Person verbindet ihren eigenen Google-, Outlook- oder Apple-Kalender, damit zcal immer weiß, wer frei ist.
2. Wählen Sie die Gastgeber und ihre Priorität
Legen Sie fest, wer die Meetings übernimmt, und geben Sie jeder Person niedrige, mittlere oder hohe Priorität. Gastgeber mit hoher Priorität bekommen Meetings zuerst, wann immer sie frei sind, und alle anderen teilen sich den Rest.
3. Teilen Sie einen Link
Platzieren Sie den Link Ihres Teams auf Ihrer Website, in Ihren E-Mails oder in Ihren Follow-ups im Vertrieb. Kunden sehen jede Zeit, zu der irgendein Gastgeber frei ist, und finden schnell einen Termin.
4. zcal wählt den Gastgeber
Wenn ein Kunde bucht, gibt zcal das Meeting an einen freien Gastgeber und trägt es in dessen Kalender ein, mit dessen eigenem Videolink. Der Kunde bekommt die Einladung und die Erinnerungen, und Ihr Team muss nie entscheiden, wer als Nächstes dran ist.
So entscheidet zcal, wer das Meeting bekommt
Fair heißt nicht zufällig. So verteilt ein Team-Link mit drei Gastgebern seine ersten Buchungen. Alex hat hohe Priorität, Jordan und Sam haben mittlere Priorität.
| Buchung | Zu dieser Zeit frei | Wer sie bekommt | Warum |
|---|---|---|---|
| 1. | Alex, Jordan, Sam | Alex | Alex hat die höchste Priorität |
| 2. | Jordan, Sam (Alex ist belegt) | Jordan | Jordan und Sam haben die gleiche Priorität, und beide hatten noch kein Meeting |
| 3. | Jordan, Sam | Sam | Sam hatte noch kein Meeting |
| 4. | Jordan, Sam | Jordan | Jordan wurde länger nicht gebucht als Sam |
| Eine Umbuchung | — | Derselbe Gastgeber | Ein umgebuchtes Meeting bleibt bei seinem Gastgeber |
Kunden sehen davon nichts. Sie sehen eine Seite mit jeder Zeit, zu der jemand frei ist, und buchen.
Round-Robin, kollektiv oder Gruppenveranstaltung?
Alle drei bringen mehr als zwei Personen auf einen Link, aber sie erfüllen verschiedene Aufgaben:
- Round-Robin: Jedes Meeting geht an einen Gastgeber aus Ihrem Team. Nutzen Sie es für Vertriebsdemos, Supportgespräche und erste Vorstellungsgespräche. Unser Leitfaden erklärt, wie Round-Robin-Terminplanung funktioniert.
- Kollektiv: Jedes Meeting hat mehrere Gastgeber, und Kunden sehen nur die Zeiten, zu denen alle frei sind. Nutzen Sie es für ein Kickoff-Gespräch oder ein Interviewpanel.
- Gruppenveranstaltung: ein Gastgeber, viele Gäste im selben Zeitfenster. Nutzen Sie sie für Kurse, Workshops und Webinare.
Alle drei im Vergleich finden Sie unter Gruppenterminplanung.
Warum zcal für Round-Robin?
Mehr Zeiten für Ihre Kunden
Ein Kunde sieht jede Zeit, zu der irgendein Gastgeber frei ist, nicht nur den Kalender einer Person. Mehr freie Termine bedeuten mehr Buchungen und weniger Leads, die aufgeben.
Standardmäßig fair
Ohne Prioritäten wechselt zcal einfach ab: Der Gastgeber, der am längsten nicht gebucht wurde, bekommt das nächste Meeting. Niemand muss eine Strichliste führen.
Prioritäten, wenn Sie sie brauchen
Ihre erfahrensten Closer sollen jede Demo bekommen, die sie übernehmen können? Geben Sie ihnen hohe Priorität. Neue Mitarbeiter mit niedriger Priorität übernehmen den Überlauf, während sie sich einarbeiten.
Der Kalender jedes Gastgebers wird geprüft
Jeder Gastgeber verbindet seine eigenen Kalender. zcal prüft alle, bevor es eine Zeit anbietet, damit niemand in ein Meeting gebucht wird, das er nicht wahrnehmen kann.
Der eigene Videolink jedes Gastgebers
Stellen Sie als Ort die Video-App des jeweiligen Gastgebers ein, und jedes Meeting bekommt einen Zoom-, Google Meet- oder Microsoft Teams-Link von dem Gastgeber, der es übernimmt.
Umbuchungen bleiben, wo sie sind
Wenn ein Kunde ein Meeting verschiebt, bleibt es bei dem Gastgeber, den er schon kennt. Keine Übergaben, keine doppelten Vorstellungsrunden.
Erinnerungen gegen No-Shows
Jede Buchung bekommt Erinnerungen per E-Mail, und mit Pro können Sie Kunden auch per SMS erinnern. Bei Team-Links nimmt zcal die SMS-Credits von dem Gastgeber, der bisher am wenigsten verbraucht hat.
Wer Round-Robin-Terminplanung nutzt
Vertriebsteams
Platzieren Sie einen Link „Demo buchen“ auf Ihrer Website, und jeder Lead landet schnell bei einem freien Vertriebsmitarbeiter. Heiße Leads warten nicht, bis jemand sie zuweist.
Customer Success und Support
Verteilen Sie Onboarding- und Supportgespräche im Team, damit nicht eine Person die ganze Last trägt.
Recruiting-Teams
Verteilen Sie erste Bewerbergespräche auf Ihre Recruiter, und lassen Sie Kandidaten jeden freien Termin buchen, statt auf E-Mails zu warten.
Agenturen und Beratungen
Geben Sie Kunden einen Link für ein Strategiegespräch, und wer gerade frei ist, übernimmt es.
Tipps für Round-Robin, das von selbst läuft
- Halten Sie alle Kalender verbunden. Round-Robin ist nur so gut wie die Kalender dahinter. Bitten Sie jeden Gastgeber, alle Kalender zu verbinden, die er nutzt.
- Setzen Sie Prioritäten mit Bedacht. Ein oder zwei Gastgeber mit hoher Priorität reichen völlig. Wenn alle hohe Priorität haben, ist das dasselbe wie keine Priorität.
- Fügen Sie einen Puffer hinzu. 10 bis 15 Minuten Abstand zwischen Meetings geben jedem Gastgeber Zeit für Notizen vor dem nächsten Call.
- Nutzen Sie eine Meeting-Dauer pro Link. Erstellen Sie einen Link für eine 30-minütige Demo und einen weiteren für einen 60-minütigen Deep Dive, damit jeder Termin zum Meeting passt.
Weitere Wege der Teamplanung
- Gruppenterminplanung. Umfragen, Gruppenveranstaltungen, kollektive Termine und Round-Robin im Vergleich.
- Buchungsseiten. Geben Sie jeder Person in Ihrem Team einen eigenen Buchungslink.
- SMS-Erinnerungen. Erinnern Sie Kunden vor jedem Meeting per SMS, damit weniger Termine platzen.
- Meeting-Umfragen. Finden Sie eine Zeit für ein internes Meeting mit dem ganzen Team.
Häufig gestellte Fragen
Was ist Round-Robin-Terminplanung?
Round-Robin-Terminplanung verteilt Meetings reihum im Team, sodass jede Person einen fairen Anteil bekommt. Ein Kunde bucht eine Zeit über einen Team-Link, und das Meeting geht an einen Gastgeber, der zu dieser Zeit frei ist. Üblich ist das für Vertriebsdemos, Supportgespräche und erste Bewerbergespräche.
Wie entscheidet zcal, wer das Meeting bekommt?
zcal schaut sich die Gastgeber an, die zur gewählten Zeit frei sind. Von diesen kommen die Gastgeber mit der höchsten Priorität zuerst. Unter Gastgebern mit gleicher Priorität kommt ein Gastgeber ohne Meetings auf dem Link zuerst dran. Danach bekommt der Gastgeber das Meeting, der am längsten nicht gebucht wurde.
Kann ich einigen Teammitgliedern mehr Meetings geben?
Ja. Geben Sie ihnen hohe Priorität, dann bekommen sie jedes Meeting, für das sie frei sind. Gastgeber mit mittlerer oder niedriger Priorität übernehmen die Meetings, die Gastgeber mit hoher Priorität nicht übernehmen können.
Können Kunden wählen, mit wem sie sich treffen?
Auf einem Round-Robin-Link wählt zcal den Gastgeber. Wenn ein Kunde eine bestimmte Person möchte, teilen Sie stattdessen den eigenen Buchungslink dieser Person.
Was passiert, wenn ein Kunde umbucht?
Das Meeting bleibt beim selben Gastgeber. Der Kunde wählt eine neue Zeit aus den freien Zeiten dieses Gastgebers, und an den Kalendern der anderen ändert sich nichts.
Funktioniert Round-Robin mit Google Kalender und Outlook?
Ja. Jeder Gastgeber verbindet seine eigenen Google-, Outlook- oder Apple-Kalender, so viele, wie er nutzt. zcal prüft alle, bevor es eine Zeit anbietet, und trägt jedes Meeting in den Kalender des Gastgebers ein.
Was kostet Round-Robin-Terminplanung?
Round-Robin ist Teil von zcal Pro, ab $7 pro Nutzer und Monat, und Business, ab $12 pro Nutzer und Monat. Pro umfasst ein Team, Business hat kein Limit bei Teams. Beide gibt es mit einer 14-tägigen kostenlosen Testphase.
