20 Vorlagen für Meeting-Erinnerungen per E-Mail und SMS (zum Kopieren)

Kaum jemand verpasst ein Meeting absichtlich. Man vergisst es, die Einladung versinkt in einer Woche voller E-Mails, oder der Link steckt in einem Thread vom letzten Dienstag. Eine kurze Erinnerung im richtigen Moment löst alle drei Probleme, und sie ist der einfachste Weg, keine Stunden mehr an No-Shows zu verlieren.

Jede Vorlage hier gibt es in 2 Versionen: eine E-Mail mit allen Details und eine SMS, die kurz genug für den Sperrbildschirm ist. Klicken Sie auf Kopieren, ersetzen Sie die [Klammern] durch Ihre Angaben, und senden Sie die Nachricht ab. Wenn Sie nie wieder eine Erinnerung von Hand senden möchten, zeigt Ihnen das Ende dieses Beitrags, wie sie von selbst rausgehen. Sie möchten stattdessen Kunden oder Patienten erinnern? Nutzen Sie diese Vorlagen für Terminerinnerungen.

Was in eine Meeting-Erinnerung gehört

Eine Meeting-Erinnerung sollte auf einen Blick 4 Fragen beantworten: worum es geht, wann es beginnt, wohin man kommt und was man tut, wenn sich Pläne ändern. Schreiben Sie den Namen des Meetings und die Uhrzeit in die Betreffzeile, damit die Erinnerung ihren Zweck auch dann erfüllt, wenn niemand sie öffnet.

• Eine Betreffzeile, die alles sagt. „Erinnerung: Budgetbesprechung morgen um 14 Uhr“ funktioniert schon im Posteingang. Bei „Kurze Frage“ oder „Ich melde mich noch mal“ müssen die Leute die E-Mail öffnen, um es herauszufinden, und viele tun es nicht.
• Tag, Uhrzeit und Zeitzone. Schreiben Sie „Dienstag um 14 Uhr MEZ“, nicht „morgen Nachmittag“. Wenn die Teilnehmer in verschiedenen Zeitzonen sind, nennen Sie die Uhrzeit in ihrer Zeitzone.
• Wohin man kommt. Der Videolink oder die Adresse mit Raum oder Stockwerk. Niemand sollte sich durch die Einladung von letzter Woche wühlen müssen, um ihn zu finden.
• Warum es wichtig ist. Eine Zeile Agenda oder eine Sache zur Vorbereitung. Eine Erinnerung mit Grund wird gelesen, ein bloßes „Nicht vergessen!“ wird überflogen.
• Eine Möglichkeit zum Verschieben. Ein Link, über den man eine neue Zeit wählt, macht aus einem wahrscheinlichen No-Show eine neue Buchung. Es ist die nützlichste Zeile der ganzen Erinnerung. (Wenn Sie selbst den Termin verschieben müssen, lesen Sie, wie Sie ein Meeting höflich verschieben.)
• Von wem sie kommt. Das ist bei SMS am wichtigsten. Beginnen Sie mit Ihrem Namen oder Ihrem Unternehmen, damit die Nachricht nicht wie Spam aussieht.

Passen Sie den Ton an das Meeting an

Dieselbe Erinnerung kann bei einem Kollegen freundlich und bei einem Kunden aufdringlich klingen. Wählen Sie den Ton danach, wer sie liest:

Wann Sie eine Meeting-Erinnerung senden sollten

Senden Sie für die meisten Meetings 1 Tag vorher eine E-Mail-Erinnerung und 1 bis 2 Stunden vorher eine kurze SMS. Ergänzen Sie für lange im Voraus gebuchte Meetings eine Erinnerung 1 Woche vorher und für Videocalls einen kurzen Hinweis 15 Minuten vorher, wenn die Leute den Link sofort brauchen.

Zwei Erinnerungen wirken besser als eine, und drei sind reichlich. Mehr fühlt sich nach Nörgeln an. Jede Erinnerung sollte außerdem etwas Neues bringen: Die E-Mail eine Woche vorher bestätigt das Datum, die E-Mail am Vortag liefert die Agenda, und die SMS liefert den Link.

Nutzen Sie die E-Mail für die Details und die SMS als Anstoß. Den Posteingang überfliegen die Leute nur, aber eine SMS erscheint auf dem Sperrbildschirm, Minuten bevor sie aus dem Haus gehen. Halten Sie eine SMS unter 160 Zeichen, damit sie als 1 Nachricht ankommt, und verzichten Sie auf Emojis: Schon ein einziges Emoji senkt die Grenze auf 70 Zeichen.

Kurze und allgemeine Meeting-Erinnerungen

Jede Vorlage unten hat eine E-Mail-Version und eine SMS-Version. Die SMS bleiben unter 160 Zeichen, wenn Sie kurze Angaben einsetzen, sodass jede als einzelne Nachricht rausgeht. Aus demselben Grund enthalten sie nur einfache Zeichen.

1. Kurze, freundliche Erinnerung

Für die meisten Meetings mit Menschen, die Sie schon kennen.

Hallo [Vorname],

nur eine kurze Erinnerung: Wir treffen uns am [Tag] um [Uhrzeit] [Zeitzone]. Hier ist der Link zum Meeting: [Videolink]

Bis dann!
[Ihr Name]

Hallo [Vorname], kurze Erinnerung: [Meeting] ist am [Tag] um [Uhrzeit]. Hier teilnehmen: [Videolink]. Bis dann! - [Ihr Name]

2. Formelle oder professionelle Erinnerung

Für Kunden, Führungskräfte und alle, die Sie zum ersten Mal treffen.

Guten Tag [Frau/Herr Nachname],

hiermit möchte ich Sie an unser Meeting am [Datum] um [Uhrzeit] [Zeitzone] erinnern.

Thema: [Meeting]
Ort: [Adresse oder Videolink]
Dauer: [30 Minuten]

Falls Sie den Termin ändern müssen, können Sie hier eine neue Zeit wählen: [Link zum Verschieben]. Ich freue mich auf unser Gespräch.

Mit freundlichen Grüßen
[Ihr Name]
[Position], [Firma]

Guten Tag [Frau/Herr Nachname], hier ist [Ihr Name] von [Firma]. Zur Erinnerung: unser Meeting am [Datum] um [Uhrzeit]. Verschieben: [Link zum Verschieben]

3. Lockere Erinnerung für Kollegen

Für ein kurzes Abstimmungsmeeting mit Ihrem eigenen Team.

Hallo [Vorname],

kurz zur Info: [Meeting] ist heute um [Uhrzeit]. Bringen Sie bitte [eine Sache zur Vorbereitung] mit, dann sind wir in [20] Minuten durch.

Link: [Videolink]

[Ihr Name]

Hallo [Vorname], [Meeting] ist heute um [Uhrzeit]. Bitte [eine Sache zur Vorbereitung] mitbringen. Link: [Videolink]

Erinnerungen für ein Meeting nächste Woche, morgen, heute Abend oder in 15 Minuten

4. Eine Woche vorher

Für Meetings, die vor Wochen gebucht wurden und bei denen sich Pläne geändert haben könnten.

Hallo [Vorname],

[Meeting] ist in einer Woche, am [Datum] um [Uhrzeit] [Zeitzone].

Falls sich bei Ihnen etwas geändert hat, können Sie den Termin jetzt am einfachsten verschieben: [Link zum Verschieben]. Die Agenda sende ich Ihnen einen Tag vorher.

Viele Grüße
[Ihr Name]

Hallo [Vorname], [Meeting] ist heute in einer Woche: [Datum] um [Uhrzeit]. Neue Zeit nötig? [Link zum Verschieben] - [Ihr Name]

5. Meeting morgen

Die Erinnerung, die die meisten senden sollten. Sie geht 24 Stunden vorher raus, solange noch Zeit zum Vorbereiten oder Verschieben bleibt.

Hallo [Vorname],

ich freue mich auf unser Meeting morgen, [Tag], um [Uhrzeit] [Zeitzone].

Ort: [Adresse oder Videolink]
Themen: [eine Zeile Agenda]

Falls etwas dazwischengekommen ist, können Sie hier eine neue Zeit wählen: [Link zum Verschieben].

Bis morgen
[Ihr Name]

Hallo [Vorname], morgen um [Uhrzeit] ist [Meeting]. Hier teilnehmen: [Videolink]. Klappt es nicht? [Link zum Verschieben]

6. Meeting heute oder heute Abend

Senden Sie sie am Morgen des Meetings. Bei einem Meeting am Abend senden Sie sie am frühen Nachmittag, bevor die Leute andere Pläne machen.

Hallo [Vorname],

eine kurze Erinnerung: Wir treffen uns heute um [Uhrzeit] [Zeitzone], hier: [Adresse oder Videolink].

Falls sich Ihr Tag geändert hat, sagen Sie mir Bescheid, oder wählen Sie hier eine neue Zeit: [Link zum Verschieben].

Bis später
[Ihr Name]

Hallo [Vorname], zur Erinnerung: [Meeting] ist heute Abend um [Uhrzeit], Ort: [Adresse]. Bis dann! - [Ihr Name]

7. Beginnt in 15 Minuten

Für Videocalls. So muss niemand in letzter Minute nach dem Link suchen.

Hallo [Vorname],

wir starten in 15 Minuten. Hier ist noch einmal der Link, damit Sie nicht suchen müssen: [Videolink]

Bis gleich
[Ihr Name]

[Meeting] beginnt in 15 Minuten. Hier teilnehmen: [Videolink] - [Ihr Name]

Erinnerungen für jede Art von Meeting

8. Team- oder Mitarbeitermeeting

Eine Erinnerung an ein Teammeeting funktioniert am besten mit der Agenda darin, damit alle ihre Updates schon parat haben.

Hallo zusammen,

zur Erinnerung: Unser [wöchentliches] Teammeeting ist am [Tag] um [Uhrzeit] in [Raum oder Videolink].

Auf der Agenda:
1. [Thema]
2. [Thema]
3. [Thema]

Bitte tragen Sie Ihre Updates vor Beginn in [gemeinsames Dokument] ein, damit wir bei [30] Minuten bleiben.

Danke und viele Grüße
[Ihr Name]

Hallo zusammen, Teammeeting am [Tag] um [Uhrzeit] in [Raum]. Bitte Updates vorher in [Dokument] eintragen. Danke! - [Ihr Name]

9. 1:1-Gespräch

Stellen Sie die andere Person in den Mittelpunkt: Eine 1:1-Erinnerung, die nach ihren Themen fragt, führt zu einem besseren Gespräch.

Hallo [Vorname],

unser 1:1 ist am [Tag] um [Uhrzeit]. Das ist Ihre Zeit: Tragen Sie alles, worüber Sie sprechen möchten, in [Link zum Dokument] ein, dann fangen wir damit an.

Bis dann
[Ihr Name]

Hallo [Vorname], unser 1:1 ist am [Tag] um [Uhrzeit]. Ihre Themen gern vorab in [Link zum Dokument]. - [Ihr Name]

10. Kundentermin

Sagen Sie dem Kunden, was er von dem Meeting hat, und machen Sie es ihm leicht, den Termin zu verschieben, wenn sich seine Pläne ändern.

Guten Tag [Frau/Herr Nachname],

ich freue mich auf unser Meeting am [Tag] um [Uhrzeit] [Zeitzone]. Ich werde [Ihnen den ersten Entwurf vorstellen], und wir lassen Zeit für Ihre Fragen. Wenn möglich, bringen Sie bitte [was Sie vom Kunden brauchen] mit.

Ort: [Adresse oder Videolink]

Falls sich Ihre Pläne ändern, können Sie hier eine neue Zeit wählen: [Link zum Verschieben].

Beste Grüße
[Ihr Name]

Guten Tag [Frau/Herr Nachname], hier ist [Ihr Name] von [Firma]. Bis [Tag] um [Uhrzeit]: [Videolink]. Neue Zeit nötig? [Link zum Verschieben]

11. Sales-Demo

Erinnern Sie den Interessenten daran, warum er gebucht hat: Nennen Sie das Problem, von dem er Ihnen erzählt hat, nicht nur das Produkt.

Guten Tag [Frau/Herr Nachname],

Ihre Demo von [Produkt] ist am [Tag] um [Uhrzeit] [Zeitzone]. In [30] Minuten zeige ich Ihnen, wie [Produkt] [das genannte Problem lösen] kann, und wir lassen Zeit für Ihre Fragen.

Laden Sie gern alle ein, die die Demo auch sehen sollten.

Hier teilnehmen: [Videolink]
Lieber eine andere Zeit? [Link zum Verschieben]

Bis bald
[Ihr Name]

Guten Tag [Frau/Herr Nachname], Ihre [Produkt]-Demo ist am [Tag] um [Uhrzeit]. Link: [Videolink]. Andere Zeit? [Link zum Verschieben] - [Ihr Name]

12. Vorstellungsgespräch

Bewerber sind ohnehin nervös genug. Sagen Sie ihnen, wen sie treffen, wohin sie kommen und was sie mitbringen sollen. Für die erste Nachricht nutzen Sie diese Vorlagen für Einladungen zum Vorstellungsgespräch.

Guten Tag [Frau/Herr Nachname],

wir freuen uns auf Ihr Vorstellungsgespräch für die Stelle als [Stelle] am [Tag] um [Uhrzeit] [Zeitzone].

Sie treffen: [Namen und Positionen]
Ort: [Adresse und Anmeldung vor Ort, oder Videolink]
Dauer: [45 Minuten]
Bitte mitbringen: [Portfolio, Ausweis oder gar nichts]

Wenn Sie vorher Fragen haben, antworten Sie einfach auf diese E-Mail.

Viel Erfolg und viele Grüße
[Ihr Name]

Guten Tag [Frau/Herr Nachname], zur Erinnerung: Ihr Vorstellungsgespräch als [Stelle] bei [Firma] ist am [Tag] um [Uhrzeit], [Adresse]. - [Ihr Name]

13. Vorstandssitzung

Eine Erinnerung an eine Vorstandssitzung braucht die Unterlagen früh und einen klaren Weg, sich abzumelden, damit Sie wissen, ob Sie beschlussfähig sind.

Sehr geehrte/r [Frau/Herr Nachname],

hiermit erinnere ich Sie an die Vorstandssitzung zum [Quartal] am [Datum] um [Uhrzeit] [Zeitzone], [Adresse oder Videolink].

Die Agenda und die Sitzungsunterlagen finden Sie hier: [Link]. Bitte lesen Sie sie vor der Sitzung. Falls Sie nicht teilnehmen können, geben Sie mir bitte bis [Datum] Bescheid.

Mit freundlichen Grüßen
[Ihr Name]
[Position]

Erinnerung: Vorstandssitzung [Organisation] am [Datum] um [Uhrzeit], [Ort]. Unterlagen: [Link]. Bitte antworten Sie, falls Sie nicht teilnehmen können.

14. Webinar oder Online-Event

Setzen Sie den Link zur Teilnahme ganz nach oben. Bei einem Event ist das das Einzige, was die meisten brauchen.

Hallo [Vorname],

Sie sind für [Event] am [Tag] um [Uhrzeit] [Zeitzone] angemeldet. Hier ist Ihr Link zur Teilnahme: [Link]

Sie können nicht live dabei sein? [Wir senden die Aufzeichnung an alle Angemeldeten.]

Bis dann
[Ihr Name]

Hallo [Vorname], [Event] beginnt heute um [Uhrzeit] [Zeitzone]. Ihr Link zur Teilnahme: [Link]. Bis gleich!

15. Persönliches Meeting

Nennen Sie die Details, die man unterwegs braucht: die Adresse, den Eingang und wo man parken kann.

Hallo [Vorname],

zur Erinnerung: Wir treffen uns am [Tag] um [Uhrzeit] persönlich, und zwar hier:

[Adresse]

[Melden Sie sich am Empfang im 2. Stock an. Besucherparkplätze finden Sie hinter dem Gebäude.]

Meine Handynummer ist [Telefonnummer], falls Sie sich verspäten.

Bis dann
[Ihr Name]

Hallo [Vorname], bis [Tag] um [Uhrzeit], [Adresse]. [Parkhinweis]. Verspätung? Schreiben Sie mir einfach hier. - [Ihr Name]

16. Wöchentliches oder wiederkehrendes Meeting

Eine Erinnerung, die jede Woche gleich ist, liest irgendwann niemand mehr. Nennen Sie das eine, was diesmal neu ist.

Hallo zusammen,

[Meeting] ist wie immer am [Tag] um [Uhrzeit]. Diese Woche konzentrieren wir uns auf [das wichtigste Thema]. [Name], könnten Sie mit [Update] beginnen?

Link: [Videolink]

Danke und viele Grüße
[Ihr Name]

[Meeting] ist heute um [Uhrzeit]. Diese Woche: [Thema]. Link: [Videolink]

Erinnerungen zum Bestätigen, Nachhaken und Nachfassen

17. Um Bestätigung bitten

Nutzen Sie diese Vorlage, wenn ein No-Show Sie etwas kosten würde, zum Beispiel bei einer langen Kundensitzung oder einem Meeting mit Anreise. Um eine Buchung direkt bei der Buchung zu bestätigen, senden Sie stattdessen eine Terminbestätigung.

Hallo [Vorname],

wir sind für [Tag] um [Uhrzeit] [Zeitzone] verabredet. Könnten Sie kurz mit „Ja“ antworten, um zu bestätigen, dass die Zeit noch passt?

Falls nicht, kein Problem. Hier können Sie eine neue Zeit wählen: [Link zum Verschieben].

Danke und viele Grüße
[Ihr Name]

Hallo [Vorname], bleibt es bei [Tag] um [Uhrzeit]? Antworten Sie mit JA zur Bestätigung oder wählen Sie eine neue Zeit: [Link zum Verschieben] - [Ihr Name]

18. Agenda und Vorbereitung

Senden Sie sie 1 oder 2 Tage vor einer Arbeitssitzung, damit alle Zeit zum Lesen haben.

Hallo [Vorname],

hier der Plan für [Meeting] am [Tag] um [Uhrzeit]:
1. [Agendapunkt] ([10] Minuten)
2. [Agendapunkt] ([15] Minuten)
3. Nächste Schritte ([5] Minuten)

Damit wir unsere Zeit gut nutzen, [lesen Sie bitte das Dokument oder bringen Sie Ihre Zahlen mit]: [Link]

Danke und viele Grüße
[Ihr Name]

Hallo [Vorname], vor [Meeting] am [Tag] bitte [das Dokument lesen]: [Link]. Danke! - [Ihr Name]

19. Höfliche Erinnerung, wenn keine Antwort kam

Eine höfliche Erinnerungsmail wirkt am besten, wenn sie kurz ist und vom Besten ausgeht: Die Person hat viel zu tun und ignoriert Sie nicht.

Hallo [Vorname],

ich weiß, Ihre Woche ist voll, daher nur eine kurze, freundliche Erinnerung an [Meeting] am [Tag] um [Uhrzeit]. Ich habe noch keine Antwort auf die Einladung gesehen. Passt Ihnen die Zeit noch?

Falls nicht, können Sie hier eine andere wählen: [Link zum Verschieben].

Danke und viele Grüße
[Ihr Name]

Hallo [Vorname], eine freundliche Erinnerung an [Meeting] am [Tag] um [Uhrzeit]. Passt es noch? Falls nicht: [Link zum Verschieben]

20. Nach einem verpassten Meeting

Bleiben Sie freundlich. Die meisten No-Shows sind ein ehrliches Versehen, und eine nette Nachricht mit einem Buchungslink holt viele zurück. Wenn Sie für verpasste Termine Geld verlangen, sagen Sie das vorab in klaren Stornobedingungen, nicht erst hinterher.

Hallo [Vorname],

wir waren heute um [Uhrzeit] verabredet, aber ich habe Sie nicht im Meeting gesehen. Kein Problem, so etwas passiert.

Wenn Sie trotzdem noch sprechen möchten, können Sie hier eine neue Zeit wählen: [Buchungslink].

Viele Grüße
[Ihr Name]

Hallo [Vorname], schade, dass wir uns heute um [Uhrzeit] verpasst haben. Neue Zeit wählen? [Buchungslink] - [Ihr Name]

So planen Sie eine Erinnerung per E-Mail oder SMS

Sie können eine Erinnerung jetzt schreiben und später senden lassen. So müssen Sie nicht daran denken, sie abzuschicken.

In Gmail

1. Schreiben Sie Ihre E-Mail.
2. Klicken Sie neben Senden auf den Abwärtspfeil.
3. Klicken Sie auf Senden planen und wählen Sie eine Zeit oder Datum und Uhrzeit auswählen.

Gmail speichert die E-Mail im Ordner Geplant, bis sie gesendet wird, und Sie können bis zu 100 geplante E-Mails haben.

In Outlook

Im neuen Outlook und in Outlook im Web klicken Sie auf den Pfeil neben Senden, wählen Senden planen und dann eine Zeit. Die E-Mail wartet bis dahin im Ordner Entwürfe.

Im klassischen Outlook für Windows klicken Sie in der Gruppe Tags auf den kleinen Pfeil Message Options, aktivieren Do not deliver before und legen Datum und Uhrzeit fest. Klicken Sie auf Schließen und dann auf Senden. Das klassische Outlook sendet die E-Mail nur, wenn es zu diesem Zeitpunkt geöffnet und online ist.

Auf dem iPhone

1. Öffnen Sie die Konversation in Nachrichten.
2. Tippen Sie auf + und dann auf Später senden.
3. Tippen Sie auf die Uhrzeit und wählen Sie, wann die Nachricht gesendet werden soll.
4. Geben Sie Ihren Text ein und tippen Sie auf die Senden-Taste.

Später senden funktioniert nur mit iMessage, bis zu 14 Tage im Voraus. Die Person, der Sie schreiben, braucht deshalb ein Apple-Gerät.

Auf einem Android-Smartphone

1. Öffnen Sie in Google Messages die Konversation und geben Sie Ihren Text ein.
2. Halten Sie die Schaltfläche Senden gedrückt.
3. Wählen Sie eine der vorgeschlagenen Zeiten oder legen Sie selbst Datum und Uhrzeit fest.

Geplantes Senden funktioniert für ein einzelnes Meeting. Wenn Sie jede Woche Meetings buchen, vergessen Sie bald eines, und eine Terminplanungs-App, die die Erinnerungen für Sie sendet, ist die bessere Lösung.

Senden Sie diese Erinnerungen automatisch mit zcal

Die beste Erinnerung ist die, an die Sie nie denken müssen. zcal ist eine kostenlose Terminplanungs-App, die Erinnerungen für Sie sendet: Andere wählen eine Zeit auf Ihrer Buchungsseite, und jedes gebuchte Meeting bekommt pünktlich seine Erinnerung.

• Im kostenlosen Plan bekommt jede Buchung eine automatische Erinnerungs-E-Mail, standardmäßig 1 Tag vorher. Sie enthält den Namen des Meetings, die Uhrzeit in der Zeitzone des Gastes, den Ort oder den Videolink und Links zum Verschieben oder Absagen.
• Mit Pro, ab $7 im Monat, können Sie bis zu 5 E-Mail-Erinnerungen pro Meeting senden, sie in Ihren eigenen Worten schreiben und eine SMS-Erinnerung hinzufügen. Vorname des Gastes, Meeting, Uhrzeit und Links werden bei jeder Buchung automatisch eingesetzt.

Die Erinnerungen passen sich auch an Änderungen an. Verschiebt jemand das Meeting, folgt die Erinnerung der neuen Zeit. Sagt jemand ab, geht keine Erinnerung raus. Sie richten alles einmal ein und senden nie wieder eine „Nur zur Erinnerung“-E-Mail von Hand.

Testen Sie zcal kostenlos, oder sehen Sie, wie SMS-Erinnerungen No-Shows senken. Eine Erinnerung wirkt am besten nach einer klaren Einladung, also beginnen Sie mit diesen Vorlagen für Meeting-Einladungen.

Häufig gestellte Fragen