Kollektive Terminplanung für Meetings mit mehreren Gastgebern
Buchen Sie über einen Link ein Meeting mit mehreren Personen aus Ihrem Team. Kunden sehen nur Zeiten, zu denen alle Gastgeber frei sind, und niemand muss Kalender abgleichen.
Kollektive Terminplanung kostenlos testen
Vertraut von führenden Marken, von schnell wachsenden Startups bis hin zu großen Unternehmen.
zcal ist eine Terminplanungs-App für Einzelpersonen und Teams, und mit ihren kollektiven Links buchen Kunden ein Meeting mit mehreren Personen aus Ihrem Team. zcal prüft den Kalender jedes Gastgebers und zeigt Kunden nur die Zeiten, zu denen alle frei sind. Bei einer Buchung bekommen alle dieselbe Kalendereinladung mit einem gemeinsamen Videolink. Schluss mit E-Mail-Ketten, um drei Kalender abzugleichen.
Inhaltsverzeichnis
Wie es funktioniert
1. Fügen Sie Ihr Team hinzu
Erstellen Sie in zcal ein Team und laden Sie die Personen ein, die an diesen Meetings teilnehmen. Jede Person verbindet ihren eigenen Google-, Outlook- oder Apple-Kalender, damit zcal immer weiß, wann sie belegt ist.
2. Wählen Sie die Gastgeber
Legen Sie fest, wer bei jedem Meeting dabei sein muss. Wer die Einladung bekommen soll, aber keine Zeit blockieren darf, kann ein optionaler Gastgeber sein.
3. Legen Sie fest, wessen Zeiten zählen
Kombinieren Sie die eigenen Arbeitszeiten jedes Gastgebers, oder legen Sie eigene Zeiten nur für diesen Link fest. So oder so prüft zcal den Kalender jedes erforderlichen Gastgebers, bevor es eine Zeit anzeigt.
4. Teilen Sie den Link, und alle sind gebucht
Fügen Sie den Link in eine E-Mail, ein Angebot oder Ihre Website ein. Der Kunde wählt eine Zeit, und zcal sendet eine Kalendereinladung an den Kunden und alle Gastgeber, mit dem Videolink darin.
So findet zcal eine Zeit, die allen passt
Hier ein Nachmittag auf einem Kickoff-Link mit drei Gastgebern. Alex und Jordan müssen dabei sein, Sam ist optional.
| Zeit | Alex | Jordan | Sam (optional) | Kann der Kunde buchen? |
|---|---|---|---|---|
| 13:00 Uhr | Frei | Belegt | Frei | Nein. Jordan ist belegt |
| 14:00 Uhr | Frei | Frei | Belegt | Ja. Sam ist optional, daher zählt Sams Kalender nicht |
| 15:00 Uhr | Frei | Frei | Frei | Ja |
| 16:00 Uhr | Belegt | Frei | Frei | Nein. Alex ist belegt |
Der Kunde sieht 14:00 und 15:00 Uhr, sonst nichts. Egal, welche Zeit er wählt: Alle drei Gastgeber bekommen die Einladung, und Sam kommt dazu, wenn es passt.
Jeder erforderliche Gastgeber, den Sie hinzufügen, ist ein weiterer Kalender, in den jede Zeit passen muss. Beschränken Sie die Liste also auf die Personen, die unbedingt dabei sein müssen, und machen Sie die anderen optional.
Kollektiv, Round-Robin oder Gruppenveranstaltung?
Alle drei bringen mehr als zwei Personen auf einen Link, aber sie erfüllen verschiedene Aufgaben:
- Kollektiv: Jedes Meeting hat mehrere Gastgeber, und Kunden sehen nur die Zeiten, zu denen alle frei sind. Nutzen Sie es für ein Kickoff-Gespräch, eine Vertriebsdemo mit einem Spezialisten oder ein Interviewpanel.
- Round-Robin: Jedes Meeting geht an einen Gastgeber aus Ihrem Team. Nutzen Sie es für Vertriebsdemos, Supportgespräche und erste Vorstellungsgespräche. Lesen Sie, wie Round-Robin-Terminplanung funktioniert.
- Gruppenveranstaltung: ein Gastgeber, viele Gäste im selben Zeitfenster. Nutzen Sie sie für Kurse, Workshops und Webinare.
Alle Wege, mit mehr als einer Person zu planen, finden Sie unter Gruppenterminplanung.
Warum zcal für die kollektive Terminplanung?
Schluss mit Kalender-Pingpong
Drei Kalender per E-Mail abzugleichen kann Tage dauern. Mit einem kollektiven Link wählt der Kunde in einer Minute eine Zeit, und sie passt bereits allen.
Jeder Kalender wird geprüft
Jeder Gastgeber verbindet alle Google-, Outlook- und Apple-Kalender, die er nutzt. zcal prüft alle, bevor es eine Zeit anzeigt, damit niemand in ein Meeting gebucht wird, das er nicht wahrnehmen kann.
Optionale Gastgeber
Laden Sie Personen ein, die gern dabei wären, ohne dass ihre Kalender Ihre freien Zeiten schrumpfen lassen. Die Einladung bekommen sie trotzdem.
Ihre Zeiten oder die Ihres Teams
Nutzen Sie die eigenen Arbeitszeiten jedes Gastgebers, oder legen Sie ein Zeitfenster nur für diesen Link fest, etwa dienstags und donnerstags nachmittags. Die Kalender werden trotzdem geprüft.
Eine Einladung für alle
Der Kunde und jeder Gastgeber bekommen dieselbe Kalendereinladung mit einem Link für Zoom, Google Meet oder Microsoft Teams. Alle nehmen am selben Call teil.
Erinnerungen gegen No-Shows
Jede Buchung bekommt Erinnerungen per E-Mail, und mit Pro können Sie Kunden auch per SMS erinnern. Je mehr Personen in einem Meeting sitzen, desto teurer ist ein No-Show.
Wer kollektive Termine nutzt
Vertriebsteams
Holen Sie einen Solutions Engineer zur Demo oder eine Führungskraft zum Abschlussgespräch dazu. Der Interessent bucht einmal, und Sie beide haben Zeit.
Agenturen und Berater
Buchen Sie ein Kickoff mit Account-Management, Design und Entwicklung in einem Schritt, damit der Kunde vom ersten Tag an das ganze Team kennenlernt.
Recruiting-Teams
Lassen Sie Kandidaten ein Panel-Interview mit der einstellenden Führungskraft und zwei Interviewern buchen, ohne dass ein Recruiter jede E-Mail vermitteln muss.
Customer Success und Support
Bringen Sie für Onboarding-Gespräche und knifflige Supportfälle einen Customer Success Manager und einen Produktspezialisten zusammen.
Kollektive Termine in zcal, Calendly und Cal.com
Mit allen drei Apps können Kunden mehrere Gastgeber auf einmal buchen, und keine bietet das im kostenlosen Plan. zcal ist pro Person in Ihrem Team am günstigsten.
| zcal | Calendly | Cal.com | |
|---|---|---|---|
| Benötigter Plan | Pro | Standard | Teams |
| Preis pro Nutzer und Monat | Ab $7 | Ab $10 | Ab $12 |
Sie vergleichen weitere Apps? Sehen Sie sich unsere Liste der Calendly-Alternativen an.
Tipps für kollektive Links, die sich füllen
- Halten Sie die Pflichtliste kurz. Jeder erforderliche Gastgeber, den Sie hinzufügen, lässt weniger freie Zeiten übrig. Machen Sie die anderen optional.
- Verbinden Sie jeden Kalender. Bitten Sie jeden Gastgeber, alle Kalender zu verbinden, die er nutzt. Sonst bucht ein Kunde womöglich über ein Meeting, das zcal nicht sehen kann.
- Fügen Sie einen Puffer hinzu. 10 bis 15 Minuten Abstand davor und danach geben allen Zeit, von einem Call zum nächsten zu kommen.
- Keine Zeiten zu sehen? Öffnen Sie in zcal „Verfügbarkeit überprüfen“, um herauszufinden, welche Zeiten oder Kalendertermine Ihren Link blockieren.
Weitere Wege der Teamplanung
- Round-Robin-Terminplanung. Verteilen Sie Kundentermine im Team, jeweils an einen Gastgeber.
- Gruppenterminplanung. Umfragen, Gruppenveranstaltungen, kollektive Termine und Round-Robin im Vergleich.
- Buchungsseiten. Geben Sie jeder Person in Ihrem Team einen eigenen Buchungslink.
- SMS-Erinnerungen. Erinnern Sie Kunden vor jedem Meeting per SMS, damit weniger Termine platzen.
Häufig gestellte Fragen
Was ist ein kollektiver Termin?
Ein kollektiver Termin ist ein Meeting mit mehreren Gastgebern und einem Kunden, gebucht über einen Link. Die Buchungsseite zeigt nur die Zeiten, zu denen alle erforderlichen Gastgeber frei sind, und das Meeting landet im Kalender jedes Gastgebers. Calendly nennt das den Ereignistyp Collective, und manche Apps sprechen von einem Meeting mit mehreren Gastgebern.
Was ist der Unterschied zwischen kollektiver Terminplanung und Round-Robin?
Ein kollektiver Termin bringt mehrere Gastgeber in ein Meeting, daher sehen Kunden nur Zeiten, zu denen alle frei sind. Round-Robin gibt jedes Meeting an einen Gastgeber aus Ihrem Team, sodass sich die Arbeit verteilt. Beides gibt es in den Plänen Pro und Business von zcal.
Was ist ein optionaler Gastgeber?
Ein optionaler Gastgeber bekommt die Einladung zu jeder Buchung, aber sein Kalender bestimmt nicht, welche Zeiten Kunden sehen. Nutzen Sie das für jemanden, der gern dabei wäre, aber nicht dabei sein muss, etwa eine Führungskraft, die vorbeischaut, wenn es passt.
Kann der Kunde umbuchen oder absagen?
Ja. Der Kunde bucht über seine Einladung um oder sagt ab und wählt eine neue Zeit, zu der alle erforderlichen Gastgeber weiterhin frei sind. zcal informiert jeden Gastgeber per E-Mail über die Änderung, damit niemand sie weitergeben muss.
Braucht jeder Gastgeber ein zcal-Konto?
Ja. Jeder Gastgeber ist Mitglied Ihres zcal-Teams und verbindet seinen eigenen Kalender, damit zcal prüfen kann, wann er frei ist. Die kostenpflichtigen Pläne werden pro Nutzer berechnet.
Funktioniert die kollektive Terminplanung mit Google Kalender und Outlook?
Ja. Jeder Gastgeber verbindet seine eigenen Google-, Outlook- oder Apple-Kalender, und ein Team kann alle drei mischen. zcal prüft jeden Kalender, bevor es eine Zeit anbietet.
Was kostet die kollektive Terminplanung?
Kollektive Termine sind Teil von zcal Pro, ab $7 pro Nutzer und Monat, und Business, ab $12 pro Nutzer und Monat. Pro umfasst ein Team, Business hat kein Limit bei Teams. Beide gibt es mit einer 14-tägigen kostenlosen Testphase.
