SMS-Terminerinnerungen, die No-Shows senken
Automatische SMS-Erinnerungen für jeden Kunden, der bucht. Eine kurze SMS vor jedem Termin bedeutet weniger No-Shows und weniger verlorene Stunden.
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Vertraut von führenden Marken, von schnell wachsenden Startups bis hin zu großen Unternehmen.
zcal ist eine Terminplanungs-App mit eingebauten SMS-Erinnerungen, damit weniger Kunden ihren Termin verpassen. Kunden buchen eine Zeit auf Ihrer Buchungsseite, und zcal schickt jedem vor dem Meeting eine SMS, zu dem Zeitpunkt, den Sie wählen. Einmal eingerichtet, versenden Sie nie wieder eine Erinnerung von Hand.
Inhaltsverzeichnis
Wie es funktioniert
1. Aktivieren Sie SMS-Erinnerungen
Öffnen Sie die Einstellungen der Buchungsseite, die Ihre Kunden nutzen, und schalten Sie SMS-Erinnerungen ein. Wählen Sie, wann die SMS rausgeht, von ein paar Minuten bis zu ein paar Tagen vor dem Meeting. Lassen Sie Ihre E-Mail-Erinnerung ebenfalls an, damit Kunden zweimal von Ihnen hören.
2. Schreiben Sie Ihre Nachricht
Beginnen Sie mit dem fertigen Text, oder schreiben Sie Ihren eigenen. Fügen Sie den Vornamen des Kunden, die Uhrzeit des Meetings, den Videolink und einen Link zum Umbuchen ein, und zcal füllt diese Angaben für jede Buchung aus.
3. Kunden geben bei der Buchung ihre Handynummer ein
Ihre Buchungsseite fragt nach einer Handynummer, mit einem Link zum Abmelden. Sie müssen keine Kontaktliste anlegen oder hochladen: Jede neue Buchung bringt ihre eigene Nummer mit.
4. Die SMS geht pünktlich raus
zcal sendet die Erinnerung zu dem Zeitpunkt, den Sie gewählt haben, mit der Uhrzeit des Meetings in der Zeitzone des Kunden. Bucht der Kunde um, folgt die SMS der neuen Zeit. Sagt er ab, geht keine SMS raus.
Warum SMS-Erinnerungen No-Shows senken
Die meisten No-Shows sind keine Unhöflichkeit. Die Leute vergessen den Termin einfach. Eine SMS-Terminerinnerung löst das: eine kurze SMS vor dem Termin mit Tag und Uhrzeit, Ort oder Videolink und einer Möglichkeit zum Umbuchen.
SMS werden dort gesehen, wo E-Mails untergehen: auf dem Sperrbildschirm, in den Minuten, bevor jemand aus dem Haus geht oder den Laptop aufklappt. In einer Studie einer Klinik senkten SMS-Erinnerungen den Anteil verpasster Termine von 38 % auf 24 %. Für alle, die ihre Zeit verkaufen, ist jeder verhinderte No-Show eine Stunde, die bezahlt wird.
SMS, E-Mail oder Kalendereinladung?
Jede erfüllt eine andere Aufgabe, und die besten Erinnerungen nutzen alle drei.
| SMS | Kalendereinladung | ||
|---|---|---|---|
| Am besten für | Einen kurzen Anstoß direkt vor dem Meeting | Alle Details, etwa eine Agenda oder Hinweise zur Vorbereitung | Die Zeit im Kalender Ihres Kunden zu blocken |
| Wo sie erscheint | Auf dem Sperrbildschirm | Im Posteingang | In der Kalender-App, mit eigenen Benachrichtigungen |
| Darauf achten | Unter 160 Zeichen bleiben | Kann in einem vollen Posteingang untergehen | Die Einstellungen Ihres Kunden bestimmen, wann er benachrichtigt wird |
| In zcal | Pro und Business | Jeder Plan | Jede Buchung, in jedem Plan |
Mit zcal müssen Sie sich nicht entscheiden. Ihr Kunde bekommt bei der Buchung sofort eine Kalendereinladung, vor dem Meeting eine E-Mail-Erinnerung und eine SMS, wenn es darauf ankommt.
Was in eine gute Erinnerungs-SMS gehört
Eine gute Erinnerungs-SMS lässt sich mit einem Blick erfassen. Ihr Kunde weiß, von wem sie kommt, worum es geht und was zu tun ist. Zielen Sie auf vier Dinge, in unter 160 Zeichen:
- Von wem sie kommt. Beginnen Sie mit Ihrem Namen oder dem Namen Ihres Unternehmens, damit die SMS nicht wie Spam aussieht.
- Was und wann. Das Meeting, der Tag und die Uhrzeit, in der Zeitzone Ihres Kunden.
- Wo. Die Adresse oder der Link für Zoom, Google Meet oder Microsoft Teams.
- Was bei einer Planänderung zu tun ist. Ein Link zum Umbuchen oder Absagen. So wählt ein Kunde, der nicht kann, eine neue Zeit, statt einfach nicht zu erscheinen.
Hier sind drei Erinnerungs-SMS zum Kopieren. In zcal werden Name des Kunden, Meeting, Datum und Uhrzeit, Adresse und Links für jede Buchung automatisch ausgefüllt.
| Wofür | Erinnerungs-SMS |
|---|---|
| Am Vortag | Hallo [Vorname], hier ist [Ihr Name] von [Firma]. Wir sehen uns am [Datum und Uhrzeit] zu Ihrem [Termin]. Neuer Termin nötig? [Umbuchungslink] |
| Ein Videocall | Erinnerung von [Termin] ist am [Datum und Uhrzeit]. Hier teilnehmen: [Videolink] |
| Ein Besuch vor Ort | Hallo [Vorname], wir sehen uns am [Datum und Uhrzeit] hier: [Adresse]. Sie können nicht? [Umbuchungslink] |
Halten Sie jede SMS beim Thema Buchung. Ihre Kunden haben Ihnen ihre Nummer für dieses Meeting gegeben, also heben Sie Werbung für E-Mails auf. Buchen Sie vor dem Start einen eigenen Termin mit Ihrer eigenen Nummer, und lesen Sie die SMS so, wie Ihr Kunde sie liest.
Wann Sie eine Erinnerungs-SMS senden sollten
Senden Sie sie zu früh, vergisst Ihr Kunde den Termin wieder. Senden Sie sie zu spät, bleibt keine Zeit zum Planen oder Umbuchen. Diese Zeitpunkte passen für die meisten Meetings:
| Meeting | SMS senden | Warum |
|---|---|---|
| Videocall | 1 Stunde vorher | Zeit, den Link und einen ruhigen Raum zu finden |
| Termin vor Ort | 2 bis 3 Stunden vorher | Zeit, die Anfahrt zu planen oder den Termin zu verschieben |
| Meeting am frühen Morgen | Am Vorabend | Eine SMS um 7 Uhr kann zu spät kommen |
| Kurs oder Gruppensitzung | 1 Tag vorher | Zeit, den Tag darum herum zu planen |
Kombinieren Sie die SMS mit einer E-Mail-Erinnerung am Vortag. Die E-Mail enthält alle Details, und die SMS ist der Anstoß, der gelesen wird.
Warum zcal für SMS-Erinnerungen?
Eine SMS mit allem, was Ihr Kunde braucht
Fügen Sie den Namen des Kunden, den Namen des Meetings, Datum und Uhrzeit, die Adresse oder den Videolink, seine Antworten auf Ihre Buchungsfragen und Links zum Umbuchen oder Absagen ein. zcal füllt jedes Detail für jede Buchung aus, sodass jede SMS klingt, als hätten Sie sie für genau diesen Kunden geschrieben.
Sie wandert mit, wenn sich das Meeting verschiebt
Bucht ein Kunde um, folgt die Erinnerung der neuen Zeit. Sagt er ab, geht keine SMS raus. Sie müssen nie eine Erinnerung von Hand korrigieren.
Die richtige Uhrzeit in jeder Zeitzone
zcal schreibt die Uhrzeit in der eigenen Zeitzone Ihres Kunden. Ein Kunde in Denver kommt nie zwei Stunden zu spät zu einem Call, den Sie in New York angesetzt haben.
Keine Kontaktliste zum Hochladen
Viele Apps für SMS-Erinnerungen beginnen mit einer Tabelle voller Namen und Nummern. In zcal baut sich die Liste von selbst auf. Aktivieren Sie SMS-Erinnerungen, und Ihre Buchungsseite fragt jeden Kunden nach einer Handynummer. Jede neue Buchung bekommt ihre Erinnerung, ab dem Moment, in dem sie entsteht.
Kunden behalten die Kontrolle
Das Telefonnummernfeld in Ihrem Buchungsformular hat einen Link zum Abmelden. Kunden, die sich abmelden, bekommen weiterhin Ihre E-Mail-Erinnerungen, sodass niemand die Details zum Meeting verpasst.
Auch E-Mail-Erinnerungen
Jeder zcal-Plan sendet E-Mail-Erinnerungen, auch der kostenlose. Mit Pro fügen Sie jeder Terminart bis zu 5 E-Mail-Erinnerungen hinzu und schreiben jede selbst. Ihre Kunden hören dann per E-Mail und per SMS von Ihnen.
Bereit für Teams
SMS-Erinnerungen funktionieren auch bei Team-Terminen, etwa Round-Robin und kollektiven Meetings. zcal verteilt die SMS auf die Credits Ihrer Gastgeber, damit nicht einer Person zuerst die Credits ausgehen.
30 Länder
Senden Sie SMS an Kunden in den USA, Kanada, Großbritannien, Deutschland, Frankreich, Australien, Indien, Japan, Brasilien, Mexiko und weiteren Ländern: insgesamt 30.
Wer SMS-Erinnerungen nutzt
Coaches und Berater
Eine verpasste Sitzung ist eine Stunde, die Sie nicht abrechnen können. Eine SMS eine Stunde vorher bringt den Videolink ganz oben auf das Handy Ihres Kunden, genau wenn er ihn braucht. Mehr dazu unter Terminplanungssoftware für Coaches.
Nachhilfelehrer und Lehrkräfte
Schüler und Eltern haben volle Kalender. Eine SMS am selben Tag mit Uhrzeit und Link bedeutet weniger Nachrichten wie „Sorry, hab ich vergessen!“. Mehr dazu unter Terminplanung für Nachhilfe mit zcal.
Vertriebsteams
Eine Demo, die nicht stattfindet, ist ein Lead, der kalt wird. Eine kurze SMS mit dem Meeting-Link hält Ihren Interessenten auf Kurs, und ein Umbuchungslink hält ihn in Ihrer Pipeline, falls etwas dazwischenkommt.
Recruiter
Bewerber haben oft mehrere Vorstellungsgespräche in einer Woche. Eine SMS mit Uhrzeit, Interviewer und Link hilft ihnen, zu Ihrem Gespräch pünktlich und vorbereitet zu erscheinen.
Kurse und Gruppensitzungen
Bei einer Gruppenveranstaltung, etwa einem Kurs, bekommt jede Person, die bucht, ihre eigene Erinnerung, in ihrer eigenen Zeitzone. Das ist eine Nachricht weniger, die Sie an die ganze Gruppe schicken müssen.
Was SMS-Erinnerungen kosten
SMS-Erinnerungen sind Teil von zcal Pro, ab $7 im Monat, und Business, ab $12 im Monat. Beide Pläne gibt es mit einer 14-tägigen kostenlosen Testphase, und SMS-Erinnerungen funktionieren schon während der Testphase. E-Mail-Erinnerungen sind in jedem Plan kostenlos.
Jeder Plan enthält jeden Monat SMS-Credits, pro Nutzer:
| Pro | Business | |
|---|---|---|
| Credits pro Monat | 750 | 1.500 |
| SMS in die USA oder nach Kanada | Etwa 75 | Etwa 150 |
| SMS nach Großbritannien, Australien, Brasilien, Mexiko und in 5 weitere Länder | Etwa 40 | Etwa 80 |
| SMS in die übrigen unterstützten Länder | Etwa 20 | Etwa 40 |
Je 160 Zeichen zählen als eine SMS, eine längere Nachricht verbraucht also mehr Credits. Die Credits werden am 1. jedes Monats zurückgesetzt. Wenn sie aufgebraucht sind, pausieren die SMS bis dahin, Ihre E-Mail-Erinnerungen laufen weiter, und zcal informiert Sie per E-Mail. Es gibt keine Gebühren pro SMS.
Zum Vergleich: Calendly bietet SMS-Erinnerungen nur in seinen kostenpflichtigen Plänen an, ab $10 im Monat, und nicht während der kostenlosen Testphase.
Weitere Wege gegen No-Shows
- Erinnerungsnachrichten für Meetings. So schreiben Sie Erinnerungs-E-Mails und -SMS, auf die Menschen reagieren.
- Vorlagen für Terminerinnerungen. Erinnerungen zum Kopieren für jede Art von Termin.
- Buchungslinks. Lassen Sie Kunden eine passende Zeit buchen, damit weniger umbuchen müssen.
- Meeting-Umfragen. Finden Sie eine Zeit, die der ganzen Gruppe passt, bevor Sie buchen.
Sie möchten die Einrichtung Schritt für Schritt sehen? Lesen Sie SMS-Erinnerungen im zcal-Hilfecenter.
Häufig gestellte Fragen
Wie sende ich automatische SMS-Erinnerungen an Kunden?
Aktivieren Sie SMS-Erinnerungen für die Terminart, die Ihre Kunden buchen, wählen Sie, wann die SMS rausgeht, und speichern Sie. zcal fügt Ihrer Buchungsseite ein Feld für die Telefonnummer hinzu und schickt jedem Kunden vor seinem Meeting eine SMS. Sie versenden nie eine Erinnerung von Hand.
Kann ich SMS-Erinnerungen kostenlos senden?
E-Mail-Erinnerungen sind in jedem zcal-Plan kostenlos. SMS-Erinnerungen sind Teil von Pro, ab $7 im Monat, was etwa 75 SMS pro Monat in die USA und nach Kanada abdeckt. Pro gibt es mit einer 14-tägigen kostenlosen Testphase, und SMS-Erinnerungen funktionieren schon während der Testphase.
Wie viele SMS-Erinnerungen kann ich pro Monat senden?
Pro umfasst 750 SMS-Credits pro Nutzer und Monat, Business 1.500. Eine SMS in die USA oder nach Kanada kostet 10 Credits, also deckt Pro etwa 75 SMS pro Monat ab. SMS in andere Länder kosten mehr Credits. Die Credits werden am 1. jedes Monats zurückgesetzt.
Wie lange vorher sollte ich eine Erinnerungs-SMS senden?
Für die meisten Meetings 1 bis 2 Stunden vorher. Das ist nah genug, um hängen zu bleiben, und früh genug, um umzubuchen. Für ein Meeting am frühen Morgen senden Sie die SMS am Vorabend und kombinieren sie mit einer E-Mail-Erinnerung am Vortag.
Können Kunden über die SMS umbuchen oder absagen?
Ja. Fügen Sie Ihrer Nachricht den Link zum Umbuchen oder Absagen hinzu, und Kunden können mit einem Tippen eine neue Zeit auf Ihrer Buchungsseite wählen oder absagen. Kein Anruf, kein Hin und Her.
Können Kunden SMS-Erinnerungen abbestellen?
Ja. Das Telefonnummernfeld in Ihrem Buchungsformular hat einen Link zum Abmelden, und wer sich abgemeldet hat, kann sich später wieder anmelden. Kunden, die sich abmelden, bekommen weiterhin Ihre E-Mail-Erinnerungen.
Kann Google Kalender SMS-Erinnerungen senden?
Nein. Google Kalender hat im Januar 2019 aufgehört, SMS-Benachrichtigungen zu senden. Er erinnert heute nur noch per E-Mail und App-Benachrichtigung. Um Ihren Kunden SMS zu schicken, verbinden Sie Google Kalender mit zcal: Buchungen landen wie gewohnt in Ihrem Kalender, und zcal sendet die SMS.
In welche Länder können SMS-Erinnerungen gesendet werden?
In 30 Länder, darunter die USA, Kanada, Großbritannien, Australien, Irland, Deutschland, Frankreich, Spanien, Italien, die Niederlande, Indien, Japan, Singapur, Brasilien und Mexiko. SMS in die USA und nach Kanada kosten die wenigsten Credits.
Brauche ich die Erlaubnis meiner Kunden, um ihnen SMS zu senden?
Sie sollten sie immer haben, und vielerorts schreibt das Gesetz sie vor. In zcal geben Kunden ihre Handynummer selbst in Ihr Buchungsformular ein, direkt neben einem Link zum Abmelden, und die SMS sind nur Erinnerungen an das Meeting, das sie gebucht haben.
