O que é o Calendly? Como funciona, recursos e preços (2026)

Para que serve o Calendly?

O Calendly substitui a troca de e-mails do tipo "Quando você está livre?". Em vez de trocar horários, você envia um link, e a outra pessoa agenda um horário livre no seu calendário. As pessoas usam o Calendly para:

• Chamadas de vendas e demonstrações. Os potenciais clientes agendam uma chamada por um e-mail ou por um site, sem esperar uma resposta.
• Entrevistas de emprego. Os candidatos escolhem o próprio horário da entrevista.
• Reuniões com clientes. Consultores, coaches e freelancers compartilham um link para conversas iniciais e sessões.
• Horários de atendimento. Professores e gestores abrem alguns horários por semana para quem precisar.
• Planos em grupo. Uma enquete para reuniões permite que um grupo vote em um horário.

Mas ele não é uma ferramenta de vídeo. O Calendly agenda a reunião e adiciona um link do Zoom, do Google Meet ou do Microsoft Teams, mas a chamada em si acontece nesse app de vídeo.

Como funciona o Calendly?

Configurar o Calendly leva 4 passos. Veja como cada um aparece no app.

1. Conecte o seu calendário

Quando você se cadastra com o Google ou a Microsoft, o Calendly conecta esse calendário. Ele verifica o calendário antes de oferecer um horário, então ninguém consegue agendar com você quando você já está ocupado. No plano gratuito, o Calendly verifica só 1 calendário, então um segundo calendário, de trabalho ou pessoal, fica invisível para ele.

2. Crie um tipo de evento

Um tipo de evento é um tipo de reunião, como uma "conversa inicial de 30 minutos". No app, o botão "Create" oferece:

• One-on-one: "1 host → 1 invitee" (1 anfitrião, 1 convidado), o link de agendamento clássico.
• Group: "1 host → Multiple invitees" (1 anfitrião, vários convidados), para webinars e aulas (só nos planos pagos).
• One-off meeting: "Offer time outside your normal schedule", para oferecer horários fora da sua agenda normal.
• Meeting poll: "Let invitees vote on a time to meet", para deixar os convidados votarem em um horário.

Cada tipo de evento tem uma duração, um local (como o Zoom ou uma ligação) e algumas perguntas para quem agenda.

3. Defina a sua disponibilidade

Em seguida, informe ao Calendly quando você aceita reuniões. Um novo tipo de evento usa a sua agenda "Working hours", e, por padrão, "Invitees can schedule 60 days into the future with at least 4 hours notice" (os convidados podem agendar até 60 dias à frente, com pelo menos 4 horas de antecedência). Você pode adicionar um intervalo entre reuniões, limitar quantas reuniões aceita por dia e bloquear as datas em que vai estar fora.

4. Compartilhe o seu link

Cada tipo de evento tem o próprio link, e a sua conta tem uma página principal que lista todos eles. Cole o link em um e-mail, adicione ao seu site ou coloque na sua assinatura de e-mail. O nosso guia sobre o seu link do Calendly mostra todas as formas de encontrar, compartilhar e mudar o link.

O que os seus convidados veem

O convidado abre o link e vê o seu nome, a reunião e um calendário. Ele escolhe um dia, e os horários livres aparecem ao lado, já no fuso horário dele.

Um detalhe legal: o navegador do nosso teste estava conectado ao Calendly, então a página marcou com um ponto verde os "times you're available" (os horários em que você está disponível), com base no nosso próprio calendário. Se o seu convidado também usa o Calendly, ele vê na hora quais horários funcionam para os dois.

Depois de escolher um horário, ele clica em "Next" e preenche um formulário curto: nome, e-mail, uma opção para adicionar convidados e o que mais você tiver pedido. Ele não precisa de uma conta no Calendly.

Quando ele clica em "Schedule Event", a reunião vai para o seu calendário e para o dele. O Calendly também envia um e-mail para você a cada novo agendamento. Esse e-mail vem do próprio Calendly, e você não consegue desativá-lo.

Principais recursos do Calendly

Além do link de agendamento, o Calendly virou um app grande. Estas são as partes sobre as quais as pessoas mais perguntam:

• Enquetes para reuniões. Um grupo vota em alguns horários, e você agenda o vencedor. Elas estão incluídas no plano gratuito.
• Links de uso único. Um link que "can only be booked once" (só pode ser agendado uma vez), útil para um cliente VIP ou uma chamada única.
• Workflows. E-mails e mensagens de texto de lembrete e de acompanhamento antes e depois de uma reunião. Eles só estão nos planos pagos, então quem usa o plano gratuito não consegue enviar lembretes automáticos.
• Agendamento em equipe. O round robin (rodízio) distribui as novas reuniões entre uma equipe, e os eventos coletivos encontram um horário em que vários anfitriões estão livres. O round robin exige o plano Teams.
• Routing forms. Um formulário curto que envia cada lead para o calendário da pessoa certa, para equipes de vendas.
• Integrações. Zoom, Google Meet, Microsoft Teams, Salesforce, HubSpot, Stripe, PayPal e muitas outras.
• Ferramentas de IA. A Callie, uma assistente que agenda reuniões por e-mail, e o Notetaker, que grava e resume as suas chamadas. As duas vêm com os planos "Plus".

Quanto custa o Calendly?

O Calendly tem um plano gratuito e planos pagos cobrados por licença:

Os planos Standard Plus e Teams Plus adicionam as ferramentas de IA por mais $8 por licença. Para ver todos os limites do plano gratuito e quanto uma equipe realmente paga, veja O Calendly é gratuito?

Prós e contras do Calendly

No nosso teste: o lado do convidado no Calendly é excelente. A página de agendamento é limpa e familiar, e as pessoas sabem usar. O lado do anfitrião é outra história. A nossa conta gratuita estava cheia de assistentes de IA, contatos, routing forms e botões "Upgrade plan", tudo em volta da única coisa que a maioria das pessoas foi buscar: um link. E, no plano gratuito, esse link não vai longe. O nosso segundo tipo de evento ficou desativado, com um botão "Turn On" que levava à caixa de upgrade.

O que gostamos:

• Uma página de agendamento que os convidados reconhecem e em que confiam.
• Fusos horários resolvidos para cada convidado, sem configuração.
• Os pontos de "times you're available", quando o seu convidado também usa o Calendly.
• Enquetes para reuniões no plano gratuito.

O que não gostamos:

• O plano gratuito para em 1 tipo de evento ativo e 1 calendário, então você não consegue oferecer uma conversa inicial e uma sessão mais longa lado a lado.
• Nenhum lembrete sem pagar, e esse é o recurso que reduz as faltas.
• Os preços por licença pesam. Uma equipe de 5 pessoas no Teams paga $960 por ano, com cobrança anual.
• Um app carregado para quem só quer compartilhar os horários livres.

Uma alternativa gratuita mais simples: zcal

Se você gosta de como o Calendly funciona, mas não do plano gratuito, o zcal é um app de agendamento gratuito construído em torno da mesma ideia: conecte o seu calendário, compartilhe um link e as pessoas agendam os horários livres. A diferença é o que você ganha de graça:

• Links de agendamento e calendários ilimitados, para que a conversa inicial e a sessão paga tenham cada uma o seu link.
• Um lembrete por e-mail antes de cada reunião, para reduzir as faltas.
• Enquetes para reuniões e eventos em grupo, com até 5 pessoas por horário.
• Uma página de agendamento que reflete a sua marca, com uma foto de capa, um vídeo de boas-vindas e uma breve apresentação.

O plano pago do zcal, o Pro, custa a partir de $7 por usuário por mês, com cobrança anual, e adiciona lembretes por SMS, rodízio (round robin) e eventos coletivos. Crie um link de agendamento grátis ou compare o zcal com outras alternativas ao Calendly.

Perguntas frequentes