Agendamento coletivo para reuniões com vários anfitriões
Marque uma reunião com várias pessoas da sua equipe a partir de um só link. Os clientes só veem horários em que todos os anfitriões estão livres, então ninguém precisa alinhar agendas.
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Confiado por marcas líderes, desde startups em rápido crescimento até grandes empresas.
O zcal é um app de agendamento para pessoas e equipes, e os links coletivos dele marcam uma reunião com várias pessoas da sua equipe. O zcal confere a agenda de cada anfitrião e mostra aos clientes só os horários em que todos estão livres. Quando um cliente agenda, todos recebem o mesmo convite de calendário, com um só link de vídeo. Chega de troca de e-mails para alinhar três agendas.
Sumário
Como funciona
1. Adicione sua equipe
Crie uma equipe no zcal e convide as pessoas que participam dessas reuniões. Cada pessoa conecta a própria agenda do Google, Outlook ou Apple, para o zcal sempre saber quando ela está ocupada.
2. Escolha os anfitriões
Escolha quem precisa estar em todas as reuniões. Quem deve receber o convite, mas não deve bloquear horários, pode ser um anfitrião opcional.
3. Escolha quais horários contam
Combine o horário de trabalho de cada anfitrião ou defina um horário só para este link. De qualquer forma, o zcal confere a agenda de cada anfitrião obrigatório antes de mostrar um horário.
4. Compartilhe o link, e todos estão agendados
Coloque o link num e-mail, numa proposta ou no seu site. O cliente escolhe um horário, e o zcal envia um único convite de calendário para o cliente e para cada anfitrião, com o link do vídeo.
Como o zcal encontra um horário bom para todos
Veja uma tarde num link de reunião de kickoff com três anfitriões. Alex e Jordan precisam estar presentes, e Sam é opcional.
| Horário | Alex | Jordan | Sam (opcional) | O cliente pode agendar? |
|---|---|---|---|---|
| 13h | Livre | Ocupado | Livre | Não. Jordan está ocupado |
| 14h | Livre | Livre | Ocupado | Sim. Sam é opcional, então a agenda de Sam não conta |
| 15h | Livre | Livre | Livre | Sim |
| 16h | Ocupado | Livre | Livre | Não. Alex está ocupado |
O cliente vê 14h e 15h, e nada mais. Seja qual for a escolha, os três anfitriões recebem o convite, e Sam participa se puder.
Cada anfitrião obrigatório que você adiciona é mais uma agenda em que todo horário precisa caber. Por isso, mantenha na lista só quem precisa estar lá, e deixe o resto como opcional.
Coletivo, round robin ou evento em grupo?
Os três colocam mais de duas pessoas num link, mas fazem trabalhos diferentes:
- Coletivo: cada reunião tem vários anfitriões, e os clientes só veem os horários em que todos estão livres. Use para uma reunião de kickoff, uma demonstração de vendas com um especialista ou uma banca de entrevista.
- Round robin: cada reunião vai para um anfitrião da sua equipe. Use para demonstrações de vendas, chamadas de suporte e primeiras entrevistas. Veja como funciona o agendamento round robin.
- Evento em grupo: um anfitrião, muitos convidados no mesmo horário. Use para aulas, workshops e webinars.
Veja todas as formas de agendar com mais de uma pessoa em agendamento em grupo.
Por que usar o zcal para agendamento coletivo
Chega de vaivém de agendas
Alinhar três agendas por e-mail pode levar dias. Com um link coletivo, o cliente escolhe um horário em um minuto, e ele já serve para todos.
Todas as agendas, conferidas
Cada anfitrião conecta todas as agendas do Google, Outlook e Apple que usa. O zcal confere todas antes de mostrar um horário, para ninguém ser agendado numa reunião em que não pode estar.
Anfitriões opcionais
Convide quem gostaria de participar sem deixar que a agenda dessas pessoas reduza seus horários livres. Elas recebem o convite de qualquer jeito.
Seu horário ou o deles
Use o horário de trabalho de cada anfitrião ou defina uma janela só para este link, como as tardes de terça e quinta. As agendas continuam sendo conferidas.
Um convite para todos
O cliente e todos os anfitriões recebem o mesmo convite de calendário, com um só link do Zoom, Google Meet ou Microsoft Teams. Todos entram na mesma chamada.
Lembretes que reduzem as faltas
Todo agendamento recebe lembretes por e-mail, e no Pro você pode mandar SMS aos clientes também. Quanto mais gente numa reunião, mais caro sai uma falta.
Quem usa eventos coletivos
Equipes de vendas
Leve um engenheiro de soluções para uma demonstração, ou um gestor para uma reunião de fechamento. O prospect agenda uma vez, e vocês dois estão livres.
Agências e consultores
Marque um kickoff com o gerente de contas, o designer e o desenvolvedor num só passo, para o cliente conhecer a equipe toda desde o primeiro dia.
Equipes de recrutamento
Deixe os candidatos agendarem uma entrevista em banca com o gestor da vaga e dois entrevistadores, sem um recrutador no meio de cada e-mail.
Sucesso do cliente e suporte
Junte um gerente de sucesso do cliente com um especialista no produto para chamadas de onboarding e casos de suporte complicados.
Eventos coletivos no zcal, no Calendly e no Cal.com
Os três apps deixam o cliente agendar com vários anfitriões ao mesmo tempo, e nenhum deles oferece isso no plano gratuito. O zcal é o que custa menos por pessoa da sua equipe.
| zcal | Calendly | Cal.com | |
|---|---|---|---|
| Plano necessário | Pro | Standard | Teams |
| Preço por usuário por mês | A partir de $7 | A partir de $10 | A partir de $12 |
Está comparando mais apps? Veja nossa lista de alternativas ao Calendly.
Dicas para links coletivos sempre cheios
- Mantenha curta a lista de obrigatórios. Cada anfitrião obrigatório que você adiciona deixa menos horários livres. Deixe o resto como opcional.
- Conecte todas as agendas. Peça a cada anfitrião que conecte todas as agendas que usa, senão um cliente pode agendar por cima de uma reunião que o zcal não enxerga.
- Adicione um intervalo. Um intervalo de 10 a 15 minutos antes e depois dá a todos tempo de passar de uma chamada para a outra.
- Nenhum horário aparece? Abra o solucionador de problemas de disponibilidade no zcal para descobrir quais horários ou eventos da agenda bloqueiam seu link.
Mais formas de agendar em equipe
- Agendamento em rodízio. Divida as reuniões com clientes entre sua equipe, um anfitrião de cada vez.
- Agendamento em grupo. Enquetes, eventos em grupo, coletivo e round robin, lado a lado.
- Páginas de reserva. Dê a cada pessoa da sua equipe o próprio link de agendamento.
- Lembretes por SMS. Mande SMS aos clientes antes de cada reunião, para menos deles faltarem.
Perguntas frequentes
O que é um evento coletivo?
Um evento coletivo é uma reunião com vários anfitriões e um cliente, agendada a partir de um link. A página de agendamento só mostra os horários em que todos os anfitriões obrigatórios estão livres, e a reunião entra na agenda de cada anfitrião. O Calendly chama isso de tipo de evento Collective, e alguns apps chamam de reunião com vários anfitriões.
Qual é a diferença entre agendamento coletivo e round robin?
Um evento coletivo coloca vários anfitriões numa reunião, então os clientes só veem horários em que todos estão livres. O round robin (rodízio) entrega cada reunião a um anfitrião da sua equipe, para dividir o trabalho. Os dois estão nos planos Pro e Business do zcal.
O que é um anfitrião opcional?
Um anfitrião opcional recebe o convite de cada agendamento, mas a agenda dele não decide quais horários os clientes veem. Use para alguém que gostaria de participar, mas não é obrigatório, como um gestor que aparece quando pode.
O cliente pode reagendar ou cancelar?
Sim. O cliente reagenda ou cancela pelo convite e escolhe um novo horário em que todos os anfitriões obrigatórios ainda estejam livres. O zcal avisa cada anfitrião por e-mail sobre a mudança, então ninguém precisa repassar a informação.
Todos os anfitriões precisam de uma conta no zcal?
Sim. Cada anfitrião é membro da sua equipe no zcal e conecta a própria agenda, para o zcal saber quando ele está livre. Os planos pagos são cobrados por usuário.
O agendamento coletivo funciona com o Google Agenda e o Outlook?
Sim. Cada anfitrião conecta as próprias agendas do Google, Outlook ou Apple, e uma equipe pode misturar as três. O zcal confere todas as agendas antes de oferecer um horário.
Quanto custa o agendamento coletivo?
Os eventos coletivos fazem parte do zcal Pro, a partir de $7 por usuário por mês, e do Business, a partir de $12 por usuário por mês. O Pro inclui uma equipe, e o Business não tem limite de equipes. Os dois têm 14 dias de teste grátis.
