E-mail para remarcar reunião: 16 modelos com frases educadas

Remarcar faz parte do trabalho. Agendas se chocam, pessoas ficam doentes e prioridades mudam. O que as pessoas lembram não é que você mudou a reunião, mas como mudou: uma mensagem rápida e clara, com novos horários, demonstra respeito, enquanto um vago "surgiu um imprevisto, vamos achar outro horário" joga a tarefa no colo da outra pessoa e deixa a reunião no limbo.

Os modelos abaixo cobrem os casos que você realmente vai enfrentar, de um dia de doença a uma reunião com cliente que você precisa adiar, além do que dizer quando a outra pessoa pede para mudar. Cada um tem um assunto, uma nota sobre quando usar e o motivo de funcionar. Clique em Copiar, troque o que está entre [colchetes] pelos seus dados e envie.

Modelos de e-mail para remarcar reunião

1. Pedido geral para remarcar

Use quando você precisa mudar uma reunião e tem pelo menos um dia de antecedência.

Olá, [nome],

Sinto muito, mas preciso mudar a nossa reunião de [dia] às [horário]. [Motivo curto, por exemplo: um prazo foi antecipado.]

Algum destes horários funcionaria para você? Todos estão no [fuso horário].
1. [dia], [data] às [horário]
2. [dia], [data] às [horário]
3. [dia], [data] às [horário]

Ou, se for mais fácil, você pode escolher qualquer horário livre aqui: [link de agendamento]

Obrigado(a) pela compreensão,
[seu nome]

Oi, [nome], desculpe, preciso mudar a nossa reunião de [dia]. Podemos fazer [dia] às [horário] ou [dia] às [horário]?

Por que funciona: um pedido de desculpas, uma linha de motivo e horários concretos. A outra pessoa pode responder com uma palavra, em vez de sair à caça de um novo horário.

2. Remarcar uma reunião com cliente

Use quando a reunião é com um cliente ou com qualquer pessoa de fora da sua empresa. Comece pelo tempo da pessoa, não pelo seu problema.

Olá, [nome],

Quero garantir que [tema] receba a atenção que merece, e não vou conseguir fazer isso [dia] às [horário], como planejado. Peço desculpas pela mudança.

Podemos passar a nossa reunião para um destes horários? Todos estão no [fuso horário].
1. [dia], [data] às [horário]
2. [dia], [data] às [horário]

Se nenhum funcionar, você pode escolher aqui o horário que for melhor para você: [link de agendamento]

Tudo o que planejamos abordar continua em dia, e vou enviar a pauta de novo com o novo convite.

Atenciosamente,
[seu nome]
[empresa]

Por que funciona: mostra ao cliente que o trabalho continua em dia, para que uma reunião remarcada não pareça descuido.

3. Remarcação de última hora

Use quando você precisa mudar uma reunião no mesmo dia. Envie também um SMS ou uma mensagem no chat, porque a pessoa pode não ver o e-mail a tempo.

Olá, [nome],

Peço muitas desculpas pelo aviso em cima da hora, mas não vou conseguir participar da nossa reunião de hoje às [horário]. [Motivo curto.]

Sei que é em cima da hora, então vou facilitar ao máximo: escolha aqui qualquer horário que funcione para você, e ele é seu: [link de agendamento]

Mais uma vez, me desculpe.
[seu nome]

Oi, [nome], aqui é [seu nome]. Desculpe, não vou poder fazer a reunião de hoje às [horário]. Podemos mudar? Escolha um horário: [link de agendamento]

Por que funciona: assume o aviso em cima da hora e dá à outra pessoa controle total do novo horário, que é a troca mais justa pelo transtorno.

4. Você ficou doente

Use quando você acorda doente. Seja breve. Ninguém precisa dos detalhes.

Olá, [nome],

Estou doente hoje, então preciso mudar a nossa reunião das [horário]. Desculpe pela mudança em cima da hora.

Devo estar de volta até [dia]. [dia] às [horário] ou [dia] às [horário] funcionaria para você? Ou escolha um horário aqui: [link de agendamento]

Obrigado(a) pela compreensão,
[seu nome]

Oi, [nome], aqui é [seu nome]. Estou doente hoje e preciso mudar a nossa reunião das [horário]. Desculpe! Envio novos horários quando voltar.

Por que funciona: "estou doente" é todo o motivo de que alguém precisa, e os novos horários mostram que você não vai deixar a pessoa esperando.

5. Emergência pessoal

Use quando surge algo urgente e particular. Você não deve detalhes a ninguém.

Olá, [nome],

Por causa de um assunto pessoal inesperado, preciso adiar a nossa reunião de [dia] às [horário]. Desculpe pelo aviso em cima da hora.

Entro em contato até [dia] com novos horários. Se houver algo urgente antes disso, [nome] pode ajudar pelo [e-mail].

Obrigado(a) pela compreensão,
[seu nome]

Por que funciona: "um assunto pessoal inesperado" é honesto e encerra o assunto. Um contato alternativo garante que o que for urgente continue andando.

6. Dois compromissos no mesmo horário

Use quando você percebe que tem um conflito de agenda: 2 compromissos marcados para o mesmo horário.

Olá, [nome],

Acabei de perceber que marquei dois compromissos para [dia] às [horário], e peço desculpas por isso. Prefiro mudar a nossa reunião agora a ter que encurtá-la.

Podemos nos reunir [dia] às [horário] ou [dia] às [horário]? Ou escolha qualquer horário aqui: [link de agendamento]

Obrigado(a),
[seu nome]

Por que funciona: assume o erro e o transforma em um bom motivo: você quer dar à pessoa a sua atenção total, e não pela metade.

7. Reunião de equipe remarcada

Use para avisar um grupo sobre o novo horário. Quando a reunião é sua, defina o horário e avise todo mundo, em vez de pedir que 6 pessoas cheguem a um acordo.

Olá, pessoal,

A reunião [nome da reunião] mudou de [dia anterior] às [horário anterior] para [novo dia], [data], às [novo horário] ([fuso horário]).

O convite do calendário foi atualizado. A pauta e o link continuam os mesmos: [link da videochamada]

Se o novo horário não funcionar para você, me avise até [dia] e envie a sua atualização por escrito.

Obrigado(a),
[seu nome]

Aviso: [nome da reunião] mudou de [dia anterior] para [novo dia] às [novo horário]. Convite atualizado, mesmo link. Me avisem se for um problema!

Por que funciona: "Atualizado:" no assunto, e o horário antigo ao lado do novo. Ninguém tem como confundir esta mensagem com o convite original.

8. Adiar sem nova data ainda

Use quando você ainda não pode escolher um novo horário, por exemplo enquanto espera uma decisão ou uma entrega.

Olá, [nome],

Gostaria de adiar a nossa reunião de [dia] às [horário]. [Motivo, por exemplo: ainda estamos esperando os números finais, e a reunião vai ser mais útil quando os tivermos.]

Envio novos horários até [data]. Até lá, tirei a reunião das nossas agendas, então o horário está livre.

Obrigado(a) pela paciência,
[seu nome]

Por que funciona: uma data para o próximo passo ("até sexta") impede que a reunião desapareça em silêncio.

9. Remarcar o horário de um cliente

Use quando você tem um negócio de serviços e precisa mudar o horário marcado de um cliente. Facilite ao máximo para ele.

Olá, [nome],

Sinto muito, mas preciso remarcar o seu [serviço] de [dia] às [horário]. [Motivo curto.]

Escolha aqui o novo horário que for melhor para você: [link de agendamento]

Se preferir, também posso reservar [dia] às [horário] para você. É só responder a este e-mail. Obrigado(a) pela compreensão, e desculpe pelo transtorno.

Abraços,
[seu nome]
[empresa]

[empresa]: Desculpe, [nome], precisamos mudar o seu horário de [dia]. Escolha um novo horário aqui: [link de agendamento]

Por que funciona: o cliente escolhe o novo horário, então não fica preso esperando você oferecer um.

10. Pedir para remarcar uma entrevista de emprego

Use quando você é o candidato e precisa de um novo horário. Peça cedo e ofereça várias opções.

Olá, [nome],

Obrigado(a) mais uma vez pelo convite para a entrevista para a vaga de [função]. Infelizmente, [motivo curto, por exemplo: tenho um compromisso de trabalho que não consigo mudar] [dia] às [horário].

Tenho muito interesse na vaga e fico à disposição para me adaptar à agenda da equipe. Algum destes horários funcionaria?
1. [dia], [data] às [horário]
2. [dia], [data] às [horário]
3. [dia], [data] às [horário]

Peço desculpas por qualquer transtorno.

Atenciosamente,
[seu nome]

Por que funciona: reforça o seu interesse na vaga, para que o pedido não pareça falta de interesse. Mais modelos de convite para entrevista cobrem o lado da empresa.

11. Remarcar com um link para escolher o horário

Use quando você não quer entrar no pingue-pongue de agendas. A outra pessoa escolhe um horário que funcione para ela.

Olá, [nome],

Preciso mudar a nossa reunião de [dia] às [horário], e peço desculpas pela mudança.

Para nos poupar alguns e-mails, aqui está um link com todos os meus horários livres: [link de agendamento]

É só escolher o que for melhor para você, e o novo convite sai na hora.

Obrigado(a),
[seu nome]

Por que funciona: transforma 4 e-mails de idas e vindas em um único clique para a outra pessoa.

12. Sem resposta ao seu pedido para remarcar

Use 1 a 2 dias depois de pedir para remarcar, quando você não teve resposta.

Olá, [nome],

Estou retomando a minha mensagem sobre a mudança da nossa reunião. Ainda gostaria de encontrar um horário.

[dia] às [horário] funcionaria? Se sim, eu envio o convite. Ou você pode escolher outro horário aqui: [link de agendamento]

Obrigado(a),
[seu nome]

Por que funciona: é mais fácil dizer sim a um horário específico do que a uma lista.

13. A pessoa faltou à reunião

Use quando a outra pessoa não apareceu. Presuma o melhor e facilite o reagendamento.

Olá, [nome],

Eu estava na chamada hoje às [horário], mas parece que nos desencontramos. Espero que esteja tudo bem.

Ainda gostaria muito de conversar. Quer escolher um novo horário? [link de agendamento]

Abraços,
[seu nome]

Por que funciona: "nos desencontramos" é gentil, poupa a pessoa do constrangimento e recebe muito mais respostas do que "você não apareceu".

Respostas quando alguém pede para remarcar com você

14. Aceite e sugira novos horários

Olá, [nome],

Sem problema nenhum, acontece! Aqui estão alguns horários que funcionam para mim:
1. [dia], [data] às [horário]
2. [dia], [data] às [horário]

Ou escolha qualquer horário livre aqui: [link de agendamento]

Até breve,
[seu nome]

15. Confirme o novo horário

Olá, [nome],

[novo dia] às [novo horário] ([fuso horário]) funciona muito bem. Atualizei o convite do calendário, e o link é o mesmo: [link da videochamada]

Até lá,
[seu nome]

Oi, [nome], [novo dia] às [novo horário] funciona. Atualizei o convite. Até lá! - [seu nome]

16. Uma resposta firme depois de várias remarcações

Use depois da 2ª ou 3ª mudança, para preservar a relação e proteger o seu tempo.

Olá, [nome],

Sem problema. Sei que as coisas estão corridas do seu lado.

Como já tivemos que mudar esta reunião algumas vezes, sugiro escolhermos um horário quando as coisas se acalmarem. Aqui está a minha agenda, para você agendar um horário que tenha certeza de que vai conseguir manter: [link de agendamento]

Quando estiver pronto(a), terei prazer em conversar.

Abraços,
[seu nome]

Como remarcar uma reunião com educação

Para remarcar uma reunião com educação, avise a outra pessoa o quanto antes, peça desculpas uma vez e dê um motivo curto. Ofereça 2 ou 3 novos horários específicos, ou um link para escolher um, e atualize ou cancele o convite original do calendário, para ninguém aparecer no horário antigo.

• Avise com pelo menos 24 horas de antecedência sempre que puder. Quanto antes você pedir, menos isso custa à outra pessoa.
• Peça desculpas uma vez. Um "desculpe pela mudança" é educado. Três soam como uma crise.
• Seja breve no motivo. "Surgiu um conflito" ou "estou doente" basta. Você nunca deve detalhes pessoais a ninguém.
• Ofereça horários específicos. "Me avise quando estiver livre" passa o trabalho para a outra pessoa. 2 ou 3 horários, com o fuso horário, ou um link para a sua agenda, são mais fáceis de responder.
• Corrija o calendário. Atualize o convite original, ou cancele-o e envie um novo, para que nenhuma reunião "fantasma" fique na agenda de ninguém.
• Faça um acompanhamento depois de 1 a 2 dias se não tiver resposta.
• Não transforme isso em hábito. Mudar a mesma reunião duas vezes, tudo bem. Mudar 4 vezes mostra às pessoas o lugar delas na sua lista de prioridades.

Escolha o canal certo

Frases para remarcar uma reunião

Combine estas frases para cada parte da sua mensagem:

Assuntos para um e-mail de remarcação

• Pedido para remarcar: [nome da reunião] de [dia]
• Novo horário para [nome da reunião]?
• Atualizado: [nome da reunião] passou para [novo dia] às [novo horário]
• Adiando [nome da reunião] por enquanto
• Confirmado: [nome da reunião] [novo dia] às [novo horário]

Coloque o nome da reunião e o dia em todos os assuntos, para que o e-mail não seja confundido com o convite para reunião original.

Deixe as pessoas remarcarem sozinhas com o zcal

Até o melhor e-mail de remarcação dá início a uma corrente: você oferece horários, a pessoa confere a agenda, responde, e você envia um novo convite. Multiplique isso por cada cliente, toda semana. O zcal, um app de agendamento gratuito, pula essa corrente: quando as pessoas agendam com você pela sua página de agendamento, elas mesmas podem mudar a reunião, em poucos cliques.

• Um link para remarcar em cada mensagem. O e-mail de confirmação e o lembrete de cada agendamento trazem um link para remarcar ou cancelar. O seu convidado escolhe um novo horário com base na sua disponibilidade em tempo real, e a reunião muda nos dois calendários. Sem troca de e-mails.
• Quando é você quem precisa mudar, remarque a reunião pela sua lista de eventos, e o zcal envia o novo horário por e-mail ao seu convidado. Ou envie o modelo 11 com o seu link de agendamento e deixe a pessoa escolher.
• Os lembretes seguem o novo horário. Se uma reunião muda, os lembretes mudam junto. Se ela é cancelada, nenhum lembrete é enviado.

A página de agendamento, as confirmações, os lembretes e os links para remarcar estão todos no plano gratuito do zcal. Experimente o zcal grátis. Para as mensagens enviadas antes da reunião, veja os nossos modelos de lembrete de reunião.

Perguntas frequentes