E-mail de convite para reunião: 15 modelos e exemplos para copiar
Publicado em 26 de outubro de 2026
Visão geral
Um bom e-mail de convite para reunião diz para que é a reunião, quando e onde ela acontece, quem vai participar e o que preparar, e pede que as pessoas confirmem. Coloque o nome da reunião e a data no assunto. Abaixo estão 15 modelos de convite para reunião para copiar, com uma versão curta para os convites que você enviaria pelo Slack ou pelo Teams.
A maioria dos convites para reunião falha na primeira linha. Um "Alinhamento rápido?" sem horário, sem pauta e sem link é ignorado, recusado ou aceito por pessoas que depois aparecem sem saber por que estão ali. Um convite claro faz o contrário: as pessoas sabem por que a reunião importa, chegam preparadas, e a reunião termina no horário.
Os modelos abaixo cobrem as reuniões que você mais marca, de um alinhamento rápido com a equipe a uma reunião formal com um cliente. Cada um tem um assunto e uma nota sobre quando usar. Clique em Copiar, troque o que está entre [colchetes] pelos seus dados e envie. Depois dos modelos, você vai ver o que colocar em um convite e um jeito mais rápido de encontrar um horário bom para todos. Vai contratar? Veja os nossos modelos de e-mail de convite para entrevista.
Sumário
Modelos de e-mail de convite para reunião
1. Convite simples para reunião
Use para qualquer reunião quando você precisa de um convite curto e claro.
Assunto: Convite: [nome da reunião], [dia], [data], às [horário]
Olá, [nome],
Gostaria de convidar você para uma reunião de [duração] sobre [tema].
Quando: [dia], [data] às [horário] ([fuso horário])
Onde: [link da videochamada ou sala]
O objetivo é [objetivo em uma frase]. Por favor, me avise se puder participar ou se outro horário for melhor.
Obrigado(a),
[seu nome]
Oi, [nome], você pode participar de uma reunião de [duração] sobre [tema], [dia] às [horário]? Objetivo: [objetivo em uma linha]. Envio o convite assim que você confirmar.
2. Convite formal para reunião
Use para reuniões com líderes seniores, parceiros ou qualquer pessoa de fora da sua empresa que você não conhece bem.
Assunto: Convite para reunião: [tema], [data]
Prezado(a) [Sr./Sra.] [sobrenome],
Gostaria de convidá-lo(a) para uma reunião sobre [tema], que será realizada [dia], [data], das [horário de início] às [horário de término] ([fuso horário]).
Local: [endereço ou link da videochamada]
Pauta:
1. [item da pauta]
2. [item da pauta]
3. [item da pauta]
A sua contribuição sobre [tema específico] seria muito valiosa. Peço a gentileza de confirmar a sua presença até [data para confirmação]. Caso este horário não seja conveniente, terei prazer em encontrar outro.
Cordialmente,
[seu nome]
[seu cargo], [empresa]
3. Reunião de equipe
Use para uma reunião regular ou pontual com a sua própria equipe.
Assunto: Reunião de equipe: [tema], [dia] às [horário]
Olá, pessoal,
Vamos nos reunir [dia] às [horário], por [duração], para [objetivo].
Onde: [link da videochamada ou sala]
Pauta:
1. [item da pauta] ([nome])
2. [item da pauta] ([nome])
3. Dúvidas em aberto
Antes da reunião, por favor [o que preparar, por exemplo: adicionem as suas atualizações ao documento compartilhado]. Quem não puder participar, me avise e envie a sua atualização por escrito.
Obrigado(a),
[seu nome]
Reunião de equipe [dia] às [horário] ([duração]) para [objetivo]. Adicionem as suas atualizações ao documento antes da reunião: [link do documento]. Convite a caminho!
4. Reunião de kick-off
Use para começar um novo projeto com todos que vão trabalhar nele.
Assunto: Kick-off: [nome do projeto], [dia], [data]
Olá a todos,
Estamos começando o [nome do projeto], e gostaria de reunir toda a equipe para um kick-off.
Quando: [dia], [data] às [horário] ([fuso horário]), [duração]
Onde: [link da videochamada ou sala]
Vamos falar sobre:
1. Os objetivos e como será o sucesso
2. Quem é responsável por cada parte
3. O cronograma e os primeiros marcos
4. Como vamos trabalhar juntos e compartilhar atualizações
Leiam o briefing do projeto antes da reunião: [link do briefing]. Tragam as suas dúvidas. Este é o melhor momento para levantá-las.
Até lá,
[seu nome]
O kick-off do [nome do projeto] é [dia] às [horário]! Leiam o briefing antes: [link do briefing]. Tragam as suas dúvidas.
5. Reunião com cliente
Use para convidar um cliente para uma reunião sobre o trabalho ou a conta dele.
Assunto: Reunião para revisar [tema]: [dia] às [horário]
Olá, [nome],
Gostaria de marcar uma reunião para [objetivo, por exemplo: revisar a primeira versão e combinar os próximos passos].
Quando: [dia], [data] às [horário] ([fuso horário]), [duração]
Onde: [link da videochamada ou endereço]
Quem participa do nosso lado: [nomes e funções]
Para aproveitarmos bem o tempo, você poderia [o que preparar]? Se este horário não for bom para você, pode escolher outro aqui: [link de agendamento]
Atenciosamente,
[seu nome]
[empresa]
6. Reunião online
Use para qualquer reunião no Zoom, no Google Meet ou no Microsoft Teams. Informe o horário no fuso de cada pessoa, para ninguém entrar uma hora atrasado.
Assunto: Videochamada: [nome da reunião], [dia] às [horário] ([fuso horário])
Olá, [nome],
Você está convidado(a) para uma videochamada sobre [tema].
Quando: [dia], [data] às [horário] ([fuso horário]), ou [horário da pessoa] no seu fuso horário
Duração: [duração]
Link: [link da videochamada]
ID da reunião e senha: [ID e senha]
Para entrar por telefone: [número de telefone]
Se puder, deixe a câmera ligada. Isso facilita a conversa. Entre um ou dois minutos antes para testar o som.
Até lá,
[seu nome]
Videochamada [dia] às [horário] ([fuso horário]) sobre [tema]. Link: [link da videochamada]. Até lá!
7. Reunião presencial
Use quando as pessoas vêm ao seu escritório ou a um lugar que talvez não conheçam.
Assunto: Reunião em [local], [dia] às [horário]
Olá, [nome],
Gostaria de convidar você para uma reunião presencial sobre [tema].
Quando: [dia], [data] às [horário], [duração]
Onde: [endereço], [andar ou sala]
Ao chegar: [instrução, por exemplo: pergunte por mim na recepção]
Estacionamento ou transporte: [informação]
Se for se atrasar, me ligue ou mande uma mensagem no [telefone]. Por favor, me avise se puder vir.
Obrigado(a),
[seu nome]
8. Reunião individual (1:1)
Use para um 1:1 com alguém da sua equipe ou com um colega.
Assunto: 1:1: [dia] às [horário]
Olá, [nome],
Vamos marcar um 1:1 para [dia] às [horário], com duração de [duração]?
Quero conversar sobre [tema], e também quero ouvir o que você tem em mente. Adicione às nossas anotações o que quiser abordar: [link do documento]
Se o horário não funcionar, escolha outro aqui: [link de agendamento]
Obrigado(a),
[seu nome]
Oi, [nome], podemos fazer um 1:1 de [duração] [dia] às [horário]? Quero conversar sobre [tema], e você também pode trazer o que quiser abordar.
9. Reunião recorrente
Use para uma reunião semanal ou mensal, para que as pessoas saibam que é uma série.
Assunto: Nova reunião semanal: [nome da reunião], [dia da semana] às [horário]
Olá a todos,
A partir de [data], vamos nos reunir toda semana, [dia da semana] às [horário], por [duração], para [objetivo].
Onde: [link da videochamada ou sala]
Pauta: [link para uma pauta contínua]
Adicionem os seus temas à pauta até [prazo] de cada semana. Se não houver nada para discutir, cancelamos a reunião daquela semana, para não desperdiçar o tempo de ninguém. Depois de [número] semanas, vou avaliar se ainda precisamos dela.
Obrigado(a),
[seu nome]
10. Reunião com um líder sênior
Use quando você precisa do tempo de um executivo. Seja breve e diga exatamente o que precisa dele.
Assunto: [duração] sobre [tema]: decisão necessária até [data]
Olá, [nome],
Você poderia me conceder [duração] do seu tempo antes de [data] para decidir sobre [tema]?
Em resumo: [uma ou duas frases sobre a situação].
Preciso da sua decisão sobre: [a decisão]
Envio um resumo de uma página na véspera.
Se um destes horários funcionar, envio o convite. Todos estão no [fuso horário]:
1. [dia] às [horário]
2. [dia] às [horário]
Ou escolha qualquer horário que for melhor para você: [link de agendamento]
Obrigado(a),
[seu nome]
11. Primeira reunião com um novo contato
Use para uma ligação de vendas, uma apresentação ou um parceiro que você ainda não conhece. Um link para escolher um horário economiza 3 rodadas de e-mail.
Assunto: Uma conversa de [duração] sobre [tema]?
Olá, [nome],
[nome de quem indicou] sugeriu que conversássemos. [Ou: Vi o seu trabalho em [lugar] e acho que [motivo].]
Você toparia uma conversa de [duração] sobre [tema]? Vou ser breve e levar [o que você vai levar, por exemplo: 2 ideias específicas para a sua equipe].
Você pode escolher aqui o horário que for melhor para você: [link de agendamento]
Obrigado(a),
[seu nome]
[empresa]
12. Reunião em grupo ainda sem horário: faça uma votação
Use quando você precisa de várias pessoas e não sabe quando elas estão livres. Em vez de uma longa troca de e-mails, deixe que elas votem.
Assunto: Quando vocês podem se reunir? [nome da reunião] nos próximos [período]
Olá a todos,
Gostaria de reunir o grupo para uma reunião de [duração] sobre [tema] nos próximos [período].
Marquem aqui todos os horários em que podem participar: [link da enquete]
Leva menos de um minuto. Votem até [prazo], e eu envio o convite do calendário para o horário que funcionar para mais pessoas.
Obrigado(a),
[seu nome]
Estou procurando um horário para [nome da reunião]. Marquem até [prazo] todos os horários em que podem participar: [link da enquete]
13. Brainstorming ou workshop
Use para uma sessão de trabalho, em que as pessoas precisam chegar prontas para contribuir.
Assunto: Workshop: [tema], [dia] às [horário]
Olá a todos,
Vamos nos reunir em um workshop de [duração] para [objetivo, por exemplo: gerar ideias para a campanha de fim de ano].
Quando: [dia], [data] às [horário]
Onde: [sala ou link da videochamada]
Antes do workshop, [preparação, por exemplo: pensem em 3 ideias, mesmo que ainda brutas]. Vamos compartilhá-las, agrupá-las e escolher as 2 ou 3 melhores para desenvolver.
Não precisa de slides. Só tragam as suas ideias.
Obrigado(a),
[seu nome]
14. Treinamento ou webinar
Use para convidar um grupo para uma sessão em que você apresenta ou ensina.
Assunto: Você está convidado(a): [nome da sessão], [dia], [data]
Olá, [nome],
Você está convidado(a) para [nome da sessão], uma sessão de [duração] sobre [tema].
Quando: [dia], [data] às [horário] ([fuso horário])
Onde: [link da videochamada ou sala]
Para quem é: [público]
O que você vai aprender:
1. [ponto]
2. [ponto]
3. [ponto]
Reserve o seu lugar aqui, para sabermos quantas pessoas esperar: [link de agendamento]
Até lá,
[seu nome]
15. Café informal
Use para colocar o papo em dia com um colega, um mentor ou alguém que você gostaria de conhecer.
Assunto: Um café na semana que vem?
Oi, [nome],
Quanto tempo! Topa um café na semana que vem para colocarmos o papo em dia? Quero saber como está [tema].
[local] é bom para mim, ou podemos fazer uma videochamada, se for mais fácil. Qualquer horário na [dia] ou na [dia] à tarde funciona para mim. Ou é só escolher um aqui: [link de agendamento]
Abraços,
[seu nome]
Oi, [nome], um café na semana que vem? Quero colocar o papo em dia. Escolha um horário: [link de agendamento]
Como escrever um e-mail de convite para reunião
Um convite para reunião deve dizer 5 coisas antes de as pessoas decidirem participar: por que a reunião importa, quando ela acontece, aonde ir ou como entrar, quem mais vai participar e o que preparar. Depois, ele deve deixar o próximo passo óbvio: aceitar, votar ou escolher um horário.
- Um assunto que diz tudo. O nome da reunião e a data: "Kick-off: redesign do site, ter., 3/11". As pessoas devem saber do que se trata sem abrir o e-mail.
- O objetivo, em uma frase. "O objetivo é definir a data de lançamento." Se você não consegue escrever essa frase, talvez nem precise da reunião.
- O dia, a data, o horário e o fuso horário. Escreva "terça-feira, 3 de novembro, às 14h (horário de Brasília)", e não "terça à tarde". Quando as pessoas estão em fusos horários diferentes, informe o horário no fuso delas.
- Onde, ou como entrar. A sala ou o endereço, ou o link da videochamada com a senha, se houver, e um número para entrar por telefone.
- Quem vai participar. Nomes e funções, quando nem todos se conhecem.
- Uma pauta. 3 a 5 itens, com quem conduz cada um. A pauta mantém a reunião no rumo e ajuda as pessoas a decidir se precisam estar lá.
- O que preparar. Um documento para ler, números para trazer, ideias para pensar.
- Um pedido claro. "Confirme até sexta-feira, por favor", ou um link para escolher um horário ou votar em um.
Assuntos que funcionam
Assuntos curtos, com o nome da reunião e a data, são lidos, até no celular. Mude a primeira palavra quando o status mudar, para que as pessoas diferenciem um convite de uma atualização num relance:
| Situação | Assunto |
|---|---|
| Um novo convite | Convite: planejamento do Q4, ter., 3/11, às 14h |
| Você precisa de um horário primeiro | Quando vocês podem? Planejamento do Q4 na semana que vem |
| O horário está definido | Confirmado: planejamento do Q4, ter., 3/11, às 14h |
| O horário mudou | Atualizado: planejamento do Q4 passou para qui., 5/11, às 14h |
| A reunião foi cancelada | Cancelado: planejamento do Q4, ter., 3/11 |
E-mail ou convite do calendário?
Um convite do calendário coloca a reunião na agenda de todos, mas passa despercebido com facilidade e não é um bom lugar para explicar nada. Um e-mail dá o contexto. Use os dois, na ordem certa:
| Quem você está convidando | O que enviar |
|---|---|
| A sua própria equipe | Um convite do calendário com a pauta na descrição. Uma mensagem curta no chat já dá o contexto necessário. |
| Colegas de outras equipes | Um convite do calendário, com 1 ou 2 linhas sobre por que você precisa deles |
| Clientes e novos contatos | Primeiro um e-mail, depois o convite do calendário quando eles concordarem, ou um link para que escolham um horário |
| Líderes seniores | Primeiro um e-mail ou uma mensagem para eles (ou para quem cuida da agenda deles). Depois, o convite do calendário. |
| Um grupo sem horário definido | Uma enquete, para que todos votem no horário. Depois, o convite do calendário. |
Dicas para convites de reunião
- Envie com antecedência. 1 a 2 dias antes basta para a sua própria equipe. Dê a clientes e líderes seniores 3 a 5 dias, ou mais para uma reunião longa.
- Convide só quem você precisa. Todos os outros podem receber a ata.
- Faça a reunião tão curta quanto o objetivo permitir. Uma reunião de 25 minutos com um objetivo claro é melhor do que uma de 60 minutos sem objetivo.
- Coloque a pauta também no convite do calendário, para que as pessoas a encontrem sem ter que procurar o seu e-mail.
- Envie uma atualização quando algo mudar, com "Atualizado:" no assunto, para ninguém seguir os detalhes antigos. Estes modelos de e-mail para remarcar reunião cobrem todos os casos.
Encontre o horário e envie o convite com o zcal
A parte mais difícil de um convite para reunião não é o texto. É o horário. 5 pessoas, 5 agendas e uma troca de e-mails do tipo "terça não dá para mim, que tal quinta?" que consome uma semana. O zcal, um app de agendamento gratuito, transforma essa troca em um único link.
- Para um grupo, envie uma enquete para reunião (modelo 12). Você escolhe alguns horários ao lado do seu calendário, todos marcam os que podem, e você vê o melhor horário num relance. Quando você o escolhe, o zcal adiciona a reunião ao seu calendário e envia o convite do calendário para todos que votaram, com um link do Zoom, do Google Meet ou do Microsoft Teams. As enquetes são grátis, sem limite de enquetes nem de votantes.
- Para uma pessoa, compartilhe a sua página de agendamento (modelos 5, 8, 10, 11 e 15). A pessoa vê os seus horários livres no fuso horário dela, escolhe um e recebe na hora o convite e o link da videochamada.
Sem idas e vindas, sem contas de fuso horário e sem convite para escrever à mão. Experimente o zcal grátis. Para garantir que todos realmente apareçam, envie depois um destes modelos de lembrete de reunião.
Perguntas frequentes
Como escrever um e-mail de convite para reunião?
Como enviar um e-mail como convite para reunião?
Qual é uma boa mensagem de convite para reunião?
Com quanto tempo de antecedência devo enviar um convite para reunião?
Como escrever um convite profissional para reunião?
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