Agendamento round robin: o que é e como funciona

Se a sua equipe divide uma única caixa de entrada de pedidos de demonstração, chamadas de suporte ou entrevistas, você já conhece o problema: uma pessoa fica sobrecarregada enquanto outra fica parada, e alguém perde tempo decidindo quem é o próximo. O agendamento round robin resolve isso. Este guia explica como ele funciona, as diferentes formas de uma ferramenta escolher a próxima pessoa, quando usar e como configurar.

Procurando outra coisa? Na computação, round robin é uma forma de dividir o tempo do processador, em que cada tarefa recebe uma fatia igual de tempo, uma de cada vez. E uma "reunião round robin" também pode ser uma discussão em que cada pessoa fala na sua vez. Falamos disso no final. Este guia é sobre reuniões com clientes.

O que é agendamento round robin?

O agendamento round robin é uma forma de distribuir agendamentos entre um grupo de pessoas, uma após a outra. Você compartilha um único link para toda a equipe. O cliente escolhe qualquer horário em que alguém da equipe esteja livre, e a reunião vai para a pessoa da vez.

As equipes usam o round robin para:

• Demonstrações de vendas: cada lead chega rápido a um vendedor que está livre.
• Chamadas de suporte e de onboarding: nenhuma pessoa carrega todo o trabalho sozinha.
• Primeiras entrevistas: os candidatos agendam qualquer horário livre da equipe de recrutamento.
• Agências e clínicas: os clientes agendam com "um consultor" ou "um profissional", não com uma pessoa específica.

Como o round robin escolhe a próxima pessoa

Nem toda ferramenta faz o rodízio da mesma forma. Estes são os 4 métodos mais comuns:

A maioria das equipes quer uma mistura: fazer rodízio, pular quem está ocupado e deixar um gestor dar prioridade a algumas pessoas. É assim que o zcal faz.

Um exemplo prático

Veja como o zcal distribui os 6 primeiros agendamentos de um novo link de equipe com 3 anfitriões. Os 3 têm a mesma prioridade, e Alex é o primeiro da lista de anfitriões.

Mais duas regras fazem diferença na prática:

• Um agendamento cancelado não conta. Se um cliente cancelar, o anfitrião volta a subir na fila.
• Um reagendamento fica com o mesmo anfitrião. O cliente escolhe um novo horário no calendário desse anfitrião, então ninguém precisa repetir a apresentação.

Round robin vs. coletivo vs. individual

O round robin dá aos clientes o maior número de horários livres, porque só um anfitrião precisa estar livre. O coletivo dá o menor, porque todos precisam estar.

Prós e contras do agendamento round robin

Prós:

• Justo por padrão. As reuniões se distribuem sem que ninguém precise contar.
• Mais horários para os clientes. O cliente vê todo horário em que alguém está livre, então agenda mais rápido.
• Respostas mais rápidas aos leads. Um novo lead agenda com um vendedor na hora, em vez de esperar que alguém faça a distribuição.
• Menos agendamentos duplos. Uma boa ferramenta verifica o calendário de cada anfitrião e pula quem está ocupado.

Contras:

• O cliente não escolhe a pessoa. Se um cliente quer um vendedor específico, compartilhe o link de agendamento desse vendedor.
• Nem toda reunião vale o mesmo. As 5 reuniões de um anfitrião podem ser todas grandes negócios, enquanto as de outro são todas pequenas. Acompanhe os resultados, não só a contagem.
• Exige todos os calendários conectados. Se faltar o calendário de um anfitrião, ele vai receber reuniões em que não pode estar.

Nossa opinião: se 2 ou mais pessoas fazem o mesmo tipo de reunião, use o round robin. Distribuir reuniões manualmente é lento e sempre parece injusto para alguém.

Como configurar o agendamento round robin no zcal

Fazer isso manualmente significa uma planilha de quem é o próximo e muitas mensagens do tipo "você pode pegar esta?". O zcal, um app de agendamento gratuito, faz isso por você com um link round robin:

1. Crie uma equipe e convide os anfitriões. Cada pessoa conecta o próprio calendário do Google, do Outlook ou da Apple, para que o zcal saiba quando ela está ocupada.
2. Clique em Novo Link, escolha a sua equipe e depois "Convite rodízio".

3. Escolha os anfitriões e a prioridade de cada um. Dê a cada pessoa prioridade baixa, média ou alta. Os anfitriões de alta prioridade recebem todas as reuniões em que estão livres, e os demais dividem o resto.

4. Defina a duração, os horários e o local. Escolha o app de vídeo de cada anfitrião, para que cada reunião receba um link do Zoom, do Google Meet ou do Microsoft Teams de quem for atender.
5. Compartilhe o link. Coloque o link no seu site, nos seus e-mails ou nos follow-ups de vendas. Os clientes veem uma única página com todos os horários livres.

O round robin faz parte do zcal Pro, a partir de $7 por usuário por mês, e do Business, a partir de $12. Os dois vêm com 14 dias de teste grátis. Veja como funciona na página de agendamento em rodízio.

Dicas para um round robin que funciona sozinho

• Mantenha todos os calendários conectados. O round robin só é tão bom quanto os calendários por trás dele.
• Use a prioridade com moderação. Um ou dois anfitriões de alta prioridade bastam. Se todos têm alta prioridade, ninguém tem.
• Adicione um intervalo entre reuniões. Uma pausa de 10 a 15 minutos dá a cada anfitrião tempo para fazer anotações antes da próxima chamada.
• Crie um link para cada duração de reunião. Uma demonstração de 30 minutos e uma conversa aprofundada de 60 minutos funcionam melhor como 2 links do que como um só.
• Confira os números todo mês. Veja quem recebeu quais reuniões e ajuste as prioridades se alguém estiver ficando para trás.

Reuniões round robin, em que cada pessoa fala na sua vez

"Reunião round robin" tem um segundo significado: uma discussão em que cada pessoa fala na sua vez, para que todas as vozes sejam ouvidas. É comum em atualizações de equipe, brainstorms e retrospectivas.

Para conduzir uma:

1. Defina uma pergunta ou um tema, como "O que está travando você esta semana?"
2. Defina uma ordem antes de começar, como a ordem alfabética ou a ordem em volta da mesa.
3. Dê o mesmo tempo a cada pessoa, por exemplo 2 minutos, e use um cronômetro.
4. Sem interrupções. Os outros anotam as perguntas e fazem depois da rodada.
5. Feche o ciclo. Repasse os pontos principais e combinem os próximos passos.

Perguntas frequentes