20 modelos de lembrete de reunião por e-mail e SMS (para copiar e colar)

As pessoas raramente faltam a uma reunião de propósito. Elas esquecem, ou o convite se perde no meio de uma semana de e-mails, ou o link está enterrado em uma conversa da terça-feira passada. Um lembrete curto na hora certa resolve os três problemas, e é o jeito mais fácil de parar de perder horas com faltas.

Cada modelo aqui vem em 2 versões: um e-mail com todos os detalhes e um SMS curto o bastante para ler na tela de bloqueio. Clique em Copiar, troque o que está entre [colchetes] pelos seus dados e envie. Se você prefere nunca mais enviar um lembrete à mão, o fim deste post mostra como fazer os lembretes saírem sozinhos. Vai lembrar clientes ou pacientes? Use estes modelos de lembrete de agendamento.

O que colocar em um lembrete de reunião

Um lembrete de reunião deve responder 4 perguntas num relance: qual é a reunião, quando ela começa, aonde ir e o que fazer se os planos mudarem. Coloque o nome da reunião e o horário no assunto, para que o lembrete cumpra a sua função mesmo que ninguém o abra.

• Um assunto que diz tudo. "Lembrete: revisão do orçamento amanhã às 14h" funciona direto da caixa de entrada. "Uma pergunta rápida" ou "Dando continuidade" obriga as pessoas a abrir o e-mail para descobrir do que se trata, e muitas não vão abrir.
• O dia, o horário e o fuso horário. Escreva "terça-feira às 14h (horário de Brasília)", não "amanhã à tarde". Quando as pessoas estão em fusos horários diferentes, informe o horário no fuso delas.
• Aonde ir. O link da videochamada, ou o endereço com a sala ou o andar. Ninguém deveria ter que vasculhar o convite da semana passada para encontrá-lo.
• Por que a reunião importa. Uma linha de pauta, ou uma coisa para preparar. Um lembrete com um motivo é lido; um simples "não esqueça!" passa batido.
• Um jeito de remarcar. Um link para escolher um novo horário transforma uma provável falta em um novo agendamento. É a linha mais útil de todo o lembrete. (Se é você quem precisa mudar a reunião, veja como remarcar uma reunião com educação.)
• Quem está enviando. Isso importa mais no SMS. Comece com o seu nome ou o nome da sua empresa, para que a mensagem não pareça spam.

Adapte o tom à reunião

O mesmo lembrete pode soar simpático para um colega e insistente para um cliente. Escolha o tom de acordo com quem está do outro lado:

Quando enviar um lembrete de reunião

Para a maioria das reuniões, envie um lembrete por e-mail 1 dia antes e um SMS curto 1 a 2 horas antes. Acrescente um lembrete 1 semana antes para reuniões marcadas com muita antecedência, e um aviso 15 minutos antes para videochamadas, quando as pessoas precisam do link na hora.

Dois lembretes funcionam melhor do que um, e três já é bastante. Mais do que isso começa a parecer cobrança. Cada lembrete também deve trazer algo novo: o e-mail de 1 semana antes confirma a data, o de 1 dia antes traz a pauta, e o SMS traz o link.

Use o e-mail para os detalhes e o SMS para o empurrãozinho. As pessoas só passam os olhos pela caixa de entrada, mas um SMS aparece na tela de bloqueio, minutos antes de elas saírem. Mantenha o SMS abaixo de 160 caracteres. Emojis e algumas letras, como ã ou ç, podem reduzir o limite para 70 caracteres, então quanto mais curto, melhor.

Lembretes de reunião curtos e gerais

Cada modelo abaixo tem uma versão por e-mail e uma versão por SMS. Os SMS são curtos. Algumas letras, como ã, ç ou ó, podem fazer o celular dividir um SMS longo em várias partes, então quanto mais curto, melhor. Pelo mesmo motivo, eles não usam emojis nem símbolos especiais.

1. Lembrete curto e simpático

Use para a maioria das reuniões com pessoas que você já conhece.

Oi, [nome]!

Só um lembrete rápido de que a nossa reunião é [dia] às [horário] ([fuso horário]). Aqui está o link para entrar: [link da videochamada]

Até lá!
[seu nome]

Oi, [nome]! Lembrete rápido: [reunião] é [dia] às [horário]. Entre aqui: [link da videochamada]. Até lá! - [seu nome]

2. Lembrete formal ou profissional

Use com clientes, líderes seniores e qualquer pessoa que você vai encontrar pela primeira vez.

Prezado(a) [nome],

Este é um lembrete da nossa reunião no dia [data], às [horário] ([fuso horário]).

Tema: [reunião]
Local: [endereço ou link da videochamada]
Duração: [30 minutos]

Se precisar mudar o horário, você pode escolher um novo aqui: [link para remarcar]. Fico no aguardo da nossa conversa.

Atenciosamente,
[seu nome]
[cargo], [empresa]

Olá, [nome], aqui é [seu nome], da [empresa]. Lembrete da nossa reunião no dia [data] às [horário]. Para remarcar: [link para remarcar]

3. Lembrete descontraído para colegas

Use para um alinhamento rápido com a sua própria equipe.

Oi, [nome],

Só para avisar que a [reunião] é hoje às [horário]. Traga [algo para preparar], e terminamos em [20] minutos.

Link: [link da videochamada]

[seu nome]

Oi, [nome], [reunião] hoje às [horário]. Traga [algo para preparar]. Link: [link da videochamada]

Lembretes para uma reunião na próxima semana, amanhã, hoje à noite ou em 15 minutos

4. Uma semana antes

Use para reuniões marcadas semanas atrás, quando os planos podem ter mudado.

Olá, [nome],

Falta uma semana para [reunião], no dia [data], às [horário] ([fuso horário]).

Se algo mudou do seu lado, agora é o momento mais fácil para remarcar: [link para remarcar]. Envio a pauta um dia antes.

Abraços,
[seu nome]

Olá, [nome], [reunião] é daqui a uma semana: [data] às [horário]. Precisa de outro horário? [link para remarcar] - [seu nome]

5. Reunião amanhã

O lembrete que a maioria das pessoas deveria enviar. Ele sai 24 horas antes, quando ainda há tempo para se preparar ou para remarcar.

Olá, [nome],

Aguardo a nossa reunião amanhã, [dia], às [horário] ([fuso horário]).

Local: [endereço ou link da videochamada]
Pauta: [pauta em uma linha]

Se surgir algum imprevisto, você pode escolher um novo horário aqui: [link para remarcar].

Até amanhã,
[seu nome]

Olá, [nome], até amanhã às [horário] para [reunião]. Entre aqui: [link da videochamada]. Precisa remarcar? [link para remarcar]

6. Reunião hoje ou hoje à noite

Envie na manhã da reunião. Para uma reunião à noite, envie no início da tarde, antes que as pessoas façam outros planos.

Olá, [nome],

Um lembrete rápido de que a nossa reunião é hoje às [horário] ([fuso horário]), em [endereço ou link da videochamada].

Se o seu dia mudou, me avise ou escolha um novo horário aqui: [link para remarcar].

Até mais tarde,
[seu nome]

Olá, [nome], lembrete: [reunião] é hoje à noite, às [horário], em [endereço]. Até lá! - [seu nome]

7. Começa em 15 minutos

Use para videochamadas. Ele evita que as pessoas procurem o link no último minuto.

Olá, [nome],

Começamos em 15 minutos. Aqui está o link de novo, para você não precisar procurar: [link da videochamada]

Até já,
[seu nome]

[reunião] começa em 15 minutos. Entre aqui: [link da videochamada] - [seu nome]

Lembretes para cada tipo de reunião

8. Reunião de equipe

Um lembrete de reunião de equipe funciona melhor com a pauta, para que as pessoas cheguem com as atualizações prontas.

Olá, pessoal,

Um lembrete de que a nossa reunião [semanal] de equipe é [dia] às [horário], em [sala ou link da videochamada].

Na pauta:
1. [tema]
2. [tema]
3. [tema]

Por favor, adicionem as suas atualizações em [documento compartilhado] antes de começarmos, para que a reunião dure só [30] minutos.

Obrigado(a),
[seu nome]

Pessoal: reunião de equipe [dia] às [horário] na [sala]. Adicionem suas atualizações em [documento] antes de começar. Obrigado(a)! - [seu nome]

9. Reunião individual (1:1)

Faça a reunião girar em torno da pessoa: um lembrete de 1:1 que pede os temas dela rende uma reunião melhor.

Olá, [nome],

A nossa 1:1 é [dia] às [horário]. Esse tempo é seu, então adicione o que quiser conversar em [link do documento], e começamos por aí.

Até lá,
[seu nome]

Olá, [nome], a nossa 1:1 é [dia] às [horário]. Adicione o que quiser abordar em [link do documento]. - [seu nome]

10. Reunião com cliente

Diga ao cliente o que ele vai ganhar com a reunião, e facilite a remarcação se os planos dele mudarem.

Olá, [nome],

Aguardo a nossa reunião de [dia] às [horário] ([fuso horário]). Vou [apresentar a primeira versão], e deixaremos tempo para as suas perguntas. Se possível, traga [o que você precisa do cliente].

Local: [endereço ou link da videochamada]

Se os seus planos mudarem, você pode escolher um novo horário aqui: [link para remarcar].

Atenciosamente,
[seu nome]

Olá, [nome], aqui é [seu nome], da [empresa]. Até [dia] às [horário]: [link da videochamada]. Precisa de outro horário? [link para remarcar]

11. Demo de vendas

Lembre o potencial cliente do motivo do agendamento: cite o problema que ele contou, não só o produto.

Olá, [nome],

A sua demo do [produto] é [dia] às [horário] ([fuso horário]). Em [30] minutos, vou mostrar como o [produto] pode [resolver o problema que você mencionou], e deixaremos tempo para as suas perguntas.

Fique à vontade para convidar mais alguém que deva ver a demo.

Entre aqui: [link da videochamada]
Precisa de outro horário? [link para remarcar]

Até breve,
[seu nome]

Oi, [nome], sua demo do [produto] é [dia] às [horário]. Entre: [link da videochamada]. Precisa de outro horário? [link para remarcar] - [seu nome]

12. Entrevista de emprego

Um candidato já fica nervoso o suficiente. Diga quem ele vai encontrar, aonde ir e o que levar. Para a primeira mensagem, use estes modelos de e-mail de convite para entrevista.

Olá, [nome],

Será um prazer receber você na entrevista para a vaga de [função], [dia] às [horário] ([fuso horário]).

Você vai conhecer: [nomes e cargos]
Local: [endereço e onde se apresentar, ou link da videochamada]
Duração: [45 minutos]
O que levar: [portfólio, documento com foto ou nada]

Se tiver alguma dúvida antes disso, é só responder a este e-mail.

Boa sorte,
[seu nome]

Olá, [nome], lembrete: a sua entrevista para [função] na [empresa] é [dia] às [horário], em [endereço]. - [seu nome]

13. Reunião do conselho

Um lembrete de reunião do conselho precisa do material com antecedência e de um jeito claro de justificar a ausência, para você saber que terá quórum.

Prezado(a) [nome],

Este é um lembrete de que a reunião do conselho do [trimestre] será no dia [data], às [horário] ([fuso horário]), em [endereço ou link da videochamada].

A pauta e o material do conselho estão aqui: [link]. Por favor, leia-os antes da reunião. Se não puder comparecer, me avise até [data].

Atenciosamente,
[seu nome]
[cargo]

Lembrete: reunião do conselho da [organização] em [data] às [horário], [local]. Material: [link]. Responda se não puder comparecer.

14. Webinar ou evento online

Coloque o link de acesso logo no início. Em um evento, é a única coisa de que a maioria das pessoas precisa.

Olá, [nome],

A sua inscrição em [evento], [dia] às [horário] ([fuso horário]), está confirmada. Aqui está o seu link de acesso: [link]

Não pode assistir ao vivo? [Enviaremos a gravação para todos os inscritos.]

Até lá,
[seu nome]

Olá, [nome], [evento] começa hoje às [horário] ([fuso horário]). Seu link de acesso: [link]. Até lá!

15. Reunião presencial

Dê os detalhes de que as pessoas precisam no caminho: o endereço, a entrada e onde estacionar.

Olá, [nome],

Um lembrete de que a nossa reunião presencial é [dia] às [horário], no endereço:

[endereço]

[Apresente-se na recepção do 2º andar. O estacionamento para visitantes fica atrás do prédio.]

Meu celular é [telefone], caso você se atrase.

Até lá,
[seu nome]

Olá, [nome], nos vemos [dia] às [horário] em [endereço]. [Dica de estacionamento]. Vai se atrasar? Responda aqui. - [seu nome]

16. Reunião semanal ou recorrente

As pessoas param de ler um lembrete que é igual toda semana. Cite a única coisa que é nova desta vez.

Olá, pessoal,

[reunião] é [dia] às [horário], como sempre. Esta semana, vamos focar em [o tema mais importante]. [Nome], você pode abrir com [atualização]?

Link: [link da videochamada]

Obrigado(a),
[seu nome]

[reunião] hoje às [horário]. Esta semana: [tema]. Link: [link da videochamada]

Lembretes para confirmar, reforçar e fazer follow-up

17. Peça a confirmação

Use quando uma falta sairia cara, por exemplo em uma sessão longa com um cliente ou em uma reunião que exige deslocamento. Para confirmar um agendamento assim que ele é feito, envie uma confirmação de agendamento.

Olá, [nome],

A nossa reunião está marcada para [dia] às [horário] ([fuso horário]). Você pode responder "Sim" para confirmar que o horário ainda funciona?

Se não funcionar, sem problema. Você pode escolher um novo horário aqui: [link para remarcar].

Obrigado(a),
[seu nome]

Olá, [nome], continua de pé [dia] às [horário]? Responda SIM para confirmar ou escolha outro horário: [link para remarcar] - [seu nome]

18. Pauta e preparação

Envie 1 ou 2 dias antes de uma sessão de trabalho, para que as pessoas tenham tempo de fazer a leitura.

Olá, [nome],

Antes de [reunião], [dia] às [horário], este é o plano:
1. [item da pauta] ([10] minutos)
2. [item da pauta] ([15] minutos)
3. Próximos passos ([5] minutos)

Para aproveitarmos bem o tempo, por favor [leia o documento ou traga os seus números]: [link]

Obrigado(a),
[seu nome]

Olá, [nome], antes de [reunião] de [dia], por favor [leia o documento]: [link]. Obrigado(a)! - [seu nome]

19. Lembrete gentil quando a pessoa não respondeu

Um e-mail de lembrete gentil funciona melhor quando é curto e presume o melhor: a pessoa está ocupada, não ignorando você.

Olá, [nome],

Sei que a sua semana está corrida, então este é só um lembrete gentil sobre [reunião], [dia] às [horário]. Ainda não vi a sua resposta ao convite. O horário continua bom para você?

Se não, aqui está um link para escolher outro: [link para remarcar].

Obrigado(a),
[seu nome]

Olá, [nome], um lembrete gentil sobre [reunião], [dia] às [horário]. Continua bom para você? Se não: [link para remarcar]

20. Depois de uma reunião perdida

Seja gentil. A maioria das faltas é um engano honesto, e uma mensagem simpática com um link de agendamento traz muitas dessas pessoas de volta. Se você cobra por faltas, deixe isso claro desde o início em uma política de cancelamento, e não depois do ocorrido.

Olá, [nome],

Tínhamos uma reunião marcada para hoje às [horário], mas não vi você entrar. Sem problema, imprevistos acontecem.

Se ainda quiser conversar, você pode escolher um novo horário aqui: [link de agendamento].

Abraços,
[seu nome]

Olá, [nome], que pena que não nos encontramos hoje às [horário]. Quer escolher um novo horário? [link de agendamento] - [seu nome]

Como programar o envio de um lembrete por e-mail ou SMS

Você pode escrever um lembrete agora e programar o envio para mais tarde, assim não precisa se lembrar de enviá-lo.

No Gmail

1. Escreva o seu e-mail.
2. Ao lado de Enviar, clique na seta para baixo.
3. Clique em Programar envio e escolha um horário ou Escolher data e hora.

O Gmail guarda o e-mail na pasta Programados até o envio, e você pode ter até 100 e-mails programados.

No Outlook

No novo Outlook e no Outlook na Web, clique na seta ao lado de Enviar, escolha Agendar envio e escolha um horário. O e-mail fica em Rascunhos até lá.

No Outlook clássico para Windows, clique na pequena seta de Opções de Mensagem no grupo Marcas, marque Não entregar antes de e defina a data e a hora. Clique em Fechar e depois em Enviar. O Outlook clássico só envia o e-mail se estiver aberto e online nesse horário.

No iPhone

1. Abra a conversa no app Mensagens.
2. Toque em + e depois em Enviar Depois.
3. Toque no horário e escolha quando enviar.
4. Digite a sua mensagem e toque no botão de enviar.

O Enviar Depois funciona só com iMessage, com até 14 dias de antecedência, então a pessoa que recebe a mensagem precisa ter um aparelho da Apple.

Em um celular Android

1. No Google Mensagens, abra a conversa e digite a sua mensagem.
2. Toque no botão Enviar e mantenha pressionado.
3. Escolha um dos horários sugeridos, ou defina a sua própria data e hora.

Programar o envio funciona para uma reunião. Se você marca reuniões toda semana, logo vai esquecer alguma, e um app de agendamento que envia os lembretes por você é a melhor solução.

Envie esses lembretes automaticamente com o zcal

O melhor lembrete é aquele que você nunca precisa se lembrar de enviar. O zcal é um app de agendamento gratuito que envia os lembretes por você: as pessoas escolhem um horário na sua página de agendamento, e cada reunião agendada recebe o seu lembrete, na hora certa.

• No plano gratuito, cada agendamento recebe um lembrete automático por e-mail, 1 dia antes por padrão. Ele traz o nome da reunião, o horário no fuso horário do próprio convidado, o local ou o link da videochamada e links para remarcar ou cancelar.
• No Pro, a partir de $7 por mês, você pode enviar até 5 lembretes por e-mail para cada reunião, escrevê-los com as suas próprias palavras e adicionar um lembrete por SMS. O primeiro nome do convidado, a reunião, o horário e os links são preenchidos sozinhos em cada agendamento.

Os lembretes também acompanham as mudanças. Se alguém muda a reunião de horário, o lembrete segue o novo horário. Se a pessoa cancela, nenhum lembrete é enviado. Você configura tudo uma vez e nunca mais envia à mão um e-mail de "só para lembrar".

Experimente o zcal grátis, ou veja como os lembretes por SMS reduzem as faltas. Um lembrete funciona melhor depois de um convite claro, então comece com estes modelos de convite para reunião.

Perguntas frequentes