Lembretes de agendamento por SMS que reduzem as faltas
Lembretes automáticos por SMS para cada cliente que agenda. Uma mensagem rápida antes de cada reunião significa menos faltas e menos horas perdidas.
Experimentar grátis
Confiado por marcas líderes, desde startups em rápido crescimento até grandes empresas.
O zcal é um app de agendamento com lembretes por SMS integrados, para menos clientes faltarem às reuniões. Os clientes marcam um horário na sua página de agendamento, e o zcal manda um SMS a cada um antes da reunião, no horário que você escolher. Configure uma vez e nunca mais envie um lembrete à mão.
Sumário
Como funciona
1. Ative os lembretes por SMS
Abra as configurações da página de agendamento que seus clientes usam e ative os lembretes por SMS. Escolha quando a mensagem sai, de alguns minutos a alguns dias antes da reunião. Mantenha o lembrete por e-mail ativado também, para os clientes terem notícias suas duas vezes.
2. Escreva sua mensagem
Comece pelo texto pronto ou escreva o seu. Adicione o primeiro nome do cliente, o horário da reunião, o link do vídeo e um link para reagendar, e o zcal preenche tudo em cada agendamento.
3. Os clientes informam o celular ao agendar
Sua página de agendamento pede um número de celular, com um link para deixar de receber os SMS. Não há lista de contatos para montar ou enviar: cada novo agendamento traz o próprio número.
4. A mensagem sai na hora certa
O zcal envia o lembrete no horário que você escolheu, com o horário da reunião no fuso horário do cliente. Se ele reagendar, o SMS acompanha o novo horário. Se cancelar, nenhum SMS é enviado.
Por que os lembretes por SMS reduzem as faltas
A maioria das faltas não é falta de educação. As pessoas simplesmente esquecem. Um lembrete de agendamento por SMS resolve isso: uma mensagem curta antes da reunião com o dia e a hora, o local ou o link do vídeo e um jeito de reagendar.
O SMS é notado onde o e-mail não é: na tela de bloqueio, nos minutos antes de alguém sair de casa ou abrir o notebook. Num estudo feito em uma clínica, os lembretes por SMS reduziram as consultas perdidas de 38% para 24%. Para quem vende o próprio tempo, cada falta evitada é uma hora paga.
SMS, e-mail ou convite de calendário?
Cada um tem uma função diferente, e os melhores lembretes usam os três.
| SMS | Convite de calendário | ||
|---|---|---|---|
| Melhor para | Um empurrãozinho curto logo antes da reunião | Todos os detalhes, como uma pauta ou orientações de preparo | Reservar o horário na agenda do cliente |
| Onde aparece | Na tela de bloqueio do celular | Na caixa de entrada | No app de agenda, com os próprios alertas |
| Cuidado com | Mantenha abaixo de 160 caracteres | Pode se perder numa caixa de entrada cheia | As configurações do cliente decidem quando ele recebe um alerta |
| No zcal | Pro e Business | Todos os planos | Todo agendamento, em todos os planos |
Com o zcal, você não precisa escolher. Seu cliente recebe um convite de calendário assim que agenda, um lembrete por e-mail antes da reunião e um SMS na hora que importa.
O que um bom SMS de lembrete diz
Um bom SMS de lembrete dá para ler numa olhada. O cliente sabe de quem é, o que vai acontecer e o que fazer. Mire em quatro coisas, em menos de 160 caracteres:
- De quem é. Comece com seu nome ou o nome da sua empresa, para a mensagem não parecer spam.
- O quê e quando. A reunião, o dia e a hora, no fuso horário do cliente.
- Onde. O endereço, ou o link do Zoom, Google Meet ou Microsoft Teams.
- O que fazer se os planos mudarem. Um link para reagendar ou cancelar. Assim, um cliente que não pode ir escolhe um novo horário em vez de simplesmente faltar.
Aqui estão três SMS de lembrete para copiar. No zcal, o nome do cliente, a reunião, a data e a hora, o endereço e os links são preenchidos sozinhos em cada agendamento.
| Use para | SMS de lembrete |
|---|---|
| Na véspera | Olá, [nome]! Aqui é [seu nome], da [empresa]. Até [data e hora], para sua [reunião]. Precisa de outro horário? [link para reagendar] |
| Uma videochamada | Lembrete da [reunião] é em [data e hora]. Entre aqui: [link do vídeo] |
| Uma visita presencial | Olá, [nome]! Até [data e hora], em [endereço]. Não vai poder vir? [link para reagendar] |
Mantenha cada SMS focado no agendamento. Seus clientes deram o número para esta reunião, então guarde as promoções para o e-mail. Antes de ativar, agende seu próprio evento com seu próprio número e leia a mensagem como seu cliente vai ler.
Quando enviar um SMS de lembrete
Envie cedo demais, e o cliente esquece de novo. Envie tarde demais, e não há tempo para se planejar ou reagendar. Estes horários funcionam para a maioria das reuniões:
| Reunião | Envie o SMS | Por quê |
|---|---|---|
| Videochamada | 1 hora antes | Tempo para achar o link e um lugar tranquilo |
| Atendimento presencial | De 2 a 3 horas antes | Tempo para planejar o trajeto, ou para remarcar a visita |
| Reunião logo cedo | Na noite anterior | Um SMS às 7h pode chegar tarde demais |
| Aula ou sessão em grupo | 1 dia antes | Tempo para organizar o dia em torno dela |
Combine o SMS com um lembrete por e-mail na véspera. O e-mail leva todos os detalhes, e o SMS é o empurrãozinho que é lido.
Por que usar o zcal para lembretes por SMS
Um SMS com tudo de que o cliente precisa
Adicione o nome do cliente, o nome da reunião, a data e a hora, o endereço ou o link do vídeo, as respostas às suas perguntas de agendamento e links para reagendar ou cancelar. O zcal preenche cada detalhe em cada agendamento, então cada SMS parece escrito para aquele cliente.
O lembrete muda quando a reunião muda
Se um cliente reagenda, o lembrete acompanha o novo horário. Se ele cancela, nenhum SMS é enviado. Você nunca precisa corrigir um lembrete à mão.
O horário certo em qualquer fuso
O zcal escreve o horário no fuso horário do próprio cliente. Um cliente em Denver nunca aparece duas horas atrasado para uma chamada que você marcou em Nova York.
Nenhuma lista de contatos para enviar
Muitos apps de lembrete por SMS começam com uma planilha de nomes e números. No zcal, a lista se monta sozinha. Ative os lembretes por SMS, e sua página de agendamento pede a cada cliente um número de celular. Cada novo agendamento recebe o seu lembrete desde o momento em que é feito.
Os clientes no controle
O campo de telefone no seu formulário de agendamento vem com um link para deixar de receber os SMS. Os clientes que saem continuam recebendo seus lembretes por e-mail, então ninguém perde os detalhes da reunião.
Lembretes por e-mail também
Todos os planos do zcal enviam lembretes por e-mail, inclusive o plano gratuito. No Pro, adicione até 5 lembretes por e-mail a cada tipo de evento e escreva cada um você mesmo. Assim, seus clientes recebem notícias suas por e-mail e por SMS.
Pronto para equipes
Os lembretes por SMS também funcionam em eventos de equipe, como reuniões round robin e coletivas. O zcal distribui as mensagens entre os créditos dos seus anfitriões, para os créditos de uma pessoa não acabarem primeiro.
30 países
Mande SMS para clientes nos EUA, no Canadá, no Reino Unido, na Alemanha, na França, na Austrália, na Índia, no Japão, no Brasil, no México e em outros países: 30 no total.
Quem usa lembretes por SMS
Coaches e consultores
Uma sessão perdida é uma hora que você não pode cobrar. Um SMS uma hora antes coloca o link do vídeo no topo do celular do cliente, bem na hora em que ele precisa. Veja o software de agendamento para coaches.
Professores particulares e professores
Alunos e pais têm agendas cheias. Um SMS no mesmo dia com o horário e o link significa menos mensagens de “Desculpa, esqueci!”. Veja o agendamento de aulas particulares com o zcal.
Equipes de vendas
Uma demonstração que não acontece é um lead que esfria. Um SMS curto com o link da reunião mantém o prospect no caminho, e um link para reagendar o mantém no seu funil se surgir algum imprevisto.
Recrutadores
Os candidatos muitas vezes têm várias entrevistas na mesma semana. Um SMS com o horário, o entrevistador e o link ajuda a pessoa a comparecer à sua, pronta para começar.
Aulas e sessões em grupo
Num evento em grupo, como uma aula, cada pessoa que agenda recebe o próprio lembrete, no próprio fuso horário. É uma mensagem a menos para você enviar ao grupo todo.
Quanto custam os lembretes por SMS
Os lembretes por SMS fazem parte do zcal Pro, a partir de $7 por mês, e do Business, a partir de $12 por mês. Os dois planos têm 14 dias de teste grátis, e os lembretes por SMS funcionam durante o teste. Os lembretes por e-mail são grátis em todos os planos.
Cada plano inclui créditos de SMS todo mês, para cada usuário:
| Pro | Business | |
|---|---|---|
| Créditos por mês | 750 | 1.500 |
| SMS para os EUA ou o Canadá | Cerca de 75 | Cerca de 150 |
| SMS para Reino Unido, Austrália, Brasil, México e mais 5 países | Cerca de 40 | Cerca de 80 |
| SMS para os demais países atendidos | Cerca de 20 | Cerca de 40 |
Cada 160 caracteres contam como um SMS, então uma mensagem mais longa usa mais créditos. Os créditos são renovados no dia 1º de cada mês. Se acabarem, os SMS ficam pausados até lá, seus lembretes por e-mail continuam, e o zcal envia um e-mail para avisar você. Não há cobrança por SMS enviado.
Para comparar, o Calendly reserva os lembretes por SMS para os planos pagos, a partir de $10 por mês, e não os permite durante o teste grátis.
Mais formas de reduzir as faltas
- Mensagens de lembrete de reunião. Como escrever e-mails e SMS de lembrete que as pessoas respondem.
- Modelos de lembrete de agendamento. Lembretes prontos para copiar, para todo tipo de compromisso.
- Links de agendamento. Deixe os clientes marcarem um horário que funciona, para menos deles precisarem reagendar.
- Enquetes para reuniões. Encontre um horário bom para um grupo inteiro antes de marcar.
Quer o passo a passo da configuração? Veja lembretes por SMS na central de ajuda do zcal.
Perguntas frequentes
Como enviar lembretes automáticos por SMS para clientes?
Ative os lembretes por SMS no tipo de evento que seus clientes agendam, escolha quando a mensagem sai e salve. O zcal adiciona um campo de telefone à sua página de agendamento e manda um SMS a cada cliente antes da reunião. Você nunca envia um lembrete à mão.
Posso enviar lembretes por SMS de graça?
Os lembretes por e-mail são grátis em todos os planos do zcal. Os lembretes por SMS fazem parte do Pro, a partir de $7 por mês, que cobre cerca de 75 SMS por mês para os EUA e o Canadá. O Pro tem 14 dias de teste grátis, e os lembretes por SMS funcionam durante o teste.
Quantos lembretes por SMS posso enviar por mês?
O Pro inclui 750 créditos de SMS por usuário por mês, e o Business inclui 1.500. Um SMS para os EUA ou o Canadá usa 10 créditos, então o Pro cobre cerca de 75 SMS por mês. SMS para outros países usam mais créditos. Os créditos são renovados no dia 1º de cada mês.
Com quanta antecedência devo enviar o SMS de lembrete?
Para a maioria das reuniões, de 1 a 2 horas antes. É perto o bastante para a pessoa lembrar e cedo o bastante para reagendar. Para uma reunião logo cedo, envie na noite anterior e combine o SMS com um lembrete por e-mail na véspera.
Os clientes podem reagendar ou cancelar pelo SMS?
Sim. Adicione o link para reagendar ou cancelar à sua mensagem, e os clientes podem escolher um novo horário na sua página de agendamento, ou cancelar, com um toque. Sem ligação, sem vaivém.
Os clientes podem parar de receber lembretes por SMS?
Sim. O campo de telefone no seu formulário de agendamento tem um link para deixar de receber os SMS, e quem sair pode voltar a receber depois. Clientes que saem continuam recebendo seus lembretes por e-mail.
O Google Agenda envia lembretes por SMS?
Não. O Google Agenda deixou de enviar notificações por SMS em janeiro de 2019. Hoje ele só lembra as pessoas por e-mail e por notificações do app. Para mandar SMS aos seus clientes, conecte o Google Agenda ao zcal: os agendamentos entram na sua agenda como sempre, e o zcal envia as mensagens.
Quais países podem receber lembretes por SMS?
30 países, entre eles EUA, Canadá, Reino Unido, Austrália, Irlanda, Alemanha, França, Espanha, Itália, Holanda, Índia, Japão, Singapura, Brasil e México. Os SMS para os EUA e o Canadá são os que usam menos créditos.
Preciso da permissão dos clientes para mandar SMS?
Você sempre deve ter essa permissão, e em muitos lugares a lei exige. No zcal, os clientes digitam o próprio número de celular no seu formulário de agendamento, logo ao lado de um link para deixar de receber os SMS, e as mensagens são apenas lembretes da reunião que eles agendaram.
