Software de agendamento round robin para equipes
Agendamento round robin (em rodízio) que divide as reuniões com clientes de forma justa na sua equipe. Os clientes veem mais horários livres, e cada agendamento vai para um anfitrião livre.
Experimentar o round robin grátis
Confiado por marcas líderes, desde startups em rápido crescimento até grandes empresas.
O zcal é um app de agendamento para pessoas e equipes, e os links round robin dele distribuem as reuniões por você. Você compartilha um só link de agendamento para a equipe toda, os clientes escolhem qualquer horário em que alguém está livre, e o zcal entrega a reunião à pessoa certa. Sem planilha de quem é a vez, e sem lead esperando.
Sumário
Como funciona
1. Adicione sua equipe
Crie uma equipe no zcal e convide as pessoas que fazem essas reuniões. Cada pessoa conecta a própria agenda do Google, Outlook ou Apple, para o zcal sempre saber quem está livre.
2. Escolha os anfitriões e a prioridade deles
Escolha quem faz as reuniões e dê a cada pessoa prioridade baixa, média ou alta. Anfitriões de alta prioridade recebem reuniões primeiro sempre que estão livres, e os demais dividem o resto.
3. Compartilhe um só link
Coloque o link da sua equipe no seu site, nos seus e-mails ou nos seus follow-ups de vendas. Os clientes veem todos os horários em que qualquer anfitrião está livre, então encontram um horário rápido.
4. O zcal escolhe o anfitrião
Quando um cliente agenda, o zcal entrega a reunião a um anfitrião livre e a adiciona à agenda dessa pessoa, com o link de vídeo dela. O cliente recebe o convite e os lembretes, e sua equipe nunca precisa decidir de quem é a vez.
Como o zcal decide quem fica com a reunião
Justo não quer dizer aleatório. Veja como um link de equipe com três anfitriões distribui os primeiros agendamentos. Alex tem prioridade alta, e Jordan e Sam têm prioridade média.
| Agendamento | Livres nesse horário | Quem fica com ele | Por quê |
|---|---|---|---|
| 1º | Alex, Jordan, Sam | Alex | Alex tem a prioridade mais alta |
| 2º | Jordan, Sam (Alex está ocupado) | Jordan | Jordan e Sam têm a mesma prioridade, e nenhum dos dois teve reunião ainda |
| 3º | Jordan, Sam | Sam | Sam ainda não teve reunião |
| 4º | Jordan, Sam | Jordan | O último agendamento de Jordan é mais antigo que o de Sam |
| Um reagendamento | — | O mesmo anfitrião | Uma reunião reagendada fica com o seu anfitrião |
Os clientes nunca veem nada disso. Eles veem uma página com todos os horários em que alguém está livre, e agendam.
Round robin, coletivo ou evento em grupo?
Os três colocam mais de duas pessoas num link, mas fazem trabalhos diferentes:
- Round robin: cada reunião vai para um anfitrião da sua equipe. Use para demonstrações de vendas, chamadas de suporte e primeiras entrevistas. Nosso guia explica como funciona o agendamento round robin.
- Coletivo: cada reunião tem vários anfitriões, e os clientes só veem os horários em que todos estão livres. Use para uma reunião de kickoff ou uma banca de entrevista.
- Evento em grupo: um anfitrião, muitos convidados no mesmo horário. Use para aulas, workshops e webinars.
Veja os três lado a lado em agendamento em grupo.
Por que usar o zcal para round robin
Mais horários para seus clientes
O cliente vê todos os horários em que qualquer anfitrião está livre, e não só a agenda de uma pessoa. Mais horários livres significam mais agendamentos e menos leads que desistem.
Justo por padrão
Sem prioridades, o zcal simplesmente reveza: quem está há mais tempo sem agendamento recebe a próxima reunião. Ninguém precisa ficar contando.
Prioridades quando você precisa
Quer seus melhores vendedores em todas as demonstrações que eles puderem fazer? Dê alta prioridade a eles. Os recém-contratados com prioridade baixa ficam com o excedente enquanto pegam o ritmo.
A agenda de cada anfitrião, conferida
Cada anfitrião conecta as próprias agendas. O zcal confere todas antes de oferecer um horário, para ninguém ser agendado numa reunião em que não pode estar.
O link de vídeo de cada anfitrião
Defina como local o app de vídeo de cada anfitrião, e cada reunião recebe um link do Zoom, Google Meet ou Microsoft Teams do anfitrião que a assumir.
Reagendamentos ficam com o mesmo anfitrião
Quando um cliente muda uma reunião de horário, ela fica com o anfitrião que ele já conheceu. Sem repasses, sem apresentações repetidas.
Lembretes que reduzem as faltas
Todo agendamento recebe lembretes por e-mail, e no Pro você pode mandar SMS aos clientes também. Nos links de equipe, o zcal usa os créditos de SMS do anfitrião que gastou menos.
Quem usa agendamento round robin
Equipes de vendas
Coloque um link “Agende uma demonstração” no seu site, e cada lead chega rápido a um vendedor livre. Leads quentes não esperam alguém distribuí-los.
Sucesso do cliente e suporte
Divida as chamadas de onboarding e de suporte na equipe, para ninguém carregar o peso todo sozinho.
Equipes de recrutamento
Distribua as triagens da primeira fase entre seus recrutadores e deixe os candidatos agendarem qualquer horário livre, em vez de esperar por e-mail.
Agências e consultorias
Dê aos clientes um só link para uma conversa de estratégia, e deixe quem estiver livre assumir.
Dicas para um round robin que funciona sozinho
- Mantenha todas as agendas conectadas. O round robin só é tão bom quanto as agendas por trás dele. Peça a cada anfitrião que conecte todas as agendas que usa.
- Use as prioridades com cuidado. Um ou dois anfitriões de alta prioridade bastam. Se todos tiverem alta prioridade, é o mesmo que nenhuma prioridade.
- Adicione um intervalo. Um intervalo de 10 a 15 minutos entre as reuniões dá a cada anfitrião tempo de escrever anotações antes da próxima chamada.
- Use uma duração de reunião por link. Crie um link para uma demonstração de 30 minutos e outro para uma conversa aprofundada de 60 minutos, para cada horário caber na reunião.
Mais formas de agendar em equipe
- Agendamento em grupo. Enquetes, eventos em grupo, coletivo e round robin, lado a lado.
- Páginas de reserva. Dê a cada pessoa da sua equipe o próprio link de agendamento.
- Lembretes por SMS. Mande SMS aos clientes antes de cada reunião, para menos deles faltarem.
- Enquetes para reuniões. Encontre um horário para uma reunião interna com a equipe toda.
Perguntas frequentes
O que é agendamento round robin?
O agendamento round robin, ou em rodízio, distribui as reuniões entre uma equipe, uma após a outra, para cada pessoa receber uma parte justa. Um cliente marca um horário num link da equipe, e a reunião vai para um anfitrião que está livre nesse horário. É comum em demonstrações de vendas, chamadas de suporte e triagens de recrutamento.
Como o zcal escolhe quem fica com a reunião?
O zcal olha os anfitriões livres no horário que o cliente escolheu. Entre eles, os de maior prioridade vêm primeiro. Entre anfitriões com a mesma prioridade, quem ainda não teve reunião nesse link vem primeiro, e depois disso fica com a reunião quem está há mais tempo sem agendamento.
Posso dar mais reuniões a alguns membros da equipe?
Sim. Dê alta prioridade a eles, e eles recebem todas as reuniões em que estiverem livres. Anfitriões com prioridade média ou baixa ficam com as reuniões que os de alta prioridade não podem fazer.
Os clientes podem escolher com quem vão se reunir?
Num link round robin, o zcal escolhe o anfitrião. Se um cliente quiser uma pessoa específica, compartilhe o link de agendamento próprio dessa pessoa.
O que acontece quando um cliente reagenda?
A reunião fica com o mesmo anfitrião. O cliente escolhe um novo horário entre os horários livres desse anfitrião, e a agenda de mais ninguém muda.
O round robin funciona com o Google Agenda e o Outlook?
Sim. Cada anfitrião conecta as próprias agendas do Google, Outlook ou Apple, quantas usar. O zcal confere todas antes de oferecer um horário e adiciona cada reunião à agenda do anfitrião.
Quanto custa o agendamento round robin?
O round robin faz parte do zcal Pro, a partir de $7 por usuário por mês, e do Business, a partir de $12 por usuário por mês. O Pro inclui uma equipe, e o Business não tem limite de equipes. Os dois têm 14 dias de teste grátis.
