O que é agendamento duplo? Causas, soluções e o que dizer

O que significa agendamento duplo?

Agendar em dobro é dar o mesmo horário para 2 pessoas ou 2 eventos. Você também vai ver o termo em inglês, double booking, ou expressões como "marcação dupla" e "reserva duplicada". Todas querem dizer a mesma coisa.

Ele aparece em alguns lugares:

• No seu próprio calendário: uma chamada com um cliente às 14h em cima de uma consulta no dentista.
• Em atendimentos: 2 clientes marcados com o mesmo cabeleireiro, terapeuta ou professor particular às 10h.
• Em salas e equipamentos: 2 equipes que reservaram a sala de reunião grande para a manhã de segunda-feira.
• Em hotéis, companhias aéreas e restaurantes: 2 hóspedes ou clientes com a promessa do mesmo quarto, assento ou mesa.

As pessoas costumam confundir o termo com 2 termos parecidos:

Por que acontecem agendamentos duplos

Esta é a causa mais comum em uma imagem. A página de agendamento só verifica o calendário de trabalho, então nunca vê a consulta no dentista que está no calendário pessoal:

A lista completa de causas:

1. Um calendário que ninguém verifica. Você tem um calendário de trabalho, um calendário pessoal e talvez um calendário compartilhado da família. Um link de agendamento que lê só um deles vai oferecer horários que estão ocupados nos outros. Unir os seus calendários do Google ajuda você a ver os conflitos, mas a sua ferramenta de agendamento ainda precisa verificar todos os calendários.
2. Eventos marcados como "livre". No Google Agenda e no Outlook, você pode marcar um evento como livre em vez de ocupado. As ferramentas de agendamento então tratam esse horário como disponível. Eventos de dia inteiro costumam vir marcados como livres por padrão, então confira os seus.
3. Convites que você não respondeu. Algumas ferramentas ignoram eventos que você não aceitou. As próprias páginas de agendamento do Google, por exemplo, não deixam que eventos não aceitos ou provisórios bloqueiem um horário.
4. Agendamentos que passam por fora do sistema. Um cliente marca por telefone, mensagem ou e-mail, e ninguém adiciona o horário ao calendário. O calendário continua mostrando o horário como livre.
5. Duas pessoas agendam no mesmo instante. Se uma ferramenta só verifica o calendário quando a página carrega, 2 pessoas podem pegar o mesmo horário com poucos segundos de diferença.
6. Uma equipe que não vê os calendários uns dos outros. Uma recepcionista agenda um profissional que já está em uma reunião que só ele consegue ver.
7. Confusões de fuso horário. "15h" em um e-mail significa horários diferentes em Nova York e em Londres. Alguém agenda o horário errado.
8. Sincronização lenta. Um calendário que copia os eventos uma vez por hora, ou um calendário assinado que demora para atualizar, deixa uma janela em que um horário ocupado ainda parece livre.

Como evitar agendamentos duplos

1. Conecte todos os calendários ao seu link de agendamento. Trabalho, pessoal, compartilhado: se um calendário pode ter um evento, a sua ferramenta de agendamento precisa ler esse calendário.
2. Tenha uma única fonte da verdade. Escolha um lugar onde todo agendamento vai parar, até os feitos por telefone. Se um cliente ligar, registre o horário lá antes de desligar.
3. Marque os eventos reais como ocupados. Confira se os seus eventos importantes, e os de dia inteiro, como dias de viagem, estão como "ocupado", não "livre".
4. Envie um link de agendamento em vez de trocar e-mails. Um link mostra os horários realmente livres no fuso horário do próprio convidado, então ninguém precisa adivinhar.
5. Adicione um intervalo entre reuniões. Uma pausa de 10 a 15 minutos faz com que uma reunião que se estende não bata na próxima.
6. Defina uma antecedência mínima. Impeça que as pessoas agendem com você para daqui a 10 minutos, antes que você tenha a chance de ver.
7. Limite o seu dia. Um limite diário de agendamentos evita que um dia cheio vire um engavetamento.
8. Use agendamento em equipe para equipes. Em um link round robin (rodízio), cada agendamento vai para um anfitrião que está livre. Em um link coletivo, os clientes só veem horários em que todos os anfitriões estão livres.

Como o zcal evita agendamentos duplos

Uma página de agendamento só consegue proteger os calendários que ela vê. É por isso que a maioria dos agendamentos duplos acontece com ferramentas que verificam um só calendário, ou só parte dele.

O zcal é um app de agendamento gratuito feito para verificar todos eles:

• Todos os calendários, em todos os planos. Conecte até 10 contas de calendário do Google, do Outlook e da Apple (iCloud) e escolha quais calendários verificar em busca de conflitos.
• Convites sem resposta contam como ocupado. O zcal bloqueia o horário de eventos que você ainda não respondeu e de eventos provisórios. Ele só ignora os eventos que você recusou ou marcou como livres.
• Uma segunda verificação quando alguém agenda. O zcal verifica os seus calendários de novo no momento em que o convidado confirma, então um horário que foi ocupado um segundo antes não pode ser agendado.
• Vagas que param no limite. Em um evento em grupo, o horário fecha quando lota.
• Intervalos, antecedência e limites. Adicione um intervalo antes ou depois de cada reunião, uma antecedência mínima e um limite de agendamentos por dia ou por semana.

Crie uma página de agendamento grátis, conecte os seus calendários, e os seus convidados só vão ver horários em que você está realmente livre.

Quando agendar em dobro de propósito faz sentido

Algumas empresas agendam em dobro de propósito:

• Clínicas marcam 2 pacientes em alguns horários, porque uma parte dos pacientes não aparece.
• Salões começam a atender um segundo cliente enquanto a coloração do primeiro age.
• Sessões em grupo colocam várias pessoas em um horário de propósito, como uma aula ou um workshop.

Isso pode preencher horários vazios. Mas, quando todos aparecem, alguém espera, o profissional corre e os 3 próximos atendimentos atrasam. Esse último cliente pode não voltar.

Nossa opinião: para a maioria das pequenas empresas, não faça isso. Combata as faltas com lembretes. Um lembrete na véspera não custa nada e não faz ninguém esperar. Se você faz sessões em grupo, use uma ferramenta de agendamento com limite de vagas, para que o horário feche quando lotar.

O que fazer quando você agenda alguém em dobro

1. Avise rápido. Quanto antes você escrever, mais opções a pessoa tem. Não espere a reunião começar.
2. Assuma o erro. Um pedido de desculpas curto. Nada de uma longa história sobre por que aconteceu.
3. Facilite o reagendamento. Ofereça 2 ou 3 novos horários, ou o seu link de agendamento, para que a pessoa escolha em um passo.
4. Compense se isso custou algo para a pessoa. Um cliente pagante que reorganizou o dia merece um desconto ou 15 minutos extras.
5. Corrija a causa. Descubra qual das causas acima foi, para que não aconteça de novo.

Você pode copiar estas mensagens:

Olá, [nome],

Peço desculpas: cometi um erro e marquei outro compromisso no mesmo horário da nossa reunião de [dia], às [horário].

Podemos passar a reunião para um destes horários? Todos os horários estão no fuso de [fuso horário].
1. [dia], às [horário]
2. [dia], às [horário]

Ou, se preferir, escolha qualquer horário que funcione para você aqui: [link de agendamento]

Agradeço a compreensão e peço desculpas mais uma vez pelo transtorno.

Atenciosamente,
[seu nome]

Olá, [nome], desculpe, marquei outro compromisso no horário da nossa reunião de [dia], [horário]. Pode escolher um novo horário aqui? [link de agendamento]

Perguntas frequentes