Qu'est-ce que Calendly ? Fonctionnement, fonctionnalités et prix (2026)

À quoi sert Calendly ?

Calendly remplace le fil d'e-mails « Quand êtes-vous disponible ? ». Au lieu d'échanger des horaires, vous envoyez un seul lien, et l'autre personne réserve un créneau libre dans votre agenda. On l'utilise pour :

• Les appels commerciaux et les démos. Les prospects réservent un appel depuis un e-mail ou un site web, sans attendre de réponse.
• Les entretiens d'embauche. Les candidats choisissent eux-mêmes l'horaire de leur entretien.
• Les rendez-vous clients. Consultants, coachs et freelances partagent un lien pour les appels de découverte et les séances.
• Les permanences. Enseignants et managers ouvrent quelques créneaux par semaine pour qui en a besoin.
• Les projets de groupe. Un sondage de réunion permet à un groupe de voter pour un horaire.

Ce n'est pas un outil de visioconférence, cependant. Calendly réserve la réunion et y ajoute un lien Zoom, Google Meet ou Microsoft Teams, mais l'appel lui-même a lieu dans l'application de visio.

Comment fonctionne Calendly ?

La configuration de Calendly se fait en 4 étapes. Voici à quoi ressemble chacune d'elles dans l'application.

1. Connectez votre agenda

Quand vous vous inscrivez avec Google ou Microsoft, Calendly connecte cet agenda. Il le vérifie avant de proposer un horaire, pour que personne ne puisse réserver un moment où vous êtes déjà occupé. Avec l'offre gratuite, Calendly ne vérifie qu'1 seul agenda : un deuxième agenda, professionnel ou personnel, lui reste invisible.

2. Créez un type d'événement

Un type d'événement correspond à un type de réunion, par exemple un « appel de présentation de 30 minutes ». Dans l'application, le bouton Create propose :

• One-on-one (« 1 host → 1 invitee ») : un hôte, un invité, le lien de réservation classique.
• Group (« 1 host → Multiple invitees ») : un hôte, plusieurs invités, pour les webinaires et les cours (offres payantes uniquement).
• One-off meeting (« Offer time outside your normal schedule ») : pour proposer un horaire en dehors de vos disponibilités habituelles.
• Meeting poll (« Let invitees vote on a time to meet ») : vos invités votent pour un horaire de réunion.

Chaque type d'événement a une durée, un lieu (comme Zoom ou un appel téléphonique) et quelques questions pour la personne qui réserve.

3. Définissez vos disponibilités

Indiquez ensuite à Calendly quand vous prenez des réunions. Un nouveau type d'événement utilise votre planning Working hours (heures de travail) et, par défaut, les invités peuvent réserver jusqu'à 60 jours à l'avance, avec un préavis d'au moins 4 heures. Vous pouvez ajouter un temps tampon entre les réunions, limiter le nombre de réunions par jour et bloquer les dates où vous êtes absent.

4. Partagez votre lien

Chaque type d'événement a son propre lien, et votre compte a une page principale qui les liste tous. Collez le lien dans un e-mail, ajoutez-le à votre site web ou mettez-le dans votre signature e-mail. Notre guide sur votre lien Calendly montre toutes les façons de le trouver, de le partager et de le modifier.

Ce que voient vos invités

Votre invité ouvre le lien et voit votre nom, la réunion et un calendrier. Il choisit un jour, et les horaires disponibles s'affichent à côté, déjà dans son propre fuseau horaire.

Une attention appréciable : notre navigateur de test était connecté à Calendly, et la page marquait d'un point vert les horaires où nous étions disponibles (« times you're available »), d'après notre propre agenda. Si votre invité utilise aussi Calendly, il voit d'un coup d'œil quels horaires vous conviennent à tous les deux.

Après avoir choisi un horaire, il clique sur Next et remplit un court formulaire : nom, adresse e-mail, une option pour ajouter des invités, et tout ce que vous avez demandé. Il n'a pas besoin de compte Calendly.

Quand il clique sur Schedule Event, la réunion s'ajoute à votre agenda et au sien. Calendly vous envoie aussi un e-mail à chaque nouvelle réservation. Cet e-mail vient de Calendly lui-même, et vous ne pouvez pas le désactiver.

Les principales fonctionnalités de Calendly

Au-delà du lien de réservation, Calendly est devenu une application très complète. Voici les éléments sur lesquels on nous interroge le plus :

• Sondages de réunion. Un groupe vote pour quelques horaires, et vous réservez celui qui l'emporte. Ils sont inclus dans l'offre gratuite.
• Liens à usage unique. Un lien qui « ne peut être réservé qu'une seule fois », pratique pour un client important ou un appel ponctuel.
• Workflows. Des e-mails et SMS de rappel et de suivi avant et après une réunion. Ils sont réservés aux offres payantes : les utilisateurs gratuits ne peuvent donc pas envoyer de rappels automatiques.
• Planification d'équipe. Le round robin répartit les nouvelles réunions au sein d'une équipe, et les événements collectifs trouvent un horaire où plusieurs hôtes sont tous libres. Le round robin nécessite l'offre Teams.
• Formulaires de routage. Un court formulaire qui envoie chaque prospect vers l'agenda de la bonne personne, pour les équipes commerciales.
• Intégrations. Zoom, Google Meet, Microsoft Teams, Salesforce, HubSpot, Stripe, PayPal et bien d'autres.
• Outils d'IA. Callie, un assistant qui réserve des réunions par e-mail, et Notetaker, qui enregistre et résume vos appels. Les deux sont inclus dans les offres « Plus ».

Combien coûte Calendly ?

Calendly propose une offre gratuite et des offres payantes facturées par siège :

Les offres Standard Plus et Teams Plus ajoutent les outils d'IA pour $8 de plus par siège. Pour toutes les limites de l'offre gratuite et ce que paie vraiment une équipe, consultez Calendly est-il gratuit ?

Avantages et inconvénients de Calendly

Lors de notre test : côté invité, Calendly est excellent. La page de réservation est claire et familière, et les gens savent l'utiliser. Côté hôte, c'est une autre histoire. Notre compte gratuit était encombré d'assistants IA, de contacts, de formulaires de routage et de boutons Upgrade plan, tout autour de la seule chose que la plupart des gens viennent chercher : un lien. Et avec l'offre gratuite, ce lien ne va pas bien loin. Notre deuxième type d'événement restait désactivé, avec un bouton Turn On qui menait à la fenêtre de passage à l'offre payante.

Ce que nous avons aimé :

• Une page de réservation que les invités reconnaissent et à laquelle ils font confiance.
• Les fuseaux horaires gérés pour chaque invité, sans aucun réglage.
• Les points « times you're available », quand votre invité utilise aussi Calendly.
• Les sondages de réunion dans l'offre gratuite.

Ce que nous avons moins aimé :

• L'offre gratuite s'arrête à 1 type d'événement actif et 1 agenda : impossible de proposer côte à côte un appel de présentation et une séance plus longue.
• Pas de rappels sans payer, alors que c'est la fonctionnalité qui réduit les rendez-vous manqués.
• Les prix par siège s'additionnent. Une équipe de 5 personnes sur l'offre Teams paie $960 par an, en facturation annuelle.
• Une application chargée pour qui veut simplement partager ses disponibilités.

Une alternative gratuite plus simple : zcal

Si vous aimez le fonctionnement de Calendly mais pas son offre gratuite, zcal est une application de planification gratuite construite sur la même idée : connectez votre agenda, partagez un lien, et vos interlocuteurs réservent vos créneaux libres. La différence, c'est ce que vous obtenez gratuitement :

• Des liens de réservation et des agendas illimités : l'appel de présentation et la séance payante ont chacun leur propre lien.
• Un rappel par e-mail avant chaque réunion, pour réduire les rendez-vous manqués.
• Des sondages de réunion et des événements de groupe, avec jusqu'à 5 personnes par créneau.
• Une page de réservation à l'image de votre marque, avec une photo de couverture, une vidéo de bienvenue et une courte présentation.

L'offre payante de zcal, Pro, démarre à $7 par utilisateur et par mois, en facturation annuelle, et ajoute les rappels par SMS, le round robin et les événements collectifs. Créez un lien de réservation gratuit, ou comparez zcal aux autres alternatives à Calendly.

Questions fréquemment posées