Des rappels SMS de rendez-vous qui réduisent les absences
Des rappels automatiques par SMS pour chaque client qui réserve. Un petit SMS avant chaque rendez-vous, c'est moins d'absences et moins d'heures perdues.
Essayer gratuitement
Fiable par les grandes marques, des startups en pleine croissance aux grandes entreprises.
zcal est une application de planification avec des rappels par SMS intégrés, pour que moins de clients manquent leur rendez-vous. Vos clients réservent un horaire sur votre page de réservation, et zcal envoie un SMS à chacun avant le rendez-vous, au moment que vous choisissez. Configurez-le une fois, et vous n'enverrez plus jamais de rappel à la main.
Table des matières
Comment ça fonctionne
1. Activez les rappels SMS
Ouvrez les paramètres de la page de réservation qu'utilisent vos clients, et activez les rappels SMS. Choisissez quand le SMS part, de quelques minutes à quelques jours avant le rendez-vous. Gardez aussi votre rappel par email : vos clients auront de vos nouvelles deux fois.
2. Rédigez votre message
Partez du texte prêt à l'emploi, ou écrivez le vôtre. Ajoutez le prénom du client, l'heure du rendez-vous, le lien vidéo et un lien pour reprogrammer : zcal les remplit pour chaque réservation.
3. Vos clients indiquent leur numéro de mobile en réservant
Votre page de réservation demande un numéro de mobile, avec un lien pour refuser les SMS. Aucune liste de contacts à créer ni à importer : chaque nouvelle réservation apporte son propre numéro.
4. Le SMS part à l'heure
zcal envoie le rappel au moment que vous avez choisi, avec l'heure du rendez-vous dans le fuseau horaire du client. S'il reprogramme, le SMS suit le nouvel horaire. S'il annule, aucun SMS ne part.
Pourquoi les rappels par SMS réduisent les absences
La plupart des absences ne sont pas de l'impolitesse. Les gens oublient, tout simplement. Un rappel de rendez-vous par SMS règle le problème : un court message avant le rendez-vous, avec le jour et l'heure, le lieu ou le lien vidéo, et un moyen de reprogrammer.
Les SMS se remarquent là où les emails passent inaperçus : sur l'écran de verrouillage, dans les minutes où l'on s'apprête à sortir ou à ouvrir son ordinateur. Dans un essai mené dans une clinique, les rappels par SMS ont fait baisser les rendez-vous manqués de 38 % à 24 %. Pour tous ceux qui vendent leur temps, chaque absence évitée est une heure payée.
SMS, email ou invitation de calendrier ?
Chacun a son rôle, et les meilleurs rappels utilisent les trois.
| SMS | Invitation de calendrier | ||
|---|---|---|---|
| Idéal pour | Un petit coup de pouce juste avant le rendez-vous | Tous les détails, comme un ordre du jour ou des notes de préparation | Bloquer l'horaire dans le calendrier de votre client |
| Où il apparaît | Sur l'écran de verrouillage du téléphone | Dans la boîte de réception | Dans l'application de calendrier, avec ses propres alertes |
| Point de vigilance | Restez sous 160 caractères | Il peut se perdre dans une boîte de réception chargée | Les réglages de votre client décident quand il reçoit une alerte |
| Dans zcal | Pro et Business | Tous les plans | Chaque réservation, avec tous les plans |
Avec zcal, inutile de choisir. Votre client reçoit une invitation de calendrier dès qu'il réserve, un rappel par email avant le rendez-vous, et un SMS au moment qui compte.
Ce que dit un bon SMS de rappel
Un bon SMS de rappel se lit d'un coup d'œil. Votre client sait de qui il vient, de quoi il s'agit et quoi faire. Visez quatre éléments, en moins de 160 caractères :
- De qui il vient. Commencez par votre nom ou celui de votre entreprise, pour que le SMS ne ressemble pas à du spam.
- Quoi et quand. Le rendez-vous, le jour et l'heure, dans le fuseau horaire de votre client.
- Où. L'adresse, ou le lien Zoom, Google Meet ou Microsoft Teams.
- Que faire en cas d'imprévu. Un lien pour reprogrammer ou annuler. Un client empêché choisit alors un nouvel horaire au lieu de ne pas venir.
Voici trois SMS de rappel à copier. Dans zcal, le nom du client, le rendez-vous, la date et l'heure, l'adresse et les liens se remplissent tout seuls pour chaque réservation.
| À utiliser pour | SMS de rappel |
|---|---|
| La veille | Bonjour [prénom], ici [votre nom] de [entreprise]. Je vous retrouve le [date et heure] pour votre [rendez-vous]. Un autre horaire ? [lien pour reprogrammer] |
| Un appel vidéo | Rappel de [entreprise] : votre [rendez-vous] a lieu le [date et heure]. Pour rejoindre : [lien vidéo] |
| Une visite en personne | Bonjour [prénom], nous vous attendons le [date et heure] au [adresse]. Un empêchement ? [lien pour reprogrammer] |
Ne parlez que du rendez-vous dans chaque SMS. Vos clients vous ont donné leur numéro pour ce rendez-vous : gardez les promotions pour l'email. Avant de vous lancer, réservez votre propre événement avec votre propre numéro, et lisez le SMS comme le lira votre client.
Quand envoyer un SMS de rappel
Trop tôt, et votre client oublie à nouveau. Trop tard, et il n'a plus le temps de s'organiser ni de reprogrammer. Ces délais conviennent à la plupart des rendez-vous :
| Rendez-vous | Envoyer le SMS | Pourquoi |
|---|---|---|
| Appel vidéo | 1 heure avant | Le temps de retrouver le lien et un endroit calme |
| Rendez-vous en personne | 2 à 3 heures avant | Le temps de prévoir le trajet, ou de déplacer le rendez-vous |
| Rendez-vous tôt le matin | La veille au soir | Un SMS à 7 h peut arriver trop tard |
| Cours ou séance de groupe | 1 jour avant | Le temps d'organiser sa journée en conséquence |
Associez le SMS à un rappel par email la veille. L'email donne tous les détails, et le SMS est le petit coup de pouce qu'on lit vraiment.
Pourquoi utiliser zcal pour les rappels par SMS
Un seul SMS avec tout ce qu'il faut
Ajoutez le nom du client, le nom du rendez-vous, la date et l'heure, l'adresse ou le lien vidéo, ses réponses à vos questions de réservation, et des liens pour reprogrammer ou annuler. zcal remplit chaque détail pour chaque réservation : chaque SMS semble écrit pour ce client.
Il suit le rendez-vous
Si un client reprogramme, le rappel suit le nouvel horaire. S'il annule, aucun SMS ne part. Vous n'avez jamais à corriger un rappel à la main.
La bonne heure dans chaque fuseau horaire
zcal écrit l'heure dans le fuseau horaire de votre client. Un client à Denver n'arrive jamais avec deux heures de retard à un appel que vous avez fixé depuis New York.
Aucune liste de contacts à importer
Beaucoup d'applications de rappels par SMS commencent par un tableur de noms et de numéros. Dans zcal, la liste se construit toute seule. Activez les rappels SMS, et votre page de réservation demande un numéro de mobile à chaque client. Chaque nouvelle réservation reçoit son rappel, dès qu'elle est faite.
Vos clients gardent le contrôle
Le champ de numéro de téléphone de votre formulaire de réservation est accompagné d'un lien de désinscription. Les clients désinscrits reçoivent toujours vos rappels par email : personne ne manque les détails du rendez-vous.
Des rappels par email aussi
Tous les plans zcal envoient des rappels par email, y compris le plan gratuit. Avec Pro, ajoutez jusqu'à 5 rappels par email à chaque type d'événement, et rédigez chacun vous-même. Vos clients ont alors de vos nouvelles par email et par SMS.
Prêt pour les équipes
Les rappels par SMS fonctionnent aussi sur les événements d'équipe, comme les réunions round robin et collectives. zcal répartit les SMS entre les crédits de vos hôtes, pour que les crédits d'une seule personne ne s'épuisent pas en premier.
30 pays
Envoyez des SMS à vos clients aux États-Unis, au Canada, au Royaume-Uni, en Allemagne, en France, en Australie, en Inde, au Japon, au Brésil, au Mexique et ailleurs : 30 pays en tout.
Qui utilise les rappels par SMS
Coachs et consultants
Une séance manquée est une heure que vous ne pouvez pas facturer. Un SMS une heure avant place le lien vidéo en haut de l'écran du téléphone de votre client, juste au moment où il en a besoin. Découvrez notre logiciel de prise de rendez-vous pour coachs.
Professeurs particuliers et enseignants
Les élèves et les parents ont des agendas chargés. Un SMS le jour même avec l'heure et le lien, c'est moins de messages « Désolé, j'ai oublié ! ». Découvrez la planification des cours particuliers avec zcal.
Équipes commerciales
Une démo qui n'a pas lieu, c'est un prospect qui refroidit. Un court SMS avec le lien de la réunion garde votre prospect sur les rails, et un lien pour reprogrammer le garde dans votre pipeline en cas d'imprévu.
Recruteurs
Les candidats passent souvent plusieurs entretiens dans la même semaine. Un SMS avec l'heure, le nom de la personne qui mène l'entretien et le lien les aide à se présenter au vôtre, fin prêts.
Cours et séances de groupe
Sur un événement de groupe, comme un cours, chaque personne qui réserve reçoit son propre rappel, dans son propre fuseau horaire. C'est un message de moins à envoyer à tout le groupe.
Combien coûtent les rappels SMS
Les rappels par SMS font partie de zcal Pro, à partir de $7 par mois, et de Business, à partir de $12 par mois. Les deux plans sont proposés avec un essai gratuit de 14 jours, et les rappels SMS fonctionnent pendant l'essai. Les rappels par email sont gratuits avec tous les plans.
Chaque plan comprend des crédits SMS chaque mois, pour chaque utilisateur :
| Pro | Business | |
|---|---|---|
| Crédits par mois | 750 | 1 500 |
| SMS vers les États-Unis ou le Canada | Environ 75 | Environ 150 |
| SMS vers le Royaume-Uni, l'Australie, le Brésil, le Mexique et 5 autres pays | Environ 40 | Environ 80 |
| SMS vers les autres pays pris en charge | Environ 20 | Environ 40 |
Chaque tranche de 160 caractères compte pour un SMS : un message plus long utilise donc plus de crédits. Les crédits sont remis à zéro le 1er de chaque mois. Si vous n'en avez plus, les SMS sont suspendus jusque-là, vos rappels par email continuent, et zcal vous prévient par email. Aucun frais par SMS.
À titre de comparaison, Calendly réserve les rappels par SMS à ses plans payants, à partir de $10 par mois, et ne les autorise pas pendant son essai gratuit.
Plus de façons de réduire les absences
- Messages de rappel de réunion. Comment rédiger des emails et des SMS de rappel auxquels les gens répondent.
- Modèles de rappel de rendez-vous. Des rappels prêts à copier pour tous les types de rendez-vous.
- Liens de réservation. Laissez vos clients réserver un horaire qui leur convient, pour qu'ils soient moins nombreux à devoir reprogrammer.
- Sondages de réunion. Trouvez un horaire qui convient à tout un groupe avant de le réserver.
Vous voulez la configuration étape par étape ? Consultez Rappels SMS dans le centre d'aide zcal.
Questions fréquemment posées
Comment envoyer des rappels SMS automatiques à mes clients ?
Activez les rappels SMS sur le type d'événement que réservent vos clients, choisissez quand le SMS part, et enregistrez. zcal ajoute un champ de numéro de téléphone à votre page de réservation et envoie un SMS à chaque client avant son rendez-vous. Vous n'envoyez jamais de rappel à la main.
Puis-je envoyer des rappels SMS gratuitement ?
Les rappels par email sont gratuits avec tous les plans zcal. Les rappels par SMS font partie de Pro, à partir de $7 par mois, qui couvre environ 75 SMS par mois vers les États-Unis et le Canada. Pro est proposé avec un essai gratuit de 14 jours, et les rappels SMS fonctionnent pendant l'essai.
Combien de rappels SMS puis-je envoyer chaque mois ?
Pro comprend 750 crédits SMS par utilisateur et par mois, et Business en comprend 1 500. Un SMS vers les États-Unis ou le Canada utilise 10 crédits : Pro couvre donc environ 75 SMS par mois. Les SMS vers les autres pays utilisent plus de crédits. Les crédits sont remis à zéro le 1er de chaque mois.
Combien de temps à l'avance envoyer un SMS de rappel ?
Pour la plupart des rendez-vous, 1 à 2 heures avant. C'est assez proche pour qu'on s'en souvienne, et assez tôt pour reprogrammer. Pour un rendez-vous tôt le matin, envoyez-le la veille au soir, et associez le SMS à un rappel par email la veille.
Les clients peuvent-ils reprogrammer ou annuler depuis le SMS ?
Oui. Ajoutez le lien pour reprogrammer ou annuler à votre message, et vos clients peuvent choisir un nouvel horaire sur votre page de réservation, ou annuler, d'un simple geste. Pas d'appel téléphonique, pas d'allers-retours.
Les clients peuvent-ils arrêter de recevoir les rappels SMS ?
Oui. Le champ de numéro de téléphone de votre formulaire de réservation comporte un lien de désinscription, et un client qui se désinscrit peut se réinscrire plus tard. Les clients désinscrits reçoivent toujours vos rappels par email.
Google Agenda peut-il envoyer des rappels par SMS ?
Non. Google Agenda a arrêté d'envoyer des notifications par SMS en janvier 2019. Il ne rappelle plus les événements que par email et par notifications de l'application. Pour envoyer des SMS à vos clients, connectez Google Agenda à zcal : les réservations arrivent dans votre calendrier comme d'habitude, et zcal envoie les SMS.
Quels pays peuvent recevoir les rappels SMS ?
30 pays, dont les États-Unis, le Canada, le Royaume-Uni, l'Australie, l'Irlande, l'Allemagne, la France, l'Espagne, l'Italie, les Pays-Bas, l'Inde, le Japon, Singapour, le Brésil et le Mexique. Les SMS vers les États-Unis et le Canada utilisent le moins de crédits.
Ai-je besoin de l'accord de mes clients pour leur envoyer des SMS ?
Vous devriez toujours l'avoir, et dans de nombreux pays, la loi l'exige. Dans zcal, les clients saisissent eux-mêmes leur numéro de mobile dans votre formulaire de réservation, juste à côté d'un lien de désinscription, et les SMS ne sont que des rappels pour le rendez-vous qu'ils ont réservé.
