Formulaire de disponibilité gratuit, en ligne ou à imprimer
Un formulaire de disponibilité gratuit qui montre qui est libre à chaque horaire, dans un seul tableau. Fini la pile de fiches papier et les fils d'emails en « répondre à tous ».
Créer un formulaire de disponibilité gratuit
Fiable par les grandes marques, des startups en pleine croissance aux grandes entreprises.
zcal est une application de planification gratuite, et ses sondages font un bien meilleur formulaire de disponibilité. Vous listez les horaires ou les créneaux, vous envoyez un seul lien, et chaque personne coche ceux qui lui conviennent. Toutes les réponses arrivent dans un seul tableau : vous voyez d'un coup d'œil qui est libre, et quand. Vous préférez le papier ? Téléchargez la fiche gratuite à imprimer plus bas.
Table des matières
Comment ça fonctionne
1. Listez les horaires ou les créneaux
Choisissez les jours et les horaires à pourvoir, de quelques créneaux de réunion à une semaine complète de postes. Besoin des réponses d'ici vendredi ? Fixez une date limite, et le formulaire se ferme tout seul.
2. Partagez un seul lien
Envoyez le lien par email, par SMS ou dans une discussion de groupe. Personne n'a besoin d'un compte ni d'une application pour répondre : on ouvre le lien, puis on indique son nom et son email.
3. Chacun indique quand il est libre
Chaque personne touche tous les horaires où elle est disponible, ou en sélectionne plusieurs d'un seul glissement. Chacun voit les horaires dans son propre fuseau horaire, et vous recevez un email à chaque réponse.
4. Voyez les disponibilités de tous dans un seul tableau
Toutes les réponses s'alignent dans un seul tableau, et l'horaire qui convient au plus grand nombre est mis en avant en haut. Téléchargez les réponses en fichier CSV pour votre tableur, ou choisissez un horaire : zcal envoie alors l'invitation de calendrier à tout le monde.
Fiche de disponibilité gratuite à imprimer
Certaines équipes fonctionnent encore sur papier, et certaines personnes préfèrent remplir un formulaire à la main. Notre fiche de disponibilité gratuite est un PDF d'une page, à imprimer, à distribuer et à afficher au mur.
Télécharger le formulaire de disponibilité gratuit (PDF)
Ce que contient la fiche
- Le nom, le téléphone, l'email et les dates concernées, pour savoir à qui appartient la fiche et pour quelle semaine elle vaut.
- Une grille hebdomadaire, du lundi au dimanche, avec « Disponible à partir de » et « Disponible jusqu'à » pour chaque jour, plus des cases « Toute la journée » et « Indisponible ».
- Le nombre maximal d'heures ou de créneaux que chaque personne peut assurer dans la semaine.
- Les dates où elle n'est pas disponible, comme les voyages et les rendez-vous.
- Des remarques, une signature et une date, pour tout ce que la grille ne couvre pas.
Comment la remplir
Pour chaque jour, chaque personne note l'heure à laquelle elle peut commencer et celle à laquelle elle doit finir, et coche une case pour un jour entièrement libre ou entièrement pris. Voici un exemple rempli :
| Jour | Disponible à partir de | Disponible jusqu'à | Toute la journée | Indisponible |
|---|---|---|---|---|
| Lundi | 9 h 00 | 13 h 00 | ||
| Mardi | ✓ | |||
| Mercredi | 16 h 00 | 21 h 00 | ||
| Samedi | ✓ |
Elle ajoute ensuite le nombre maximal d'heures qu'elle peut travailler, ses dates d'absence, et une remarque si quelque chose change d'une semaine à l'autre.
Fiche papier, Google Forms ou zcal ?
Une fiche papier suffit pour une petite équipe réunie au même endroit. Dès que vous recueillez les réponses de plus d'une poignée de personnes, le plus dur n'est pas de demander. C'est de rassembler toutes les réponses.
| Fiche papier | Google Forms | zcal | |
|---|---|---|---|
| Coût | Gratuit | Gratuit | Gratuit |
| Comment on répond | On écrit sur une feuille imprimée | Une grille de cases à cocher que vous construisez vous-même | On touche les horaires qui conviennent, ou on les sélectionne d'un glissement |
| Voir qui est libre, et quand | Vous comparez les fiches à la main | Une ligne par personne dans un tableur | Tout le monde côte à côte dans un seul tableau, avec le meilleur horaire mis en avant |
| Fuseaux horaires | Non | Non | Chacun voit les horaires dans son propre fuseau horaire |
| Savoir qui n'a pas répondu | Comptez les fiches | Consultez les réponses | Un email à chaque réponse |
| Planifier la réunion | Vous envoyez l'invitation | Vous envoyez l'invitation | Choisissez l'horaire, et zcal envoie l'invitation |
Pourquoi utiliser zcal comme formulaire de disponibilité
Toutes les réponses dans un seul tableau
Fini la pile de fiches ou le tableur à fusionner. Les réponses de chaque personne tiennent sur une ligne, chaque horaire dans une colonne, et l'horaire qui convient au plus grand nombre est mis en avant en haut. Vous voyez les trous du planning, et qui peut les combler, en quelques secondes.
Aucune inscription
Les personnes qui répondent ne créent pas de compte et ne téléchargent pas d'application. Elles ouvrent votre lien, touchent les horaires qui leur conviennent et saisissent leur nom. Moins il y a d'étapes, plus vous recevez de réponses.
Sur tous les téléphones
La plupart des gens ouvrent un lien reçu par SMS ou dans une discussion de groupe. Le formulaire est pensé pour les petits écrans, avec de grands boutons à toucher et des horaires à sélectionner d'un glissement.
Les fuseaux horaires, gérés pour vous
Chaque personne voit vos horaires dans son propre fuseau horaire : une équipe répartie entre plusieurs villes n'a jamais à faire le calcul. Pour des créneaux dans un seul lieu, verrouillez le formulaire sur votre propre fuseau horaire.
Votre tableur, si vous le voulez
Téléchargez toutes les réponses en fichier CSV et ouvrez-les dans Excel ou Google Sheets. C'est pratique quand vous construisez le planning dans un autre outil.
Réservez l'horaire quand vous êtes prêt
Si vous cherchez un horaire pour une seule réunion, le formulaire s'en charge aussi. Choisissez le meilleur horaire, et zcal l'ajoute à votre calendrier et envoie l'invitation à toutes les personnes qui ont répondu.
Gratuit, sans publicité
Créez autant de formulaires qu'il vous faut, pour autant de personnes qu'il vous faut. Personne ne voit de publicité : ni vous, ni les personnes qui répondent.
Qui utilise les formulaires de disponibilité
Managers et chefs d'équipe
Recueillez les disponibilités de toute l'équipe pour la semaine suivante avec un seul lien, puis construisez le planning à partir d'un seul tableau plutôt que d'une pile de notes. Demandez dans le même formulaire le nombre maximal d'heures que chacun peut faire.
Coordinateurs de bénévoles
Les bénévoles donnent leur temps gratuitement : facilitez-leur le « oui ». Partagez les créneaux, voyez qui peut couvrir chacun d'eux et repérez les trous avant le jour J.
Enseignants et écoles
Trouvez un horaire pour des rencontres parents-professeurs, du soutien scolaire ou un groupe de travail. Les parents répondent depuis leur téléphone, sans compte à créer.
Clubs, équipes et comités
Planifiez entraînements, répétitions et réunions du bureau en fonction de la semaine de chacun, et pas seulement des voix les plus fortes de la discussion de groupe.
Recruteurs
Rassemblez au même endroit les disponibilités d'un jury d'entretien, puis choisissez le créneau qui convient à tous et envoyez l'invitation.
Conseils pour obtenir vite les disponibilités de tous
- Fixez une date limite. « D'ici vendredi midi » obtient plus de réponses que « quand vous aurez un moment ».
- Proposez de vraies options. Listez les créneaux ou les plages horaires dont vous avez besoin, pas « n'importe quand cette semaine ».
- Demandez les limites dès le départ. Le nombre maximal d'heures de chacun et ses dates d'absence vous épargnent une série de relances.
- Relancez une seule fois. zcal vous envoie un email à chaque réponse reçue : vous savez exactement qui relancer.
Plus de façons de trouver un horaire
- Sondages de réunion. Laissez un groupe voter pour le meilleur horaire d'une réunion.
- Feuilles d'inscription. Laissez chacun réserver lui-même un créneau.
- Planification de groupe. Toutes les façons de planifier en groupe, au même endroit.
- Liens de réservation. Partagez vos horaires libres, et laissez les gens réserver un créneau avec vous.
Questions fréquemment posées
Qu'est-ce qu'un formulaire de disponibilité ?
Un formulaire de disponibilité est un court formulaire qui demande aux gens quand ils sont libres. Chaque personne indique les jours et les heures où elle peut travailler, faire du bénévolat ou se réunir, pour que la personne qui fait le planning voie qui est disponible, et quand. Il peut s'agir d'une feuille imprimée, d'un tableur ou d'un formulaire en ligne.
Comment créer un formulaire de disponibilité ?
Le plus rapide est de le faire en ligne. Dans zcal, listez les horaires ou les créneaux dont vous avez besoin, partagez le lien et laissez chaque personne cocher ceux qui lui conviennent. Toutes les réponses arrivent dans un seul tableau. Pour un formulaire papier, téléchargez notre fiche de disponibilité gratuite et imprimez-en un exemplaire par personne.
Existe-t-il un modèle de formulaire de disponibilité gratuit ?
Oui. Notre fiche de disponibilité à imprimer est un PDF gratuit d'une page, avec une grille hebdomadaire, une case pour le nombre maximal d'heures ou de créneaux qu'une personne peut assurer, et de la place pour les dates où elle n'est pas disponible. La version en ligne dans zcal est gratuite elle aussi, sans limite de formulaires ni de réponses.
Comment demander leurs disponibilités aux employés ?
Demandez-les à tout le monde de la même façon, avec la même date limite. Donnez à chaque personne un formulaire avec les créneaux à pourvoir, demandez le nombre maximal d'heures qu'elle peut faire et ses dates d'absence, et récupérez les réponses une semaine avant la date de remise du planning. Un formulaire en ligne vous évite de recopier des fiches papier.
Puis-je créer un formulaire de disponibilité dans Google Forms ?
Oui, avec une grille de cases à cocher : les jours en lignes, les horaires en colonnes. Mais Google Forms envoie chaque réponse sur sa propre ligne d'un tableur, et c'est à vous de trouver les horaires communs. Un formulaire zcal affiche les disponibilités de chacun côte à côte, avec en haut l'horaire qui convient au plus grand nombre.
Comment remplir un formulaire de disponibilité ?
Pour chaque jour, indiquez l'heure à laquelle vous pouvez commencer au plus tôt et celle à laquelle vous devez finir au plus tard, ou cochez « Toute la journée » ou « Indisponible ». Ajoutez ensuite le nombre maximal d'heures ou de créneaux que vous pouvez assurer, et les dates où vous n'êtes pas disponible. Soyez honnête : un planning construit sur des horaires que vous ne pouvez pas vraiment tenir n'aide personne.
Faut-il un compte pour remplir un formulaire de disponibilité zcal ?
Non. Les personnes ouvrent votre lien, cochent les horaires qui leur conviennent et saisissent leur nom et leur email. Elles n'ont pas à s'inscrire, à se connecter ni à télécharger d'application. Il vous faut un compte zcal gratuit pour créer le formulaire.
