Planification collective pour les réunions à plusieurs hôtes
Réservez une réunion avec plusieurs membres de votre équipe, depuis un seul lien. Vos clients ne voient que les horaires où chaque hôte est libre : personne n'a à aligner les agendas.
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Fiable par les grandes marques, des startups en pleine croissance aux grandes entreprises.
zcal est une application de planification pour vous et votre équipe, et ses liens collectifs réservent une seule réunion avec plusieurs membres de votre équipe. zcal vérifie le calendrier de chaque hôte et ne montre aux clients que les horaires où tous sont libres. Quand un client réserve, tout le monde reçoit la même invitation de calendrier, avec un seul lien vidéo. Fini le fil d'emails pour aligner trois agendas.
Table des matières
Comment ça fonctionne
1. Ajoutez votre équipe
Créez une équipe dans zcal et invitez les personnes qui participent à ces réunions. Chacune connecte son propre calendrier Google, Outlook ou Apple, pour que zcal sache toujours quand elle est occupée.
2. Choisissez les hôtes
Choisissez qui doit être présent à chaque réunion. Une personne qui doit recevoir l'invitation, sans bloquer d'horaire, peut être un hôte facultatif.
3. Choisissez quels horaires comptent
Combinez les horaires de travail de chaque hôte, ou définissez des horaires propres à ce lien. Dans les deux cas, zcal vérifie le calendrier de chaque hôte requis avant d'afficher un horaire.
4. Partagez le lien, et tout le monde est réservé
Placez le lien dans un email, une proposition commerciale ou sur votre site web. Le client choisit un horaire, et zcal envoie une seule invitation de calendrier au client et à chaque hôte, avec le lien vidéo à l'intérieur.
Comment zcal trouve un horaire qui convient à tous
Voici un après-midi sur un lien de réunion de lancement avec trois hôtes. Alex et Jordan doivent être présents, et Sam est facultatif.
| Horaire | Alex | Jordan | Sam (facultatif) | Le client peut-il réserver ? |
|---|---|---|---|---|
| 13 h | Libre | Occupé | Libre | Non. Jordan est occupé |
| 14 h | Libre | Libre | Occupé | Oui. Sam est facultatif, donc son calendrier ne compte pas |
| 15 h | Libre | Libre | Libre | Oui |
| 16 h | Occupé | Libre | Libre | Non. Alex est occupé |
Le client voit 14 h et 15 h, et rien d'autre. Quel que soit son choix, les trois hôtes reçoivent l'invitation, et Sam participe s'il le peut.
Chaque hôte requis que vous ajoutez est un calendrier de plus dans lequel chaque horaire doit tenir. Limitez donc la liste aux personnes qui doivent être présentes, et rendez les autres facultatives.
Collectif, round robin ou événement de groupe ?
Les trois mettent plus de deux personnes sur un même lien, mais ils ne servent pas à la même chose :
- Collectif : chaque réunion a plusieurs hôtes, et les clients ne voient que les horaires où tous sont libres. Utilisez-le pour une réunion de lancement, une démo commerciale avec un expert ou un entretien devant un jury.
- Round robin : chaque réunion est attribuée à un seul hôte de votre équipe. Utilisez-le pour les démos commerciales, les appels de support et les premiers entretiens. Découvrez comment fonctionne la planification round robin.
- Événement de groupe : un seul hôte, de nombreux invités sur le même créneau. Utilisez-le pour les cours, les ateliers et les webinaires.
Découvrez toutes les façons de planifier avec plus d'une personne dans planification de groupe.
Pourquoi utiliser zcal pour la planification collective
Fini les allers-retours entre agendas
Aligner trois agendas par email peut prendre des jours. Avec un lien collectif, le client choisit un horaire en une minute, et cet horaire convient déjà à tout le monde.
Chaque calendrier, vérifié
Chaque hôte connecte tous les calendriers Google, Outlook et Apple qu'il utilise. zcal les vérifie tous avant d'afficher un horaire, pour que personne ne soit réservé sur une réunion à laquelle il ne peut pas assister.
Des hôtes facultatifs
Invitez les personnes qui aimeraient participer, sans que leur calendrier réduise vos horaires disponibles. Elles reçoivent l'invitation dans tous les cas.
Vos horaires ou les leurs
Utilisez les horaires de travail de chaque hôte, ou définissez une plage propre à ce lien, comme les mardis et jeudis après-midi. Les calendriers sont quand même vérifiés.
Une seule invitation pour tous
Le client et chaque hôte reçoivent la même invitation de calendrier, avec un seul lien Zoom, Google Meet ou Microsoft Teams. Tout le monde rejoint le même appel.
Des rappels qui réduisent les absences
Chaque réservation reçoit des rappels par email, et avec Pro vous pouvez aussi envoyer des SMS aux clients. Plus une réunion compte de participants, plus une absence coûte cher.
Qui utilise les événements collectifs
Équipes commerciales
Faites venir un ingénieur avant-vente à une démo, ou un manager à un appel de closing. Le prospect réserve une seule fois, et vous êtes libres tous les deux.
Agences et consultants
Réservez en une étape une réunion de lancement avec le chef de projet, le designer et le développeur, pour que le client rencontre toute l'équipe dès le premier jour.
Équipes de recrutement
Laissez les candidats réserver un entretien devant un jury avec le manager qui recrute et deux autres membres du jury, sans qu'un recruteur serve d'intermédiaire dans chaque email.
Customer success et support
Associez un responsable customer success à un spécialiste produit pour les appels d'onboarding et les demandes de support délicates.
Les événements collectifs dans zcal, Calendly et Cal.com
Les trois applications permettent à un client de réserver plusieurs hôtes à la fois, et aucune ne le propose dans son plan gratuit. zcal est la moins chère pour chaque membre de votre équipe.
| zcal | Calendly | Cal.com | |
|---|---|---|---|
| Plan nécessaire | Pro | Standard | Teams |
| Prix par utilisateur et par mois | À partir de $7 | À partir de $10 | À partir de $12 |
Vous comparez d'autres applications ? Consultez notre liste d'alternatives à Calendly.
Conseils pour des liens collectifs qui se remplissent
- Gardez une liste courte d'hôtes requis. Chaque hôte requis en plus réduit les horaires disponibles. Rendez les autres facultatifs.
- Connectez tous les calendriers. Demandez à chaque hôte de connecter tous les calendriers qu'il utilise, sinon un client peut réserver par-dessus une réunion que zcal ne voit pas.
- Ajoutez un temps tampon. Un battement de 10 à 15 minutes avant et après laisse à chacun le temps de passer d'un appel à l'autre.
- Aucun horaire n'apparaît ? Ouvrez le dépanneur de disponibilité dans zcal pour trouver quels horaires ou quels événements de calendrier bloquent votre lien.
Plus de façons de planifier en équipe
- Planification round robin. Répartissez les rendez-vous clients au sein de votre équipe, un hôte à la fois.
- Planification de groupe. Sondages, événements de groupe, collectif et round robin, côte à côte.
- Pages de réservation. Donnez à chaque membre de votre équipe son propre lien de réservation.
- Rappels par SMS. Envoyez un SMS à vos clients avant chaque rendez-vous, pour qu'ils soient moins nombreux à le manquer.
Questions fréquemment posées
Qu'est-ce qu'un événement collectif ?
Un événement collectif est une réunion avec plusieurs hôtes et un client, réservée depuis un seul lien. La page de réservation n'affiche que les horaires où chaque hôte requis est libre, et la réunion s'inscrit dans le calendrier de chaque hôte. Calendly appelle cela un type d'événement « Collective », et d'autres applications parlent de réunion multi-hôtes.
Quelle est la différence entre la planification collective et le round robin ?
Un événement collectif réunit plusieurs hôtes dans une même réunion : les clients ne voient que les horaires où tous sont libres. Le round robin attribue chaque réunion à un seul hôte de votre équipe, pour répartir le travail. Les deux sont inclus dans les plans Pro et Business de zcal.
Qu'est-ce qu'un hôte facultatif ?
Un hôte facultatif reçoit l'invitation à chaque réservation, mais son calendrier ne décide pas des horaires que voient les clients. Utilisez-le pour une personne qui aimerait participer sans y être obligée, comme un manager qui passe quand il le peut.
Le client peut-il reprogrammer ou annuler ?
Oui. Le client reprogramme ou annule depuis son invitation, et choisit un nouvel horaire où chaque hôte requis est toujours libre. zcal prévient chaque hôte du changement par email : personne n'a à faire passer le message.
Chaque hôte a-t-il besoin d'un compte zcal ?
Oui. Chaque hôte est membre de votre équipe zcal et connecte son propre calendrier, pour que zcal puisse vérifier quand il est libre. Les plans payants sont facturés par utilisateur.
La planification collective fonctionne-t-elle avec Google Agenda et Outlook ?
Oui. Chaque hôte connecte ses propres calendriers Google, Outlook ou Apple, et une équipe peut mélanger les trois. zcal vérifie chaque calendrier avant de proposer un horaire.
Combien coûte la planification collective ?
Les événements collectifs font partie de zcal Pro, à partir de $7 par utilisateur et par mois, et de Business, à partir de $12 par utilisateur et par mois. Pro inclut une équipe, et Business n'a pas de limite d'équipes. Les deux sont proposés avec un essai gratuit de 14 jours.
