Planification round robin : définition et fonctionnement

Si votre équipe se partage une même file de demandes de démo, d'appels de support ou d'entretiens, vous connaissez le problème : une personne croule sous les rendez-vous pendant qu'une autre attend, et quelqu'un perd du temps à décider qui prend le suivant. La planification round robin règle ce problème. Ce guide explique comment elle fonctionne, les différentes façons dont un outil choisit la personne suivante, quand l'utiliser et comment la mettre en place.

Vous cherchez autre chose ? En informatique, le round robin (ou « tourniquet ») est une façon de partager le temps du processeur : chaque tâche reçoit à son tour une tranche de temps égale. Une « réunion round robin » peut aussi désigner une discussion où chacun prend la parole à tour de rôle. Nous en parlons à la fin. Ce guide porte sur les réunions avec des clients.

Qu'est-ce que la planification round robin ?

La planification round robin est une façon de répartir les réservations entre plusieurs personnes, l'une après l'autre. Vous partagez un seul lien pour toute l'équipe. Le client choisit n'importe quel créneau où un membre de l'équipe est libre, et la réunion revient à la personne dont c'est le tour.

Les équipes l'utilisent pour :

• Les démos commerciales : chaque prospect tombe vite sur un commercial disponible.
• Les appels de support et d'onboarding : personne ne porte toute la charge seul.
• Les premiers entretiens d'embauche : les candidats réservent n'importe quel créneau libre dans l'équipe de recrutement.
• Les agences et les cliniques : les clients réservent « un consultant » ou « un praticien », pas une personne précise.

Comment le round robin choisit la personne suivante

Tous les outils ne font pas tourner les réunions de la même façon. Voici les 4 méthodes courantes :

La plupart des équipes veulent un mélange : chacun son tour, on saute les personnes occupées, et un manager peut donner la priorité à certains. C'est exactement ce que fait zcal.

Un exemple concret

Voici comment zcal répartit les 6 premières réservations d'un nouveau lien d'équipe avec 3 hôtes. Les 3 ont la même priorité, et Alex est en tête de la liste des hôtes.

Deux autres règles comptent dans la vraie vie :

• Une réservation annulée ne compte pas. Si un client annule, l'hôte remonte dans la file.
• Un rendez-vous reporté reste chez le même hôte. Le client choisit un nouveau créneau dans l'agenda de cet hôte, et personne n'a à refaire les présentations.

Round robin, collectif ou individuel : les différences

Le round robin offre le plus de créneaux aux clients, car un seul hôte doit être libre. Le mode collectif en offre le moins, car tout le monde doit l'être.

Avantages et inconvénients de la planification round robin

Avantages :

• Équitable par défaut. Les réunions se répartissent sans que personne ne tienne les comptes.
• Plus de créneaux pour les clients. Un client voit tous les créneaux où quelqu'un est libre, et il réserve donc plus vite.
• Des réponses plus rapides aux prospects. Un nouveau prospect réserve tout de suite avec un commercial, au lieu d'attendre qu'on le lui attribue.
• Moins de doubles réservations. Un bon outil vérifie l'agenda de chaque hôte et saute ceux qui sont occupés.

Inconvénients :

• Les clients ne choisissent pas leur interlocuteur. Si un client veut un commercial précis, envoyez-lui plutôt le lien de réservation personnel de ce commercial.
• Toutes les réunions ne se valent pas. Les 5 réunions d'un hôte peuvent toutes être de gros contrats, et celles d'un autre toutes de petits. Regardez les résultats, pas seulement le nombre.
• Chaque agenda doit être connecté. Si l'agenda d'un hôte manque, il recevra des réunions auxquelles il ne peut pas assister.

Notre avis : dès que 2 personnes ou plus prennent le même type de réunion, passez au round robin. Distribuer les réunions à la main est lent, et quelqu'un finit toujours par trouver cela injuste.

Comment configurer la planification round robin dans zcal

À la main, il vous faut un tableur pour savoir qui est le suivant et une foule de messages « Quelqu'un peut prendre celui-là ? ». zcal, une application de planification gratuite, s'en charge pour vous avec un lien round robin :

1. Créez une équipe et invitez vos hôtes. Chaque personne connecte son propre agenda Google, Outlook ou Apple, pour que zcal sache quand elle est occupée.
2. Cliquez sur Nouveau lien, choisissez votre équipe, puis « Invitation en round robin ».

3. Choisissez les hôtes et leur priorité. Donnez à chaque personne une priorité basse, moyenne ou haute. Les hôtes en haute priorité reçoivent toutes les réunions pour lesquelles ils sont libres, et les autres se partagent le reste.

4. Définissez la durée, les horaires et le lieu. Choisissez l'outil de visioconférence propre à chaque hôte : chaque réunion reçoit ainsi un lien Zoom, Google Meet ou Microsoft Teams de la personne qui la prend.
5. Partagez le lien. Mettez-le sur votre site web, dans vos e-mails ou dans vos relances commerciales. Les clients voient une seule page avec tous les créneaux libres.

Le round robin fait partie de zcal Pro, à partir de $7 par utilisateur et par mois, et de Business, à partir de $12. Les deux offres incluent un essai gratuit de 14 jours. Découvrez son fonctionnement sur la page planification round robin.

Conseils pour un round robin qui tourne tout seul

• Gardez chaque agenda connecté. Le round robin ne vaut que ce que valent les agendas derrière lui.
• Utilisez la priorité avec modération. Un ou deux hôtes en haute priorité suffisent largement. Si tout le monde est prioritaire, personne ne l'est.
• Ajoutez un temps tampon. Une marge de 10 à 15 minutes laisse à chaque hôte le temps de prendre ses notes avant l'appel suivant.
• Créez un lien par durée de réunion. Une démo de 30 minutes et un échange approfondi de 60 minutes fonctionnent mieux avec 2 liens qu'avec un seul.
• Vérifiez les chiffres chaque mois. Regardez qui a reçu quelles réunions, et ajustez les priorités si une personne prend du retard.

Réunions round robin : chacun parle à tour de rôle

« Réunion round robin » a un second sens : une discussion où chacun prend la parole à tour de rôle, pour que chaque voix soit entendue. Ce format est très utilisé pour les points d'équipe, les brainstormings et les rétrospectives.

Pour en animer une :

1. Choisissez une question ou un sujet, par exemple « Qu'est-ce qui vous bloque cette semaine ? »
2. Fixez un ordre avant de commencer, par exemple l'ordre alphabétique ou le tour de la table.
3. Donnez à chacun le même temps, par exemple 2 minutes, avec un minuteur.
4. Pas d'interruption. Les autres notent leurs questions et les posent après le tour.
5. Concluez. Reprenez les points principaux et mettez-vous d'accord sur les prochaines étapes.

Questions fréquemment posées