Logiciel de planification round robin pour les équipes
Une planification round robin qui répartit équitablement les rendez-vous clients dans votre équipe. Les clients voient plus d'horaires libres, et chaque réservation va à un hôte disponible.
Essayer le round robin gratuitement
Fiable par les grandes marques, des startups en pleine croissance aux grandes entreprises.
zcal est une application de planification pour vous et votre équipe, et ses liens round robin (des liens qui attribuent les réunions à tour de rôle) répartissent les rendez-vous pour vous. Vous partagez un seul lien de réservation pour toute l'équipe, les clients choisissent n'importe quel horaire où quelqu'un est libre, et zcal confie la réunion à la bonne personne. Plus de tableur pour savoir à qui c'est le tour, et plus aucun prospect laissé en attente.
Table des matières
Comment ça fonctionne
1. Ajoutez votre équipe
Créez une équipe dans zcal et invitez les personnes qui prennent ces rendez-vous. Chacune connecte son propre calendrier Google, Outlook ou Apple, pour que zcal sache toujours qui est libre.
2. Choisissez les hôtes et leur priorité
Choisissez qui prend les réunions, et donnez à chaque personne une priorité basse, moyenne ou haute. Les hôtes en haute priorité reçoivent les réunions en premier dès qu'ils sont libres, et les autres se partagent le reste.
3. Partagez un seul lien
Placez le lien de votre équipe sur votre site web, dans vos emails ou dans vos relances commerciales. Les clients voient tous les horaires où au moins un hôte est libre : ils trouvent vite un créneau.
4. zcal choisit l'hôte
Quand un client réserve, zcal attribue la réunion à un hôte libre et l'ajoute au calendrier de cette personne, avec son propre lien vidéo. Le client reçoit l'invitation et les rappels, et votre équipe n'a jamais à décider à qui c'est le tour.
Comment zcal décide qui reçoit la réunion
Équitable ne veut pas dire aléatoire. Voici comment un lien d'équipe avec trois hôtes répartit ses premières réservations. Alex a une haute priorité, et Jordan et Sam ont une priorité moyenne.
| Réservation | Libres à ce moment-là | Qui l'obtient | Pourquoi |
|---|---|---|---|
| 1re | Alex, Jordan, Sam | Alex | Alex a la priorité la plus haute |
| 2e | Jordan, Sam (Alex est occupé) | Jordan | Jordan et Sam ont la même priorité, et aucun des deux n'a encore eu de réunion |
| 3e | Jordan, Sam | Sam | Sam n'a pas encore eu de réunion |
| 4e | Jordan, Sam | Jordan | La dernière réservation de Jordan est plus ancienne que celle de Sam |
| Une reprogrammation | — | Le même hôte | Une réunion reprogrammée reste avec son hôte |
Les clients ne voient rien de tout cela. Ils voient une seule page avec tous les horaires où quelqu'un est libre, et ils réservent.
Round robin, collectif ou événement de groupe ?
Les trois mettent plus de deux personnes sur un même lien, mais ils ne servent pas à la même chose :
- Round robin : chaque réunion est attribuée à un seul hôte de votre équipe. Utilisez-le pour les démos commerciales, les appels de support et les premiers entretiens. Notre guide explique comment fonctionne la planification round robin.
- Collectif : chaque réunion a plusieurs hôtes, et les clients ne voient que les horaires où tous sont libres. Utilisez-le pour une réunion de lancement ou un entretien devant un jury.
- Événement de groupe : un seul hôte, de nombreux invités sur le même créneau. Utilisez-le pour les cours, les ateliers et les webinaires.
Comparez les trois côte à côte dans planification de groupe.
Pourquoi utiliser zcal pour le round robin
Plus d'horaires pour vos clients
Un client voit tous les horaires où au moins un hôte est libre, et pas seulement le calendrier d'une personne. Plus de créneaux libres, c'est plus de réservations et moins de prospects qui abandonnent.
Équitable par défaut
Sans priorités, zcal fait simplement tourner les réunions : l'hôte dont la dernière réservation est la plus ancienne reçoit la réunion suivante. Personne n'a à tenir les comptes.
Des priorités quand vous en avez besoin
Vous voulez que vos meilleurs commerciaux assurent toutes les démos possibles ? Donnez-leur une haute priorité. Les nouvelles recrues en basse priorité prennent le surplus pendant leur montée en compétences.
Le calendrier de chaque hôte, vérifié
Chaque hôte connecte ses propres calendriers. zcal les vérifie tous avant de proposer un horaire, pour que personne ne soit réservé sur une réunion à laquelle il ne peut pas assister.
Le lien vidéo de chaque hôte
Choisissez comme lieu l'application vidéo de chaque hôte, et chaque réunion reçoit un lien Zoom, Google Meet ou Microsoft Teams de l'hôte qui la prend.
Les reprogrammations ne changent pas d'hôte
Quand un client déplace une réunion, elle reste avec l'hôte qu'il a déjà rencontré. Pas de passage de relais, pas de présentations à refaire.
Des rappels qui réduisent les absences
Chaque réservation reçoit des rappels par email, et avec Pro vous pouvez aussi envoyer des SMS aux clients. Sur les liens d'équipe, zcal utilise les crédits SMS de l'hôte qui en a consommé le moins.
Qui utilise la planification round robin
Équipes commerciales
Placez un seul lien « Réserver une démo » sur votre site web, et chaque prospect arrive vite chez un commercial disponible. Les prospects chauds n'attendent pas qu'on les attribue à quelqu'un.
Customer success et support
Répartissez les appels d'onboarding et de support dans l'équipe, pour que personne ne porte seul toute la charge.
Équipes de recrutement
Répartissez les premiers entretiens de présélection entre vos recruteurs, et laissez les candidats réserver n'importe quel créneau libre au lieu d'attendre un email.
Agences et cabinets de conseil
Donnez à vos clients un seul lien pour un appel stratégique, et laissez la personne disponible le prendre.
Conseils pour un round robin qui tourne tout seul
- Gardez tous les calendriers connectés. Le round robin ne vaut que par les calendriers qui le sous-tendent. Demandez à chaque hôte de connecter tous les calendriers qu'il utilise.
- Utilisez les priorités avec soin. Un ou deux hôtes en haute priorité suffisent. Si tout le monde est en haute priorité, cela revient à n'avoir aucune priorité.
- Ajoutez un temps tampon. Un battement de 10 à 15 minutes entre les réunions laisse à chaque hôte le temps de rédiger ses notes avant l'appel suivant.
- Gardez une seule durée de réunion par lien. Créez un lien pour une démo de 30 minutes et un autre pour un approfondissement de 60 minutes, pour que chaque créneau corresponde à la réunion.
Plus de façons de planifier en équipe
- Planification de groupe. Sondages, événements de groupe, collectif et round robin, côte à côte.
- Pages de réservation. Donnez à chaque membre de votre équipe son propre lien de réservation.
- Rappels par SMS. Envoyez un SMS à vos clients avant chaque rendez-vous, pour qu'ils soient moins nombreux à le manquer.
- Sondages de réunion. Trouvez un horaire pour une réunion interne avec toute l'équipe.
Questions fréquemment posées
Qu'est-ce que la planification round robin ?
La planification round robin répartit les réunions au sein d'une équipe, à tour de rôle, pour que chaque personne en reçoive une part équitable. Un client réserve un horaire sur un seul lien d'équipe, et la réunion va à un hôte libre à ce moment-là. C'est courant pour les démos commerciales, les appels de support et les présélections de candidats.
Comment zcal choisit-il qui reçoit la réunion ?
zcal regarde les hôtes libres à l'horaire choisi par le client. Parmi eux, les hôtes qui ont la priorité la plus haute passent en premier. Entre hôtes de même priorité, un hôte qui n'a encore aucune réunion sur le lien passe en premier, puis c'est l'hôte dont la dernière réservation est la plus ancienne qui reçoit la réunion.
Puis-je donner plus de réunions à certains membres de l'équipe ?
Oui. Donnez-leur une haute priorité, et ils reçoivent toutes les réunions pour lesquelles ils sont libres. Les hôtes en priorité moyenne ou basse prennent les réunions que les hôtes en haute priorité ne peuvent pas prendre.
Les clients peuvent-ils choisir avec qui ils ont rendez-vous ?
Sur un lien round robin, c'est zcal qui choisit l'hôte. Si un client veut une personne précise, partagez plutôt le lien de réservation de cette personne.
Que se passe-t-il quand un client reprogramme ?
La réunion reste avec le même hôte. Le client choisit un nouvel horaire parmi les horaires libres de cet hôte, et le calendrier de personne d'autre ne change.
Le round robin fonctionne-t-il avec Google Agenda et Outlook ?
Oui. Chaque hôte connecte ses propres calendriers Google, Outlook ou Apple, autant qu'il en utilise. zcal les vérifie tous avant de proposer un horaire, et ajoute chaque réunion au calendrier de l'hôte.
Combien coûte la planification round robin ?
Le round robin fait partie de zcal Pro, à partir de $7 par utilisateur et par mois, et de Business, à partir de $12 par utilisateur et par mois. Pro inclut une équipe, et Business n'a pas de limite d'équipes. Les deux sont proposés avec un essai gratuit de 14 jours.
