E-mail pour reporter une réunion : 16 modèles aux formulations polies

Reporter une réunion fait partie du travail. Les agendas se télescopent, les gens tombent malades et les priorités changent. Ce que l'on retient, ce n'est pas que vous avez déplacé la réunion, mais la manière : un message rapide et clair avec de nouveaux créneaux est respectueux, alors qu'un vague « j'ai un empêchement, trouvons un autre moment » refile la corvée à l'autre et laisse la réunion dans le flou.

Les modèles ci-dessous couvrent les cas que vous rencontrerez vraiment, du jour de maladie à la réunion client que vous devez décaler, plus quoi répondre quand l'autre personne vous demande de déplacer un rendez-vous. Chacun a un objet, une indication sur le moment où l'utiliser, et la raison pour laquelle il fonctionne. Cliquez sur Copier, remplacez les [crochets] par vos informations, et envoyez.

Modèles d'e-mail pour reporter une réunion

1. Demande de report classique

À utiliser quand vous devez déplacer une réunion et que vous pouvez prévenir au moins un jour à l'avance.

Bonjour [prénom],

Je suis désolé(e), mais je dois déplacer notre réunion du [jour] à [heure]. [Raison courte, par exemple : une échéance a été avancée.]

L'un de ces créneaux vous conviendrait-il à la place ? Tous les horaires sont en [fuseau horaire].
1. [jour] [date] à [heure]
2. [jour] [date] à [heure]
3. [jour] [date] à [heure]

Ou, si c'est plus simple, vous pouvez choisir n'importe quel créneau libre ici : [lien de réservation]

Merci de votre compréhension,
[votre nom]

Bonjour [prénom], désolé(e), je dois déplacer notre réunion de [jour]. Serait-il possible de la faire [jour] à [heure] ou [jour] à [heure] à la place ?

Pourquoi ça marche : une seule excuse, une ligne d'explication et des créneaux concrets. L'autre personne peut répondre en un mot, au lieu de partir à la chasse au nouveau créneau.

2. Reporter une réunion client

À utiliser quand la réunion a lieu avec un client ou toute personne extérieure à votre entreprise. Mettez en avant son temps, pas votre problème.

Bonjour [prénom],

Je tiens à accorder à [sujet] toute l'attention qu'il mérite, et je ne pourrai pas le faire le [jour] à [heure] comme prévu. Je suis désolé(e) pour ce changement.

Pourrions-nous déplacer notre réunion à l'un de ces créneaux ? Tous les horaires sont en [fuseau horaire].
1. [jour] [date] à [heure]
2. [jour] [date] à [heure]

Si aucun ne vous convient, vous pouvez choisir le créneau qui vous arrange ici : [lien de réservation]

Tout ce que nous avions prévu de voir reste d'actualité, et je vous renverrai l'ordre du jour avec la nouvelle invitation.

Bien cordialement,
[votre nom]
[entreprise]

Pourquoi ça marche : il dit au client que le travail avance comme prévu, pour qu'une réunion déplacée ne ressemble pas à un dossier laissé de côté.

3. Report de dernière minute

À utiliser quand vous devez déplacer une réunion le jour même. Envoyez aussi un SMS ou un message chat, car l'autre personne risque de ne pas voir l'e-mail à temps.

Bonjour [prénom],

Je suis vraiment désolé(e) de vous prévenir si tard, mais je ne pourrai pas assister à notre réunion d'aujourd'hui à [heure]. [Raison courte.]

Je sais que c'est de dernière minute, alors je vous simplifie la tâche au maximum : choisissez ici le créneau qui vous convient, il est à vous : [lien de réservation]

Encore toutes mes excuses,
[votre nom]

Bonjour [prénom], c'est [votre nom]. Vraiment désolé(e), je ne peux pas être à notre réunion de [heure] aujourd'hui. Pouvons-nous la déplacer ? Choisissez un créneau ici : [lien de réservation]

Pourquoi ça marche : il assume le délai très court et laisse à l'autre personne le choix total du nouvel horaire, ce qui est la compensation la plus juste pour le dérangement.

4. Malade

À utiliser quand vous vous réveillez malade. Faites court. Personne n'a besoin des détails.

Bonjour [prénom],

Je suis malade aujourd'hui et je dois donc déplacer notre réunion de [heure]. Je suis désolé(e) pour ce changement tardif.

Je pense être de retour d'ici [jour]. Est-ce que [jour] à [heure] ou [jour] à [heure] vous conviendrait ? Sinon, choisissez un créneau ici : [lien de réservation]

Merci de votre compréhension,
[votre nom]

Bonjour [prénom], c'est [votre nom]. Je suis malade aujourd'hui et je dois déplacer notre réunion de [heure]. Désolé(e) ! Je vous envoie de nouveaux créneaux à mon retour.

Pourquoi ça marche : « malade » est une raison suffisante pour tout le monde, et les nouveaux créneaux montrent que vous ne laissez pas l'autre personne dans l'attente.

5. Urgence personnelle

À utiliser quand une affaire urgente et privée survient. Vous ne devez de détails à personne.

Bonjour [prénom],

En raison d'un imprévu personnel, je dois reporter notre réunion du [jour] à [heure]. Je suis désolé(e) de vous prévenir si tard.

Je reviendrai vers vous d'ici [jour] avec de nouveaux créneaux. En cas d'urgence d'ici là, [nom] peut vous aider à l'adresse [e-mail].

Merci de votre compréhension,
[votre nom]

Pourquoi ça marche : « un imprévu personnel » est honnête et clôt le sujet. Un contact de secours permet de traiter toute urgence.

6. Double réservation

À utiliser quand vous découvrez une double réservation dans votre agenda : 2 engagements au même moment.

Bonjour [prénom],

Je viens de m'apercevoir que j'ai deux rendez-vous en même temps le [jour] à [heure], et j'en suis désolé(e). Je préfère déplacer notre réunion dès maintenant plutôt que de l'écourter.

Pourrions-nous nous voir le [jour] à [heure] ou le [jour] à [heure] à la place ? Vous pouvez aussi choisir n'importe quel créneau ici : [lien de réservation]

Merci,
[votre nom]

Pourquoi ça marche : il assume l'erreur et en fait une bonne raison : vous voulez accorder à l'autre toute votre attention, pas la moitié.

7. Réunion d'équipe déplacée

À utiliser pour annoncer le nouvel horaire à un groupe. Quand c'est votre réunion, fixez l'horaire et prévenez tout le monde, au lieu de demander à 6 personnes de se mettre d'accord.

Bonjour à tous,

Notre [nom de la réunion] est déplacée du [ancien jour] à [ancienne heure] au [nouveau jour] [date] à [nouvelle heure] [fuseau horaire].

L'invitation d'agenda a été mise à jour. L'ordre du jour et le lien restent les mêmes : [lien visio]

Si le nouvel horaire ne vous convient pas, prévenez-moi d'ici [jour], et envoyez vos points d'avancement par écrit.

Merci,
[votre nom]

Pour info : [nom de la réunion] passe du [ancien jour] au [nouveau jour] à [nouvelle heure]. Invitation mise à jour, même lien. Dites-moi si ça pose problème !

Pourquoi ça marche : « Mise à jour : » dans l'objet, l'ancien et le nouvel horaire côte à côte. Personne ne peut le confondre avec l'invitation d'origine.

8. Reporter sans nouvelle date pour l'instant

À utiliser quand vous ne pouvez pas encore choisir de nouvel horaire, par exemple quand vous attendez une décision ou une livraison.

Bonjour [prénom],

J'aimerais reporter notre réunion du [jour] à [heure]. [Raison, par exemple : nous attendons encore les chiffres définitifs, et la réunion sera plus utile une fois que nous les aurons.]

Je vous enverrai de nouveaux créneaux d'ici le [date]. D'ici là, j'ai retiré la réunion de nos agendas pour libérer ce temps.

Merci de votre patience,
[votre nom]

Pourquoi ça marche : une date pour la prochaine étape (« d'ici vendredi ») évite que la réunion disparaisse en silence.

9. Reporter le rendez-vous d'un client

À utiliser quand vous avez une activité de services et que vous devez déplacer le rendez-vous d'un client. Simplifiez-lui la tâche au maximum.

Bonjour [prénom],

Je suis désolé(e), mais je dois reporter votre [prestation] du [jour] à [heure]. [Raison courte.]

Choisissez le nouveau créneau qui vous convient ici : [lien de réservation]

Si vous le souhaitez, je peux aussi vous réserver le [jour] à [heure]. Il vous suffit de répondre à cet e-mail. Merci de votre compréhension, et désolé(e) pour le dérangement.

Cordialement,
[votre nom]
[établissement]

[établissement] : Désolés, [prénom], nous devons déplacer votre rendez-vous du [jour]. Choisissez un nouveau créneau ici : [lien de réservation]

Pourquoi ça marche : le client choisit lui-même le nouvel horaire, et n'a donc pas à attendre que vous lui en proposiez un.

10. Demander le report d'un entretien d'embauche

À utiliser quand vous êtes le candidat et que vous avez besoin d'un autre créneau. Demandez tôt, et proposez plusieurs options.

Bonjour [prénom],

Merci encore pour votre invitation à un entretien pour le poste de [intitulé du poste]. Malheureusement, [raison courte, par exemple : j'ai un engagement professionnel que je ne peux pas déplacer] le [jour] à [heure].

Le poste m'intéresse vivement, et je m'adapterai volontiers au planning de votre équipe. L'un de ces créneaux pourrait-il convenir ?
1. [jour] [date] à [heure]
2. [jour] [date] à [heure]
3. [jour] [date] à [heure]

Je vous prie de m'excuser pour la gêne occasionnée.

Bien cordialement,
[votre nom]

Pourquoi ça marche : il réaffirme votre intérêt pour le poste, pour que la demande ne passe pas pour un manque de motivation. D'autres modèles de convocation à un entretien couvrent le côté employeur.

11. Reporter avec un lien pour choisir un créneau

À utiliser quand vous ne voulez pas jouer au ping-pong d'agendas. L'autre personne choisit le créneau qui lui convient.

Bonjour [prénom],

Je dois déplacer notre réunion du [jour] à [heure], et je suis désolé(e) pour ce changement.

Pour nous épargner quelques e-mails, voici un lien qui affiche toutes mes disponibilités : [lien de réservation]

Choisissez simplement celle qui vous convient le mieux, et la nouvelle invitation partira aussitôt.

Merci,
[votre nom]

Pourquoi ça marche : il transforme un échange de 4 e-mails en un seul clic pour l'autre personne.

12. Pas de réponse à votre demande de report

À utiliser 1 à 2 jours après votre demande de report, si vous n'avez pas eu de nouvelles.

Bonjour [prénom],

Je reviens vers vous au sujet de mon message pour déplacer notre réunion. J'aimerais toujours trouver un créneau.

Est-ce que [jour] à [heure] vous conviendrait ? Si oui, je vous envoie l'invitation. Sinon, vous pouvez choisir un autre créneau ici : [lien de réservation]

Merci,
[votre nom]

Pourquoi ça marche : il est plus facile de dire oui à un créneau précis qu'à une liste.

13. L'autre personne a manqué la réunion

À utiliser quand l'autre personne ne s'est pas présentée. Partez du principe qu'il y a une bonne raison, et facilitez une nouvelle réservation.

Bonjour [prénom],

J'étais connecté(e) à [heure] aujourd'hui, mais il semble que nous nous soyons manqués. J'espère que tout va bien.

J'aimerais toujours échanger avec vous. Voulez-vous choisir un nouveau créneau ? [lien de réservation]

Cordialement,
[votre nom]

Pourquoi ça marche : « nous nous sommes manqués » est bienveillant, ménage l'autre personne et obtient bien plus de réponses que « vous n'êtes pas venu ».

Répondre quand on vous demande de reporter une réunion

14. Accepter et proposer de nouveaux créneaux

Bonjour [prénom],

Aucun problème, cela arrive ! Voici quelques créneaux qui me conviennent :
1. [jour] [date] à [heure]
2. [jour] [date] à [heure]

Ou prenez n'importe quel créneau libre ici : [lien de réservation]

À bientôt,
[votre nom]

15. Confirmer le nouvel horaire

Bonjour [prénom],

[nouveau jour] à [nouvelle heure] [fuseau horaire], c'est parfait. J'ai mis à jour l'invitation d'agenda, et le lien reste le même : [lien visio]

À bientôt,
[votre nom]

Bonjour [prénom], [nouveau jour] à [nouvelle heure], c'est parfait. J'ai mis à jour l'invitation. À bientôt ! - [votre nom]

16. Une réponse ferme après plusieurs reports

À utiliser après le 2e ou 3e report, pour préserver la relation tout en protégeant votre temps.

Bonjour [prénom],

Aucun problème. Je sais que vous êtes très pris en ce moment.

Comme nous avons dû déplacer ce rendez-vous plusieurs fois, je vous propose de choisir un moment où les choses seront plus calmes. Voici mon agenda, pour que vous puissiez réserver un créneau que vous êtes sûr de pouvoir tenir : [lien de réservation]

Quand vous serez prêt, je serai ravi(e) de vous rencontrer.

Cordialement,
[votre nom]

Comment reporter une réunion poliment

Pour reporter une réunion poliment, prévenez l'autre personne le plus tôt possible, excusez-vous une fois et donnez une raison courte. Proposez 2 ou 3 nouveaux créneaux précis, ou un lien pour en choisir un, et mettez à jour ou annulez l'invitation d'agenda d'origine, pour que personne ne se présente à l'ancien horaire.

• Prévenez au moins 24 heures à l'avance quand vous le pouvez. Plus vous demandez tôt, moins cela coûte à l'autre personne.
• Excusez-vous une fois. Un seul « désolé pour ce changement » est poli. Trois sonnent comme une crise.
• Gardez une raison courte. « J'ai un empêchement » ou « je suis malade » suffit. Vous ne devez jamais de détails privés à personne.
• Proposez des créneaux précis. « Dites-moi quand vous êtes disponible » refile le travail à l'autre personne. 2 ou 3 créneaux, avec le fuseau horaire, ou un lien vers votre agenda, sont plus faciles à accepter.
• Corrigez l'agenda. Mettez à jour l'invitation d'origine, ou annulez-la et envoyez-en une nouvelle, pour qu'aucune réunion « fantôme » ne reste dans un agenda.
• Relancez après 1 à 2 jours si vous n'avez pas de nouvelles.
• N'en faites pas une habitude. Déplacer deux fois la même réunion, ça passe. La déplacer 4 fois montre aux gens leur place dans vos priorités.

Choisissez le bon canal

Formulations pour reporter une réunion

Combinez ces phrases pour chaque partie de votre message :

Objets d'e-mail pour reporter une réunion

• Demande de report : [nom de la réunion] du [jour]
• Un nouveau créneau pour notre [nom de la réunion] ?
• Mise à jour : [nom de la réunion] déplacée au [nouveau jour] à [nouvelle heure]
• Report de [nom de la réunion] à une date ultérieure
• Confirmé : [nom de la réunion] le [nouveau jour] à [nouvelle heure]

Mettez le nom de la réunion et le jour dans chaque objet, pour que l'e-mail ne puisse pas être confondu avec l'invitation à la réunion d'origine.

Laissez les gens reporter eux-mêmes avec zcal

Même le meilleur e-mail de report lance une chaîne : vous proposez des créneaux, l'autre vérifie son agenda, il répond, vous envoyez une nouvelle invitation. Multipliez cela par chaque client, chaque semaine. zcal, une application de planification gratuite, supprime cette chaîne : quand les gens vous réservent via votre page de réservation, ils peuvent déplacer la réunion eux-mêmes, en quelques clics.

• Un lien pour replanifier dans chaque message. L'e-mail de confirmation et le rappel de chaque réservation contiennent un lien pour replanifier ou annuler. Votre invité choisit un nouveau créneau parmi vos disponibilités en temps réel, et la réunion se déplace dans les deux agendas. Aucun e-mail nécessaire.
• Quand c'est vous qui devez la déplacer, replanifiez la réunion depuis votre liste d'événements, et zcal envoie le nouvel horaire à votre invité par e-mail. Ou envoyez le modèle 11 avec votre lien de réservation, et laissez-le choisir.
• Les rappels suivent le nouvel horaire. Si une réunion est déplacée, ses rappels se déplacent avec elle. Si elle est annulée, aucun rappel ne part.

La page de réservation, les confirmations, les rappels et les liens pour replanifier sont tous inclus dans le plan gratuit de zcal. Essayez zcal gratuitement. Pour les messages envoyés avant la réunion, consultez nos modèles de rappel de réunion.

Questions fréquemment posées