E-mail de convocation à un entretien : 20 modèles pour chaque étape (et les réponses)
Publié le 24 octobre 2026
L'essentiel
Un bon e-mail de convocation à un entretien indique le poste, le format de l'entretien, la date et l'heure (ou un lien pour en choisir une), sa durée, les personnes que le candidat va rencontrer, et où se rendre ou comment se connecter. Voici 20 modèles à copier : des convocations pour chaque étape, les messages de suivi et des réponses pour les candidats.
Votre convocation à un entretien est le premier vrai aperçu qu'un candidat a de votre façon de travailler. Une convocation claire et chaleureuse dit « cette équipe est organisée et veut vous voir ». Une convocation floue, sans fuseau horaire, sans noms et avec 3 allers-retours du type « mardi, ça vous va ? », dit l'inverse, et les meilleurs candidats ont souvent d'autres offres sur la table.
Les modèles ci-dessous couvrent chaque étape : la première convocation, les appels de présélection, les entretiens en visio et en présentiel, les jurys et le dernier tour. Viennent ensuite les messages que la plupart des guides oublient, du rappel au report, et une série de réponses pour les candidats. Cliquez sur Copier, remplacez les [crochets] par vos informations, et envoyez.
Table des matières
Comment rédiger un e-mail de convocation à un entretien
Une convocation à un entretien doit répondre à toutes les questions du candidat avant qu'il ne dise oui : à quoi sert l'entretien, quand il a lieu, combien de temps il dure, qui il va rencontrer, et où se rendre ou comment se connecter. Elle doit ensuite rendre le oui facile, avec un lien pour choisir un créneau ou une question claire à laquelle répondre.
- Un objet impossible à manquer. « Convocation à un entretien : [intitulé du poste] chez [entreprise] ». Restez sous les 60 caractères environ, pour que l'objet s'affiche en entier sur un téléphone.
- Le poste et l'étape. « Nous souhaitons vous inviter à un premier entretien pour le poste de Product Designer. » S'il y a plusieurs tours, précisez lequel.
- Le format. Par téléphone, en visio ou en présentiel, et la durée.
- L'horaire, ou un moyen d'en choisir un. Proposez 2 ou 3 créneaux avec le fuseau horaire, ou un lien de planification qui affiche vos disponibilités dans le fuseau horaire du candidat. Le lien vous évite un échange d'e-mails.
- Les personnes qu'il va rencontrer. Noms et fonctions. Un candidat se prépare mieux quand il sait qui sera en face de lui.
- Où se rendre ou comment se connecter. L'adresse complète et la personne à demander, ou le lien de la visio. Pour un appel, précisez qui appelle qui, et depuis quel numéro.
- Ce qu'il faut préparer ou apporter. Un portfolio, une étude de cas, une pièce d'identité pour l'accueil. S'il n'y a rien à préparer, dites-le. Cela enlève de la pression.
- Une offre d'aide. Une phrase comme « N'hésitez pas à nous dire si vous avez besoin d'aménagements » montre aux candidats que vous êtes sincère.
Choisissez le bon modèle
| Entretien | Durée habituelle | Modèle |
|---|---|---|
| Appel de présélection | 15 à 30 minutes | 3 |
| Premier entretien en visio | 30 à 45 minutes | 2 ou 4 |
| Premier entretien en présentiel | 45 à 60 minutes | 5 |
| Deuxième entretien | 45 à 60 minutes | 6 |
| Entretien avec un jury | 45 à 90 minutes | 8 |
| Entretien collectif ou journée d'évaluation | 2 heures à une demi-journée | 9 et 10 |
| Dernier entretien | 1 à 3 heures | 7 |
Envoyez la convocation dans les un ou deux jours qui suivent votre décision, un matin en semaine si possible. Les bons candidats n'attendent pas, et une convocation rapide montre que vous êtes sérieux.
Modèles d'e-mail de convocation à un entretien
1. Convocation classique avec des créneaux au choix
À utiliser pour un premier entretien quand vous préférez proposer quelques créneaux plutôt que partager un lien.
Objet : Convocation à un entretien : [intitulé du poste] chez [entreprise]
Bonjour [prénom du candidat],
Merci pour votre candidature au poste de [intitulé du poste] chez [entreprise]. Nous avons lu votre dossier avec plaisir, et nous souhaitons vous inviter à un entretien de [durée] avec [interlocuteur], [fonction de l'interlocuteur].
L'un de ces créneaux vous conviendrait-il ? Tous les horaires sont en [fuseau horaire].
1. [jour] [date] à [heure]
2. [jour] [date] à [heure]
3. [jour] [date] à [heure]
L'entretien se déroulera [en visio / par téléphone / dans nos locaux], et nous vous enverrons les détails dès que vous aurez choisi un créneau. Si aucun ne vous convient, répondez-nous simplement avec quelques disponibilités.
N'hésitez pas à nous dire si vous avez besoin d'aménagements pour l'entretien.
Bien cordialement,
[votre nom]
[votre fonction], [entreprise]
2. Convocation avec un lien de planification
À utiliser quand vous voulez que le candidat choisisse un créneau qui lui convient, sans allers-retours.
Objet : Échangeons : entretien pour le poste de [intitulé du poste] chez [entreprise]
Bonjour [prénom du candidat],
Merci pour votre candidature au poste de [intitulé du poste]. Nous aimerions en savoir plus sur vous, et nous souhaitons vous inviter à un entretien en visio de [durée] avec [interlocuteur], [fonction de l'interlocuteur].
Choisissez le créneau qui vous convient ici : [lien de réservation]
La page affiche nos disponibilités dans votre propre fuseau horaire. Une fois votre réservation faite, vous recevrez une invitation d'agenda avec le lien de la visio.
Si vous avez besoin d'aménagements, ou si aucun créneau ne vous convient, répondez simplement à cet e-mail.
Au plaisir d'échanger avec vous,
[votre nom]
[votre fonction], [entreprise]
Bonjour [prénom du candidat], ici [votre nom] de [entreprise]. Nous aimerions vous rencontrer pour le poste de [intitulé du poste] ! Choisissez un créneau ici : [lien de réservation]
3. Appel de présélection
À utiliser pour un court premier appel. Précisez qui appelle qui, pour que personne n'attende pour rien.
Objet : Un court appel au sujet du poste de [intitulé du poste] chez [entreprise] ?
Bonjour [prénom du candidat],
Merci pour votre intérêt pour le poste de [intitulé du poste] ! La prochaine étape est un court appel avec moi, d'environ [durée], pour parler de votre expérience et répondre à vos questions sur le poste.
Vous pouvez choisir un créneau ici : [lien de réservation]
Je vous appellerai au numéro indiqué dans votre candidature, depuis le [téléphone]. Si vous préférez un autre numéro, il vous suffit de me l'envoyer en réponse.
À très bientôt,
[votre nom]
[votre fonction], [entreprise]
Bonjour [prénom du candidat], ici [votre nom] de [entreprise]. Pourrions-nous nous appeler brièvement au sujet du poste de [intitulé du poste] ? Choisissez un créneau : [lien de réservation]
4. Entretien en visio
À utiliser pour les entretiens sur Zoom, Google Meet ou Microsoft Teams.
Objet : Entretien en visio pour le poste de [intitulé du poste] : [jour] à [heure] [fuseau horaire]
Bonjour [prénom du candidat],
Nous avons hâte de vous retrouver en visio pour votre entretien pour le poste de [intitulé du poste] !
Quand : [jour] [date] à [heure] [fuseau horaire]
Durée : [durée]
Avec : [interlocuteur], [fonction de l'interlocuteur]
Lien de connexion : [lien visio]
Le lien s'ouvre dans n'importe quel navigateur, vous n'avez donc rien à installer. Merci de vous connecter depuis un endroit calme, caméra allumée, et d'ouvrir le lien quelques minutes à l'avance pour tester votre son. Si l'appel coupe, nous vous rappellerons au [téléphone].
N'hésitez pas à nous dire si vous avez besoin d'aménagements.
Cordialement,
[votre nom]
[entreprise]
5. Entretien en présentiel
À utiliser quand le candidat vient dans vos locaux. Donnez-lui tous les détails dont il aura besoin le jour J.
Objet : Entretien chez [entreprise] : [jour] [date] à [heure]
Bonjour [prénom du candidat],
Nous souhaitons vous inviter à un entretien en présentiel pour le poste de [intitulé du poste].
Quand : [jour] [date] à [heure]
Durée : environ [durée]
Où : [adresse], [étage ou bureau]
À l'accueil, demandez : [nom]
Vous rencontrerez : [interlocuteur], [fonction de l'interlocuteur], et [interlocuteur], [fonction de l'interlocuteur]
Pour venir : [infos parking ou transports]. Merci de vous munir d'une pièce d'identité avec photo pour l'accueil du bâtiment. Ici, le code vestimentaire est [code vestimentaire] : venez dans la tenue où vous vous sentez à l'aise.
Si l'horaire ne vous convient pas, vous pouvez en choisir un autre ici : [lien de réservation]. N'hésitez pas à nous dire si vous avez besoin d'aménagements.
À très bientôt,
[votre nom]
[votre fonction], [entreprise]
6. Deuxième entretien
À utiliser pour inviter de nouveau un candidat après un bon premier entretien.
Objet : Prochaine étape : deuxième entretien pour le poste de [intitulé du poste]
Bonjour [prénom du candidat],
Merci pour votre échange avec [premier interlocuteur] la semaine dernière. L'équipe a apprécié la discussion, et nous souhaitons vous inviter à un deuxième entretien.
Cet entretien dure [durée], se déroule [format] avec [interlocuteur], [fonction de l'interlocuteur], et porte sur [sujet, par exemple : la présentation d'un projet passé].
Choisissez un créneau ici : [lien de réservation]
Pour vous préparer, [ce qu'il faut préparer, ou : vous n'avez rien à préparer].
Bien cordialement,
[votre nom]
[entreprise]
7. Dernier entretien
À utiliser pour la dernière étape. Dites que c'est le dernier tour, et expliquez la suite.
Objet : Dernier entretien pour le poste de [intitulé du poste] chez [entreprise]
Bonjour [prénom du candidat],
Félicitations : nous souhaitons vous inviter au dernier tour d'entretiens pour le poste de [intitulé du poste] !
Ce dernier tour dure environ [durée] et comprend :
1. [heure] : [séance] avec [interlocuteur], [fonction de l'interlocuteur]
2. [heure] : [séance] avec [interlocuteur], [fonction de l'interlocuteur]
3. [heure] : un échange avec [interlocuteur] sur l'équipe et vos questions
Choisissez le jour qui vous convient ici : [lien de réservation]
Nous prévoyons de prendre notre décision dans les [nombre] jours qui suivent cet entretien. N'hésitez pas à nous dire si vous avez besoin d'aménagements.
Cordialement,
[votre nom]
[entreprise]
8. Entretien avec un jury
À utiliser quand plusieurs personnes reçoivent le candidat en même temps.
Objet : Entretien avec un jury pour le poste de [intitulé du poste] : choisissez un créneau
Bonjour [prénom du candidat],
Nous souhaitons vous inviter à un entretien de [durée] avec un jury pour le poste de [intitulé du poste]. Vous rencontrerez :
1. [interlocuteur], [fonction de l'interlocuteur]
2. [interlocuteur], [fonction de l'interlocuteur]
3. [interlocuteur], [fonction de l'interlocuteur]
Chacun vous posera quelques questions sur [sujet], et vous aurez du temps pour vos propres questions à la fin.
Ce lien n'affiche que les créneaux où tout le jury est disponible : [lien de réservation]
Au plaisir de vous rencontrer,
[votre nom]
[entreprise]
9. Entretien collectif ou journée d'évaluation
À utiliser quand plusieurs candidats viennent en même temps.
Objet : Invitation : entretien collectif pour le poste de [intitulé du poste] le [jour] [date]
Bonjour [prénom du candidat],
Nous souhaitons vous inviter à un entretien collectif pour le poste de [intitulé du poste] le [jour] [date], de [heure de début] à [heure de fin].
Vous rencontrerez l'équipe et un petit groupe d'autres candidats, et vous réaliserez ensemble [activité]. Inutile de préparer quoi que ce soit : nous vous fournirons tout ce dont vous aurez besoin sur place.
Où : [adresse ou lien visio]
Réservez votre place ici : [lien de réservation]. Les places sont limitées : prévenez-nous vite si vous ne pouvez pas venir.
Cordialement,
[votre nom]
[entreprise]
10. Programme d'une journée d'entretiens sur place
À utiliser une fois que le candidat a confirmé une longue journée d'entretiens, pour qu'il sache exactement à quoi s'attendre.
Objet : Votre programme d'entretiens du [jour] [date]
Bonjour [prénom du candidat],
Voici votre programme pour le [jour] [date] au [adresse]. À votre arrivée, merci de demander [nom].
[heure] : Accueil et visite des locaux avec [nom]
[heure] : [séance] avec [interlocuteur], [fonction de l'interlocuteur]
[heure] : Pause
[heure] : [séance] avec [interlocuteur], [fonction de l'interlocuteur]
[heure] : Bilan avec [nom]
Le déjeuner est offert. Merci de nous signaler toute contrainte alimentaire. En cas d'imprévu le jour même, appelez-moi au [téléphone].
À très bientôt,
[votre nom]
[entreprise]
11. Convocation décontractée
À utiliser dans une petite entreprise ou une start-up, où une lettre formelle paraîtrait trop rigide.
Objet : Un café pour parler du poste de [intitulé du poste] ?
Bonjour [prénom du candidat],
J'ai beaucoup aimé votre candidature, en particulier [un détail précis]. Seriez-vous partant(e) pour un échange de [durée] au sujet du poste de [intitulé du poste] ?
Pas besoin de préparation particulière. Nous parlerons de vos projets, de ce que nous construisons, et de savoir si c'est le bon choix pour vous comme pour nous.
Prenez le créneau qui vous arrange : [lien de réservation]
À bientôt,
[votre nom]
[entreprise]
12. Convocation pour un candidat que vous avez approché
À utiliser pour un candidat qui n'a pas postulé : quelqu'un qu'on vous a recommandé ou que vous avez repéré.
Objet : [intitulé du poste] chez [entreprise] : ouvert(e) à un court échange ?
Bonjour [prénom du candidat],
[nom de la personne qui vous recommande] m'a dit que vous seriez parfait(e) pour notre poste de [intitulé du poste]. [Ou : j'ai découvert votre travail sur [site], et [détail] m'a impressionné(e).]
Nous recrutons pour [une phrase sur le poste]. Seriez-vous ouvert(e) à un appel de [durée] pour en savoir plus ? Sans engagement, et sans préparation.
Si cela vous intéresse, voici mon agenda : [lien de réservation]
Merci,
[votre nom]
[votre fonction], [entreprise]
Après la convocation : confirmations, rappels et changements
13. Confirmation de l'entretien
À utiliser juste après que le candidat a choisi un créneau.
Objet : Confirmé : votre entretien le [jour] à [heure]
Bonjour [prénom du candidat],
Merci pour votre réservation ! Votre entretien pour le poste de [intitulé du poste] est confirmé.
Quand : [jour] [date] à [heure] [fuseau horaire]
Avec : [interlocuteur], [fonction de l'interlocuteur]
Où : [adresse ou lien visio]
Une invitation d'agenda est en route. Si vous devez changer l'horaire, vous pouvez replanifier ici : [lien pour replanifier]
Cordialement,
[votre nom]
[entreprise]
Bonjour [prénom du candidat], votre entretien chez [entreprise] est confirmé le [jour] à [heure] [fuseau horaire]. Détails : [lien de réservation]
14. Rappel d'entretien
À utiliser la veille de l'entretien.
Objet : Rappel : votre entretien demain à [heure]
Bonjour [prénom du candidat],
Petit rappel : votre entretien pour le poste de [intitulé du poste] a lieu demain, [jour], à [heure] [fuseau horaire], avec [interlocuteur].
Où : [adresse ou lien visio]
En cas d'imprévu, vous pouvez replanifier ici : [lien pour replanifier]
Bonne chance, et à demain !
[votre nom]
[entreprise]
Bonjour [prénom du candidat], petit rappel de votre entretien chez [entreprise] demain à [heure]. Lien : [lien visio] - [votre nom]
15. Relance quand le candidat n'a pas répondu
À utiliser 2 ou 3 jours après la convocation, quand vous n'avez pas de nouvelles.
Objet : Relance : entretien pour le poste de [intitulé du poste]
Bonjour [prénom du candidat],
Je me permets de revenir vers vous au sujet de mon e-mail concernant un entretien pour le poste de [intitulé du poste]. Nous serions toujours ravis d'échanger avec vous.
Si cela vous intéresse, vous pouvez choisir un créneau ici : [lien de réservation]
Si vos projets ont changé, aucun problème. Dites-le-moi simplement, et je mettrai notre liste à jour.
Cordialement,
[votre nom]
[entreprise]
16. Report de l'entretien
À utiliser quand vous devez déplacer l'entretien. Excusez-vous une fois, et facilitez le choix du nouveau créneau.
Objet : Nouveau créneau à choisir : votre entretien du [jour]
Bonjour [prénom du candidat],
Je suis désolé(e), mais [interlocuteur] n'est plus disponible pour votre entretien du [jour] à [heure], en raison de [raison courte, ou : un imprévu].
Pourriez-vous choisir un nouveau créneau ici ? [lien de réservation]
Merci pour votre souplesse, et toutes nos excuses pour ce changement. Nous avons toujours très envie d'échanger avec vous.
Cordialement,
[votre nom]
[entreprise]
Bonjour [prénom du candidat], désolé(e), nous devons déplacer votre entretien chez [entreprise] du [jour]. Merci de choisir un nouveau créneau : [lien de réservation] - [votre nom]
Répondre à une convocation à un entretien
Si vous êtes le candidat, répondez dans la journée, soyez bref et rappelez l'horaire, pour éviter tout malentendu.
17. Accepter l'entretien et confirmer l'horaire
Objet : Re : Convocation à un entretien : [intitulé du poste] chez [entreprise]
Bonjour [nom du recruteur],
Merci pour votre invitation ! J'ai le plaisir de vous confirmer ma présence à l'entretien pour le poste de [intitulé du poste] le [jour] [date] à [heure] [fuseau horaire].
Je me réjouis de rencontrer [interlocuteur].
Bien cordialement,
[nom du candidat]
[téléphone]
18. Demander un autre créneau
Objet : Re : Convocation à un entretien : [intitulé du poste] chez [entreprise]
Bonjour [nom du recruteur],
Merci pour votre invitation. Le poste de [intitulé du poste] m'intéresse vivement. Malheureusement, je ne suis pas disponible aux horaires que vous proposez.
L'un de ces créneaux pourrait-il convenir ? Tous les horaires sont en [fuseau horaire].
1. [jour] [date] à [heure]
2. [jour] [date] à [heure]
Je reste bien sûr flexible pour m'adapter au planning de votre équipe.
Bien cordialement,
[nom du candidat]
19. Demander un aménagement
Objet : Re : Entretien pour le poste de [intitulé du poste] : une petite demande
Bonjour [nom du recruteur],
Merci pour votre invitation. Je me réjouis de notre entretien du [jour] à [heure].
Serait-il possible de [demande, par exemple : recevoir les questions par écrit / se retrouver au rez-de-chaussée / disposer de quelques minutes de plus pour l'exercice] ? Cela m'aiderait à donner le meilleur de moi-même pendant l'entretien.
Merci par avance,
[nom du candidat]
20. Décliner l'entretien poliment
Objet : Re : Convocation à un entretien : [intitulé du poste] chez [entreprise]
Bonjour [nom du recruteur],
Merci de m'avoir invité(e) à un entretien pour le poste de [intitulé du poste]. Après réflexion, j'ai décidé de retirer ma candidature, car [raison courte, par exemple : j'ai accepté une autre offre].
Je vous remercie pour le temps que vous m'avez accordé, et j'espère que nos chemins se recroiseront.
Bien cordialement,
[nom du candidat]
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Questions fréquemment posées
Comment rédiger un e-mail de convocation à un entretien ?
Comment confirmer une convocation à un entretien ?
Peut-on envoyer une convocation à un entretien par SMS ?
Combien de temps à l'avance convoquer un candidat à un entretien ?
Que faire si un candidat ne répond pas ?
Faut-il indiquer le salaire dans une convocation à un entretien ?
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