20 modèles de rappel de réunion par e-mail et SMS (à copier-coller)

Les gens manquent rarement une réunion exprès. Ils oublient, ou l'invitation se noie sous une semaine d'e-mails, ou le lien est enfoui dans un fil de discussion de mardi dernier. Un rappel court au bon moment règle ces trois problèmes, et c'est le moyen le plus simple d'arrêter de perdre des heures à cause des absences.

Chaque modèle existe en 2 versions : un e-mail avec tous les détails, et un SMS assez court pour être lu sur l'écran de verrouillage. Cliquez sur Copier, remplacez les [crochets] par vos informations, et envoyez. Si vous préférez ne plus jamais envoyer de rappel à la main, la fin de cet article vous montre comment les faire partir tout seuls. Vous devez plutôt rappeler un rendez-vous à des clients ou à des patients ? Utilisez ces modèles de rappel de rendez-vous.

Que mettre dans un rappel de réunion

Un rappel de réunion doit répondre à 4 questions en un coup d'œil : de quelle réunion il s'agit, quand elle commence, où aller et que faire si les plans changent. Mettez le nom de la réunion et l'heure dans l'objet, pour que le rappel fasse son travail même si personne ne l'ouvre.

• Un objet qui dit tout. « Rappel : revue du budget demain à 14 h » fonctionne dès la boîte de réception. « Petite question » ou « Je reviens vers vous » obligent à ouvrir l'e-mail pour savoir de quoi il s'agit, et beaucoup ne le feront pas.
• Le jour, l'heure et le fuseau horaire. Écrivez « mardi à 14 h, heure de Paris », pas « demain après-midi ». Quand les participants sont dans des fuseaux horaires différents, donnez l'heure dans le leur.
• Où aller. Le lien visio, ou l'adresse avec la salle ou l'étage. Personne ne devrait avoir à fouiller l'invitation de la semaine dernière pour le trouver.
• Pourquoi c'est important. Une ligne d'ordre du jour, ou une chose à préparer. Un rappel qui donne une raison est lu ; un simple « n'oubliez pas ! » est survolé.
• Un moyen de reprogrammer. Un lien pour choisir un autre horaire transforme une absence probable en nouvelle réservation. C'est la ligne la plus utile de tout le rappel. (Si c'est vous qui devez déplacer la réunion, voici comment reporter une réunion poliment.)
• L'expéditeur. C'est surtout important pour les SMS. Commencez par votre nom ou celui de votre entreprise, pour que le message ne ressemble pas à du spam.

Adaptez le ton à la réunion

Le même rappel peut sembler amical pour un collègue et insistant pour un client. Choisissez le ton selon votre interlocuteur :

Quand envoyer un rappel de réunion

Pour la plupart des réunions, envoyez un rappel par e-mail 1 jour avant et un SMS court 1 à 2 heures avant. Ajoutez un rappel 1 semaine avant pour les réunions réservées longtemps à l'avance, et un dernier rappel 15 minutes avant pour les appels vidéo, quand les participants ont besoin du lien tout de suite.

Deux rappels valent mieux qu'un, et trois suffisent largement. Au-delà, cela devient pesant. Chaque rappel doit aussi apporter quelque chose de nouveau : l'e-mail à 1 semaine confirme la date, l'e-mail de la veille apporte l'ordre du jour, et le SMS apporte le lien.

Utilisez l'e-mail pour les détails et le SMS pour le dernier coup de pouce. On survole sa boîte de réception, mais un SMS s'affiche sur l'écran de verrouillage, quelques minutes avant de partir. Gardez un SMS sous 160 caractères. Les emoji et certaines lettres (comme ê ou ç) peuvent faire tomber la limite à 70 caractères : faites donc court.

Rappels de réunion courts et généraux

Chaque modèle ci-dessous a une version e-mail et une version SMS. Les SMS sont courts, car certaines lettres peuvent faire couper un long SMS en plusieurs messages : mieux vaut donc rester bref.

1. Rappel court et amical

Utilisez-le pour la plupart des réunions avec des personnes que vous connaissez déjà.

Bonjour [prénom],

Petit rappel : nous nous retrouvons le [jour] à [heure] ([fuseau horaire]). Voici le lien pour nous rejoindre : [lien visio]

À très vite !
[votre nom]

Bonjour [prénom], petit rappel : [réunion] le [jour] à [heure]. Pour rejoindre : [lien visio]. Au plaisir ! - [votre nom]

2. Rappel formel ou professionnel

Utilisez-le pour les clients, les dirigeants et toute personne que vous rencontrez pour la première fois.

Bonjour [Madame/Monsieur] [nom],

Je vous rappelle notre rendez-vous du [date] à [heure] ([fuseau horaire]).

Objet : [réunion]
Lieu : [adresse ou lien visio]
Durée : [30 minutes]

Si vous devez changer l'horaire, vous pouvez en choisir un nouveau ici : [lien pour reprogrammer]. Au plaisir d'échanger avec vous.

Bien cordialement,
[votre nom]
[fonction], [entreprise]

Bonjour [Madame/Monsieur] [nom], ici [votre nom] de [entreprise]. Rappel de notre rendez-vous du [date] à [heure]. Pour le déplacer : [lien pour reprogrammer]

3. Rappel décontracté entre collègues

Utilisez-le pour un point rapide avec votre propre équipe.

Hello [prénom],

Petit rappel : [réunion] a lieu aujourd'hui à [heure]. Pensez à apporter [chose à préparer], et ce sera bouclé en [20] minutes.

Lien : [lien visio]

[votre nom]

Hello [prénom], [réunion] à [heure] aujourd'hui. Pensez à apporter [chose à préparer]. Lien : [lien visio]

Rappels pour une réunion la semaine prochaine, demain, ce soir ou dans 15 minutes

4. Une semaine avant

Utilisez-le pour les réunions réservées il y a plusieurs semaines, quand les plans ont pu changer.

Bonjour [prénom],

[réunion] a lieu dans une semaine, le [date] à [heure] ([fuseau horaire]).

Si quelque chose a changé de votre côté, c'est le moment idéal pour la déplacer : [lien pour reprogrammer]. Je vous enverrai l'ordre du jour la veille.

Bien à vous,
[votre nom]

Bonjour [prénom], [réunion] a lieu dans une semaine : le [date] à [heure]. Besoin d'un autre horaire ? [lien pour reprogrammer] - [votre nom]

5. Réunion demain

Le rappel que la plupart des gens devraient envoyer. Il part 24 heures avant, quand il est encore temps de se préparer ou de reprogrammer.

Bonjour [prénom],

Au plaisir de vous retrouver demain, [jour], à [heure] ([fuseau horaire]).

Lieu : [adresse ou lien visio]
Au programme : [une ligne d'ordre du jour]

En cas d'imprévu, vous pouvez choisir un autre horaire ici : [lien pour reprogrammer].

À demain,
[votre nom]

Bonjour [prénom], rendez-vous demain à [heure] pour [réunion]. Lien : [lien visio]. Un imprévu ? [lien pour reprogrammer]

6. Réunion aujourd'hui ou ce soir

Envoyez-le le matin de la réunion. Pour une réunion en soirée, envoyez-le en début d'après-midi, avant que les gens ne prévoient autre chose.

Bonjour [prénom],

Petit rappel : nous nous retrouvons aujourd'hui à [heure] ([fuseau horaire]), à [adresse ou lien visio].

Si votre journée a changé, prévenez-moi, ou choisissez un autre horaire ici : [lien pour reprogrammer].

À tout à l'heure,
[votre nom]

Bonjour [prénom], petit rappel : [réunion] ce soir à [heure], [adresse]. Au plaisir de vous y retrouver ! - [votre nom]

7. Début dans 15 minutes

Utilisez-le pour les appels vidéo. Il évite aux participants de chercher le lien à la dernière minute.

Bonjour [prénom],

Nous commençons dans 15 minutes. Voici à nouveau le lien, pour vous éviter de le chercher : [lien visio]

À tout de suite,
[votre nom]

[réunion] commence dans 15 minutes. Pour rejoindre : [lien visio] - [votre nom]

Rappels pour chaque type de réunion

8. Réunion d'équipe ou du personnel

Un rappel de réunion d'équipe fonctionne mieux avec l'ordre du jour, pour que chacun arrive avec ses points prêts.

Bonjour à tous,

Je vous rappelle que notre réunion d'équipe [hebdomadaire] a lieu le [jour] à [heure] ([salle ou lien visio]).

À l'ordre du jour :
1. [sujet]
2. [sujet]
3. [sujet]

Merci d'ajouter vos points dans [document partagé] avant la réunion, pour que nous tenions en [30] minutes.

Bonne journée,
[votre nom]

Bonjour à tous : réunion d'équipe le [jour] à [heure], salle [salle]. Merci d'ajouter vos points dans [document] avant. - [votre nom]

9. Point individuel (one-to-one)

Centrez-le sur la personne : un rappel de point individuel qui lui demande ses sujets donne une meilleure réunion.

Bonjour [prénom],

Notre point individuel a lieu le [jour] à [heure]. Ce moment est le vôtre : ajoutez dans [lien du document] tout ce dont vous aimeriez parler, et nous commencerons par là.

À [jour],
[votre nom]

Bonjour [prénom], notre point individuel a lieu le [jour] à [heure]. Ajoutez vos sujets dans [lien du document]. - [votre nom]

10. Réunion client

Dites au client ce que la réunion va lui apporter, et facilitez-lui le changement d'horaire si ses plans évoluent.

Bonjour [prénom],

C'est avec plaisir que je vous retrouverai le [jour] à [heure] ([fuseau horaire]). Je vous [présenterai la première version], et nous garderons du temps pour vos questions. Si possible, merci d'apporter [ce dont vous avez besoin de sa part].

Lieu : [adresse ou lien visio]

Si vos plans changent, vous pouvez choisir un autre horaire ici : [lien pour reprogrammer].

Bien cordialement,
[votre nom]

Bonjour [prénom], ici [votre nom] de [entreprise]. Rendez-vous le [jour] à [heure] : [lien visio]. Un autre horaire ? [lien pour reprogrammer]

11. Démo commerciale

Rappelez au prospect pourquoi il a réservé : nommez le problème dont il vous a parlé, pas seulement le produit.

Bonjour [prénom],

Votre démo de [produit] a lieu le [jour] à [heure] ([fuseau horaire]). En [30] minutes, je vous montrerai comment [produit] peut [résoudre le problème évoqué], et nous garderons du temps pour vos questions.

N'hésitez pas à inviter toute autre personne qui devrait y assister.

Pour rejoindre : [lien visio]
Besoin d'un autre horaire ? [lien pour reprogrammer]

À très vite,
[votre nom]

Bonjour [prénom], votre démo [produit] a lieu le [jour] à [heure]. Lien : [lien visio]. Un autre horaire ? [lien pour reprogrammer] - [votre nom]

12. Entretien d'embauche

Un candidat est déjà assez stressé. Dites-lui qui il va rencontrer, où aller et quoi apporter. Pour le premier message, utilisez ces modèles d'e-mail d'invitation à un entretien.

Bonjour [prénom],

Nous avons hâte de vous rencontrer pour votre entretien au poste de [poste], le [jour] à [heure] ([fuseau horaire]).

Vous rencontrerez : [noms et fonctions]
Lieu : [adresse et où vous présenter, ou lien visio]
Durée : [45 minutes]
À apporter : [portfolio, pièce d'identité, ou rien du tout]

Si vous avez des questions d'ici là, répondez simplement à cet e-mail.

Bonne chance, et à très bientôt,
[votre nom]

Bonjour [prénom], je vous rappelle votre entretien pour le poste de [poste] chez [entreprise] le [jour] à [heure], [adresse]. - [votre nom]

13. Conseil d'administration

Un rappel de conseil d'administration doit fournir les documents tôt et un moyen clair de s'excuser, pour que vous sachiez si le quorum sera atteint.

Bonjour [Madame/Monsieur] [nom],

Je vous rappelle que le conseil d'administration du [trimestre] se tiendra le [date] à [heure] ([fuseau horaire]), [adresse ou lien visio].

L'ordre du jour et le dossier du conseil sont disponibles ici : [lien]. Merci d'en prendre connaissance avant la réunion. Si vous ne pouvez pas y assister, merci de me prévenir avant le [date].

Bien cordialement,
[votre nom]
[fonction]

Rappel : conseil d'administration de [organisation] le [date] à [heure], [lieu]. Dossier : [lien]. En cas d'absence, merci de répondre.

14. Webinaire ou événement en ligne

Mettez le lien de connexion tout en haut. Pour un événement, c'est la seule chose dont la plupart des gens ont besoin.

Bonjour [prénom],

Votre inscription à [événement] du [jour] à [heure] ([fuseau horaire]) est bien enregistrée. Voici votre lien pour vous connecter : [lien]

Vous ne pouvez pas assister en direct ? [Nous enverrons l'enregistrement à tous les inscrits.]

À bientôt,
[votre nom]

Bonjour [prénom], [événement] commence aujourd'hui à [heure] ([fuseau horaire]). Votre lien pour vous connecter : [lien]. Au plaisir !

15. Réunion en présentiel

Donnez les informations utiles en chemin : l'adresse, l'entrée et où se garer.

Bonjour [prénom],

Je vous rappelle que nous nous retrouvons en personne le [jour] à [heure], à l'adresse suivante :

[adresse]

[Présentez-vous à l'accueil au 2e étage. Le parking visiteurs se trouve derrière le bâtiment.]

Mon portable : [numéro de téléphone], si vous avez du retard.

À bientôt,
[votre nom]

Bonjour [prénom], rendez-vous le [jour] à [heure] au [adresse]. [Conseil parking]. En retard ? Envoyez-moi un SMS ici. - [votre nom]

16. Réunion hebdomadaire ou récurrente

On cesse vite de lire un rappel qui est le même chaque semaine. Nommez la seule chose qui change cette fois-ci.

Bonjour à tous,

[réunion] a lieu le [jour] à [heure], comme d'habitude. Cette semaine, nous nous concentrerons sur [le sujet le plus important]. [Prénom], pourriez-vous ouvrir la séance avec [point d'avancement] ?

Lien : [lien visio]

Merci,
[votre nom]

[réunion] à [heure] aujourd'hui. Cette semaine : [sujet]. Lien : [lien visio]

Rappels pour confirmer, relancer et faire le suivi

17. Demander une confirmation

Utilisez-le quand une absence vous coûterait cher, par exemple pour une longue séance client ou une réunion qui demande un déplacement. Pour confirmer une réservation dès qu'elle est faite, envoyez plutôt une confirmation de rendez-vous.

Bonjour [prénom],

Nous avons prévu de nous retrouver le [jour] à [heure] ([fuseau horaire]). Pourriez-vous répondre « Oui » pour confirmer que cet horaire vous convient toujours ?

Sinon, aucun problème. Vous pouvez choisir un autre horaire ici : [lien pour reprogrammer].

Merci,
[votre nom]

Bonjour [prénom], toujours OK pour le [jour] à [heure] ? Répondez OUI pour confirmer, ou changez d'horaire : [lien pour reprogrammer] - [votre nom]

18. Ordre du jour et préparation

Envoyez-le 1 ou 2 jours avant une séance de travail, pour laisser aux participants le temps de lire les documents.

Bonjour [prénom],

En vue de [réunion] le [jour] à [heure], voici le programme :
1. [point de l'ordre du jour] ([10] minutes)
2. [point de l'ordre du jour] ([15] minutes)
3. Prochaines étapes ([5] minutes)

Pour tirer le meilleur parti de ce moment, merci de [lire le document ou d'apporter vos chiffres] : [lien]

Bonne journée,
[votre nom]

Bonjour [prénom], avant [réunion] le [jour], merci de [lire le document] : [lien]. Bonne journée ! - [votre nom]

19. Relance courtoise en l'absence de réponse

Un e-mail de relance courtoise fonctionne mieux quand il est court et part du bon principe : la personne est occupée, elle ne vous ignore pas.

Bonjour [prénom],

Je sais que votre semaine est chargée, alors voici simplement un petit rappel pour [réunion] le [jour] à [heure]. Je n'ai pas encore vu de réponse à l'invitation. L'horaire vous convient-il toujours ?

Sinon, voici un lien pour en choisir un autre : [lien pour reprogrammer].

Merci,
[votre nom]

Bonjour [prénom], petit rappel pour [réunion] le [jour] à [heure]. Toujours OK pour vous ? Sinon : [lien pour reprogrammer]

20. Après une réunion manquée

Restez bienveillant. La plupart des absences sont des oublis de bonne foi, et un message aimable avec un lien de réservation en fait revenir beaucoup. Si vous facturez les rendez-vous manqués, dites-le dès le départ dans une politique d'annulation claire, pas après coup.

Bonjour [prénom],

Nous devions nous retrouver aujourd'hui à [heure], mais il semble que vous n'ayez pas pu vous connecter. Aucun souci, ce sont des choses qui arrivent.

Si vous souhaitez toujours échanger, vous pouvez choisir un nouvel horaire ici : [lien de réservation].

Bien à vous,
[votre nom]

Bonjour [prénom], dommage, nous nous sommes manqués à [heure] aujourd'hui. Un nouvel horaire ? [lien de réservation] - [votre nom]

Comment programmer l'envoi d'un e-mail ou d'un SMS de rappel

Vous pouvez écrire un rappel maintenant et le faire partir plus tard, pour ne pas avoir à penser à l'envoyer.

Dans Gmail

1. Rédigez votre e-mail.
2. À côté de Envoyer, cliquez sur la flèche vers le bas.
3. Cliquez sur Programmer l'envoi, puis choisissez un horaire proposé, ou votre propre date et heure.

Gmail garde l'e-mail dans le dossier des messages programmés jusqu'à son envoi, et vous pouvez programmer jusqu'à 100 e-mails.

Dans Outlook

Dans le nouvel Outlook et Outlook sur le web, cliquez sur la flèche à côté de Envoyer, choisissez Planifier l'envoi, puis sélectionnez un horaire. L'e-mail attend dans Brouillons jusque-là.

Dans Outlook classique pour Windows, cliquez sur la petite flèche en bas du groupe Indicateurs pour ouvrir les options du message, cochez Ne pas remettre avant, puis réglez la date et l'heure. Cliquez sur Fermer, puis sur Envoyer. Outlook classique n'envoie l'e-mail que s'il est ouvert et connecté à ce moment-là.

Sur iPhone

1. Ouvrez la conversation dans Messages.
2. Touchez +, puis Envoyer plus tard.
3. Touchez l'heure, puis choisissez quand envoyer le message.
4. Saisissez votre texte et touchez le bouton d'envoi.

Envoyer plus tard fonctionne uniquement avec iMessage, jusqu'à 14 jours à l'avance : votre destinataire doit donc avoir un appareil Apple.

Sur un téléphone Android

1. Dans Google Messages, ouvrez la conversation et saisissez votre texte.
2. Appuyez de manière prolongée sur le bouton Envoyer.
3. Choisissez l'un des horaires proposés, ou votre propre date et heure.

La programmation fonctionne pour une réunion. Si vous avez des réunions toutes les semaines, vous finirez par oublier un rappel, et une appli de prise de rendez-vous qui envoie les rappels à votre place est la meilleure solution.

Envoyez ces rappels automatiquement avec zcal

Le meilleur rappel est celui que vous n'avez jamais à penser à envoyer. zcal est une appli de prise de rendez-vous gratuite qui les envoie pour vous : les gens choisissent un horaire sur votre page de réservation, et chaque rendez-vous réservé reçoit son rappel, pile à l'heure.

• Avec le plan gratuit, chaque réservation reçoit un e-mail de rappel automatique, 1 jour avant par défaut. Il contient le nom de la réunion, l'heure dans le fuseau horaire de l'invité, le lieu ou le lien visio, et des liens pour reprogrammer ou annuler.
• Avec Pro, à partir de $7 par mois, vous pouvez envoyer jusqu'à 5 rappels par e-mail pour chaque réunion, les rédiger avec vos propres mots et ajouter un rappel SMS. Le prénom de votre invité, la réunion, l'heure et les liens se remplissent tout seuls pour chaque réservation.

Les rappels suivent aussi les changements. Si quelqu'un déplace la réunion, le rappel suit le nouvel horaire. S'il annule, aucun rappel ne part. Vous le configurez une fois, et vous n'envoyez plus jamais un e-mail « petit rappel » à la main.

Essayez zcal gratuitement, ou découvrez comment les rappels SMS réduisent les absences. Un rappel fonctionne mieux après une invitation claire : commencez donc par ces modèles d'invitation à une réunion.

Questions fréquemment posées