Qu'est-ce que le temps tampon ? Définition, exemples et comment l'ajouter

Que signifie le temps tampon ?

Voyez le temps tampon comme un coussin dans votre agenda. C'est du temps que vous laissez vide exprès, juste à côté d'une réunion, pour que rien d'autre ne vienne s'y placer. Un tampon de 15 minutes après un appel de 30 minutes signifie que, si l'appel commence à 9 h, votre réunion suivante peut commencer à 9 h 45 au plus tôt, jamais à 9 h 30.

Voici la même matinée avec et sans tampon. Dans les deux cas, le premier appel déborde de 10 minutes :

Sans tampon, le dépassement repousse l'entretien, et chaque réunion suivante commence en retard. Avec un tampon, ces mêmes 10 minutes disparaissent dans la marge, et l'entretien commence à l'heure.

Un tampon n'est pas une pause que vous espérez prendre. Quand vous l'ajoutez dans une application de planification, l'application considère ce créneau comme occupé, et personne ne peut le réserver. C'est précisément ce qui le rend efficace.

Pourquoi le temps tampon est important

• Une réunion en retard ne gâche pas toute la journée. Les réunions débordent tout le temps. Un tampon absorbe le dépassement avant qu'il ne touche la personne suivante.
• Vous avez le temps de préparer et d'assurer le suivi. Lisez le CV avant un entretien. Rédigez vos notes après un appel commercial, tant que vous vous souvenez de ce qui a été dit.
• Votre cerveau se remet à zéro. En 2021, le Human Factors Lab de Microsoft a mesuré l'activité cérébrale de 14 personnes pendant quatre réunions vidéo de 30 minutes. Quand les réunions s'enchaînaient sans pause, le stress augmentait d'une réunion à l'autre. Quand chaque réunion était suivie d'une pause de 10 minutes, ce n'était pas le cas, et les participants restaient plus impliqués.
• Vous avez le temps de vous déplacer et de vous installer. Si vous allez d'un site à un autre, ou si vous devez nettoyer une salle ou un fauteuil entre deux clients, c'est pendant le tampon que cela se passe.

Exemples de temps tampon

• Un commercial ajoute 15 minutes après chaque démo pour mettre à jour le CRM et envoyer l'e-mail de suivi pendant que l'appel est encore frais.
• Une recruteuse ajoute 10 minutes avant chaque entretien pour lire le CV, et 15 après pour évaluer le candidat.
• Un coach ou une thérapeute garde 10 à 15 minutes après chaque séance pour ses notes, afin qu'elles ne s'accumulent pas jusqu'au soir.
• Une coiffeuse laisse 15 minutes après chaque client pour balayer et préparer le fauteuil.
• Un consultant qui rend visite à ses clients sur place ajoute le temps de trajet plus 10 minutes avant chaque visite.
• Une cheffe de projet ajoute 15 minutes après chaque réunion. Les réunions commencent à l'heure, et il reste du temps pour relire les notes et boucler les petites tâches en suspens.
• Un développeur garde chaque jour deux blocs de 30 minutes libres pour les correctifs urgents. Quand rien ne casse, il gagne 2 demi-heures de travail au calme.

Combien de temps tampon prévoir ?

Pour la plupart des réunions, 10 à 15 minutes après suffisent. Prévoyez moins après les courts appels internes, et plus quand vous devez vous déplacer, prendre des notes détaillées ou préparer une salle. Voici nos valeurs de départ :

Notre conseil : commencez par 10 minutes après chaque réunion. Si vous êtes toujours en retard, passez à 15. Si les marges vous semblent trop longues, passez à 5. Ne modifiez qu'un type de réunion à la fois, pour savoir ce qui a fait la différence.

Ce que vous coûte le temps tampon

Chaque tampon prend un créneau que quelqu'un aurait pu réserver. Ce tableau montre le nombre maximal de réunions qui tiennent dans une journée de 8 heures, avec un tampon après chaque réunion sauf la dernière :

Un tampon de 10 minutes vous coûte 4 créneaux d'une demi-heure par jour, ou 1 créneau d'une heure. Cela paraît beaucoup, jusqu'à ce que vous vous rappeliez que personne ne donne le meilleur de lui-même lors de la 16e réunion sur 16. Si vous voulez protéger encore plus votre journée, limitez aussi le nombre de réunions que l'on peut réserver chaque jour.

Tampon avant ou après une réunion ?

• Après est celui dont la plupart des gens ont besoin. Il absorbe les dépassements et vous laisse du temps pour les notes et les suivis.
• Avant sert à tout ce que vous devez faire en amont : vous déplacer, préparer une salle, tester votre vidéo ou vous renseigner sur la personne que vous allez rencontrer.
• Les deux conviennent aux réunions qui ont besoin des deux, comme les entretiens. N'oubliez pas que les 2 s'additionnent. Si une réunion a 15 minutes de tampon après elle et la suivante 15 minutes avant elle, l'écart entre les deux est de 30 minutes, pas de 15.

Les tampons ne raccourcissent pas vos réunions. Certaines applications d'agenda proposent une autre solution qui le fait : elles terminent chaque réunion 5 ou 10 minutes plus tôt. Vous verrez les deux méthodes ci-dessous.

Comment ajouter du temps tampon

Dans Google Agenda

Google Agenda propose 2 paramètres, et ils n'ont pas le même rôle.

Pour une page de réservation (planning de rendez-vous) :

1. Ouvrez votre planning de rendez-vous et cliquez sur l'icône en forme de crayon pour le modifier.
2. Ouvrez Booked appointment settings.
3. Cochez Buffer time (« Add time between appointment slots ») et saisissez le nombre de minutes.
4. Cliquez sur Suivant, puis sur Enregistrer.

C'est gratuit, mais il y a 1 tampon par planning de rendez-vous, et non un tampon distinct avant et après. Un compte Google gratuit a droit à 1 page de réservation, qui vérifie les conflits dans 1 seul agenda. Notre guide des plannings de rendez-vous Google Agenda détaille chaque étape.

Pour toutes vos réunions (Speedy meetings) :

1. Cliquez sur l'icône en forme de roue dentée, puis sur Paramètres.
2. Sous Général, ouvrez Event settings.
3. Cochez Speedy meetings : « End 30 minute meetings 5 minutes early and longer meetings 10 minutes early » (terminer les réunions de 30 minutes 5 minutes plus tôt et les réunions plus longues 10 minutes plus tôt).

Speedy meetings s'applique aux nouveaux événements que vous créez : une réunion de 30 minutes se termine donc au bout de 25 minutes. Ce paramètre n'ajoute aucune marge, et il n'empêche personne de réserver le créneau juste après.

Dans Outlook

Outlook n'a pas de paramètre de tampon, mais il peut raccourcir chaque réunion que vous créez.

Nouvel Outlook et Outlook sur le web :

1. Allez dans Paramètres > Calendrier > Événements et invitations.
2. Sous « Events you create », cochez Shorten duration for all events.
3. Choisissez End events early ou Start events late.
4. Choisissez les minutes pour « Less than one hour » (0, 5, 8 ou 10) et « One hour or longer » (0, 5, 10 ou 15), puis cliquez sur Enregistrer.

Outlook classique pour Windows : allez dans Fichier > Options > Calendrier, cochez Shorten appointments and meetings, choisissez « End early » ou « Start late », choisissez les minutes et cliquez sur OK.

Le paramètre est enregistré pour chaque compte de messagerie : réglez-le donc dans chaque compte que vous utilisez. Comme Speedy meetings de Google, il ne raccourcit que les réunions que vous créez.

Sur votre page de réservation zcal

Les paramètres d'agenda raccourcissent vos propres réunions, mais ils ne peuvent pas empêcher un client de réserver la minute même où votre dernier appel se termine. Un tampon sur votre page de réservation, si. Dans zcal, une application de planification gratuite, chaque lien de réservation a son propre tampon avant et après :

1. Sur votre page d'accueil zcal, cliquez sur l'icône en forme de crayon du lien de réservation que vous voulez modifier.
2. Cliquez sur Suivant jusqu'à arriver aux Options de disponibilité.
3. Choisissez un Tampon avant l'événement et un Tampon après l'événement : 5, 10, 15 ou 30 minutes, 1, 2 ou 4 heures, ou « Personnalisé… » pour n'importe quelle durée jusqu'à 4 heures.
4. Cliquez sur Enregistrer.

Dès lors, zcal ne propose que des horaires qui laissent la marge choisie, à côté de tout ce qui figure dans les agendas que vous connectez : Google, Outlook ou Apple, et pas seulement vos réservations zcal. Une démo commerciale peut ainsi avoir 15 minutes de tampon après elle, et un point rapide seulement 5.

Les tampons sont gratuits dans tous les plans, et ils fonctionnent sur les liens individuels, de groupe, collectifs et en rotation (round robin), qui répartissent les réservations entre les membres de votre équipe. Le même écran regroupe les paramètres qui vont bien avec un tampon : un préavis minimum, pour que personne ne vous réserve dans 10 minutes, et un plafond de réservations par jour ou par semaine. Créez une page de réservation gratuite, ou découvrez tout ce que permet une page de réservation zcal.

D'autres applications de planification proposent aussi des tampons. Dans Calendly, par exemple, ils se trouvent sur chaque type d'événement, sous More options > Limits and buffers.

Temps tampon ou padding ?

Dans une application de planification, c'est la même chose. Certaines applications, comme Acuity Scheduling et Picktime, appellent la marge entre deux rendez-vous « padding » au lieu de « buffer ».

En dehors d'un agenda, le « padding » peut désigner 2 autres choses :

• Le schedule padding, en gestion de projet, est du temps supplémentaire ajouté à l'estimation d'une tâche, pour qu'une tâche en retard ne repousse pas l'échéance.
• Les padding hours, sur une feuille de temps, consistent à déclarer plus d'heures que vous n'en avez travaillé. Ce n'est pas un tampon. C'est un problème.

Autres termes pour le temps tampon : temps de battement, marge, battement, temps de transition et temps de changement.

Erreurs courantes avec le temps tampon

• Votre agenda n'est pas connecté. Une application de réservation ne peut laisser une marge qu'à côté des réunions qu'elle voit. Connectez chaque agenda qui contient des réunions.
• Un seul tampon pour tout. Un point rapide et un atelier de 2 heures n'ont pas besoin de la même marge. Réglez le tampon sur chaque lien de réservation.
• Cumuler les tampons sans le vouloir. Un tampon de 15 minutes après une réunion et de 15 minutes avant la suivante font 30 minutes. Choisissez un seul côté, sauf si vous avez besoin des deux.
• Compter sur « terminer plus tôt » pour protéger votre temps. Speedy meetings et « Shorten duration » raccourcissent vos propres réunions, mais ils n'empêchent personne de réserver le créneau juste après.
• Oublier ce que coûtent les tampons. Chaque tampon est du temps que personne ne peut réserver. Si vos disponibilités semblent trop maigres, raccourcissez le tampon avant de le supprimer.

Questions fréquemment posées