¿Qué es Calendly? Cómo funciona, características y precios (2026)

¿Para qué se usa Calendly?

Calendly sustituye el hilo de correos de "¿Cuándo está libre?". En lugar de intercambiar horarios, usted envía un enlace, y la otra persona reserva una franja libre de su calendario. La gente lo usa para:

• Llamadas de ventas y demos. Los clientes potenciales reservan una llamada desde un correo o un sitio web, sin esperar una respuesta.
• Entrevistas de trabajo. Los candidatos eligen la hora de su entrevista.
• Reuniones con clientes. Consultores, coaches y freelancers comparten un enlace para llamadas de presentación y sesiones.
• Horas de atención. Profesores y responsables de equipo abren algunas franjas a la semana para quien las necesite.
• Planes en grupo. Una encuesta de reunión permite que un grupo vote una hora.

Pero no es una herramienta de video. Calendly reserva la reunión y le añade un enlace de Zoom, Google Meet o Microsoft Teams, pero la llamada en sí tiene lugar en esa app de video.

¿Cómo funciona Calendly?

Configurar Calendly lleva 4 pasos. Así se ve cada uno en la app.

1. Conecte su calendario

Cuando se registra con Google o Microsoft, Calendly conecta ese calendario. Lo revisa antes de ofrecer una hora, así que nadie puede reservarle cuando ya está ocupado. En el plan gratuito, Calendly solo revisa 1 calendario, así que no ve un segundo calendario, sea de trabajo o personal.

2. Cree un tipo de evento

Un tipo de evento es una clase de reunión, como una "llamada de presentación de 30 minutos". En la app, el botón "Create" ofrece:

• One-on-one: "1 host → 1 invitee", es decir, 1 anfitrión y 1 invitado. Es el enlace de reserva clásico.
• Group: "1 host → Multiple invitees", es decir, 1 anfitrión y varios invitados, para webinars y clases (solo en los planes de pago).
• One-off meeting: "Offer time outside your normal schedule", para ofrecer horas fuera de su horario habitual.
• Meeting poll: "Let invitees vote on a time to meet", para que los invitados voten una hora.

Cada tipo de evento tiene una duración, un lugar (como Zoom o una llamada telefónica) y algunas preguntas para la persona que reserva.

3. Defina su disponibilidad

Después, indique a Calendly cuándo acepta reuniones. Un tipo de evento nuevo usa su horario "Working hours", y por defecto los invitados pueden reservar hasta 60 días en el futuro y con al menos 4 horas de antelación. Puede añadir tiempo de margen entre reuniones, limitar cuántas reuniones acepta al día y bloquear las fechas en las que no está.

4. Comparta su enlace

Cada tipo de evento tiene su propio enlace, y su cuenta tiene una página principal que los muestra todos. Pegue el enlace en un correo, añádalo a su sitio web o póngalo en su firma de correo. Nuestra guía sobre su enlace de Calendly muestra todas las formas de encontrarlo, compartirlo y cambiarlo.

Lo que ven sus invitados

Su invitado abre el enlace y ve su nombre, la reunión y un calendario. Elige un día, y las horas disponibles aparecen al lado, ya en su propia zona horaria.

Un detalle agradable: nuestro navegador de prueba tenía la sesión de Calendly iniciada, así que la página marcó con un punto verde las horas en las que estábamos disponibles ("times you're available"), según nuestro propio calendario. Si su invitado también usa Calendly, puede ver de un vistazo qué horas les vienen bien a los dos.

Después de elegir una hora, hace clic en "Next" y completa un formulario breve: nombre, correo, una opción para añadir invitados y lo que usted haya preguntado. No necesita una cuenta de Calendly.

Cuando hace clic en "Schedule Event", la reunión se añade a su calendario y al de su invitado. Calendly también le envía un correo por cada nueva reserva. Ese correo lo envía el propio Calendly, y no puede desactivarlo.

Funciones clave de Calendly

Más allá del enlace de reserva, Calendly se ha convertido en una app grande. Estas son las partes por las que más pregunta la gente:

• Encuestas de reunión. Un grupo vota entre varias horas, y usted reserva la ganadora. Están incluidas en el plan gratuito.
• Enlaces de un solo uso. Un enlace que solo se puede reservar una vez, útil para un cliente VIP o una llamada puntual.
• Workflows. Correos y mensajes de texto de recordatorio y de seguimiento antes y después de una reunión. Solo están en los planes de pago, así que los usuarios gratuitos no pueden enviar recordatorios automáticos.
• Programación en equipo. El round robin reparte las reuniones nuevas entre un equipo, y los eventos colectivos encuentran una hora en la que varios anfitriones están libres a la vez. El round robin requiere el plan Teams.
• Formularios de enrutamiento (routing forms). Un formulario breve que envía a cada cliente potencial al calendario de la persona adecuada, para equipos de ventas.
• Integraciones. Zoom, Google Meet, Microsoft Teams, Salesforce, HubSpot, Stripe, PayPal y muchas más.
• Herramientas de IA. Callie, un asistente que reserva reuniones por correo, y Notetaker, que graba y resume sus llamadas. Las dos vienen con los planes "Plus".

¿Cuánto cuesta Calendly?

Calendly tiene un plan gratuito y planes de pago con precio por licencia:

Los planes Standard Plus y Teams Plus añaden las herramientas de IA por $8 más por licencia. Para conocer todos los límites del plan gratuito y lo que paga realmente un equipo, lea ¿Calendly es gratis?

Ventajas y desventajas de Calendly

En nuestra prueba: la parte de Calendly que ven los invitados es excelente. La página de reserva es limpia y conocida, y la gente sabe usarla. La parte del anfitrión es otra historia. Nuestra cuenta gratuita estaba llena de asistentes de IA, contactos, formularios de enrutamiento y botones de "Upgrade plan", todo alrededor de lo único que busca la mayoría: un enlace. Y en el plan gratuito, ese enlace no llega muy lejos. Nuestro segundo tipo de evento estaba desactivado, con un botón "Turn On" que llevaba al cuadro para mejorar el plan.

Lo que nos gustó:

• Una página de reserva que los invitados reconocen y en la que confían.
• Zonas horarias resueltas para cada invitado, sin configurar nada.
• Los puntos de "times you're available", cuando su invitado también usa Calendly.
• Encuestas de reunión en el plan gratuito.

Lo que no nos gustó:

• El plan gratuito se limita a 1 tipo de evento activo y 1 calendario, así que no puede ofrecer una llamada de presentación y una sesión más larga a la vez.
• Sin recordatorios si no paga, y es la función que reduce las ausencias (no-shows).
• Los precios por licencia se acumulan. Un equipo de 5 personas en el plan Teams paga $960 al año, con facturación anual.
• Una app recargada para quien solo quiere compartir sus horas libres.

Una alternativa gratuita más sencilla: zcal

Si le gusta cómo funciona Calendly pero no su plan gratuito, zcal es una app de programación gratuita basada en la misma idea: conecte su calendario, comparta un enlace, y la gente reserva sus horas libres. La diferencia es lo que obtiene gratis:

• Enlaces de reserva y calendarios ilimitados, así que la llamada de presentación y la sesión de pago tienen cada una su propio enlace.
• Un recordatorio por correo antes de cada reunión, para reducir las ausencias.
• Encuestas de reunión y eventos grupales, con hasta 5 personas por franja horaria.
• Una página de reserva que refleja su marca, con una foto de portada, un video de bienvenida y una breve presentación.

El plan de pago de zcal, Pro, empieza en $7 por usuario al mes con facturación anual, y añade recordatorios por SMS, round robin y eventos colectivos. Cree un enlace de reserva gratis, o compare zcal con otras alternativas a Calendly.

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