Correo para reprogramar una reunión: 16 plantillas con un tono amable

Reprogramar es parte normal del trabajo. Las agendas chocan, la gente se enferma y las prioridades cambian. Lo que la gente recuerda no es que usted movió la reunión, sino cómo lo hizo: una nota rápida y clara con horarios nuevos transmite respeto, mientras que un vago "me ha surgido algo, busquemos otro momento" le pasa una tarea a la otra persona y deja la reunión en el aire.

Las plantillas de abajo cubren los casos que de verdad le van a tocar, desde un día de enfermedad hasta una reunión con un cliente que necesita aplazar, y además qué decir cuando la otra persona le pide a usted el cambio. Cada una tiene un asunto, una nota sobre cuándo usarla y por qué funciona. Haga clic en Copiar, cambie los [corchetes] por sus datos y envíe.

Plantillas de correo para reprogramar una reunión

1. Solicitud general para reprogramar

Úsela cuando necesite mover una reunión y tenga al menos un día de antelación.

Hola, [nombre]:

Lo siento, pero necesito mover nuestra reunión del [día] a las [hora]. [Motivo breve, por ejemplo: se ha adelantado una fecha de entrega.]

¿Le vendría bien alguno de estos horarios? Todas las horas están en [zona horaria].
1. [día], [fecha] a las [hora]
2. [día], [fecha] a las [hora]
3. [día], [fecha] a las [hora]

O, si le resulta más fácil, puede elegir cualquier hora libre aquí: [enlace de reserva]

Gracias por su comprensión,
[su nombre]

Hola, [nombre], disculpe, necesito mover nuestra reunión del [día]. ¿Podríamos vernos el [día] a las [hora] o el [día] a las [hora]?

Por qué funciona: una disculpa, una frase de motivo y horarios concretos. La otra persona puede responder con una sola palabra, en lugar de ponerse a buscar un hueco nuevo.

2. Reprogramar una reunión con un cliente

Úsela cuando la reunión sea con un cliente o con cualquier persona de fuera de su empresa. Empiece por el tiempo del cliente, no por su problema.

Hola, [nombre]:

Quiero asegurarme de que dedicamos a [tema] la atención que merece, y no voy a poder hacerlo el [día] a las [hora], como teníamos previsto. Lamento el cambio.

¿Podríamos pasar nuestra reunión a uno de estos horarios? Todas las horas están en [zona horaria].
1. [día], [fecha] a las [hora]
2. [día], [fecha] a las [hora]

Si ninguno le va bien, puede elegir aquí la hora que prefiera: [enlace de reserva]

Todo lo que teníamos previsto tratar sigue en marcha, y le enviaré de nuevo el orden del día con la nueva invitación.

Saludos cordiales,
[su nombre]
[empresa]

Por qué funciona: le dice al cliente que el trabajo sigue en marcha, así que una reunión movida no parece un descuido.

3. Reprogramar a última hora

Úsela cuando necesite mover una reunión el mismo día. Envíe también un mensaje de texto o de chat, porque puede que no vean el correo a tiempo.

Hola, [nombre]:

Siento mucho avisar con tan poca antelación, pero no puedo asistir a nuestra reunión de hoy a las [hora]. [Motivo breve.]

Sé que es a última hora, así que se lo pondré lo más fácil posible: elija aquí cualquier hora que le vaya bien, y es suya: [enlace de reserva]

De nuevo, le pido disculpas.
[su nombre]

Hola, [nombre], soy [su nombre]. Lo siento mucho, no puedo asistir a nuestra reunión de hoy a las [hora]. ¿La movemos? Elija una hora aquí: [enlace de reserva]

Por qué funciona: asume la falta de antelación y le da a la otra persona el control total de la nueva hora, que es lo más justo a cambio de la molestia.

4. Por enfermedad

Úsela cuando se despierte enfermo. Sea breve. Nadie necesita los detalles.

Hola, [nombre]:

Hoy no me encuentro bien, así que necesito mover nuestra reunión de las [hora]. Lamento el cambio tan tardío.

Espero estar de vuelta el [día]. ¿Le iría bien el [día] a las [hora] o el [día] a las [hora]? También puede elegir una hora aquí: [enlace de reserva]

Gracias por su comprensión,
[su nombre]

Hola, [nombre], soy [su nombre]. Hoy no me encuentro bien y tengo que mover nuestra reunión de las [hora]. ¡Disculpe! Le envío horarios nuevos cuando vuelva.

Por qué funciona: "no me encuentro bien" es todo el motivo que hace falta, y los horarios nuevos demuestran que no deja a la otra persona colgada.

5. Emergencia personal

Úsela cuando surja algo urgente y privado. No le debe los detalles a nadie.

Hola, [nombre]:

Debido a un asunto personal imprevisto, necesito aplazar nuestra reunión del [día] a las [hora]. Lamento avisar con tan poca antelación.

Le escribiré antes del [día] con horarios nuevos. Si hay algo urgente antes de esa fecha, [nombre] puede ayudarle en [correo electrónico].

Gracias por su comprensión,
[su nombre]

Por qué funciona: "un asunto personal imprevisto" es honesto y cierra el tema. Un contacto de respaldo hace que lo urgente siga avanzando.

6. Doble reserva

Úsela cuando descubra que tiene una doble reserva: 2 compromisos a la misma hora.

Hola, [nombre]:

Acabo de darme cuenta de que tengo dos compromisos a la misma hora el [día] a las [hora], y lo siento mucho. Prefiero mover nuestra reunión ahora que tener que acortarla.

¿Podríamos reunirnos el [día] a las [hora] o el [día] a las [hora]? También puede elegir cualquier hora aquí: [enlace de reserva]

Gracias,
[su nombre]

Por qué funciona: asume el error y lo convierte en un buen motivo: usted quiere toda su atención, no la mitad.

7. Cambio de hora de una reunión de equipo

Úsela para comunicar la nueva hora a un grupo. Cuando la reunión es suya, fije usted la hora y avise a todos, en lugar de pedir a 6 personas que se pongan de acuerdo.

Hola, equipo:

La reunión [nombre de la reunión] pasa del [día anterior] a las [hora anterior] al [nuevo día], [fecha], a las [nueva hora] [zona horaria].

La invitación del calendario ya está actualizada. El orden del día y el enlace son los mismos: [enlace de la videollamada]

Si la nueva hora no le va bien, avíseme antes del [día] y envíe por escrito cualquier novedad.

Gracias,
[su nombre]

Aviso: [nombre de la reunión] pasa del [día anterior] al [nuevo día] a las [nueva hora]. Invitación actualizada, mismo enlace. ¡Avísenme si hay algún problema!

Por qué funciona: "Actualizado:" en el asunto, y la hora anterior y la nueva una al lado de la otra. Nadie puede confundirla con la invitación original.

8. Aplazar sin fecha nueva todavía

Úsela cuando aún no pueda elegir una nueva hora, por ejemplo mientras espera una decisión o una entrega.

Hola, [nombre]:

Me gustaría aplazar nuestra reunión del [día] a las [hora]. [Motivo, por ejemplo: todavía estamos esperando las cifras finales, y la reunión será más útil cuando las tengamos.]

Le enviaré horarios nuevos antes del [fecha]. Mientras tanto, he quitado la reunión de nuestros calendarios, así que ese tiempo queda libre.

Gracias por su paciencia,
[su nombre]

Por qué funciona: una fecha para el siguiente paso ("antes del viernes") evita que la reunión desaparezca sin más.

9. Reprogramar una cita con un cliente

Úsela cuando tenga un negocio de servicios y necesite mover la cita de un cliente. Póngaselo lo más fácil posible.

Hola, [nombre]:

Lo siento, pero necesito reprogramar su [servicio] del [día] a las [hora]. [Motivo breve.]

Elija aquí la nueva hora que mejor le venga: [enlace de reserva]

Si lo prefiere, también puedo reservarle el [día] a las [hora]. Solo tiene que responder a este correo. Gracias por su comprensión, y disculpe las molestias.

Saludos,
[su nombre]
[negocio]

[negocio]: Disculpe, [nombre], tenemos que mover su cita del [día]. Elija una nueva hora aquí: [enlace de reserva]

Por qué funciona: el cliente elige la nueva hora, así que no se queda esperando a que usted le ofrezca una.

10. Pedir que se reprograme una entrevista de trabajo

Úsela cuando usted sea el candidato y necesite una nueva hora. Pídalo pronto y ofrezca varias opciones.

Hola, [nombre]:

Gracias de nuevo por invitarme a la entrevista para el puesto de [puesto]. Lamentablemente, el [día] a las [hora] [motivo breve, por ejemplo: tengo un compromiso de trabajo que no puedo mover].

Me interesa mucho el puesto, y con gusto me adapto a la agenda de su equipo. ¿Le vendría bien alguno de estos horarios?
1. [día], [fecha] a las [hora]
2. [día], [fecha] a las [hora]
3. [día], [fecha] a las [hora]

Disculpe las molestias.

Saludos cordiales,
[su nombre]

Por qué funciona: repite su interés en el puesto, así que la petición no se lee como falta de interés. Encontrará más plantillas para entrevistas desde el lado de la empresa.

11. Reprogramar con un enlace para elegir la hora

Úsela cuando no quiera jugar al ping-pong con las agendas. La otra persona elige la hora que mejor le viene.

Hola, [nombre]:

Necesito mover nuestra reunión del [día] a las [hora], y lamento el cambio.

Para ahorrarnos unos cuantos correos, aquí tiene un enlace con todas mis horas libres: [enlace de reserva]

Elija la que mejor le venga, y la nueva invitación saldrá al momento.

Gracias,
[su nombre]

Por qué funciona: convierte un intercambio de 4 correos en un solo clic para la otra persona.

12. Sin respuesta a su solicitud para reprogramar

Úsela de 1 a 2 días después de pedir el cambio, si no ha recibido respuesta.

Hola, [nombre]:

Le escribo para dar seguimiento a mi mensaje sobre el cambio de nuestra reunión. Me gustaría encontrar una hora.

¿Le iría bien el [día] a las [hora]? Si es así, le envío la invitación. También puede elegir otra hora aquí: [enlace de reserva]

Gracias,
[su nombre]

Por qué funciona: es más fácil decir que sí a una hora concreta que a una lista.

13. La otra persona no se presentó

Úsela cuando la otra persona no se haya presentado. Piense lo mejor y póngale fácil volver a reservar.

Hola, [nombre]:

Hoy estuve en la llamada a las [hora], pero parece que no coincidimos. Espero que todo esté bien.

Me encantaría que pudiéramos hablar. ¿Quiere elegir una nueva hora? [enlace de reserva]

Saludos,
[su nombre]

Por qué funciona: "no coincidimos" es amable, evita que nadie quede mal y recibe muchas más respuestas que "usted no se presentó".

Respuestas cuando alguien le pide reprogramar

14. Aceptar y proponer horarios nuevos

Hola, [nombre]:

¡Ningún problema, son cosas que pasan! Estos son algunos horarios que me vienen bien:
1. [día], [fecha] a las [hora]
2. [día], [fecha] a las [hora]

O elija cualquier hora libre aquí: [enlace de reserva]

Hasta pronto,
[su nombre]

15. Confirmar la nueva hora

Hola, [nombre]:

El [nuevo día] a las [nueva hora] [zona horaria] me viene perfecto. He actualizado la invitación del calendario, y el enlace es el mismo: [enlace de la videollamada]

Hasta entonces,
[su nombre]

Hola, [nombre], el [nuevo día] a las [nueva hora] me viene bien. Ya actualicé la invitación. ¡Hasta entonces! - [su nombre]

16. Una respuesta firme después de varios cambios

Úsela después del 2.º o 3.er cambio, para cuidar la relación y proteger su tiempo.

Hola, [nombre]:

No hay problema. Sé que está con mucho trabajo.

Como ya hemos tenido que mover esta reunión varias veces, le propongo que elijamos una hora cuando las cosas se calmen. Aquí tiene mi agenda, para que reserve una hora en la que esté seguro de poder asistir: [enlace de reserva]

Cuando quiera, con gusto nos reunimos.

Saludos,
[su nombre]

Cómo reprogramar una reunión con amabilidad

Para reprogramar una reunión con amabilidad, avise a la otra persona lo antes posible, discúlpese una vez y dé un motivo breve. Ofrezca 2 o 3 horarios nuevos concretos, o un enlace para elegir uno, y actualice o cancele la invitación original del calendario, para que nadie se presente a la hora antigua.

• Avise con al menos 24 horas de antelación siempre que pueda. Cuanto antes lo pida, menos le cuesta a la otra persona.
• Discúlpese una vez. Un "lamento el cambio" es educado. Tres suenan a crisis.
• Dé un motivo breve. "Me ha surgido un imprevisto" o "no me encuentro bien" es suficiente. Nunca le debe a nadie detalles privados.
• Ofrezca horarios concretos. "Dígame cuándo está libre" le pasa el trabajo a la otra persona. 2 o 3 horarios con la zona horaria, o un enlace a su calendario, son más fáciles de responder.
• Arregle el calendario. Actualice la invitación original, o cancélela y envíe una nueva, para que no quede ninguna reunión "fantasma" en el calendario de nadie.
• Haga un seguimiento después de 1 a 2 días si no recibe respuesta.
• No lo convierta en costumbre. Mover la misma reunión dos veces está bien. Moverla 4 veces le dice a la gente qué lugar ocupa en su lista de prioridades.

Elija el canal adecuado

Frases para reprogramar una reunión

Combine estas frases para cada parte de su mensaje:

Asuntos para un correo de reprogramación

• Solicitud para reprogramar: [nombre de la reunión] del [día]
• ¿Nueva hora para nuestra reunión [nombre de la reunión]?
• Actualizado: [nombre de la reunión] pasa al [nuevo día] a las [nueva hora]
• Aplazamos [nombre de la reunión] por ahora
• Confirmado: [nombre de la reunión] el [nuevo día] a las [nueva hora]

Ponga el nombre de la reunión y el día en cada asunto, para que el correo no se confunda con la invitación a la reunión original.

Deje que la gente reprograme por su cuenta con zcal

Incluso el mejor correo para reprogramar inicia una cadena: usted ofrece horarios, la otra persona revisa su calendario, responde y usted envía una nueva invitación. Multiplique eso por cada cliente, cada semana. zcal, una aplicación de reservas gratuita, se salta la cadena: cuando alguien reserva con usted a través de su página de reserva, puede mover la reunión por su cuenta, en unos pocos clics.

• Un enlace para reprogramar en cada mensaje. El correo de confirmación y el recordatorio de cada reserva incluyen un enlace para reprogramar o cancelar. Su invitado elige una nueva hora según su disponibilidad en tiempo real, y la reunión se mueve en los dos calendarios. Sin correos de por medio.
• Cuando sea usted quien necesite moverla, reprograme la reunión desde su lista de eventos, y zcal le envía por correo la nueva hora a su invitado. O envíe la plantilla 11 con su enlace de reserva y deje que elija.
• Los recordatorios siguen a la nueva hora. Si una reunión se mueve, sus recordatorios se mueven con ella. Si se cancela, no se envía ningún recordatorio.

La página de reserva, las confirmaciones, los recordatorios y los enlaces para reprogramar están todos en el plan gratuito de zcal. Pruebe zcal gratis. Para los mensajes que se envían antes de la reunión, vea nuestras plantillas de recordatorio de reunión.

Preguntas frecuentes