20 plantillas de recordatorio de reunión por correo y SMS (para copiar y pegar)

Casi nadie falta a una reunión a propósito. Se les olvida, o la invitación queda enterrada bajo una semana de correos, o el enlace está perdido en un hilo del martes pasado. Un recordatorio breve en el momento justo resuelve los tres problemas, y es la forma más fácil de dejar de perder horas por las ausencias.

Cada plantilla viene en 2 versiones: un correo con todos los detalles y un SMS lo bastante corto para leerlo en la pantalla de bloqueo. Haga clic en Copiar, cambie lo que está [entre corchetes] por sus datos y envíelo. Si prefiere no volver a enviar un recordatorio a mano, al final de este artículo le mostramos cómo hacer que se envíen solos. ¿Lo que necesita es recordar sus citas a clientes o pacientes? Use estas plantillas de recordatorio de citas.

Qué incluir en un recordatorio de reunión

Un recordatorio de reunión debe responder 4 preguntas de un vistazo: qué es la reunión, cuándo empieza, adónde ir y qué hacer si cambian los planes. Ponga el nombre de la reunión y la hora en el asunto, para que el recordatorio cumpla su función aunque nadie lo abra.

• Un asunto que lo diga todo. "Recordatorio: revisión del presupuesto mañana a las 14:00" funciona desde la bandeja de entrada. "Una pregunta rápida" o "Seguimiento" obliga a abrir el correo para saber de qué se trata, y muchos no lo abrirán.
• El día, la hora y la zona horaria. Escriba "el martes a las 14:00, hora de Ciudad de México", no "mañana por la tarde". Cuando la otra persona está en otra zona horaria, indique la hora en la suya.
• Adónde ir. El enlace de video, o la dirección con la sala o el piso. Nadie debería tener que buscar en la invitación de la semana pasada para encontrarlo.
• Por qué importa. Una línea de agenda, o una cosa que preparar. Un recordatorio con un motivo se lee; un simple "¡no lo olvide!" se lee por encima.
• Una forma de reprogramar. Un enlace para elegir una nueva hora convierte una probable ausencia en una nueva reserva. Es la línea más útil de todo el recordatorio. (Si es usted quien necesita cambiarla, aquí le explicamos cómo reprogramar una reunión con cortesía.)
• De quién viene. Esto importa sobre todo en los SMS. Empiece con su nombre o el de su negocio, para que el mensaje no parezca spam.

Adapte el tono a la reunión

El mismo recordatorio puede sonar cordial para un compañero de trabajo e insistente para un cliente. Elija el tono según quién lo reciba:

Cuándo enviar un recordatorio de reunión

Para la mayoría de las reuniones, envíe un correo de recordatorio 1 día antes y un SMS breve 1 o 2 horas antes. Añada un recordatorio 1 semana antes para las reuniones reservadas con mucha antelación, y un aviso 15 minutos antes para las videollamadas, cuando la gente necesita el enlace al momento.

Dos recordatorios funcionan mejor que uno, y tres son más que suficientes. Más que eso empieza a parecer insistencia. Además, cada recordatorio debe aportar algo nuevo: el correo de 1 semana antes confirma la fecha, el de 1 día antes trae la agenda y el SMS trae el enlace.

Use el correo para los detalles y el SMS para el aviso. La gente lee su bandeja de entrada por encima, pero un SMS aparece en la pantalla de bloqueo, minutos antes de salir por la puerta. Mantenga cada SMS corto: algunas letras, como la á o la ó, pueden hacer que el teléfono divida un SMS largo en varios mensajes, así que cuanto más corto, mejor. Y no use emojis: un solo emoji reduce el límite a 70 caracteres.

Recordatorios de reunión breves y generales

Cada plantilla de abajo tiene una versión para correo y otra para SMS. Los SMS son cortos. Algunas letras, como la á o la ó, pueden hacer que el teléfono divida un SMS largo en varios mensajes, así que cuanto más corto, mejor.

1. Recordatorio breve y cordial

Úselo para la mayoría de las reuniones con personas que ya conoce.

Hola, [nombre]:

Solo le recuerdo que nos reunimos el [día] a las [hora] [zona horaria]. Este es el enlace para unirse: [enlace de video]

¡Hasta entonces!
[su nombre]

Hola, [nombre]. Le recuerdo que [reunión] es el [día] a las [hora]. Enlace: [enlace de video]. ¡Nos vemos! - [su nombre]

2. Recordatorio formal o profesional

Úselo con clientes, altos directivos y cualquier persona con la que se reúna por primera vez.

Estimado/a [nombre]:

Le escribo para recordarle nuestra reunión del [fecha] a las [hora] [zona horaria].

Tema: [reunión]
Lugar: [dirección o enlace de video]
Duración: [30 minutos]

Si necesita cambiar la hora, puede elegir una nueva aquí: [enlace para reprogramar]. Será un placer hablar con usted.

Saludos cordiales,
[su nombre]
[cargo], [empresa]

Hola, [nombre]. Soy [su nombre], de [empresa]. Le recuerdo que nos vemos el [fecha] a las [hora]. Para cambiar la hora: [enlace para reprogramar]

3. Recordatorio informal para compañeros de trabajo

Úselo para una reunión rápida con su propio equipo.

Hola, [nombre]:

Aviso rápido: [reunión] es hoy a las [hora]. Hay que traer [algo que preparar], y en [20] minutos terminamos.

Enlace: [enlace de video]

[su nombre]

Hola, [nombre]. [reunión] es hoy a las [hora]. Hay que traer [algo que preparar]. Enlace: [enlace de video]

Recordatorios para una reunión la próxima semana, mañana, esta noche o en 15 minutos

4. Una semana antes

Úselo para reuniones que se reservaron hace semanas, cuando los planes pueden haber cambiado.

Hola, [nombre]:

Falta una semana para [reunión], que será el [fecha] a las [hora] [zona horaria].

Si algo ha cambiado por su parte, ahora es cuando resulta más fácil moverla: [enlace para reprogramar]. Le enviaré la agenda un día antes.

Saludos,
[su nombre]

Hola, [nombre]. [reunión] es dentro de una semana: el [fecha] a las [hora]. ¿Necesita otra hora? [enlace para reprogramar] - [su nombre]

5. Reunión de mañana

El recordatorio que la mayoría debería enviar. Sale 24 horas antes, cuando todavía hay tiempo para prepararse o para cambiar la hora.

Hola, [nombre]:

Espero con interés nuestra reunión de mañana, [día], a las [hora] [zona horaria].

Lugar: [dirección o enlace de video]
Qué veremos: [una línea de agenda]

Si le surge algún imprevisto, puede elegir una nueva hora aquí: [enlace para reprogramar].

Hasta mañana,
[su nombre]

Hola, [nombre]. Nos vemos mañana a las [hora] para [reunión]. Enlace: [enlace de video]. ¿No puede asistir? [enlace para reprogramar]

6. Reunión de hoy o de esta noche

Envíelo la mañana de la reunión. Para una reunión por la noche, envíelo a primera hora de la tarde, antes de que la gente haga otros planes.

Hola, [nombre]:

Le recuerdo que nos reunimos hoy a las [hora] [zona horaria], en [dirección o enlace de video].

Si su día ha cambiado, avíseme o elija una nueva hora aquí: [enlace para reprogramar].

Hasta luego,
[su nombre]

Hola, [nombre]. Le recuerdo que [reunión] es esta noche a las [hora] en [dirección]. ¡Nos vemos! - [su nombre]

7. Empieza en 15 minutos

Úselo para videollamadas. Evita que la gente tenga que buscar el enlace en el último minuto.

Hola, [nombre]:

Empezamos en 15 minutos. Le dejo otra vez el enlace para que no tenga que buscarlo: [enlace de video]

Nos vemos en un momento,
[su nombre]

[reunión] empieza en 15 minutos. Enlace: [enlace de video] - [su nombre]

Recordatorios para cada tipo de reunión

8. Reunión de equipo o de personal

Un recordatorio de reunión de personal funciona mejor con la agenda incluida, para que todos lleguen con sus novedades preparadas.

Hola, equipo:

Les recuerdo que nuestra reunión [semanal] de personal es el [día] a las [hora] en [sala o enlace de video].

En la agenda:
1. [tema]
2. [tema]
3. [tema]

Por favor, añadan sus novedades a [documento compartido] antes de empezar, para que no pasemos de [30] minutos.

Gracias,
[su nombre]

Equipo: nos vemos el [día] a las [hora] en [sala]. Por favor, añadan sus novedades a [documento] antes de empezar. ¡Gracias! - [su nombre]

9. Reunión individual (1:1)

Céntrela en la otra persona: un recordatorio de 1:1 que le pide sus temas consigue una reunión mejor.

Hola, [nombre]:

Nuestra reunión 1:1 es el [día] a las [hora]. Este es su espacio, así que añada en [enlace al documento] cualquier tema que quiera tratar, y empezaremos por ahí.

Hasta entonces,
[su nombre]

Hola, [nombre]. Nuestra 1:1 es el [día] a las [hora]. Añada en [enlace al documento] los temas que quiera tratar. - [su nombre]

10. Reunión con un cliente

Dígale al cliente qué va a obtener de la reunión, y facilítele cambiarla si sus planes cambian.

Hola, [nombre]:

Espero con interés nuestra reunión del [día] a las [hora] [zona horaria]. [Le presentaré el primer borrador], y dejaremos tiempo para sus preguntas. Si puede, traiga [lo que necesite de su parte].

Lugar: [dirección o enlace de video]

Si sus planes cambian, puede elegir una nueva hora aquí: [enlace para reprogramar].

Saludos cordiales,
[su nombre]

Hola, [nombre]. Soy [su nombre], de [empresa]. Nos vemos el [día] a las [hora]: [enlace de video]. ¿Necesita otra hora? [enlace para reprogramar]

11. Demo de ventas

Recuérdele al cliente potencial por qué reservó: nombre el problema que le contó, no solo el producto.

Hola, [nombre]:

Su demo de [producto] es el [día] a las [hora] [zona horaria]. En [30] minutos, le mostraré cómo [producto] puede [resolver el problema que mencionó], y dejaremos tiempo para sus preguntas.

Si lo desea, invite a cualquier otra persona que deba verla.

Únase aquí: [enlace de video]
¿Necesita otra hora? [enlace para reprogramar]

Hasta pronto,
[su nombre]

Hola, [nombre]. Demo de [producto]: el [día] a las [hora]. Enlace: [enlace de video]. ¿Necesita otra hora? [enlace para reprogramar] - [su nombre]

12. Entrevista de trabajo

Un candidato ya está bastante nervioso. Dígale con quién se va a reunir, adónde ir y qué llevar. Para el primer mensaje, use estas plantillas de correo para invitar a una entrevista.

Hola, [nombre]:

Esperamos con interés su entrevista para el puesto de [puesto], el [día] a las [hora] [zona horaria].

Se reunirá con: [nombres y cargos]
Lugar: [dirección y dónde presentarse, o enlace de video]
Duración: [45 minutos]
Qué traer: [portafolio, documento de identidad o nada]

Si tiene alguna pregunta antes, solo tiene que responder a este correo.

Mucha suerte,
[su nombre]

Hola, [nombre]. Le recordamos que su entrevista para [puesto] en [empresa] es el [día] a las [hora], en [dirección]. - [su nombre]

13. Reunión de la junta directiva

Un recordatorio de reunión de la junta directiva necesita la documentación con antelación y una forma clara de excusar la asistencia, para que usted sepa si habrá quórum.

Estimado/a [nombre]:

Le recuerdo que la reunión de la junta directiva del [trimestre] será el [fecha] a las [hora] [zona horaria], en [dirección o enlace de video].

El orden del día y la documentación están aquí: [enlace]. Por favor, léalos antes de la reunión. Si no puede asistir, avíseme antes del [fecha].

Saludos cordiales,
[su nombre]
[cargo]

Recordatorio: junta directiva de [organización] el [fecha] a las [hora], [lugar]. Documentos: [enlace]. Responda si no puede asistir.

14. Webinar o evento en línea

Ponga el enlace para unirse al principio. En un evento, es lo único que necesita la mayoría.

Hola, [nombre]:

Su inscripción en [evento] está confirmada: será el [día] a las [hora] [zona horaria]. Este es su enlace para unirse: [enlace]

¿No puede asistir en vivo? [Enviaremos la grabación a todas las personas inscritas.]

Nos vemos allí,
[su nombre]

Hola, [nombre]. [evento] empieza hoy a las [hora] [zona horaria]. Su enlace para unirse: [enlace]. ¡Nos vemos!

15. Reunión presencial

Dé los detalles que la gente necesita por el camino: la dirección, la entrada y dónde estacionar.

Hola, [nombre]:

Le recuerdo que nos vemos en persona el [día] a las [hora], en:

[dirección]

[Pase por la recepción del segundo piso. El estacionamiento para visitas está detrás del edificio.]

Mi teléfono es [número de teléfono], por si se retrasa.

Nos vemos allí,
[su nombre]

Hola, [nombre]. Nos vemos el [día] a las [hora] en [dirección]. [Consejo para estacionar]. Si se retrasa, responda a este mensaje. - [su nombre]

16. Reunión semanal o periódica

La gente deja de leer un recordatorio que es igual cada semana. Mencione lo único que es nuevo esta vez.

Hola, equipo:

[reunión] es el [día] a las [hora], como siempre. Esta semana nos centraremos en [el tema más importante]. [Nombre], ¿podría empezar con [novedad]?

Enlace: [enlace de video]

Gracias,
[su nombre]

[reunión] es hoy a las [hora]. Esta semana: [tema]. Enlace: [enlace de video]

Recordatorios para confirmar, insistir y hacer seguimiento

17. Pedir confirmación

Úselo cuando una ausencia le saldría cara, por ejemplo en una sesión larga con un cliente o en una reunión que exige desplazarse. Para confirmar una reserva en el momento en que se hace, envíe una confirmación de cita.

Hola, [nombre]:

Tenemos previsto reunirnos el [día] a las [hora] [zona horaria]. ¿Podría responder "Sí" para confirmar que la hora le sigue viniendo bien?

Si no es así, no hay problema. Puede elegir una nueva hora aquí: [enlace para reprogramar].

Gracias,
[su nombre]

Hola, [nombre]. ¿Mantenemos la cita del [día] a las [hora]? Responda OK para confirmar, o elija otra hora: [enlace para reprogramar] - [su nombre]

18. Agenda y preparación

Envíelo 1 o 2 días antes de una sesión de trabajo, para que la gente tenga tiempo de leer lo necesario.

Hola, [nombre]:

Antes de [reunión], el [día] a las [hora], este es el plan:
1. [punto de la agenda] ([10] minutos)
2. [punto de la agenda] ([15] minutos)
3. Próximos pasos ([5] minutos)

Para aprovechar bien el tiempo, por favor [lea el documento o traiga sus cifras]: [enlace]

Gracias,
[su nombre]

Hola, [nombre]. Antes de [reunión] del [día], por favor [lea el documento]: [enlace]. ¡Gracias! - [su nombre]

19. Recordatorio amable cuando no han respondido

Un correo de recordatorio amable funciona mejor cuando es breve y piensa lo mejor de la otra persona: está ocupada, no le está ignorando.

Hola, [nombre]:

Sé que tiene una semana muy ocupada, así que solo le escribo para recordarle con amabilidad [reunión] el [día] a las [hora]. Todavía no he visto su respuesta a la invitación. ¿Sigue pudiendo asistir a esa hora?

Si no, aquí tiene un enlace para elegir otra: [enlace para reprogramar].

Gracias,
[su nombre]

Hola, [nombre]. Un recordatorio amable de [reunión] el [día] a las [hora]. ¿Le sigue viniendo bien? Si no: [enlace para reprogramar]

20. Después de una ausencia

Sea amable. La mayoría de las ausencias son un descuido sin mala intención, y una nota cordial con un enlace de reserva hace que muchas de esas personas vuelvan. Si cobra por las citas a las que no se asiste, dígalo desde el principio en una política de cancelación clara, no después.

Hola, [nombre]:

Teníamos prevista una reunión hoy a las [hora], pero no llegó a conectarse. No se preocupe, son cosas que pasan.

Si todavía quiere que hablemos, puede elegir una nueva hora aquí: [enlace de reserva].

Saludos,
[su nombre]

Hola, [nombre]. Siento que no pudiéramos vernos hoy a las [hora]. ¿Quiere elegir otra hora? [enlace de reserva] - [su nombre]

Cómo programar un correo o un SMS de recordatorio

Puede escribir un recordatorio ahora y hacer que se envíe más tarde, así no tiene que acordarse de enviarlo.

En Gmail

1. Escriba su correo.
2. Junto a Enviar, haga clic en la flecha hacia abajo.
3. Haga clic en Programar envío y elija una de las horas sugeridas, o una fecha y una hora propias.

Gmail guarda el correo en la carpeta Programados hasta que se envía, y puede tener hasta 100 correos programados.

En Outlook

En el nuevo Outlook y en Outlook en la web, haga clic en la flecha junto a Enviar, elija Programar envío y elija una hora. El correo espera en Borradores hasta entonces.

En el Outlook clásico para Windows, haga clic en la pequeña flecha Message Options del grupo Etiquetas, marque Do not deliver before y elija la fecha y la hora. Haga clic en Cerrar y luego en Enviar. El Outlook clásico solo lo envía si está abierto y conectado a internet a esa hora.

En un iPhone

1. Abra la conversación en Mensajes.
2. Toque + y luego Enviar más tarde.
3. Toque la hora y elija cuándo enviarlo.
4. Escriba su mensaje y toque el botón de enviar.

Enviar más tarde solo funciona con iMessage, con hasta 14 días de antelación, así que la persona a la que escribe necesita un dispositivo Apple.

En un teléfono Android

1. En Google Messages, abra la conversación y escriba su mensaje.
2. Mantenga presionado el botón Enviar.
3. Elija una de las horas sugeridas, o elija su propia fecha y hora.

Programar sirve para una reunión. Si reserva reuniones cada semana, pronto se le olvidará alguna, y una app de programación que envíe los recordatorios por usted es la mejor solución.

Envíe estos recordatorios automáticamente con zcal

El mejor recordatorio es el que nunca tiene que acordarse de enviar. zcal es una app de programación gratuita que los envía por usted: las personas eligen una hora en su página de reserva, y cada reunión que reservan recibe su recordatorio, justo a tiempo.

• En el plan gratuito, cada reserva recibe un recordatorio automático por correo electrónico, 1 día antes de forma predeterminada. Incluye el nombre de la reunión, la hora en la zona horaria del invitado, el lugar o el enlace de video, y enlaces para reprogramar o cancelar.
• En Pro, desde $7 al mes, puede enviar hasta 5 recordatorios por correo electrónico para cada reunión, escribirlos con sus propias palabras y añadir un recordatorio por SMS. El nombre de su invitado, la reunión, la hora y los enlaces se completan solos en cada reserva.

Los recordatorios también se adaptan a los cambios. Si alguien mueve la reunión, el recordatorio sigue la nueva hora. Si la cancela, no se envía ningún recordatorio. Lo configura una sola vez y no vuelve a enviar a mano un correo de "solo un recordatorio".

Pruebe zcal gratis, o vea cómo los recordatorios por SMS reducen las ausencias. Un recordatorio funciona mejor después de una invitación clara, así que empiece con estas plantillas de invitación a reuniones.

Preguntas frecuentes