Correo de invitación a una reunión: 15 plantillas y ejemplos para copiar
Publicado el 26 de octubre de 2026
De un vistazo
Un buen correo de invitación a una reunión dice para qué es la reunión, cuándo y dónde es, quién asistirá y qué hay que preparar, y pide a los invitados que confirmen. Ponga el nombre de la reunión y la fecha en el asunto. Abajo tiene 15 plantillas de invitación a una reunión para copiar, con una versión corta para chat para las que enviaría por Slack o Teams.
La mayoría de las invitaciones a reuniones fallan en la primera línea. Un "¿Nos sincronizamos?" sin hora, sin orden del día y sin enlace se ignora, se rechaza o lo aceptan personas que luego se presentan sin saber por qué están ahí. Una invitación clara consigue lo contrario: la gente sabe por qué importa, llega preparada y la reunión termina a su hora.
Las plantillas de abajo cubren las reuniones que más se convocan, desde una revisión rápida con el equipo hasta una reunión formal con un cliente. Cada una tiene un asunto y una nota sobre cuándo usarla. Haga clic en Copiar, cambie los [corchetes] por sus datos y envíe. Después de las plantillas, verá qué poner en una invitación y una forma más rápida de encontrar una hora que les venga bien a todos. ¿Está contratando? Vea nuestras plantillas de correo de invitación a una entrevista.
Índice
Plantillas de correo de invitación a una reunión
1. Invitación sencilla a una reunión
Úsela para cualquier reunión en la que necesite una invitación breve y clara.
Asunto: Invitación: [nombre de la reunión] el [día], [fecha] a las [hora]
Hola, [nombre]:
Me gustaría invitarle a una reunión de [duración] sobre [tema].
Cuándo: [día], [fecha] a las [hora] [zona horaria]
Dónde: [enlace de la videollamada o sala]
El objetivo es [objetivo en una frase]. Avíseme si puede asistir, o si le viene mejor otra hora.
Gracias,
[su nombre]
Hola, [nombre], ¿puede unirse a una reunión de [duración] sobre [tema] el [día] a las [hora]? Objetivo: [objetivo en una línea]. Le envío la invitación en cuanto me confirme.
2. Invitación formal a una reunión
Úsela para reuniones con altos directivos, socios o cualquier persona de fuera de su empresa a quien no conozca bien.
Asunto: Invitación a una reunión: [tema], [fecha]
Estimado/a [tratamiento] [apellido]:
Me pongo en contacto con usted para invitarle a una reunión sobre [tema], que se celebrará el [día], [fecha], de [hora de inicio] a [hora de fin] [zona horaria].
Lugar: [dirección o enlace de la videollamada]
Orden del día:
1. [punto del orden del día]
2. [punto del orden del día]
3. [punto del orden del día]
Su opinión sobre [tema concreto] sería muy valiosa. Le ruego que me confirme antes del [fecha límite para confirmar] si podrá asistir. Si este horario no le resulta conveniente, con gusto buscaré otro.
Atentamente,
[su nombre]
[su cargo], [empresa]
3. Reunión de equipo
Úsela para una reunión periódica o puntual con su propio equipo.
Asunto: Reunión de equipo: [tema] el [día] a las [hora]
Hola, equipo:
Reunámonos el [día] a las [hora] durante [duración] para [objetivo].
Dónde: [enlace de la videollamada o sala]
Orden del día:
1. [punto del orden del día] ([nombre])
2. [punto del orden del día] ([nombre])
3. Preguntas abiertas
Antes de la reunión, por favor [qué preparar, por ejemplo: añadan sus novedades al documento compartido]. Si no pueden asistir, avísenme y envíen sus novedades por escrito.
Gracias,
[su nombre]
Reunión de equipo el [día] a las [hora] ([duración]) para [objetivo]. Añadan sus novedades al documento antes de la reunión: [enlace al documento]. ¡Enseguida les envío la invitación!
4. Reunión de arranque (kick-off)
Úsela para empezar un proyecto nuevo con todas las personas que trabajarán en él.
Asunto: Arranque: [nombre del proyecto] el [día], [fecha]
Hola a todos:
Empezamos [nombre del proyecto], y me gustaría reunir a todo el equipo para la reunión de arranque.
Cuándo: [día], [fecha] a las [hora] [zona horaria] ([duración])
Dónde: [enlace de la videollamada o sala]
Hablaremos de:
1. Los objetivos y qué consideramos un éxito
2. Quién se encarga de cada parte
3. El calendario y los primeros hitos
4. Cómo trabajaremos juntos y compartiremos las novedades
Lean el resumen del proyecto antes de la reunión: [enlace al resumen]. Traigan sus preguntas. Es el mejor momento para plantearlas.
Nos vemos allí,
[su nombre]
¡La reunión de arranque de [nombre del proyecto] es el [día] a las [hora]! Lean antes el resumen: [enlace al resumen]. Traigan sus preguntas.
5. Reunión con un cliente
Úsela para invitar a un cliente a una reunión sobre su proyecto o su cuenta.
Asunto: Reunión para revisar [tema]: [día] a las [hora]
Hola, [nombre]:
Me gustaría organizar una reunión para [objetivo, por ejemplo: revisar el primer borrador y acordar los siguientes pasos].
Cuándo: [día], [fecha] a las [hora] [zona horaria] ([duración])
Dónde: [enlace de la videollamada o dirección]
Por nuestra parte asistirán: [nombres y cargos]
Para aprovechar bien el tiempo, ¿podría [qué preparar]? Si esta hora no le va bien, puede elegir otra aquí: [enlace de reserva]
Saludos cordiales,
[su nombre]
[empresa]
6. Reunión virtual
Úsela para cualquier reunión por Zoom, Google Meet o Microsoft Teams. Indique la hora en la zona horaria de cada persona, para que nadie se conecte una hora tarde.
Asunto: Videollamada: [nombre de la reunión], [día] a las [hora] [zona horaria]
Hola, [nombre]:
Le invito a una videollamada sobre [tema].
Cuándo: [día], [fecha] a las [hora] [zona horaria] (las [su hora local] en su zona)
Duración: [duración]
Enlace: [enlace de la videollamada]
ID de la reunión y código de acceso: [ID y código]
Para unirse por teléfono: [número de teléfono]
Si puede, conéctese con la cámara encendida. Facilita la conversación. Conéctese uno o dos minutos antes para comprobar el sonido.
Nos vemos allí,
[su nombre]
Videollamada el [día] a las [hora] [zona horaria] sobre [tema]. Enlace: [enlace de la videollamada]. ¡Nos vemos allí!
7. Reunión presencial
Úsela cuando la gente venga a su oficina, o a un lugar que quizá no conozca.
Asunto: Reunión en [lugar] el [día] a las [hora]
Hola, [nombre]:
Me gustaría invitarle a una reunión en persona sobre [tema].
Cuándo: [día], [fecha] a las [hora] ([duración])
Dónde: [dirección], [piso o sala]
Al llegar: [indicaciones, por ejemplo: pregunte por mí en la recepción]
Estacionamiento o transporte público: [indicaciones]
Si se le hace tarde, llámeme o envíeme un mensaje al [teléfono]. Avíseme si puede asistir.
Gracias,
[su nombre]
8. Reunión individual (1:1)
Úsela para una reunión 1:1 con alguien de su equipo o con un compañero.
Asunto: Reunión 1:1: [día] a las [hora]
Hola, [nombre]:
Organicemos una reunión 1:1 el [día] a las [hora], de [duración].
Me gustaría hablar de [tema], y también quiero saber qué le preocupa a usted. Añada a nuestras notas cualquier tema que quiera tratar: [enlace al documento]
Si la hora no le va bien, elija otra aquí: [enlace de reserva]
Gracias,
[su nombre]
Hola, [nombre], ¿podemos tener una reunión 1:1 de [duración] el [día] a las [hora]? Me gustaría hablar de [tema], y añada usted también lo que quiera tratar.
9. Reunión periódica
Úsela para una reunión semanal o mensual, para que la gente sepa que es una serie.
Asunto: Nueva reunión semanal: [nombre de la reunión], los [día] a las [hora]
Hola a todos:
A partir del [fecha], nos reuniremos todos los [día] a las [hora] durante [duración] para [objetivo].
Dónde: [enlace de la videollamada o sala]
Orden del día: [enlace a un orden del día compartido]
Añadan sus temas al orden del día antes de [fecha límite] cada semana. Si no hay nada que tratar, cancelaremos la reunión de esa semana, para que nadie pierda el tiempo. Dentro de [número] semanas revisaré si todavía la necesitamos.
Gracias,
[su nombre]
10. Reunión con un alto directivo
Úsela cuando necesite tiempo de un directivo. Sea breve y diga exactamente qué necesita de esa persona.
Asunto: [duración] sobre [tema]: necesito una decisión antes del [fecha]
Hola, [nombre]:
¿Podría dedicarme [duración] antes del [fecha] para tomar una decisión sobre [tema]?
En resumen: [una o dos frases sobre la situación].
Necesito su decisión sobre: [la decisión]
El día anterior le enviaré un resumen de una página.
Si alguno de estos horarios le va bien, le envío la invitación. Todas las horas están en [zona horaria]:
1. [día] a las [hora]
2. [día] a las [hora]
O elija la hora que mejor le venga: [enlace de reserva]
Muchas gracias,
[su nombre]
11. Primera reunión con un contacto nuevo
Úsela para una llamada de ventas, una presentación o un socio a quien aún no conoce. Un enlace para elegir la hora le ahorra 3 rondas de correos.
Asunto: ¿Una llamada de [duración] sobre [tema]?
Hola, [nombre]:
[nombre de quien le recomienda] me sugirió que habláramos. [O bien: Vi su trabajo en [lugar] y creo que [motivo].]
¿Le interesaría una llamada de [duración] para hablar de [tema]? Seré breve y llevaré [lo que aportará, por ejemplo: 2 ideas pensadas para su equipo].
Puede elegir aquí la hora que mejor le venga: [enlace de reserva]
Gracias,
[su nombre]
[empresa]
12. Reunión de grupo sin hora fijada: votar una hora
Úsela cuando necesite a varias personas y no sepa cuándo están libres. En lugar de una larga cadena de correos, deje que voten.
Asunto: ¿Cuándo pueden reunirse? [nombre de la reunión] en [plazo]
Hola a todos:
Me gustaría reunirnos en [plazo] para una reunión de [duración] sobre [tema].
Marquen aquí todas las horas en las que podrían asistir: [enlace a la encuesta]
Se tarda menos de un minuto. Voten antes de [fecha límite], y enviaré la invitación del calendario para la hora que les venga bien a más personas.
Gracias,
[su nombre]
Estoy buscando una hora para [nombre de la reunión]. Marquen todas las horas en las que pueden asistir antes de [fecha límite]: [enlace a la encuesta]
13. Lluvia de ideas o taller
Úsela para una sesión de trabajo, en la que la gente tiene que llegar lista para aportar.
Asunto: Taller: [tema] el [día] a las [hora]
Hola a todos:
Reunámonos en un taller de [duración] para [objetivo, por ejemplo: generar ideas para la campaña de primavera].
Cuándo: [día], [fecha] a las [hora]
Dónde: [sala o enlace de la videollamada]
Antes del taller, por favor [preparación, por ejemplo: piensen 3 ideas, aunque estén poco pulidas]. Las compartiremos, las agruparemos y elegiremos las 2 o 3 mejores para desarrollarlas.
No hacen falta diapositivas. Solo traigan sus ideas.
Gracias,
[su nombre]
14. Sesión de formación o webinar
Úsela para invitar a un grupo a una sesión en la que usted presenta o enseña.
Asunto: Está invitado: [nombre de la sesión] el [día], [fecha]
Hola, [nombre]:
Le invito a [nombre de la sesión], una sesión de [duración] sobre [tema].
Cuándo: [día], [fecha] a las [hora] [zona horaria]
Dónde: [enlace de la videollamada o sala]
Para quién es: [público]
Aprenderá:
1. [punto]
2. [punto]
3. [punto]
Reserve aquí su plaza, para que sepamos cuántas personas asistirán: [enlace de reserva]
Nos vemos allí,
[su nombre]
15. Café informal
Úsela para ponerse al día de forma informal con un compañero, un mentor o alguien a quien le gustaría conocer.
Asunto: ¿Un café la próxima semana?
Hola, [nombre]:
¡Cuánto tiempo! ¿Le gustaría tomar un café la próxima semana y ponernos al día? Me encantaría saber cómo va [tema].
A mí me va bien en [lugar], o podemos hacer una videollamada si le resulta más fácil. Cualquier hora el [día] o el [día] por la tarde me viene bien. O elija una aquí: [enlace de reserva]
¡Un saludo!
[su nombre]
Hola, [nombre], ¿un café la próxima semana? Me encantaría ponernos al día. Elija la hora que mejor le venga: [enlace de reserva]
Cómo redactar un correo de invitación a una reunión
Una invitación a una reunión debe decir 5 cosas antes de que la gente decida asistir: por qué importa la reunión, cuándo es, adónde ir o cómo conectarse, quién más asistirá y qué preparar. Después, debe dejar claro el siguiente paso: aceptar, votar o elegir una hora.
- Un asunto que lo diga todo. El nombre de la reunión y la fecha: "Arranque: rediseño de la web el mar. 3 nov.". La gente debe saber de qué se trata sin abrir el correo.
- El propósito, en una frase. "El objetivo es acordar la fecha de lanzamiento." Si no puede escribir esta frase, quizá no necesite la reunión.
- El día, la fecha, la hora y la zona horaria. Escriba "martes 3 de noviembre a las 14:00 (hora de Madrid)", no "el martes por la tarde". Cuando los asistentes estén en distintas zonas horarias, indique la hora en la de cada uno.
- Dónde, o cómo conectarse. La sala o la dirección, o el enlace de la videollamada con el código de acceso y un número para unirse por teléfono.
- Quién asistirá. Nombres y cargos, cuando no todos se conocen.
- Un orden del día. De 3 a 5 puntos, con quién dirige cada uno. Mantiene la reunión centrada y ayuda a la gente a decidir si necesita estar.
- Qué preparar. Un documento que leer, cifras que traer, ideas en las que pensar.
- Una petición clara. "Confirme antes del viernes", o un enlace para elegir o votar una hora.
Asuntos que funcionan
Los asuntos cortos con el nombre de la reunión y la fecha se leen, incluso en el teléfono. Cambie la primera palabra cuando cambie el estado, para que la gente distinga a simple vista una invitación de una actualización:
| Situación | Asunto |
|---|---|
| Una invitación nueva | Invitación: planificación del T4 el mar. 3 nov. a las 14:00 |
| Primero necesita una hora | ¿Cuándo pueden reunirse? Planificación del T4 la próxima semana |
| La hora está fijada | Confirmado: planificación del T4 el mar. 3 nov. a las 14:00 |
| La hora ha cambiado | Actualizado: la planificación del T4 pasa al jue. 5 nov. a las 14:00 |
| Se ha cancelado | Cancelado: planificación del T4 el mar. 3 nov. |
¿Correo o invitación de calendario?
Una invitación de calendario pone la reunión en el calendario de todos, pero es fácil pasarla por alto y es difícil explicar algo en ella. Un correo da el contexto. Use los dos en el orden adecuado:
| A quién invita | Qué enviar |
|---|---|
| Su propio equipo | Una invitación de calendario con el orden del día en la descripción. Un mensaje breve de chat da suficiente contexto. |
| Compañeros de otros equipos | Una invitación de calendario, con 1 o 2 líneas sobre por qué los necesita |
| Clientes y contactos nuevos | Primero un correo, y la invitación de calendario cuando acepten, o un enlace para que elijan una hora |
| Altos directivos | Primero un correo o un mensaje para ellos (o para su asistente). Después, la invitación de calendario. |
| Un grupo sin hora fijada | Una encuesta, para que todos voten la hora. Después, la invitación de calendario. |
Consejos para invitar a una reunión
- Envíela con tiempo. Con 1 o 2 días de antelación basta para su propio equipo. Dé a los clientes y a los altos directivos de 3 a 5 días, o más para una reunión larga.
- Invite solo a las personas que necesita. Los demás pueden recibir las notas.
- Haga la reunión tan corta como lo permita el objetivo. Una reunión de 25 minutos con un objetivo claro es mejor que una de 60 sin él.
- Ponga también el orden del día en la invitación del calendario, para que la gente lo encuentre sin tener que buscar su correo.
- Envíe una actualización cuando algo cambie, con "Actualizado:" en el asunto, para que nadie siga los datos antiguos. Estas plantillas de correo para reprogramar una reunión cubren todos los casos.
Encuentre la hora y envíe la invitación con zcal
Lo más difícil de una invitación a una reunión no es la redacción. Es la hora. 5 personas, 5 calendarios y una cadena de correos del tipo "el martes no me va bien, ¿qué tal el jueves?" que se come una semana. zcal, una aplicación de reservas gratuita, convierte esa cadena en un solo enlace.
- Para un grupo, envíe una encuesta de reunión (plantilla 12). Usted elige algunos horarios junto a su calendario, cada persona marca los que le van bien, y usted ve la mejor hora de un vistazo. Cuando la elige, zcal añade la reunión a su calendario y envía la invitación del calendario a todos los que votaron, con un enlace de Zoom, Google Meet o Microsoft Teams. Las encuestas son gratis, sin límite de encuestas ni de votantes.
- Para una sola persona, comparta su página de reserva (plantillas 5, 8, 10, 11 y 15). La otra persona ve sus horas libres en su propia zona horaria, elige una y recibe al momento la invitación y el enlace de la videollamada.
Sin idas y venidas, sin cálculos de zonas horarias y sin invitaciones que escribir a mano. Pruebe zcal gratis. Para asegurarse de que todos se presenten de verdad, haga un seguimiento con una de estas plantillas de recordatorio de reunión.
Preguntas frecuentes
¿Cómo se redacta un correo de invitación a una reunión?
¿Cómo se envía un correo como invitación a una reunión?
¿Qué es un buen mensaje de invitación a una reunión?
¿Con cuánta antelación se debe enviar una invitación a una reunión?
¿Cómo se redacta una invitación profesional a una reunión?
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