Programación colectiva para reuniones con varios anfitriones
Reserve una reunión con varias personas de su equipo desde un solo enlace. Sus clientes solo ven las horas en que todos los anfitriones están libres, así que nadie tiene que cuadrar calendarios.
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Confiado por marcas líderes, desde startups de rápido crecimiento hasta grandes empresas.
zcal es una app de programación de citas para profesionales y equipos, y sus enlaces colectivos reservan una sola reunión con varias personas de su equipo. zcal revisa el calendario de cada anfitrión y solo muestra a sus clientes las horas en que todos están libres. Cuando un cliente reserva, todos reciben la misma invitación de calendario, con un solo enlace de videollamada. Se acabaron las cadenas de correos para cuadrar tres calendarios.
Índice
Cómo funciona
1. Añada a su equipo
Cree un equipo en zcal e invite a las personas que participan en estas reuniones. Cada persona conecta su propio Google Calendar, Outlook o Calendario de Apple, para que zcal siempre sepa cuándo tiene otro compromiso.
2. Elija a los anfitriones
Elija quién debe estar en cada reunión. Quien deba recibir la invitación, pero no deba bloquear horas, puede ser un anfitrión opcional.
3. Elija qué horario cuenta
Combine el horario laboral de cada anfitrión, o defina un horario solo para este enlace. En ambos casos, zcal revisa el calendario de cada anfitrión obligatorio antes de mostrar una hora.
4. Comparta el enlace, y la reunión queda reservada para todos
Ponga el enlace en un correo electrónico, una propuesta o su sitio web. El cliente elige una hora, y zcal envía una sola invitación de calendario al cliente y a cada anfitrión, con el enlace de videollamada incluido.
Cómo encuentra zcal una hora que sirve a todos
Así funciona una tarde en un enlace de reunión de inicio de proyecto con tres anfitriones. Alex y Jordan deben estar, y Sam es opcional.
| Hora | Alex | Jordan | Sam (opcional) | ¿El cliente puede reservarla? |
|---|---|---|---|---|
| 13:00 | Libre | Ocupado | Libre | No. Jordan está ocupado |
| 14:00 | Libre | Libre | Ocupado | Sí. Sam es opcional, así que su calendario no cuenta |
| 15:00 | Libre | Libre | Libre | Sí |
| 16:00 | Ocupado | Libre | Libre | No. Alex está ocupado |
El cliente ve las 14:00 y las 15:00, y nada más. Elija la que elija, los tres anfitriones reciben la invitación, y Sam se une si puede.
Cada anfitrión obligatorio que añade es un calendario más en el que debe encajar cada hora. Así que limite la lista a las personas que deben estar, y haga opcional al resto.
¿Colectivo, round robin o evento grupal?
Los tres ponen a más de dos personas en un mismo enlace, pero cumplen funciones distintas:
- Colectivo: cada reunión tiene varios anfitriones, y los clientes solo ven las horas en que todos están libres. Úselo para una reunión de inicio de proyecto, una demo de ventas con un especialista o un panel de entrevistas.
- Round robin: cada reunión va a un solo anfitrión de su equipo. Úselo para demos de ventas, llamadas de soporte y primeras entrevistas. Vea cómo funciona la programación round robin.
- Evento grupal: un anfitrión y muchos invitados en la misma franja horaria. Úselo para clases, talleres y seminarios web.
Vea todas las formas de programar con más de una persona en programación de grupo.
Por qué usar zcal para la programación colectiva
Se acabó el ir y venir de los calendarios
Cuadrar tres calendarios por correo puede llevar días. Con un enlace colectivo, el cliente elige una hora en un minuto, y esa hora ya sirve a todos.
Todos los calendarios, revisados
Cada anfitrión conecta todos los calendarios de Google, Outlook y Apple que usa. zcal los revisa todos antes de mostrar una hora, así que nadie queda reservado en una reunión a la que no puede asistir.
Anfitriones opcionales
Invite a las personas a las que les gustaría asistir sin que sus calendarios reduzcan sus horas libres. Reciben la invitación de todas formas.
Su horario o el de ellos
Use el horario laboral de cada anfitrión, o defina una franja solo para este enlace, como las tardes de martes y jueves. Los calendarios se siguen revisando.
Una invitación para todos
El cliente y cada anfitrión reciben la misma invitación de calendario, con un solo enlace de Zoom, Google Meet o Microsoft Teams. Todos se unen a la misma llamada.
Recordatorios que reducen las ausencias
Cada reserva recibe recordatorios por correo electrónico, y en Pro también puede enviar SMS a sus clientes. Cuantas más personas hay en una reunión, más cuesta una ausencia.
Quién usa los eventos colectivos
Equipos de ventas
Lleve a un ingeniero de soluciones a una demo, o a un responsable a una llamada de cierre. El cliente potencial reserva una vez, y ambos están libres.
Agencias y consultores
Reserve en un solo paso una reunión de inicio con el gestor de cuenta, el diseñador y el desarrollador, para que el cliente conozca a todo el equipo desde el primer día.
Equipos de selección
Deje que los candidatos reserven una entrevista en panel con el responsable de contratación y dos entrevistadores, sin un reclutador en medio de cada correo.
Éxito del cliente y soporte
Junte a un responsable de éxito del cliente con un especialista de producto para llamadas de incorporación y casos de soporte complicados.
Eventos colectivos en zcal, Calendly y Cal.com
Las tres apps permiten que un cliente reserve con varios anfitriones a la vez, y ninguna lo incluye en el plan gratuito. zcal es la que menos cuesta por cada persona de su equipo.
| zcal | Calendly | Cal.com | |
|---|---|---|---|
| Plan necesario | Pro | Standard | Teams |
| Precio por usuario al mes | Desde $7 | Desde $10 | Desde $12 |
¿Compara más apps? Vea nuestra lista de alternativas a Calendly.
Consejos para enlaces colectivos que se llenan
- Mantenga corta la lista de anfitriones obligatorios. Cada anfitrión obligatorio que añade deja menos horas libres. Haga opcional al resto.
- Conecte todos los calendarios. Pida a cada anfitrión que conecte todos los calendarios que usa, o un cliente puede reservar encima de una reunión que zcal no ve.
- Añada un tiempo de margen. Un hueco de 10 a 15 minutos antes y después da a todos tiempo para pasar de una llamada a la siguiente.
- ¿No aparece ninguna hora? Abra el solucionador de problemas de disponibilidad en zcal para ver qué horarios o eventos del calendario bloquean su enlace.
Más formas de programar en equipo
- Programación round robin. Reparta las reuniones con clientes entre su equipo, un anfitrión cada vez.
- Programación de grupo. Encuestas, eventos grupales, colectivos y round robin, lado a lado.
- Páginas de reserva. Dé a cada persona de su equipo su propio enlace de reserva.
- Recordatorios por SMS. Envíe un SMS a sus clientes antes de cada reunión para que falten menos.
Preguntas frecuentes
¿Qué es un evento colectivo?
Un evento colectivo es una reunión con varios anfitriones y un cliente, reservada desde un solo enlace. La página de reservas solo muestra las horas en que todos los anfitriones obligatorios están libres, y la reunión entra en el calendario de cada anfitrión. Calendly lo llama Collective event type, y otras apps lo llaman reunión con varios anfitriones.
¿Qué diferencia hay entre la programación colectiva y la programación round robin?
Un evento colectivo reúne a varios anfitriones en una reunión, así que los clientes solo ven las horas en que todos están libres. Round robin asigna cada reunión a un solo anfitrión de su equipo, para repartir el trabajo. Ambos están en los planes Pro y Business de zcal.
¿Qué es un anfitrión opcional?
Un anfitrión opcional recibe la invitación de cada reserva, pero su calendario no decide qué horas ven los clientes. Úselo para alguien a quien le gustaría asistir pero no tiene por qué hacerlo, como un responsable que se une cuando puede.
¿El cliente puede reprogramar o cancelar?
Sí. El cliente reprograma o cancela desde su invitación y elige una nueva hora en la que todos los anfitriones obligatorios sigan libres. zcal avisa del cambio a cada anfitrión por correo electrónico, así que nadie tiene que transmitirlo.
¿Cada anfitrión necesita una cuenta de zcal?
Sí. Cada anfitrión es miembro de su equipo en zcal y conecta su propio calendario, para que zcal pueda ver cuándo está libre. Los planes de pago tienen un precio por usuario.
¿La programación colectiva funciona con Google Calendar y Outlook?
Sí. Cada anfitrión conecta sus propios calendarios de Google, Outlook o Apple, y un equipo puede combinar los tres. zcal revisa todos los calendarios antes de ofrecer una hora.
¿Cuánto cuesta la programación colectiva?
Los eventos colectivos forman parte de zcal Pro, desde $7 por usuario al mes, y de Business, desde $12 por usuario al mes. Pro incluye un equipo, y Business no tiene límite de equipos. Ambos incluyen una prueba gratuita de 14 días.
