Recordatorios de citas por SMS que reducen las ausencias
Recordatorios automáticos por SMS para cada cliente que reserva. Un mensaje breve antes de cada reunión significa menos ausencias y menos horas perdidas.
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Confiado por marcas líderes, desde startups de rápido crecimiento hasta grandes empresas.
zcal es una app de programación de citas con recordatorios por SMS integrados, para que menos clientes falten a su reunión. Sus clientes reservan una hora en su página de reservas, y zcal envía un SMS a cada uno antes de la reunión, a la hora que usted elija. Configúrelo una vez, y no volverá a enviar un recordatorio a mano.
Índice
Cómo funciona
1. Active los recordatorios por SMS
Abra la configuración de la página de reservas que usan sus clientes, y active los recordatorios por SMS. Elija cuándo sale el mensaje, desde unos minutos hasta unos días antes de la reunión. Mantenga activado también el recordatorio por correo electrónico, para que sus clientes reciban dos avisos.
2. Escriba su mensaje
Parta del texto predeterminado, o escriba el suyo. Añada el nombre del cliente, la hora de la reunión, el enlace de videollamada y un enlace para reprogramar, y zcal los completa en cada reserva.
3. Sus clientes añaden su número de teléfono al reservar
Su página de reservas pide un número de teléfono móvil, con un enlace para darse de baja. No hay que crear ni subir ninguna lista de contactos: cada nueva reserva trae su propio número.
4. El SMS sale a su hora
zcal envía el recordatorio a la hora que usted eligió, con la hora de la reunión en la zona horaria del cliente. Si el cliente reprograma, el SMS se ajusta a la nueva hora. Si cancela, no se envía ningún SMS.
Por qué los recordatorios por SMS reducen las ausencias
La mayoría de las ausencias no son por mala educación. La gente simplemente se olvida. Un recordatorio de cita por SMS lo soluciona: un mensaje breve antes de la reunión con el día y la hora, el lugar o el enlace de videollamada, y una forma de reprogramar.
Los SMS se ven donde el correo electrónico no se ve: en la pantalla de bloqueo, en los minutos antes de salir por la puerta o de sentarse frente a la pantalla. En un ensayo en una clínica, los recordatorios por SMS redujeron las citas perdidas del 38 % al 24 %. Para quien vende su tiempo, cada ausencia que evita es una hora que cobra.
¿SMS, correo electrónico o invitación de calendario?
Cada uno cumple una función distinta, y los mejores recordatorios usan los tres.
| SMS | Correo electrónico | Invitación de calendario | |
|---|---|---|---|
| Ideal para | Un aviso breve justo antes de la reunión | Todos los detalles, como un orden del día o notas de preparación | Reservar la hora en el calendario de su cliente |
| Dónde aparece | En la pantalla de bloqueo del teléfono | En la bandeja de entrada | En la app de calendario, con sus propias alertas |
| Tenga en cuenta | Que no pase de 160 caracteres | Puede perderse en una bandeja de entrada llena | La configuración de su cliente decide cuándo recibe una alerta |
| En zcal | Pro y Business | Todos los planes | Cada reserva, en todos los planes |
Con zcal, no tiene que elegir. Su cliente recibe una invitación de calendario en cuanto reserva, un recordatorio por correo electrónico antes de la reunión y un SMS cuando más importa.
Qué dice un buen SMS de recordatorio
Un buen SMS de recordatorio se lee de un vistazo. Su cliente sabe de quién es, qué pasa y qué tiene que hacer. Busque cuatro cosas, en menos de 160 caracteres:
- De quién es. Empiece con su nombre o con el de su negocio, para que el mensaje no parezca spam.
- Qué y cuándo. La reunión, el día y la hora, en la zona horaria de su cliente.
- Dónde. La dirección, o el enlace de Zoom, Google Meet o Microsoft Teams.
- Qué hacer si cambian los planes. Un enlace para reprogramar o cancelar. Así, un cliente que no puede asistir elige una nueva hora en lugar de no presentarse.
Aquí tiene tres SMS de recordatorio que puede copiar. En zcal, el nombre del cliente, la reunión, la fecha y la hora, la dirección y los enlaces se completan solos en cada reserva.
| Úselo para | SMS de recordatorio |
|---|---|
| El día antes | Hola, [nombre], soy [su nombre], de [empresa]. Nos vemos el [fecha y hora] para su [reunión]. ¿Necesita otra hora? [enlace para reprogramar] |
| Una videollamada | Recordatorio de [reunión] es el [fecha y hora]. Únase aquí: [enlace de videollamada] |
| Una visita presencial | Hola, [nombre]. Le esperamos el [fecha y hora] en [dirección]. ¿No puede venir? [enlace para reprogramar] |
Mantenga cada SMS centrado en la reserva. Sus clientes le dieron su número para esta reunión, así que deje las promociones para el correo electrónico. Antes de activarlo, reserve su propio evento con su propio número, y lea el SMS como lo leerá su cliente.
Cuándo enviar un SMS de recordatorio
Si lo envía demasiado pronto, su cliente vuelve a olvidarse. Si lo envía demasiado tarde, no hay tiempo para organizarse ni para reprogramar. Estos tiempos funcionan para la mayoría de las reuniones:
| Reunión | Envíe el SMS | Por qué |
|---|---|---|
| Videollamada | 1 hora antes | Tiempo para encontrar el enlace y un lugar tranquilo |
| Cita presencial | De 2 a 3 horas antes | Tiempo para planear el trayecto, o para cambiar la cita |
| Reunión a primera hora | La tarde anterior | Un SMS a las 7:00 puede llegar demasiado tarde |
| Clase o sesión de grupo | 1 día antes | Tiempo para organizar el día en torno a ella |
Combine el SMS con un recordatorio por correo electrónico el día antes. El correo lleva todos los detalles, y el SMS es el aviso que sí se lee.
Por qué usar zcal para los recordatorios por SMS
Un SMS con todo lo que necesitan
Añada el nombre del cliente, el nombre de la reunión, la fecha y la hora, la dirección o el enlace de videollamada, sus respuestas a sus preguntas de reserva y los enlaces para reprogramar o cancelar. zcal completa cada dato en cada reserva, así que cada SMS parece escrito para ese cliente.
Se mueve cuando se mueve la reunión
Si un cliente reprograma, el recordatorio se ajusta a la nueva hora. Si cancela, no se envía ningún SMS. Usted nunca tiene que corregir un recordatorio a mano.
La hora correcta en cada zona horaria
zcal escribe la hora en la zona horaria del cliente. Un cliente en Denver nunca llega dos horas tarde a una llamada que usted organizó en Nueva York.
Sin listas de contactos que subir
Muchas apps de recordatorios por SMS empiezan con una hoja de cálculo de nombres y números. En zcal, la lista se crea sola. Active los recordatorios por SMS, y su página de reservas pedirá a cada cliente un número de teléfono móvil. Cada nueva reserva recibe su recordatorio desde el momento en que se hace.
Sus clientes mantienen el control
El campo de teléfono de su formulario de reserva incluye un enlace para darse de baja. Los clientes que se dan de baja siguen recibiendo sus recordatorios por correo electrónico, así que nadie se pierde los detalles de la reunión.
También recordatorios por correo electrónico
Todos los planes de zcal envían recordatorios por correo electrónico, incluido el plan gratuito. En Pro, añada hasta 5 recordatorios por correo electrónico a cada tipo de evento, y escriba cada uno usted mismo. Así sus clientes reciben noticias suyas por correo electrónico y por SMS.
Listo para equipos
Los recordatorios por SMS también funcionan en eventos de equipo, como las reuniones round robin y las colectivas. zcal reparte los SMS entre los créditos de sus anfitriones, para que los créditos de una persona no se agoten antes que los de las demás.
30 países
Envíe SMS a clientes en EE. UU., Canadá, el Reino Unido, Alemania, Francia, Australia, la India, Japón, Brasil, México y más: 30 países en total.
Quién usa los recordatorios por SMS
Coaches y consultores
Una sesión perdida es una hora que no puede facturar. Un SMS una hora antes pone el enlace de videollamada en lo alto del teléfono de su cliente, justo cuando lo necesita. Vea el software de agenda para coaches.
Tutores y docentes
Alumnos y padres tienen calendarios llenos. Un SMS el mismo día con la hora y el enlace significa menos mensajes de "¡Perdón, se me olvidó!". Vea la agenda para tutores con zcal.
Equipos de ventas
Una demo que no se hace es un cliente potencial que se enfría. Un SMS breve con el enlace de la reunión mantiene a su cliente potencial en el buen camino, y un enlace para reprogramar lo mantiene en su embudo de ventas si surge algo.
Reclutadores
Los candidatos suelen tener varias entrevistas en una semana. Un SMS con la hora, el entrevistador y el enlace les ayuda a presentarse a la suya, listos para empezar.
Clases y sesiones de grupo
En un evento grupal, como una clase, cada persona que reserva recibe su propio recordatorio, en su propia zona horaria. Es un mensaje menos que usted tiene que enviar a todo el grupo.
Cuánto cuestan los recordatorios por SMS
Los recordatorios por SMS forman parte de zcal Pro, desde $7 al mes, y de Business, desde $12 al mes. Ambos planes incluyen una prueba gratuita de 14 días, y los recordatorios por SMS funcionan durante la prueba. Los recordatorios por correo electrónico son gratis en todos los planes.
Cada plan incluye créditos de SMS cada mes, por usuario:
| Pro | Business | |
|---|---|---|
| Créditos al mes | 750 | 1500 |
| SMS a EE. UU. o Canadá | Unos 75 | Unos 150 |
| SMS al Reino Unido, Australia, Brasil, México y 5 países más | Unos 40 | Unos 80 |
| SMS a los demás países admitidos | Unos 20 | Unos 40 |
Cada 160 caracteres cuentan como un SMS, así que un mensaje más largo usa más créditos. Los créditos se renuevan el día 1 de cada mes. Si se le acaban, los SMS se pausan hasta entonces, sus recordatorios por correo electrónico siguen funcionando, y zcal le avisa por correo electrónico. No hay cargos por SMS.
Como comparación, Calendly reserva los recordatorios por SMS para sus planes de pago, desde $10 al mes, y no los permite durante su prueba gratuita.
Más formas de reducir las ausencias
- Mensajes de recordatorio de reuniones. Cómo escribir correos y SMS de recordatorio que la gente responde.
- Plantillas de recordatorio de citas. Recordatorios listos para copiar para todo tipo de citas.
- Enlaces de reserva. Deje que sus clientes reserven una hora que les venga bien, para que menos de ellos tengan que reprogramar.
- Encuestas de reunión. Encuentre un horario que sirva a todo un grupo antes de reservarlo.
¿Quiere la configuración paso a paso? Vea los recordatorios por SMS en el centro de ayuda de zcal.
Preguntas frecuentes
¿Cómo enviar recordatorios automáticos por SMS a los clientes?
Active los recordatorios por SMS en el tipo de evento que reservan sus clientes, elija cuándo sale el mensaje y guarde. zcal añade un campo de teléfono a su página de reservas y envía un SMS a cada cliente antes de su reunión. Usted nunca envía un recordatorio a mano.
¿Puedo enviar recordatorios por SMS gratis?
Los recordatorios por correo electrónico son gratis en todos los planes de zcal. Los recordatorios por SMS forman parte de Pro, desde $7 al mes, que cubre unos 75 SMS al mes a EE. UU. y Canadá. Pro incluye una prueba gratuita de 14 días, y los recordatorios por SMS funcionan durante la prueba.
¿Cuántos recordatorios por SMS puedo enviar al mes?
Pro incluye 750 créditos de SMS por usuario al mes, y Business incluye 1500. Un SMS a EE. UU. o Canadá usa 10 créditos, así que Pro cubre unos 75 SMS al mes. Los SMS a otros países usan más créditos. Los créditos se renuevan el día 1 de cada mes.
¿Con cuánta antelación debo enviar un SMS de recordatorio?
Para la mayoría de las reuniones, entre 1 y 2 horas antes. Es lo bastante cerca para que no se olvide, y lo bastante pronto para reprogramar. Para una reunión a primera hora de la mañana, envíelo la tarde anterior, y combine el SMS con un recordatorio por correo electrónico el día antes.
¿Los clientes pueden reprogramar o cancelar desde el SMS?
Sí. Añada a su mensaje el enlace para reprogramar o cancelar, y sus clientes podrán elegir una nueva hora en su página de reservas, o cancelar, con un toque. Sin llamadas ni idas y venidas.
¿Los clientes pueden dejar de recibir recordatorios por SMS?
Sí. El campo de teléfono de su formulario de reserva tiene un enlace para darse de baja, y un cliente que se da de baja puede volver a suscribirse más tarde. Los clientes que se dan de baja siguen recibiendo sus recordatorios por correo electrónico.
¿Google Calendar puede enviar recordatorios por SMS?
No. Google Calendar dejó de enviar notificaciones por SMS en enero de 2019. Ahora solo envía recordatorios por correo electrónico y notificaciones de la app. Para enviar SMS a sus clientes, conecte Google Calendar a zcal: las reservas llegan a su calendario como siempre, y zcal envía los SMS.
¿Qué países pueden recibir recordatorios por SMS?
30 países, entre ellos EE. UU., Canadá, el Reino Unido, Australia, Irlanda, Alemania, Francia, España, Italia, los Países Bajos, la India, Japón, Singapur, Brasil y México. Los SMS a EE. UU. y Canadá usan menos créditos que los demás.
¿Necesito el permiso de mis clientes para enviarles SMS?
Siempre debería tenerlo, y en muchos lugares la ley lo exige. En zcal, sus clientes escriben su propio número de teléfono en su formulario de reserva, justo al lado de un enlace para darse de baja, y los SMS son solo recordatorios de la reunión que reservaron.
