¿Qué es el tiempo de margen? Significado, ejemplos y cómo añadirlo

¿Qué significa tiempo de margen?

Piense en el tiempo de margen como un colchón en su calendario. Es tiempo que usted deja vacío a propósito, justo al lado de una reunión, para que nada más pueda caer ahí. Un margen de 15 minutos después de una llamada de 30 minutos significa que, si la llamada empieza a las 9:00, su siguiente reunión puede empezar como muy pronto a las 9:45, nunca a las 9:30.

Esta es la misma mañana con y sin margen. En ambos casos, la primera llamada se alarga 10 minutos:

Sin margen, el retraso empuja la entrevista hacia atrás, y todas las reuniones posteriores empiezan tarde. Con margen, esos mismos 10 minutos desaparecen en el hueco, y la entrevista empieza a su hora.

Un margen no es lo mismo que un descanso que usted espera poder tomar. Cuando lo añade en una aplicación de reservas, la aplicación trata el hueco como ocupado, así que nadie puede reservarlo. Eso es lo que hace que funcione.

Por qué importa el tiempo de margen

• Una reunión que se retrasa no arruina el día. Las reuniones se alargan constantemente. Un margen absorbe el retraso antes de que llegue a la siguiente persona.
• Tiene tiempo para prepararse y hacer el seguimiento. Lea el currículum antes de una entrevista. Escriba sus notas después de una llamada de ventas, mientras aún recuerda lo que se dijo.
• Su cerebro se reinicia. En 2021, el Human Factors Lab de Microsoft midió la actividad cerebral de 14 personas durante cuatro videollamadas de 30 minutos. Cuando las reuniones iban seguidas, el estrés se acumulaba de una reunión a la siguiente. Cuando cada reunión iba seguida de un descanso de 10 minutos, no se acumulaba, y las personas se mantenían más concentradas.
• Tiene tiempo para desplazarse y prepararlo todo. Si va de un lugar a otro, o necesita limpiar una sala o un sillón entre clientes, el margen es el momento para hacerlo.

Ejemplos de tiempo de margen

• Un comercial añade 15 minutos después de cada demostración para actualizar el CRM y enviar el correo de seguimiento mientras la llamada está reciente.
• Una reclutadora añade 10 minutos antes de cada entrevista para leer el currículum, y 15 después para evaluar al candidato.
• Un coach o una terapeuta reserva de 10 a 15 minutos después de cada sesión para sus notas, para que no se le acumulen al final del día.
• Una peluquera deja 15 minutos después de cada cliente para barrer y preparar el sillón.
• Un consultor que visita a sus clientes en persona añade el tiempo de trayecto más 10 minutos antes de cada visita.
• Una jefa de proyecto añade 15 minutos después de cada reunión. Las reuniones empiezan a su hora, y queda tiempo para repasar las notas y cerrar tareas pendientes.
• Un ingeniero de software deja libres cada día dos bloques de 30 minutos para correcciones urgentes. Cuando nada falla, consigue 2 medias horas tranquilas de trabajo.

¿Cuánto tiempo de margen dejar entre reuniones?

Para la mayoría de las reuniones, bastan de 10 a 15 minutos después. Deje menos después de llamadas internas cortas, y más cuando necesite desplazarse, tomar notas detalladas o preparar una sala. Aquí es donde nosotros empezaríamos:

Nuestro consejo: empiece con 10 minutos después de cada reunión. Si aun así se le hace tarde, pase a 15. Si los huecos le parecen demasiado largos, baje a 5. Cambie un tipo de reunión cada vez, para saber qué marcó la diferencia.

Lo que le cuesta el tiempo de margen

Cada margen ocupa un hueco que alguien podría haber reservado. Esta tabla muestra el máximo de reuniones que caben en una jornada de 8 horas, con un margen después de cada reunión excepto la última:

Un margen de 10 minutos le cuesta 4 huecos de media hora al día, o 1 hueco de una hora. Parece mucho, hasta que recuerda que nadie da lo mejor de sí en la reunión 16 de 16. Si necesita proteger aún más su día, limite también cuántas reuniones se pueden reservar cada día.

¿Margen antes o después de una reunión?

• Después es el que más gente necesita. Absorbe los retrasos y le da tiempo para notas y seguimientos.
• Antes sirve para lo que tiene que hacer primero: desplazarse, preparar una sala, probar la conexión de video o informarse sobre la persona con la que va a reunirse.
• Ambos sirve para las reuniones que necesitan las dos cosas, como las entrevistas. Recuerde que los 2 se suman. Si una reunión tiene 15 minutos después y la siguiente tiene 15 minutos antes, el hueco entre ellas es de 30 minutos, no de 15.

Los márgenes no acortan sus reuniones. Algunas aplicaciones de calendario ofrecen otra solución que sí lo hace: terminan cada reunión 5 o 10 minutos antes. Más abajo verá los dos tipos.

Cómo añadir tiempo de margen

En Google Calendar

Google Calendar tiene 2 opciones, y cada una cumple una función distinta.

Para una página de reserva (agenda de citas):

1. Abra su agenda de citas y haga clic en el icono del lápiz para editarla.
2. Abra Booked appointment settings (la configuración de las citas reservadas).
3. Marque Buffer time ("Add time between appointment slots") e introduzca los minutos.
4. Haga clic en Siguiente y luego en Guardar.

Es gratis, pero hay 1 margen por agenda, no uno distinto antes y otro después. Una cuenta gratuita de Google tiene 1 página de reserva, que revisa 1 calendario para detectar conflictos. Nuestra guía sobre las agendas de citas de Google Calendar explica cada paso.

Para todas sus reuniones (Speedy meetings):

1. Haga clic en el icono del engranaje y luego en Configuración.
2. En General, abra Configuración de eventos.
3. Marque Speedy meetings: "End 30 minute meetings 5 minutes early and longer meetings 10 minutes early" (termina las reuniones de 30 minutos 5 minutos antes y las más largas, 10 minutos antes).

Speedy meetings se aplica a los eventos nuevos que usted crea, así que una reunión de 30 minutos termina a los 25 minutos. No añade un hueco, y no impide que nadie reserve el tiempo justo después.

En Outlook

Outlook no tiene una opción de margen, pero puede acortar todas las reuniones que usted crea.

El nuevo Outlook y Outlook en la web:

1. Vaya a Configuración > Calendario > Eventos e invitaciones.
2. En "Events you create", marque Shorten duration for all events.
3. Elija End events early (terminar antes) o Start events late (empezar más tarde).
4. Elija los minutos para "Less than one hour" (menos de una hora: 0, 5, 8 o 10) y para "One hour or longer" (una hora o más: 0, 5, 10 o 15), y luego haga clic en Guardar.

Outlook clásico para Windows: vaya a Archivo > Opciones > Calendario, marque Shorten appointments and meetings, elija "End early" (terminar antes) o "Start late" (empezar más tarde), elija los minutos y haga clic en Aceptar.

La opción se guarda por cada cuenta de correo, así que configúrela en cada cuenta que use. Igual que Speedy meetings de Google, solo acorta las reuniones que usted crea.

En su página de reserva de zcal

La configuración del calendario acorta sus propias reuniones, pero no puede impedir que un cliente reserve justo en el minuto en que termina su última llamada. Un margen en su página de reserva sí puede. En zcal, una aplicación de reservas gratuita, cada enlace de reserva tiene su propio margen antes y después:

1. En la página de inicio de zcal, haga clic en el icono del lápiz del enlace de reserva que quiere cambiar.
2. Haga clic en Siguiente hasta llegar a Opciones de disponibilidad de la invitación.
3. Elija un Tiempo de espera antes del evento y un Tiempo de espera después del evento: 5, 10, 15 o 30 minutos, 1, 2 o 4 horas, o "Personalizado…" para cualquier tiempo de hasta 4 horas.
4. Haga clic en Guardar.

A partir de ese momento, zcal solo ofrece horarios que dejan el hueco que usted ha fijado junto a cualquier cosa de los calendarios que conecte: Google, Outlook o Apple, no solo sus reservas de zcal. Así, una demostración de ventas puede tener 15 minutos de margen después, y una reunión rápida de seguimiento, solo 5.

Los márgenes son gratis en todos los planes, y funcionan en los enlaces individuales, de grupo, colectivos y round robin (que reparten las reservas por turnos entre su equipo). En la misma pantalla están las opciones que combinan bien con un margen: un aviso mínimo, para que nadie le reserve una cita para dentro de 10 minutos, y un límite de reservas por día o por semana. Cree una página de reserva gratis, o vea qué más puede hacer una página de reserva de zcal.

Otras aplicaciones de reservas también tienen márgenes. En Calendly, por ejemplo, están en cada tipo de evento, en More options > Limits and buffers.

Tiempo de margen vs. padding

En una aplicación de reservas, son lo mismo. Algunas aplicaciones, como Acuity Scheduling y Picktime, llaman "padding" en lugar de "buffer" al hueco entre citas.

Fuera del calendario, "padding" puede significar otras 2 cosas:

• El schedule padding en la gestión de proyectos es tiempo extra que se añade a la estimación de una tarea, para que una tarea que se retrasa no mueva la fecha límite.
• El padding de horas en una hoja de horas significa anotar más horas de las que se trabajaron. Eso no es un margen. Eso es un problema.

Otras palabras para el tiempo de margen: colchón, tiempo de amortiguación, tiempo de respiro, tiempo de transición y tiempo de cambio.

Errores comunes con el tiempo de margen

• Su calendario no está conectado. Una aplicación de reservas solo puede dejar un hueco junto a las reuniones que ve. Conecte todos los calendarios que tengan reuniones.
• Un solo margen para todo. Una reunión rápida de seguimiento y un taller de 2 horas necesitan huecos distintos. Fije el margen en cada enlace de reserva.
• Acumular márgenes sin querer. Un margen de 15 minutos después de una reunión y otro de 15 antes de la siguiente suman 30. Elija un solo lado, salvo que necesite los dos.
• Confiar en que "terminar antes" proteja su tiempo. Speedy meetings y "Shorten duration" acortan sus propias reuniones, pero no impiden que nadie reserve el tiempo justo después.
• Olvidar lo que cuestan los márgenes. Cada margen es tiempo que nadie puede reservar. Si sus horarios libres parecen escasos, use un margen más corto antes de quitarlo.

Preguntas frecuentes