¿Qué es una doble reserva? Causas, soluciones y qué decir

¿Qué significa doble reserva?

Hacer una doble reserva es dar la misma hora a 2 personas o a 2 eventos. También se dice reservar dos veces, o double booking en inglés. Todo significa lo mismo.

Aparece en varios lugares:

• Su propio calendario: una llamada con un cliente a las 14:00 encima de una cita con el dentista.
• Citas: 2 clientes reservados con el mismo peluquero, terapeuta o profesor particular a las 10:00.
• Salas y material: 2 equipos que reservaron la sala de reuniones grande para el lunes por la mañana.
• Hoteles, aerolíneas y restaurantes: 2 clientes a los que se les prometió la misma habitación, el mismo asiento o la misma mesa.

La gente suele confundirla con 2 términos cercanos:

Por qué ocurren las dobles reservas

Esta es la causa más común en una sola imagen. La página de reserva solo revisa el calendario de trabajo, así que nunca ve la cita con el dentista del calendario personal:

La lista completa de causas:

1. Un calendario que nadie revisa. Tiene un calendario de trabajo, uno personal y quizás un calendario familiar compartido. Un enlace de reserva que solo lee uno de ellos ofrecerá horas que están ocupadas en los otros. Combinar sus calendarios de Google le ayuda a ver los choques, pero su herramienta de reservas sigue necesitando revisar todos los calendarios.
2. Eventos marcados como "libre". En Google Calendar y Outlook, puede marcar un evento como libre en lugar de ocupado. Las herramientas de reservas tratan entonces esa hora como disponible. Los eventos de todo el día suelen marcarse como libres por defecto, así que revise los suyos.
3. Invitaciones que no ha respondido. Algunas herramientas ignoran los eventos que no ha aceptado. Las propias páginas de reserva de Google, por ejemplo, no dejan que los eventos sin aceptar o provisionales bloqueen una hora.
4. Reservas que se saltan el sistema. Un cliente reserva por teléfono, mensaje de texto o correo, y nadie lo añade al calendario. El calendario sigue mostrando la hora como libre.
5. Dos personas reservan en el mismo momento. Si una herramienta solo revisa el calendario cuando se carga la página, 2 personas pueden quedarse con la misma franja con pocos segundos de diferencia.
6. Un equipo que no ve los calendarios de los demás. Una recepcionista le da una cita a un profesional que ya tiene una reunión que solo ve ese profesional.
7. Confusiones de zona horaria. "Las 15:00" en un correo son horas distintas en Nueva York y en Londres. Alguien reserva la que no es.
8. Sincronización lenta. Un calendario que copia los eventos una vez por hora, o un calendario suscrito que se actualiza despacio, deja un intervalo en el que una hora ocupada todavía parece libre.

Cómo evitar la doble reserva

1. Conecte todos sus calendarios a su enlace de reserva. De trabajo, personal, compartido: si puede contener un evento, su herramienta de reservas tiene que leerlo.
2. Tenga una única fuente de verdad. Elija un lugar donde acaben todas las reservas, incluso las que se hacen por teléfono. Si un cliente llama, anote la cita ahí antes de colgar.
3. Marque los eventos reales como ocupados. Compruebe que sus eventos importantes, y los eventos de todo el día como los días de viaje, digan "ocupado" y no "libre".
4. Envíe un enlace de reserva en lugar de intercambiar correos. Un enlace muestra las horas realmente libres en la zona horaria del propio invitado, así que nadie tiene que adivinar.
5. Añada tiempo de margen. Una pausa de 10 a 15 minutos hace que una reunión que se alarga no choque con la siguiente.
6. Fije un aviso mínimo. Evite que alguien le reserve para dentro de 10 minutos, antes de que usted haya podido verlo.
7. Ponga un tope a su día. Un límite diario de reservas evita que un día ajetreado se convierta en un atasco.
8. Use la programación en equipo para los equipos. En un enlace round robin, cada reserva va a un anfitrión que está libre. En un enlace colectivo, los clientes solo ven las horas en las que todos los anfitriones están libres.

Cómo evita zcal las dobles reservas

Una página de reserva solo puede proteger los calendarios que ve. Por eso la mayoría de las dobles reservas ocurren con herramientas que revisan un solo calendario, o solo una parte de él.

zcal es una app de programación gratuita pensada para revisarlos todos:

• Todos los calendarios, en todos los planes. Conecte hasta 10 cuentas de calendario de Google, Outlook y Apple (iCloud), y elija qué calendarios revisar para detectar conflictos.
• Las invitaciones sin responder cuentan como ocupadas. zcal bloquea la hora de los eventos que aún no ha respondido, y también la de los provisionales. Solo ignora los eventos que ha rechazado o marcado como libres.
• Una segunda revisión cuando alguien reserva. zcal vuelve a revisar sus calendarios en el momento en que un invitado confirma, así que nadie puede reservar una hora que se ocupó hace un segundo.
• Plazas que se cierran al llegar al límite. En un evento grupal, la franja se cierra cuando se llena.
• Márgenes, aviso mínimo y límites. Añada un margen antes o después de cada reunión, un aviso mínimo y un tope de reservas por día o por semana.

Cree una página de reserva gratis, conecte sus calendarios, y sus invitados solo verán las horas en las que usted está realmente libre.

Cuándo tiene sentido reservar dos veces a propósito

Algunos negocios reservan dos veces a propósito:

• Las clínicas citan a 2 pacientes en algunas franjas, porque una parte de los pacientes no se presenta.
• Los salones de belleza empiezan con un segundo cliente mientras el tinte del primero hace efecto.
• Las sesiones grupales ponen a varias personas en una misma franja a propósito, como en una clase o un taller.

Puede llenar tiempo vacío. Pero cuando todos se presentan, alguien espera, el profesional va con prisas y las 3 citas siguientes se retrasan. Puede que ese último cliente no vuelva.

Nuestra opinión: para la mayoría de las pequeñas empresas, no lo haga. Combata las ausencias con recordatorios. Un recordatorio el día anterior no cuesta nada y no hace esperar a nadie. Si organiza sesiones grupales, use una herramienta de reservas con límite de plazas, para que la franja se cierre cuando se llene.

Qué hacer cuando comete una doble reserva

1. Avise rápido. Cuanto antes escriba, más opciones tendrá la otra persona. No espere a que empiece la reunión.
2. Asuma el error. Una disculpa breve. Sin largas explicaciones de por qué pasó.
3. Facilite una nueva reserva. Ofrezca 2 o 3 horas nuevas, o su enlace de reserva, para que la otra persona elija en un solo paso.
4. Compénselo si le costó algo. Un cliente que paga y que reorganizó su día merece un descuento o 15 minutos extra.
5. Corrija la causa. Identifique cuál de las causas anteriores fue, para que no vuelva a pasar.

Puede copiar estos mensajes:

Hola, [nombre]:

Le pido disculpas: cometí un error y reservé otra cita a la misma hora que nuestra reunión del [día] a las [hora].

¿Podríamos pasarla a uno de estos horarios? Todas las horas están en [zona horaria].
1. [día] a las [hora]
2. [día] a las [hora]

O, si lo prefiere, elija aquí cualquier hora que le convenga: [enlace de reserva]

Gracias por su paciencia, y disculpe de nuevo las molestias.

Saludos cordiales,

[su nombre]

Hola, [nombre]: disculpe, reservé otra cita a la misma hora que nuestra reunión del [día] a las [hora]. ¿Podría elegir una nueva hora aquí? [enlace de reserva]

Preguntas frecuentes