Programación round robin: qué es y cómo funciona

Si su equipo comparte una misma bandeja de solicitudes de demos, llamadas de soporte o entrevistas, ya conoce el problema: una persona acaba desbordada mientras otra no tiene nada que hacer, y alguien pierde tiempo decidiendo a quién le toca. La programación round robin lo soluciona. Esta guía explica cómo funciona, las distintas formas en que una herramienta elige a la siguiente persona, cuándo usarla y cómo configurarla.

¿Buscaba otra cosa? En informática, round robin es una forma de repartir el tiempo del procesador: cada tarea recibe por turnos una porción de tiempo igual. Y una "reunión round robin" también puede ser una conversación en la que cada persona habla por turnos. Hablamos de eso al final. Esta guía trata de las reuniones con clientes.

¿Qué es la programación round robin?

La programación round robin (en español, algo así como "por turnos rotativos") es una forma de repartir las reservas entre un grupo de personas, una tras otra. Usted comparte un único enlace para todo el equipo. El cliente elige cualquier hora en la que alguien del equipo esté libre, y la reunión se asigna a la persona a la que le toca.

Los equipos lo usan para:

• Demos de ventas: cada cliente potencial llega rápido a un vendedor que esté libre.
• Llamadas de soporte y de incorporación de clientes: ninguna persona carga sola con todo el trabajo.
• Primeras entrevistas: los candidatos reservan cualquier franja libre del equipo de selección.
• Agencias y clínicas: los clientes reservan con "un consultor" o "un profesional", no con una persona concreta.

Cómo elige el round robin a la siguiente persona

No todas las herramientas reparten los turnos de la misma manera. Estos son los 4 métodos más comunes:

La mayoría de los equipos quiere una mezcla: turnarse, saltarse a quien esté ocupado y dejar que un responsable dé prioridad a algunas personas. Así lo hace zcal.

Un ejemplo práctico

Así reparte zcal las primeras 6 reservas de un nuevo enlace de equipo con 3 anfitriones. Los 3 tienen la misma prioridad, y Alex es el primero de la lista de anfitriones.

En la práctica, importan dos reglas más:

• Una reserva cancelada no cuenta. Si un cliente cancela, ese anfitrión vuelve a subir en la fila.
• Una reprogramación se queda con el mismo anfitrión. El cliente elige una nueva hora en el calendario de ese anfitrión, así que nadie tiene que repetir la presentación.

Round robin vs. colectiva vs. individual

El round robin ofrece a los clientes más horas disponibles, porque solo tiene que estar libre un anfitrión. La reunión colectiva les ofrece menos, porque tienen que estarlo todos.

Ventajas y desventajas de la programación round robin

Ventajas:

• Justo desde el principio. Las reuniones se reparten sin que nadie lleve la cuenta.
• Más horas para los clientes. El cliente ve todas las franjas en las que alguien está libre, así que reserva antes.
• Respuestas más rápidas a los clientes potenciales. Un nuevo cliente potencial reserva con un vendedor al momento, en lugar de esperar a que alguien se lo asigne.
• Menos dobles reservas. Una buena herramienta revisa el calendario de cada anfitrión y se salta a quien esté ocupado.

Desventajas:

• El cliente no puede elegir a la persona. Si un cliente quiere a un vendedor concreto, comparta el enlace de reserva propio de ese vendedor.
• No todas las reuniones valen lo mismo. Las 5 reuniones de un anfitrión pueden ser todas grandes negocios, y las de otro, todas pequeñas. Fíjese en los resultados, no solo en el número.
• Necesita todos los calendarios conectados. Si falta el calendario de un anfitrión, recibirá reuniones a las que no puede asistir.

Nuestra opinión: si 2 o más personas atienden el mismo tipo de reunión, use round robin. Repartir reuniones a mano es lento, y a alguien siempre le parece injusto.

Cómo configurar la programación round robin en zcal

Hacerlo a mano implica una hoja de cálculo para saber a quién le toca y muchos mensajes de "¿alguien puede encargarse de esta?". zcal, una app de programación gratuita, lo hace por usted con un enlace round robin:

1. Cree un equipo e invite a sus anfitriones. Cada persona conecta su propio calendario de Google, Outlook o Apple, para que zcal sepa cuándo está ocupada.
2. Haga clic en Nuevo Enlace, elija su equipo y luego "Invitación round robin".

3. Elija los anfitriones y su prioridad. Asigne a cada persona prioridad baja, media o alta. Los anfitriones de alta prioridad reciben todas las reuniones para las que estén libres, y los demás se reparten el resto.

4. Defina la duración, el horario y el lugar. Elija la app de videollamadas de cada anfitrión, para que cada reunión reciba un enlace de Zoom, Google Meet o Microsoft Teams de la persona que la atiende.
5. Comparta el enlace. Póngalo en su sitio web, en sus correos o en sus seguimientos de ventas. Los clientes ven una sola página con todas las horas disponibles.

El round robin forma parte de zcal Pro, desde $7 por usuario al mes, y de Business, desde $12. Ambos incluyen una prueba gratuita de 14 días. Vea cómo funciona en la página de programación round robin.

Consejos para un round robin que funcione solo

• Mantenga todos los calendarios conectados. El round robin solo es tan bueno como los calendarios que tiene detrás.
• Use la prioridad con moderación. Uno o dos anfitriones de alta prioridad son más que suficientes. Si todos tienen prioridad alta, nadie la tiene.
• Añada un tiempo de margen. Una pausa de 10 a 15 minutos da a cada anfitrión tiempo para escribir sus notas antes de la siguiente llamada.
• Cree un enlace para cada duración de reunión. Una demo de 30 minutos y una sesión a fondo de 60 minutos funcionan mejor como 2 enlaces que como uno.
• Revise los números cada mes. Mire quién recibió qué reuniones, y cambie las prioridades si alguien se está quedando atrás.

Reuniones round robin en las que todos hablan por turnos

"Reunión round robin" tiene un segundo significado: una conversación en la que cada persona habla por turnos, para que se escuchen todas las voces. Es habitual en las reuniones de seguimiento del equipo, las lluvias de ideas y las retrospectivas.

Para dirigir una:

1. Plantee una sola pregunta o un tema, como "¿Qué le está bloqueando esta semana?".
2. Fije un orden antes de empezar, por ejemplo alfabético o alrededor de la mesa.
3. Dé a cada persona el mismo tiempo, por ejemplo 2 minutos, y use un temporizador.
4. Sin interrupciones. Los demás anotan sus preguntas y las hacen después de la ronda.
5. Cierre el círculo. Repase los puntos principales y acuerden los siguientes pasos.

Preguntas frecuentes