Software de programación round robin para equipos
Programación round robin que reparte las reuniones con clientes de forma justa entre su equipo. Sus clientes ven más horarios libres, y cada reserva va a un anfitrión libre.
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Confiado por marcas líderes, desde startups de rápido crecimiento hasta grandes empresas.
zcal es una app de programación de citas para profesionales y equipos, y sus enlaces round robin (de asignación por turnos) reparten las reuniones por usted. Usted comparte un solo enlace de reserva para todo el equipo, sus clientes eligen cualquier hora en que alguien esté libre, y zcal asigna la reunión a la persona adecuada. Sin hojas de cálculo para saber a quién le toca, y sin clientes potenciales esperando.
Índice
Cómo funciona
1. Añada a su equipo
Cree un equipo en zcal e invite a las personas que atienden estas reuniones. Cada persona conecta su propio Google Calendar, Outlook o Calendario de Apple, para que zcal siempre sepa quién está libre.
2. Elija los anfitriones y su prioridad
Elija quién atiende las reuniones, y dé a cada persona prioridad baja, media o alta. Los anfitriones con prioridad alta reciben reuniones primero siempre que estén libres, y los demás se reparten el resto.
3. Comparta un enlace
Ponga el enlace de su equipo en su sitio web, en sus correos o en sus seguimientos de ventas. Los clientes ven todas las horas en que algún anfitrión está libre, así que encuentran una franja rápido.
4. zcal elige al anfitrión
Cuando un cliente reserva, zcal asigna la reunión a un anfitrión libre y la añade a su calendario, con su propio enlace de videollamada. El cliente recibe la invitación y los recordatorios, y su equipo nunca tiene que decidir a quién le toca.
Cómo decide zcal quién recibe la reunión
Justo no significa aleatorio. Así reparte sus primeras reservas un enlace de equipo con tres anfitriones. Alex tiene prioridad alta, y Jordan y Sam tienen prioridad media.
| Reserva | Libres a esa hora | Quién la recibe | Por qué |
|---|---|---|---|
| 1.ª | Alex, Jordan, Sam | Alex | Alex tiene la prioridad más alta |
| 2.ª | Jordan, Sam (Alex está ocupado) | Jordan | Jordan y Sam tienen la misma prioridad, y ninguno ha tenido todavía una reunión |
| 3.ª | Jordan, Sam | Sam | Sam todavía no ha tenido una reunión |
| 4.ª | Jordan, Sam | Jordan | Jordan lleva más tiempo sin una reserva que Sam |
| Una reprogramación | — | El mismo anfitrión | Una reunión reprogramada se queda con su anfitrión |
Los clientes no ven nada de esto. Ven una sola página con todas las horas en que alguien está libre, y reservan.
¿Round robin, colectivo o evento grupal?
Los tres ponen a más de dos personas en un mismo enlace, pero cumplen funciones distintas:
- Round robin: cada reunión va a un solo anfitrión de su equipo. Úselo para demos de ventas, llamadas de soporte y primeras entrevistas. Nuestra guía explica cómo funciona la programación round robin.
- Colectivo: cada reunión tiene varios anfitriones, y los clientes solo ven las horas en que todos están libres. Úselo para una reunión de inicio de proyecto o un panel de entrevistas.
- Evento grupal: un anfitrión y muchos invitados en la misma franja horaria. Úselo para clases, talleres y seminarios web.
Vea los tres lado a lado en programación de grupo.
Por qué usar zcal para round robin
Más horarios para sus clientes
Un cliente ve todas las horas en que algún anfitrión está libre, no solo el calendario de una persona. Más franjas libres significan más reservas, y menos clientes potenciales que se rinden.
Justo por defecto
Sin prioridades, zcal simplemente reparte por turnos: el anfitrión que lleva más tiempo sin una reserva recibe la siguiente reunión. Nadie tiene que llevar la cuenta.
Prioridades cuando las necesite
¿Quiere a sus mejores comerciales en todas las demos que puedan atender? Deles prioridad alta. Las nuevas incorporaciones con prioridad baja recogen las reuniones que sobran mientras se ponen al día.
El calendario de cada anfitrión, revisado
Cada anfitrión conecta sus propios calendarios. zcal los revisa todos antes de ofrecer una hora, así que nadie queda reservado en una reunión a la que no puede asistir.
El enlace de videollamada de cada anfitrión
Configure como ubicación la app de videollamadas de cada anfitrión, y cada reunión recibirá un enlace de Zoom, Google Meet o Microsoft Teams del anfitrión que la atiende.
Las reprogramaciones no cambian de manos
Cuando un cliente mueve una reunión, esta se queda con el anfitrión que ya conoce. Sin traspasos ni presentaciones repetidas.
Recordatorios que reducen las ausencias
Cada reserva recibe recordatorios por correo electrónico, y en Pro también puede enviar SMS a sus clientes. En los enlaces de equipo, zcal descuenta los créditos de SMS del anfitrión que menos ha usado.
Quién usa la programación round robin
Equipos de ventas
Ponga un solo enlace "Reserve una demo" en su sitio web, y cada cliente potencial llegará rápido a un comercial libre. Los clientes potenciales más interesados no esperan a que alguien los asigne.
Éxito del cliente y soporte
Reparta las llamadas de incorporación y de soporte entre el equipo, para que nadie cargue solo con todo el trabajo.
Equipos de selección
Reparta las entrevistas de primera ronda entre sus reclutadores, y deje que los candidatos reserven cualquier franja libre en lugar de esperar una respuesta por correo.
Agencias y consultoras
Dé a sus clientes un solo enlace para una llamada de estrategia, y deje que la atienda quien esté libre.
Consejos para un round robin que funcione solo
- Mantenga conectados todos los calendarios. Round robin solo es tan bueno como los calendarios que tiene detrás. Pida a cada anfitrión que conecte todos los calendarios que usa.
- Use las prioridades con cuidado. Uno o dos anfitriones con prioridad alta son suficientes. Si todos tienen prioridad alta, es como si no hubiera prioridades.
- Añada un tiempo de margen. Un hueco de 10 a 15 minutos entre reuniones da a cada anfitrión tiempo para escribir notas antes de la siguiente llamada.
- Use una sola duración por enlace. Cree un enlace para una demo de 30 minutos y otro para una sesión en profundidad de 60 minutos, para que cada franja se ajuste a la reunión.
Más formas de programar en equipo
- Programación de grupo. Encuestas, eventos grupales, colectivos y round robin, lado a lado.
- Páginas de reserva. Dé a cada persona de su equipo su propio enlace de reserva.
- Recordatorios por SMS. Envíe un SMS a sus clientes antes de cada reunión para que falten menos.
- Encuestas de reunión. Encuentre un horario para una reunión interna con todo el equipo.
Preguntas frecuentes
¿Qué es la programación round robin?
La programación round robin reparte las reuniones entre un equipo, por turnos, para que cada persona reciba una parte justa. Un cliente reserva una hora en un enlace del equipo, y la reunión va a un anfitrión que esté libre a esa hora. Es habitual en demos de ventas, llamadas de soporte y entrevistas de preselección.
¿Cómo elige zcal quién recibe la reunión?
zcal mira qué anfitriones están libres a la hora que eligió el cliente. Entre ellos, van primero los anfitriones con la prioridad más alta. Entre anfitriones con la misma prioridad, va primero un anfitrión sin reuniones en el enlace y, después, recibe la reunión el anfitrión que lleva más tiempo sin una reserva.
¿Puedo dar más reuniones a algunos miembros del equipo?
Sí. Deles prioridad alta, y recibirán todas las reuniones para las que estén libres. Los anfitriones con prioridad media o baja reciben las reuniones que los anfitriones con prioridad alta no pueden atender.
¿Los clientes pueden elegir con quién se reúnen?
En un enlace round robin, zcal elige al anfitrión. Si un cliente quiere reunirse con una persona concreta, comparta en su lugar el enlace de reserva propio de esa persona.
¿Qué pasa cuando un cliente reprograma?
La reunión se queda con el mismo anfitrión. El cliente elige una nueva hora entre las horas libres de ese anfitrión, y el calendario de nadie más cambia.
¿Round robin funciona con Google Calendar y Outlook?
Sí. Cada anfitrión conecta sus propios calendarios de Google, Outlook o Apple, todos los que use. zcal los revisa todos antes de ofrecer una hora, y añade cada reunión al calendario del anfitrión.
¿Cuánto cuesta la programación round robin?
Round robin forma parte de zcal Pro, desde $7 por usuario al mes, y de Business, desde $12 por usuario al mes. Pro incluye un equipo, y Business no tiene límite de equipos. Ambos incluyen una prueba gratuita de 14 días.
