Cos'è Calendly? Come funziona, caratteristiche e prezzi (2026)

A cosa serve Calendly?

Calendly sostituisce lo scambio di email del tipo "Quando è libero?". Invece di rimpallarsi gli orari, Lei invia un link, e l'altra persona prenota una fascia oraria libera nel Suo calendario. Lo si usa per:

• Chiamate di vendita e demo. I potenziali clienti prenotano una chiamata da un'email o da un sito web, senza aspettare una risposta.
• Colloqui di lavoro. I candidati scelgono da soli l'orario del colloquio.
• Riunioni con i clienti. Consulenti, coach e freelance condividono un link per chiamate conoscitive e sessioni.
• Orari di ricevimento. Insegnanti e manager aprono qualche fascia oraria a settimana per chi ne ha bisogno.
• Piani di gruppo. Un sondaggio per riunioni permette a un gruppo di votare un orario.

Non è però uno strumento per le videochiamate. Calendly prenota la riunione e aggiunge un link Zoom, Google Meet o Microsoft Teams, ma la chiamata vera e propria si svolge in quell'app video.

Come funziona Calendly?

La configurazione di Calendly richiede 4 passaggi. Ecco come appare ciascuno nell'app.

1. Colleghi il Suo calendario

Quando si registra con Google o Microsoft, Calendly collega quel calendario. Lo controlla prima di proporre un orario, così nessuno può prenotarLa quando è già occupato. Con il piano gratuito, Calendly controlla solo 1 calendario, quindi un secondo calendario di lavoro o personale resta invisibile.

2. Crei un tipo di evento

Un tipo di evento ("event type") è un tipo di riunione, per esempio una "chiamata conoscitiva di 30 minuti". Nell'app, il pulsante "Create" propone:

• One-on-one: "1 host → 1 invitee", il classico link di prenotazione individuale.
• Group: "1 host → Multiple invitees", cioè più invitati, per webinar e lezioni (solo nei piani a pagamento).
• One-off meeting: "Offer time outside your normal schedule", cioè orari al di fuori della Sua disponibilità abituale.
• Meeting poll: "Let invitees vote on a time to meet", cioè un sondaggio in cui gli invitati votano l'orario.

Ogni tipo di evento ha una durata, un luogo (per esempio Zoom o una telefonata) e alcune domande per chi prenota.

3. Imposti la Sua disponibilità

Poi indichi a Calendly quando accetta riunioni. Un nuovo tipo di evento usa la Sua disponibilità "Working hours" (orario di lavoro), e per impostazione predefinita gli invitati possono prenotare fino a 60 giorni in anticipo, con almeno 4 ore di preavviso ("Invitees can schedule 60 days into the future with at least 4 hours notice"). Può aggiungere un tempo di buffer tra le riunioni, limitare quante riunioni accetta al giorno e bloccare le date in cui è via.

4. Condivida il link

Ogni tipo di evento ha il proprio link, e il Suo account ha una pagina principale che li elenca tutti. Incolli il link in un'email, lo aggiunga al Suo sito web o lo inserisca nella Sua firma email. La nostra guida al link Calendly mostra tutti i modi per trovarlo, condividerlo e cambiarlo.

Cosa vedono gli ospiti

L'ospite apre il link e vede il Suo nome, la riunione e un calendario. Sceglie un giorno, e accanto compaiono gli orari liberi, già nel fuso orario dell'ospite.

Un dettaglio piacevole: il nostro browser di prova aveva l'accesso a Calendly, quindi la pagina segnava con un pallino verde gli orari in cui eravamo liberi ("times you're available"), in base al nostro calendario. Se anche il Suo ospite usa Calendly, vede a colpo d'occhio quali orari vanno bene a entrambi.

Dopo aver scelto un orario, l'ospite fa clic su "Next" e compila un breve modulo: nome, email, un'opzione per aggiungere altri ospiti e tutto ciò che Lei ha chiesto. Non serve un account Calendly.

Quando l'ospite fa clic su "Schedule Event", la riunione finisce nel Suo calendario e in quello dell'ospite. Calendly Le invia anche un'email per ogni nuova prenotazione. Quell'email arriva da Calendly stesso, e non può disattivarla.

Le funzioni principali di Calendly

Oltre al link di prenotazione, Calendly è diventato un'app molto ampia. Queste sono le parti su cui le persone fanno più domande:

• Sondaggi per riunioni. Un gruppo vota alcuni orari, e Lei prenota quello vincente. Sono inclusi nel piano gratuito.
• Link monouso. Un link che "può essere prenotato una sola volta", comodo per un cliente VIP o una chiamata occasionale.
• Workflows. Email e SMS di promemoria e di follow-up prima e dopo una riunione. Sono solo nei piani a pagamento, quindi chi usa il piano gratuito non può inviare promemoria automatici.
• Pianificazione per team. Il round robin distribuisce le nuove riunioni nel team, e gli eventi collettivi trovano un orario in cui più host sono tutti liberi. Il round robin richiede il piano Teams.
• Routing forms. Un breve modulo che indirizza ogni lead al calendario della persona giusta, per i team di vendita.
• Integrazioni. Zoom, Google Meet, Microsoft Teams, Salesforce, HubSpot, Stripe, PayPal e molte altre.
• Strumenti di IA. Callie, un'assistente che prenota riunioni via email, e Notetaker, che registra e riassume le chiamate. Entrambi sono inclusi nei piani "Plus".

Quanto costa Calendly?

Calendly ha un piano gratuito e piani a pagamento con un prezzo per utente:

I piani Standard Plus e Teams Plus aggiungono gli strumenti di IA per $8 in più per utente. Per tutti i limiti del piano gratuito e per sapere quanto paga davvero un team, legga Calendly è gratis?

Pro e contro di Calendly

Nel nostro test: il lato ospite di Calendly è eccellente. La pagina di prenotazione è pulita e familiare, e le persone sanno come usarla. Il lato host è un'altra storia. Il nostro account gratuito era affollato di assistenti IA, contatti, routing forms e pulsanti "Upgrade plan", tutti intorno all'unica cosa per cui la maggior parte delle persone arriva: un link. E con il piano gratuito, quel link non va lontano. Il nostro secondo tipo di evento restava disattivato, con un pulsante "Turn On" che portava alla finestra per l'upgrade.

Cosa ci è piaciuto:

• Una pagina di prenotazione che gli ospiti riconoscono e di cui si fidano.
• Fusi orari gestiti per ogni ospite, senza configurazione.
• I pallini "times you're available", quando anche l'ospite usa Calendly.
• I sondaggi per riunioni nel piano gratuito.

Cosa non ci è piaciuto:

• Il piano gratuito si ferma a 1 tipo di evento attivo e 1 calendario, quindi non può offrire una chiamata conoscitiva e una sessione più lunga una accanto all'altra.
• Niente promemoria senza pagare, ed è proprio la funzione che riduce le assenze.
• I prezzi per utente si sommano. Un team di 5 persone sul piano Teams paga $960 all'anno, con fatturazione annuale.
• Un'app affollata per chi vuole solo condividere i propri orari liberi.

Un'alternativa gratuita più semplice: zcal

Se Le piace come funziona Calendly ma non il suo piano gratuito, zcal è un'app di pianificazione gratuita costruita sulla stessa idea: colleghi il calendario, condivida un link, e le persone prenotano gli orari liberi. La differenza è ciò che ottiene gratis:

• Link di prenotazione e calendari illimitati, così la chiamata conoscitiva e la sessione a pagamento hanno ciascuna il proprio link.
• Un promemoria via email prima di ogni riunione, per ridurre le assenze.
• Sondaggi per riunioni ed eventi di gruppo, con fino a 5 persone per fascia oraria.
• Una pagina di prenotazione che rispecchia il Suo brand, con una foto di copertina, un video di benvenuto e una breve presentazione.

Il piano a pagamento di zcal, Pro, parte da $7 per utente al mese con fatturazione annuale, e aggiunge i promemoria via SMS, il round robin e gli eventi collettivi. Crei un link di prenotazione gratuito, oppure confronti zcal con altre alternative a Calendly.

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