Promemoria SMS per appuntamenti che riducono le assenze
Promemoria SMS automatici per ogni cliente che prenota. Un breve SMS prima di ogni riunione significa meno assenze e meno ore sprecate.
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Fidato da marchi leader, dalle startup in rapida crescita alle grandi imprese.
zcal è un'app di pianificazione con i promemoria SMS integrati, così meno clienti saltano la riunione. I clienti prenotano un orario sulla Sua pagina di prenotazione, e zcal invia a ognuno un SMS prima della riunione, all'ora che sceglie Lei. Lo configuri una volta, e non dovrà mai più inviare un promemoria a mano.
Indice
Come funziona
1. Attivi i promemoria SMS
Apra le impostazioni della pagina di prenotazione che usano i Suoi clienti e attivi i promemoria SMS. Scelga quando parte il messaggio, da pochi minuti a qualche giorno prima della riunione. Tenga attivo anche il promemoria via email, così i clienti ricevono notizie da Lei due volte.
2. Scriva il Suo messaggio
Parta dal testo già pronto, o scriva il Suo. Aggiunga il nome del cliente, l'orario della riunione, il link della videochiamata e un link per riprogrammare, e zcal li compila per ogni prenotazione.
3. I clienti inseriscono il numero di cellulare quando prenotano
La Sua pagina di prenotazione chiede un numero di cellulare, con un link per rinunciare agli SMS. Non c'è nessuna lista di contatti da creare o caricare: ogni nuova prenotazione porta con sé il proprio numero.
4. L'SMS parte puntuale
zcal invia il promemoria all'ora che ha scelto, con l'orario della riunione nel fuso orario del cliente. Se il cliente riprogramma, l'SMS segue il nuovo orario. Se annulla, non parte nessun SMS.
Perché i promemoria SMS riducono le assenze
La maggior parte delle assenze non è maleducazione. Le persone semplicemente dimenticano. Un promemoria SMS per l'appuntamento risolve il problema: un breve messaggio prima della riunione con il giorno e l'ora, il luogo o il link della videochiamata, e un modo per riprogrammare.
Gli SMS si notano dove le email passano inosservate: sulla schermata di blocco, nei minuti prima che una persona esca di casa o apra il portatile. In uno studio in una clinica, i promemoria SMS hanno ridotto le visite mancate dal 38% al 24%. Per chi vende il proprio tempo, ogni assenza evitata è un'ora pagata.
SMS, email o invito del calendario?
Ognuno fa un lavoro diverso, e i promemoria migliori li usano tutti e tre.
| SMS | Invito del calendario | ||
|---|---|---|---|
| Ideale per | Un breve richiamo subito prima della riunione | Tutti i dettagli, come un ordine del giorno o note di preparazione | Tenere occupato l'orario nel calendario del cliente |
| Dove compare | Sulla schermata di blocco del telefono | Nella casella di posta | Nell'app del calendario, con i suoi avvisi |
| Attenzione a | Restare sotto i 160 caratteri | Può perdersi in una casella piena | Sono le impostazioni del cliente a decidere quando riceve un avviso |
| In zcal | Pro e Business | Tutti i piani | Ogni prenotazione, con tutti i piani |
Con zcal, non deve scegliere. Il Suo cliente riceve un invito del calendario appena prenota, un promemoria via email prima della riunione e un SMS quando conta davvero.
Cosa dice un buon SMS di promemoria
Un buon SMS di promemoria si legge con un'occhiata. Il cliente sa chi lo manda, cosa succede e cosa fare. Punti a quattro elementi, in meno di 160 caratteri:
- Chi lo manda. Inizi con il Suo nome o con il nome della Sua attività, così il messaggio non sembra spam.
- Cosa e quando. La riunione, il giorno e l'ora, nel fuso orario del cliente.
- Dove. L'indirizzo, o il link Zoom, Google Meet o Microsoft Teams.
- Cosa fare se i piani cambiano. Un link per riprogrammare o annullare. Così un cliente che non può venire sceglie un nuovo orario invece di non presentarsi.
Ecco tre SMS di promemoria da copiare. In zcal, il nome del cliente, la riunione, la data e l'ora, l'indirizzo e i link si compilano da soli per ogni prenotazione.
| Da usare per | SMS di promemoria |
|---|---|
| Il giorno prima | Buongiorno [nome], sono [Suo nome] di [attività]. A presto, [data e ora], per [riunione]. Le serve un altro orario? [link per riprogrammare] |
| Una videochiamata | Promemoria da il [data e ora]. Si colleghi qui: [link video] |
| Una visita di persona | Buongiorno [nome], La aspettiamo il [data e ora] in [indirizzo]. Non può venire? [link per riprogrammare] |
Ogni SMS deve riguardare solo la prenotazione. I clienti Le hanno dato il numero per questa riunione, quindi tenga le promozioni per le email. Prima di andare online, prenoti il Suo stesso evento con il Suo numero, e legga l'SMS come lo leggerà il cliente.
Quando inviare un SMS di promemoria
Se lo invia troppo presto, il cliente se ne dimentica di nuovo. Se lo invia troppo tardi, non c'è tempo per organizzarsi o per riprogrammare. Questi tempi vanno bene per la maggior parte delle riunioni:
| Riunione | Invii l'SMS | Perché |
|---|---|---|
| Videochiamata | 1 ora prima | Il tempo di trovare il link e una stanza tranquilla |
| Appuntamento di persona | 2-3 ore prima | Il tempo di organizzare il tragitto, o di spostare la visita |
| Riunione di prima mattina | La sera prima | Un SMS alle 7 può arrivare troppo tardi |
| Corso o sessione di gruppo | 1 giorno prima | Il tempo di organizzare la giornata |
Abbini all'SMS un promemoria via email il giorno prima. L'email contiene tutti i dettagli, e l'SMS è il richiamo che viene letto.
Perché usare zcal per i promemoria SMS
Un solo SMS con tutto ciò che serve
Aggiunga il nome del cliente, il nome della riunione, la data e l'ora, l'indirizzo o il link video, le risposte alle Sue domande di prenotazione e i link per riprogrammare o annullare. zcal compila ogni dettaglio per ogni prenotazione, così ogni SMS sembra scritto da Lei per quel cliente.
Si sposta quando si sposta la riunione
Se un cliente riprogramma, il promemoria segue il nuovo orario. Se annulla, non parte nessun SMS. Non dovrà mai correggere un promemoria a mano.
L'orario giusto in ogni fuso orario
zcal scrive l'orario nel fuso orario del cliente. Un cliente a Denver non arriverà mai con due ore di ritardo a una chiamata che Lei ha fissato da New York.
Nessuna lista di contatti da caricare
Molte app di promemoria SMS partono da un foglio di calcolo con nomi e numeri. In zcal, la lista si crea da sola. Attivi i promemoria SMS, e la Sua pagina di prenotazione chiede a ogni cliente un numero di cellulare. Ogni nuova prenotazione riceve il suo promemoria, dal momento in cui viene fatta.
I clienti mantengono il controllo
Il campo del numero di telefono nel Suo modulo di prenotazione ha un link per rinunciare agli SMS. I clienti che rinunciano ricevono comunque i Suoi promemoria via email, così nessuno perde i dettagli della riunione.
Anche promemoria via email
Tutti i piani zcal inviano promemoria via email, compreso il piano gratuito. Con Pro, aggiunga fino a 5 promemoria via email a ogni tipo di evento e scriva ciascuno di persona. I Suoi clienti riceveranno così notizie da Lei via email e via SMS.
Pronto per i team
I promemoria SMS funzionano anche sugli eventi del team, come le riunioni round robin e collettive. zcal distribuisce gli SMS sui crediti dei Suoi host, così i crediti di una persona non finiscono per primi.
30 paesi
Invii SMS ai clienti in Stati Uniti, Canada, Regno Unito, Germania, Francia, Australia, India, Giappone, Brasile, Messico e altri ancora: 30 paesi in tutto.
Chi usa i promemoria SMS
Coach e consulenti
Una sessione saltata è un'ora che non può fatturare. Un SMS un'ora prima mette il link della videochiamata in cima al telefono del cliente, proprio quando gli serve. Scopra il software di prenotazione per coach.
Tutor e insegnanti
Studenti e genitori hanno calendari pieni. Un SMS in giornata con l'orario e il link significa meno messaggi del tipo «Scusi, me ne sono dimenticato!». Scopra come gestire le ripetizioni con zcal.
Team di vendita
Una demo che salta è un contatto che si raffredda. Un breve SMS con il link della riunione tiene il potenziale cliente sulla strada giusta, e un link per riprogrammare lo mantiene nella Sua pipeline se c'è un imprevisto.
Recruiter
Spesso i candidati hanno più colloqui nella stessa settimana. Un SMS con l'orario, il nome di chi conduce il colloquio e il link li aiuta a presentarsi al Suo, pronti a partire.
Corsi e sessioni di gruppo
In un evento di gruppo, come un corso, ogni persona che prenota riceve il proprio promemoria, nel proprio fuso orario. È un messaggio in meno da inviare a tutto il gruppo.
Quanto costano i promemoria SMS
I promemoria SMS fanno parte di zcal Pro, da $7 al mese, e di Business, da $12 al mese. Entrambi i piani includono una prova gratuita di 14 giorni, e i promemoria SMS funzionano durante la prova. I promemoria via email sono gratuiti con tutti i piani.
Ogni piano include crediti SMS ogni mese, per ogni utente:
| Pro | Business | |
|---|---|---|
| Crediti al mese | 750 | 1.500 |
| SMS verso Stati Uniti o Canada | Circa 75 | Circa 150 |
| SMS verso Regno Unito, Australia, Brasile, Messico e altri 5 paesi | Circa 40 | Circa 80 |
| SMS verso gli altri paesi supportati | Circa 20 | Circa 40 |
Ogni blocco di 160 caratteri conta come un SMS, quindi un messaggio più lungo usa più crediti. I crediti si azzerano il 1° di ogni mese. Se li esaurisce, gli SMS si fermano fino ad allora, i promemoria via email continuano, e zcal Le invia un'email per avvisarLa. Non ci sono costi per singolo SMS.
Per fare un confronto, Calendly riserva i promemoria SMS ai suoi piani a pagamento, da $10 al mese, e non li consente durante la prova gratuita.
Altri modi per ridurre le assenze
- Messaggi di promemoria per riunioni. Come scrivere email e SMS di promemoria a cui le persone rispondono.
- Modelli di promemoria per appuntamenti. Promemoria pronti da copiare per ogni tipo di appuntamento.
- Link di prenotazione. Lasci che i clienti prenotino un orario adatto, così meno persone devono riprogrammare.
- Sondaggi per riunioni. Trovi un orario che vada bene a tutto il gruppo prima di prenotarlo.
Vuole la configurazione passo dopo passo? Consulti i promemoria SMS nel centro assistenza di zcal.
Domande frequenti
Come si inviano promemoria SMS automatici ai clienti?
Attivi i promemoria SMS sul tipo di evento che prenotano i Suoi clienti, scelga quando parte il messaggio e salvi. zcal aggiunge un campo per il numero di telefono alla Sua pagina di prenotazione e invia un SMS a ogni cliente prima della riunione. Non dovrà mai inviare un promemoria a mano.
Posso inviare promemoria SMS gratis?
I promemoria via email sono gratuiti con tutti i piani zcal. I promemoria SMS fanno parte di Pro, da $7 al mese, che copre circa 75 SMS al mese verso Stati Uniti e Canada. Pro include una prova gratuita di 14 giorni, e i promemoria SMS funzionano durante la prova.
Quanti promemoria SMS posso inviare ogni mese?
Pro include 750 crediti SMS per utente ogni mese, e Business ne include 1.500. Un SMS verso Stati Uniti o Canada usa 10 crediti, quindi Pro copre circa 75 SMS al mese. Gli SMS verso altri paesi usano più crediti. I crediti si azzerano il 1° di ogni mese.
Con quanto anticipo conviene inviare un SMS di promemoria?
Per la maggior parte delle riunioni, da 1 a 2 ore prima. È abbastanza vicino da restare in mente e abbastanza presto per riprogrammare. Per una riunione di prima mattina, lo invii la sera prima, e abbini all'SMS un promemoria via email il giorno prima.
I clienti possono riprogrammare o annullare dall'SMS?
Sì. Aggiunga al messaggio il link per riprogrammare o annullare, e i clienti possono scegliere un nuovo orario sulla Sua pagina di prenotazione, o annullare, con un solo tocco. Niente telefonate, niente rimbalzi di messaggi.
I clienti possono smettere di ricevere i promemoria SMS?
Sì. Il campo del numero di telefono nel Suo modulo di prenotazione ha un link per rinunciare agli SMS, e un cliente che rinuncia può riattivarli in seguito. I clienti che rinunciano ricevono comunque i Suoi promemoria via email.
Google Calendar può inviare promemoria SMS?
No. Google Calendar ha smesso di inviare notifiche SMS nel gennaio 2019. Ora ricorda gli eventi solo via email e con le notifiche dell'app. Per inviare SMS ai Suoi clienti, colleghi Google Calendar a zcal: le prenotazioni entrano nel Suo calendario come sempre, e zcal invia gli SMS.
Quali paesi possono ricevere i promemoria SMS?
30 paesi, tra cui Stati Uniti, Canada, Regno Unito, Australia, Irlanda, Germania, Francia, Spagna, Italia, Paesi Bassi, India, Giappone, Singapore, Brasile e Messico. Gli SMS verso Stati Uniti e Canada usano meno crediti.
Mi serve il consenso dei clienti per inviare loro SMS?
Dovrebbe sempre averlo, e in molti paesi è la legge a richiederlo. In zcal, i clienti inseriscono da soli il proprio numero di cellulare nel Suo modulo di prenotazione, proprio accanto a un link per rinunciare agli SMS, e i messaggi sono solo promemoria per la riunione che hanno prenotato.
