Pianificazione collettiva per riunioni con più host
Prenoti una riunione con più persone del Suo team, da un solo link. I clienti vedono solo gli orari in cui tutti gli host sono liberi, così nessuno deve far combaciare i calendari.
Prova gratis la pianificazione collettiva
Fidato da marchi leader, dalle startup in rapida crescita alle grandi imprese.
zcal è un'app di pianificazione per persone e team, e i suoi link collettivi prenotano una sola riunione con più persone del Suo team. zcal controlla il calendario di ogni host e mostra ai clienti solo gli orari in cui sono tutti liberi. Quando un cliente prenota, tutti ricevono lo stesso invito del calendario, con un solo link per la videochiamata. Basta catene di email per far combaciare tre calendari.
Indice
Come funziona
1. Aggiunga il Suo team
Crei un team in zcal e inviti le persone che partecipano a queste riunioni. Ognuno collega il proprio calendario Google, Outlook o Apple, così zcal sa sempre quando è impegnato.
2. Scelga gli host
Scelga chi deve essere presente a ogni riunione. Chi deve ricevere l'invito, ma non deve bloccare un orario, può essere un host opzionale.
3. Scelga quali orari contano
Combini gli orari di lavoro di ogni host, oppure imposti un unico insieme di orari solo per questo link. In entrambi i casi, zcal controlla il calendario di ogni host richiesto prima di mostrare un orario.
4. Condivida il link, e sono tutti prenotati
Inserisca il link in un'email, in una proposta o nel Suo sito web. Il cliente sceglie un orario, e zcal invia un unico invito del calendario al cliente e a ogni host, con dentro il link della videochiamata.
Come zcal trova un orario che va bene a tutti
Ecco un pomeriggio su un link per una riunione di avvio con tre host. Alex e Jordan devono esserci, mentre Sam è opzionale.
| Orario | Alex | Jordan | Sam (opzionale) | Il cliente può prenotarlo? |
|---|---|---|---|---|
| 13:00 | Libero | Occupato | Libero | No. Jordan è occupato |
| 14:00 | Libero | Libero | Occupato | Sì. Sam è opzionale, quindi il suo calendario non conta |
| 15:00 | Libero | Libero | Libero | Sì |
| 16:00 | Occupato | Libero | Libero | No. Alex è occupato |
Il cliente vede le 14:00 e le 15:00, e nient'altro. Qualunque orario scelga, tutti e tre gli host ricevono l'invito, e Sam partecipa se può.
Ogni host richiesto che aggiunge è un calendario in più in cui ogni orario deve rientrare. Quindi limiti l'elenco alle persone che devono esserci, e renda opzionali le altre.
Collettivo, round robin o evento di gruppo?
Tutti e tre mettono più di due persone su un link, ma servono a cose diverse:
- Collettivo: ogni riunione ha più host, e i clienti vedono solo gli orari in cui sono tutti liberi. Lo usi per una chiamata di avvio, una demo di vendita con uno specialista o un colloquio con una commissione.
- Round robin: ogni riunione va a un solo host del Suo team. Lo usi per demo di vendita, chiamate di assistenza e primi colloqui. Scopra come funziona la pianificazione round robin.
- Evento di gruppo: un host, molti ospiti nella stessa fascia oraria. Lo usi per corsi, workshop e webinar.
Scopra tutti i modi per pianificare con più di una persona nella pagina sulla pianificazione di gruppo.
Perché usare zcal per la pianificazione collettiva
Basta rimbalzi tra calendari
Far combaciare tre calendari via email può richiedere giorni. Con un link collettivo, il cliente sceglie un orario in un minuto, e quell'orario va già bene a tutti.
Tutti i calendari sotto controllo
Ogni host collega tutti i calendari Google, Outlook e Apple che usa. zcal li controlla tutti prima di mostrare un orario, così nessuno viene prenotato per una riunione a cui non può partecipare.
Host opzionali
Inviti le persone che vorrebbero partecipare senza che i loro calendari riducano i Suoi orari liberi. Ricevono l'invito in ogni caso.
I Suoi orari o i loro
Usi gli orari di lavoro di ogni host, oppure imposti una fascia solo per questo link, per esempio i pomeriggi di martedì e giovedì. I calendari vengono controllati comunque.
Un solo invito per tutti
Il cliente e ogni host ricevono lo stesso invito del calendario, con un unico link Zoom, Google Meet o Microsoft Teams. Tutti entrano nella stessa chiamata.
Promemoria che riducono le assenze
Ogni prenotazione riceve promemoria via email, e con Pro può inviare anche SMS ai clienti. Più persone ci sono in una riunione, più costa un'assenza.
Chi usa gli eventi collettivi
Team di vendita
Porti un solutions engineer a una demo, o un manager a una chiamata di chiusura. Il potenziale cliente prenota una volta sola, ed entrambi siete liberi.
Agenzie e consulenti
Prenoti in un solo passaggio una riunione di avvio con l'account manager, il designer e lo sviluppatore, così il cliente conosce tutto il team fin dal primo giorno.
Team di selezione del personale
Permetta ai candidati di prenotare un colloquio con il responsabile delle assunzioni e due selezionatori, senza un recruiter in mezzo a ogni email.
Customer success e assistenza
Affianchi un customer success manager a uno specialista di prodotto per le chiamate di onboarding e i casi di assistenza più complessi.
Eventi collettivi in zcal, Calendly e Cal.com
Tutte e tre le app permettono a un cliente di prenotare più host insieme, e nessuna lo offre nel piano gratuito. zcal costa meno per ogni persona del Suo team.
| zcal | Calendly | Cal.com | |
|---|---|---|---|
| Piano necessario | Pro | Standard | Teams |
| Prezzo per utente al mese | Da $7 | Da $10 | Da $12 |
Vuole confrontare altre app? Consulti il nostro elenco di alternative a Calendly.
Consigli per link collettivi che si riempiono
- Tenga corto l'elenco degli host richiesti. Ogni host richiesto in più lascia meno orari liberi. Renda opzionali gli altri.
- Colleghi tutti i calendari. Chieda a ogni host di collegare tutti i calendari che usa, altrimenti un cliente può prenotare sopra una riunione che zcal non vede.
- Aggiunga un tempo di margine. Una pausa di 10-15 minuti prima e dopo dà a tutti il tempo di passare da una chiamata all'altra.
- Non compare nessun orario? Apra la risoluzione dei problemi di disponibilità in zcal per scoprire quali orari o eventi del calendario bloccano il Suo link.
Altri modi per pianificare in team
- Pianificazione a rotazione. Distribuisca le riunioni con i clienti nel Suo team, un host alla volta.
- Pianificazione di gruppo. Sondaggi, eventi di gruppo, eventi collettivi e a rotazione, fianco a fianco.
- Pagine di prenotazione. Dia a ogni persona del Suo team il proprio link di prenotazione.
- Promemoria via SMS. Invii un SMS ai clienti prima di ogni riunione, così meno persone la saltano.
Domande frequenti
Che cos'è un evento collettivo?
Un evento collettivo è una riunione con più host e un cliente, prenotata da un solo link. La pagina di prenotazione mostra solo gli orari in cui tutti gli host richiesti sono liberi, e la riunione entra nel calendario di ogni host. Calendly lo chiama tipo di evento Collective, e alcune app lo chiamano riunione con più host.
Che differenza c'è tra pianificazione collettiva e round robin?
Un evento collettivo mette più host in una sola riunione, quindi i clienti vedono solo gli orari in cui sono tutti liberi. Il round robin, o pianificazione a rotazione, assegna ogni riunione a un solo host del Suo team, così il lavoro viene distribuito. Entrambi sono inclusi nei piani Pro e Business di zcal.
Che cos'è un host opzionale?
Un host opzionale riceve l'invito per ogni prenotazione, ma il suo calendario non decide quali orari vedono i clienti. Lo usi per chi vorrebbe partecipare ma non è obbligato, come un manager che passa quando può.
Il cliente può riprogrammare o annullare?
Sì. Il cliente riprogramma o annulla dal proprio invito e sceglie un nuovo orario in cui tutti gli host richiesti sono ancora liberi. zcal avvisa ogni host della modifica via email, così nessuno deve passare parola.
Ogni host ha bisogno di un account zcal?
Sì. Ogni host è membro del Suo team zcal e collega il proprio calendario, così zcal può controllare quando è libero. I piani a pagamento hanno un prezzo per utente.
La pianificazione collettiva funziona con Google Calendar e Outlook?
Sì. Ogni host collega i propri calendari Google, Outlook o Apple, e in un team si possono usare tutti e tre insieme. zcal controlla ogni calendario prima di proporre un orario.
Quanto costa la pianificazione collettiva?
Gli eventi collettivi fanno parte di zcal Pro, da $7 per utente al mese, e di Business, da $12 per utente al mese. Pro include un team, e Business non ha limiti di team. Entrambi hanno una prova gratuita di 14 giorni.
