Pianificazione round robin: cos'è e come funziona

Se il Suo team condivide un'unica casella per le richieste di demo, le chiamate di assistenza o i colloqui, conosce già il problema: una persona viene sommersa mentre un'altra resta con le mani in mano, e qualcuno perde tempo a decidere a chi tocca. La pianificazione round robin risolve tutto questo. Questa guida spiega come funziona, i diversi modi in cui uno strumento sceglie la persona successiva, quando usarla e come configurarla.

Cercava altro? In informatica, il round robin è un modo per dividere il tempo del processore: ogni attività riceve a turno una fetta di tempo uguale. E una "riunione round robin" può anche essere una discussione in cui ciascuno parla a turno. Ne parliamo alla fine. Questa guida riguarda le riunioni con i clienti.

Cos'è la pianificazione round robin?

La pianificazione round robin (in italiano, "a rotazione") è un modo per distribuire le prenotazioni tra un gruppo di persone, una dopo l'altra. Lei condivide un solo link per tutto il team. Il cliente sceglie un qualsiasi orario in cui qualcuno del team è libero, e la riunione va alla persona a cui tocca.

I team lo usano per:

• Demo di vendita: ogni lead arriva subito a un commerciale libero.
• Chiamate di assistenza e di onboarding: nessuno si fa carico da solo di tutto il lavoro.
• Primi colloqui di selezione: i candidati prenotano qualsiasi orario libero del team di recruiting.
• Agenzie e cliniche: i clienti prenotano con "un consulente" o "uno specialista", non con una persona precisa.

Come il round robin sceglie la persona successiva

Non tutti gli strumenti gestiscono i turni allo stesso modo. Questi sono i 4 metodi più comuni:

La maggior parte dei team vuole un mix: rispettare i turni, saltare chi è occupato e lasciare che un responsabile dia la priorità ad alcune persone. È così che funziona zcal.

Un esempio pratico

Ecco come zcal distribuisce le prime 6 prenotazioni su un nuovo link del team con 3 host. Tutti e 3 hanno la stessa priorità, e Alex è il primo nell'elenco degli host.

Nella pratica contano altre due regole:

• Una prenotazione annullata non conta. Se un cliente annulla, quell'host risale in coda.
• Una riprogrammazione resta allo stesso host. Il cliente sceglie un nuovo orario dal calendario di quell'host, così nessuno deve ripetere la presentazione.

Round robin vs collettivo vs individuale

Il round robin offre ai clienti più orari disponibili, perché basta che sia libero un solo host. Il collettivo ne offre meno, perché devono essere liberi tutti.

Pro e contro della pianificazione round robin

Pro:

• Equo per natura. Le riunioni si distribuiscono senza che nessuno debba tenere il conto.
• Più orari per i clienti. Il cliente vede ogni fascia oraria in cui qualcuno è libero, quindi prenota più in fretta.
• Risposte più rapide ai lead. Un nuovo lead prenota subito con un commerciale, invece di aspettare che qualcuno glielo assegni.
• Meno doppie prenotazioni. Un buon strumento controlla il calendario di ogni host e salta chi è occupato.

Contro:

• I clienti non possono scegliere la persona. Se un cliente vuole un commerciale specifico, condivida il link di prenotazione personale di quel commerciale.
• Non tutte le riunioni valgono uguale. Le 5 riunioni di un host possono essere tutte grandi trattative, e quelle di un altro tutte piccole. Guardi i risultati, non solo il numero.
• Servono tutti i calendari collegati. Se manca il calendario di un host, quell'host riceverà riunioni a cui non può partecipare.

Il nostro parere: se 2 o più persone gestiscono lo stesso tipo di riunione, usi il round robin. Distribuire le riunioni a mano è lento, e a qualcuno sembra sempre ingiusto.

Come configurare la pianificazione round robin in zcal

Farlo a mano significa tenere un foglio di calcolo per sapere a chi tocca e scambiarsi tanti messaggi del tipo "puoi prenderla tu?". zcal, un'app di pianificazione gratuita, lo fa al posto Suo con un link round robin:

1. Crei un team e inviti i Suoi host. Ogni persona collega il proprio calendario Google, Outlook o Apple, così zcal sa quando è occupata.
2. Faccia clic su Nuovo link, scelga il Suo team, poi "Invito a rotazione".

3. Scelga gli host e la loro priorità. Assegni a ogni persona una priorità bassa, media o alta. Gli host ad alta priorità ricevono tutte le riunioni per cui sono liberi, e gli altri si dividono il resto.

4. Imposti durata, orari e luogo. Scelga l'app per videochiamate di ogni host, così ogni riunione riceve un link Zoom, Google Meet o Microsoft Teams della persona che la gestisce.
5. Condivida il link. Lo inserisca nel Suo sito web, nelle email o nei follow-up commerciali. I clienti vedono una sola pagina con tutti gli orari disponibili.

Il round robin fa parte di zcal Pro, da $7 per utente al mese, e di Business, da $12. Entrambi includono una prova gratuita di 14 giorni. Scopra come funziona nella pagina sulla pianificazione round robin.

Consigli per un round robin che va da solo

• Mantenga tutti i calendari collegati. Il round robin è affidabile solo quanto i calendari su cui si basa.
• Usi la priorità con parsimonia. Uno o due host ad alta priorità bastano e avanzano. Se tutti hanno la priorità alta, non ce l'ha nessuno.
• Aggiunga un tempo di buffer. Una pausa di 10-15 minuti dà a ogni host il tempo di scrivere gli appunti prima della chiamata successiva.
• Crei un link per ogni durata di riunione. Una demo di 30 minuti e un approfondimento di 60 minuti funzionano meglio come 2 link che come uno solo.
• Controlli i numeri ogni mese. Guardi chi ha ricevuto quali riunioni, e cambi le priorità se qualcuno resta indietro.

Riunioni round robin in cui tutti parlano a turno

"Riunione round robin" ha anche un secondo significato: una discussione in cui ciascuno parla a turno, così tutte le voci vengono ascoltate. È diffusa negli aggiornamenti del team, nei brainstorming e nelle retrospettive.

Per condurne una:

1. Scelga una sola domanda o un solo tema, per esempio "Cosa vi sta bloccando questa settimana?"
2. Fissi un ordine prima di iniziare, per esempio alfabetico o seguendo il giro del tavolo.
3. Dia a ogni persona lo stesso tempo, per esempio 2 minuti, e usi un timer.
4. Niente interruzioni. Gli altri annotano le domande e le fanno dopo il giro.
5. Chiuda il cerchio. Riepiloghi i punti principali e concordi con il gruppo i prossimi passi.

Domande frequenti