Software di pianificazione round robin per team
Una pianificazione round robin (a rotazione) che distribuisce in modo equo le riunioni con i clienti nel Suo team. I clienti vedono più orari liberi, e ogni prenotazione va a un host libero.
Prova gratis il round robin
Fidato da marchi leader, dalle startup in rapida crescita alle grandi imprese.
zcal è un'app di pianificazione per persone e team, e i suoi link round robin distribuiscono le riunioni al posto Suo. Lei condivide un solo link di prenotazione per tutto il team, i clienti scelgono un orario qualsiasi in cui qualcuno è libero, e zcal assegna la riunione alla persona giusta. Niente fogli di calcolo per sapere a chi tocca, e nessun potenziale cliente lasciato ad aspettare.
Indice
Come funziona
1. Aggiunga il Suo team
Crei un team in zcal e inviti le persone che gestiscono queste riunioni. Ognuno collega il proprio calendario Google, Outlook o Apple, così zcal sa sempre chi è libero.
2. Scelga gli host e la loro priorità
Scelga chi gestisce le riunioni, e dia a ogni persona una priorità bassa, media o alta. Gli host con priorità alta ricevono le riunioni per primi ogni volta che sono liberi, e tutti gli altri si dividono il resto.
3. Condivida un solo link
Inserisca il link del Suo team nel Suo sito web, nelle Sue email o nei follow-up commerciali. I clienti vedono tutti gli orari in cui almeno un host è libero, così trovano subito una fascia oraria.
4. zcal sceglie l'host
Quando un cliente prenota, zcal assegna la riunione a un host libero e la aggiunge al calendario di quella persona, con il suo link per la videochiamata. Il cliente riceve l'invito e i promemoria, e il Suo team non deve mai decidere a chi tocca.
Come zcal decide chi riceve la riunione
Equo non vuol dire casuale. Ecco come un link del team con tre host distribuisce le prime prenotazioni. Alex ha priorità alta, mentre Jordan e Sam hanno priorità media.
| Prenotazione | Liberi a quell'ora | Chi la riceve | Perché |
|---|---|---|---|
| 1ª | Alex, Jordan, Sam | Alex | Alex ha la priorità più alta |
| 2ª | Jordan, Sam (Alex è occupato) | Jordan | Jordan e Sam hanno la stessa priorità, e nessuno dei due ha ancora avuto una riunione |
| 3ª | Jordan, Sam | Sam | Sam non ha ancora avuto una riunione |
| 4ª | Jordan, Sam | Jordan | Jordan è stato prenotato meno di recente di Sam |
| Una riprogrammazione | — | Lo stesso host | Una riunione riprogrammata resta al suo host |
I clienti non vedono niente di tutto questo. Vedono una sola pagina con tutti gli orari in cui qualcuno è libero, e prenotano.
Round robin, collettivo o evento di gruppo?
Tutti e tre mettono più di due persone su un link, ma servono a cose diverse:
- Round robin: ogni riunione va a un solo host del Suo team. Lo usi per demo di vendita, chiamate di assistenza e primi colloqui. La nostra guida spiega come funziona la pianificazione round robin.
- Collettivo: ogni riunione ha più host, e i clienti vedono solo gli orari in cui sono tutti liberi. Lo usi per una chiamata di avvio o un colloquio con una commissione.
- Evento di gruppo: un host, molti ospiti nella stessa fascia oraria. Lo usi per corsi, workshop e webinar.
Veda tutti e tre fianco a fianco nella pagina sulla pianificazione di gruppo.
Perché usare zcal per il round robin
Più orari per i Suoi clienti
Un cliente vede tutti gli orari in cui almeno un host è libero, non solo il calendario di una persona. Più fasce libere significano più prenotazioni, e meno potenziali clienti che rinunciano.
Equo per impostazione predefinita
Senza priorità, zcal procede semplicemente a turno: la riunione successiva va all'host prenotato meno di recente. Nessuno deve tenere il conto.
Priorità quando servono
Vuole i Suoi venditori più esperti su ogni demo che possono gestire? Dia loro priorità alta. I nuovi assunti con priorità bassa prendono le riunioni in eccesso mentre si formano.
Il calendario di ogni host, sotto controllo
Ogni host collega i propri calendari. zcal li controlla tutti prima di proporre un orario, così nessuno viene prenotato per una riunione a cui non può partecipare.
Il link video di ogni host
Imposti come luogo l'app video di ogni host, e ogni riunione riceve un link Zoom, Google Meet o Microsoft Teams dell'host che la gestisce.
Le riprogrammazioni restano allo stesso host
Quando un cliente sposta una riunione, questa resta all'host che ha già conosciuto. Nessun passaggio di consegne, nessuna presentazione da ripetere.
Promemoria che riducono le assenze
Ogni prenotazione riceve promemoria via email, e con Pro può inviare anche SMS ai clienti. Sui link del team, zcal usa i crediti SMS dell'host che ne ha usati di meno.
Chi usa la pianificazione round robin
Team di vendita
Metta un solo link «Prenota una demo» sul Suo sito web, e ogni potenziale cliente arriva in fretta a un venditore libero. I contatti più caldi non aspettano che qualcuno li assegni.
Customer success e assistenza
Distribuisca le chiamate di onboarding e di assistenza nel team, così nessuno si fa carico di tutto il lavoro.
Team di selezione del personale
Distribuisca i primi colloqui conoscitivi tra i Suoi recruiter, e lasci che i candidati prenotino qualsiasi fascia libera invece di aspettare un'email.
Agenzie e società di consulenza
Dia ai clienti un solo link per una chiamata strategica, e lasci che la gestisca chi è libero.
Consigli per un round robin che va avanti da solo
- Tenga collegati tutti i calendari. Il round robin vale quanto i calendari che ci sono dietro. Chieda a ogni host di collegare tutti i calendari che usa.
- Usi le priorità con attenzione. Uno o due host con priorità alta bastano. Se tutti hanno priorità alta, è come non avere priorità.
- Aggiunga un tempo di margine. Una pausa di 10-15 minuti tra le riunioni dà a ogni host il tempo di scrivere gli appunti prima della chiamata successiva.
- Usi una sola durata per link. Crei un link per una demo di 30 minuti e un altro per un approfondimento di 60 minuti, così ogni fascia oraria è adatta alla riunione.
Altri modi per pianificare in team
- Pianificazione di gruppo. Sondaggi, eventi di gruppo, eventi collettivi e a rotazione, fianco a fianco.
- Pagine di prenotazione. Dia a ogni persona del Suo team il proprio link di prenotazione.
- Promemoria via SMS. Invii un SMS ai clienti prima di ogni riunione, così meno persone la saltano.
- Sondaggi per riunioni. Trovi un orario per una riunione interna con tutto il team.
Domande frequenti
Che cos'è la pianificazione round robin?
La pianificazione round robin, o a rotazione, distribuisce le riunioni in un team, una dopo l'altra, così ognuno riceve una parte equa. Un cliente prenota un orario su un unico link del team, e la riunione va a un host libero a quell'ora. È comune per le demo di vendita, le chiamate di assistenza e i primi colloqui di selezione.
Come sceglie zcal chi riceve la riunione?
zcal guarda gli host liberi all'orario scelto dal cliente. Tra questi, vengono prima gli host con la priorità più alta. Tra host con la stessa priorità, viene prima un host che non ha ancora riunioni su quel link, e poi la riunione va all'host prenotato meno di recente.
Posso dare più riunioni ad alcuni membri del team?
Sì. Dia loro priorità alta, e riceveranno ogni riunione per cui sono liberi. Gli host con priorità media o bassa prendono le riunioni che gli host con priorità alta non possono gestire.
I clienti possono scegliere con chi incontrarsi?
Su un link round robin, è zcal a scegliere l'host. Se un cliente vuole una persona precisa, condivida invece il link di prenotazione personale di quella persona.
Cosa succede quando un cliente riprogramma?
La riunione resta allo stesso host. Il cliente sceglie un nuovo orario tra gli orari liberi di quell'host, e il calendario di nessun altro cambia.
Il round robin funziona con Google Calendar e Outlook?
Sì. Ogni host collega i propri calendari Google, Outlook o Apple, tutti quelli che usa. zcal li controlla tutti prima di proporre un orario, e aggiunge ogni riunione al calendario dell'host.
Quanto costa la pianificazione round robin?
Il round robin fa parte di zcal Pro, da $7 per utente al mese, e di Business, da $12 per utente al mese. Pro include un team, e Business non ha limiti di team. Entrambi hanno una prova gratuita di 14 giorni.
