Modulo di disponibilità gratuito, online o da stampare
Un modulo di disponibilità gratuito che mostra chi c'è a ogni orario, in un'unica tabella. Basta pile di fogli di carta e catene di email con «Rispondi a tutti».
Crea un modulo di disponibilità gratuito
Fidato da marchi leader, dalle startup in rapida crescita alle grandi imprese.
zcal è un'app di pianificazione gratuita, e i suoi sondaggi sono il modulo di disponibilità migliore. Lei elenca gli orari o i turni, invia un solo link e ognuno segna quelli in cui è disponibile. Le risposte arrivano in un'unica tabella, così vede a colpo d'occhio chi è libero e quando. Preferisce la carta? Scarichi il foglio gratuito da stampare qui sotto.
Indice
Come funziona
1. Elenchi gli orari o i turni
Scelga i giorni e gli orari da coprire, da qualche fascia oraria per una riunione a un'intera settimana di turni. Le servono le risposte entro venerdì? Imposti una scadenza, e il modulo si chiude da solo.
2. Condivida un solo link
Invii il link via email, SMS o chat di gruppo. Nessuno ha bisogno di un account o di un'app per rispondere: basta aprire il link e inserire nome ed email.
3. Ognuno segna quando è libero
Ogni persona tocca tutti gli orari in cui è disponibile, oppure ne seleziona diversi in una volta sola trascinando il dito. Ognuno vede gli orari nel proprio fuso orario, e Lei riceve un'email ogni volta che qualcuno risponde.
4. Veda la disponibilità di tutti in un'unica tabella
Tutte le risposte si allineano in un'unica tabella, con in alto l'orario che va bene alla maggior parte delle persone. Scarichi le risposte in un file CSV per il Suo foglio di calcolo, oppure scelga un orario: zcal invia l'invito del calendario a tutti.
Foglio di disponibilità gratuito da stampare
Alcuni team lavorano ancora su carta, e alcune persone preferiscono compilare un modulo a mano. Il nostro foglio di disponibilità gratuito è un PDF di una pagina che può stampare, distribuire e appendere al muro.
Scarica il modulo di disponibilità gratuito (PDF)
Cosa c'è nel foglio
- Nome, telefono, email e le date a cui si riferisce, così sa di chi è il foglio e per quale settimana vale.
- Una griglia settimanale, dal lunedì alla domenica, con «Disponibile dalle» e «Disponibile fino alle» per ogni giorno, più le caselle «Tutto il giorno» e «Non disponibile».
- Il numero massimo di ore o turni che ogni persona può coprire in una settimana.
- Le date in cui non c'è, come viaggi e appuntamenti.
- Note, firma e data, per tutto ciò che la griglia non copre.
Come compilarlo
Per ogni giorno, ogni persona scrive l'ora in cui può iniziare e quella in cui deve finire, e spunta una casella per un giorno tutto libero o tutto occupato. Ecco un esempio compilato:
| Giorno | Disponibile dalle | Disponibile fino alle | Tutto il giorno | Non disponibile |
|---|---|---|---|---|
| Lunedì | 9:00 | 13:00 | ||
| Martedì | ✓ | |||
| Mercoledì | 16:00 | 21:00 | ||
| Sabato | ✓ |
Poi aggiunge il numero massimo di ore che può lavorare, le date in cui è via e una nota se qualcosa cambia da una settimana all'altra.
Foglio di carta, Google Forms o zcal?
Un foglio di carta va bene per un piccolo team che lavora nello stesso posto. Quando raccoglie le risposte di più di una manciata di persone, la parte difficile non è chiedere. È mettere insieme tutte le risposte.
| Foglio di carta | Google Forms | zcal | |
|---|---|---|---|
| Costo | Gratis | Gratis | Gratis |
| Come rispondono le persone | Scrivono su un foglio stampato | Una griglia di caselle che crea Lei | Toccano gli orari in cui ci sono, o li selezionano trascinando il dito |
| Vedere chi è libero e quando | Confrontare i fogli a mano | Una riga per persona in un foglio di calcolo | Tutti fianco a fianco in un'unica tabella, con l'orario migliore in evidenza |
| Fusi orari | No | No | Ognuno vede gli orari nel proprio fuso orario |
| Sapere chi non ha risposto | Contare i fogli | Controllare le risposte | Un'email ogni volta che qualcuno risponde |
| Fissare la riunione | L'invito lo invia Lei | L'invito lo invia Lei | Si sceglie l'orario, e zcal invia l'invito |
Perché usare zcal come modulo di disponibilità
Le risposte di tutti in un'unica tabella
Basta pile di fogli o fogli di calcolo da unire. Le risposte di ogni persona stanno su una riga, ogni orario in una colonna, e l'orario che va bene alla maggior parte delle persone è in evidenza in alto. In pochi secondi vede i buchi, e chi può coprirli.
Nessuna registrazione
Chi risponde non crea un account e non scarica un'app. Apre il Suo link, tocca gli orari che vanno bene e scrive il proprio nome. Meno passaggi ci sono, più risposte riceve.
Funziona su ogni telefono
Quasi tutti aprono i link da un SMS o da una chat di gruppo. Il modulo è pensato per gli schermi piccoli, con pulsanti grandi da toccare e orari da selezionare trascinando il dito.
Fusi orari? Ci pensa zcal
Ognuno vede i Suoi orari nel proprio fuso orario, così un team sparso in più città non deve mai fare calcoli. Per turni in un unico luogo, blocchi il modulo sul Suo fuso orario.
Il Suo foglio di calcolo, se lo vuole
Scarichi tutte le risposte in un file CSV e le apra in Excel o Google Sheets. È comodo quando prepara i turni con un altro strumento.
Fissi l'orario quando è pronto
Se cerca un orario per una sola riunione, il modulo fa anche questo. Scelga l'orario migliore, e zcal lo aggiunge al Suo calendario e invia l'invito a tutti quelli che hanno risposto.
Gratis e senza pubblicità
Crei tutti i moduli che Le servono, per tutte le persone che vuole. Nessuno vede pubblicità: né Lei, né chi risponde.
Chi usa i moduli di disponibilità
Manager e responsabili di turno
Raccolga con un solo link la disponibilità di tutto il personale per la settimana successiva, poi prepari i turni partendo da un'unica tabella invece che da una pila di appunti. Nello stesso modulo, chieda il numero massimo di ore che ognuno può fare.
Coordinatori di volontari
I volontari regalano il loro tempo, quindi renda facile dire di sì. Condivida i turni, veda chi può coprire ciascuno e individui i buchi prima del giorno stabilito.
Insegnanti e scuole
Trovi un orario per i colloqui con i genitori, le ripetizioni o un gruppo di studio. I genitori rispondono dal telefono, senza creare un account.
Club, squadre e comitati
Organizzi allenamenti, prove e riunioni del consiglio in base alla settimana di tutti, non solo di chi alza di più la voce nella chat di gruppo.
Recruiter
Raccolga in un unico posto la disponibilità di una commissione di colloquio, poi scelga la fascia oraria che va bene a tutti e invii l'invito.
Consigli per raccogliere in fretta la disponibilità di tutti
- Fissi una scadenza. «Entro venerdì a mezzogiorno» ottiene più risposte di «quando ha un momento».
- Offra opzioni concrete. Elenchi i turni o le fasce orarie che Le servono, non «in qualsiasi momento questa settimana».
- Chieda subito i limiti. Il numero massimo di ore di ognuno e le date in cui è via Le risparmiano un giro di solleciti.
- Solleciti una volta sola. zcal Le invia un'email a ogni risposta, così sa esattamente chi sollecitare.
Altri modi per trovare un orario
- Sondaggi per riunioni. Lasci che un gruppo voti l'orario migliore per una riunione.
- Fogli di iscrizione. Permetta alle persone di prenotare da sole una fascia oraria.
- Pianificazione di gruppo. Tutti i modi per pianificare con un gruppo, in un unico posto.
- Link di prenotazione. Condivida i Suoi orari liberi e lasci che le persone prenotino una fascia oraria con Lei.
Domande frequenti
Che cos'è un modulo di disponibilità?
Un modulo di disponibilità è un breve modulo che chiede alle persone quando sono libere. Ognuno segna i giorni e gli orari in cui può lavorare, fare volontariato o incontrarsi, così chi prepara i turni vede chi è disponibile e quando. Può essere un foglio stampato, un foglio di calcolo o un modulo online.
Come si crea un modulo di disponibilità?
Il modo più rapido è online. In zcal, elenchi gli orari o i turni che Le servono, condivida il link e lasci che ognuno segni quelli in cui è disponibile. Le risposte arrivano in un'unica tabella. Per un modulo cartaceo, scarichi il nostro foglio di disponibilità gratuito e ne stampi una copia per ogni persona.
Esiste un modello gratuito di modulo di disponibilità?
Sì. Il nostro foglio di disponibilità da stampare è un PDF gratuito di una pagina, con una griglia settimanale, una casella per il numero massimo di ore o turni che una persona può coprire e uno spazio per le date in cui non c'è. Anche la versione online in zcal è gratuita, senza limiti di moduli o di risposte.
Come si chiede la disponibilità ai dipendenti?
Chieda a tutti allo stesso modo, con la stessa scadenza. Dia a ogni persona un modulo con i turni da coprire, chieda il numero massimo di ore che può lavorare e le date in cui è assente, e raccolga le risposte una settimana prima della consegna dei turni. Un modulo online Le evita di ricopiare i fogli di carta.
Posso creare un modulo di disponibilità con Google Forms?
Sì, con una griglia di caselle di controllo: i giorni nelle righe, gli orari nelle colonne. Ma Google Forms mette ogni risposta in una riga a sé di un foglio di calcolo, quindi gli orari in comune deve trovarli Lei. Un modulo zcal mostra la disponibilità di tutti fianco a fianco, con in alto l'orario che va bene alla maggior parte delle persone.
Come si compila un modulo di disponibilità?
Per ogni giorno, scriva l'ora più presto in cui può iniziare e quella più tardi in cui può finire, oppure spunti «Tutto il giorno» o «Non disponibile». Poi aggiunga il numero massimo di ore o turni che può coprire e le date in cui non c'è. Sia onesto: dei turni costruiti su orari che non può davvero rispettare non aiutano nessuno.
Serve un account per compilare un modulo di disponibilità zcal?
No. Le persone aprono il Suo link, segnano gli orari che vanno bene e inseriscono nome ed email. Non devono registrarsi, accedere o scaricare un'app. A Lei serve un account zcal gratuito per creare il modulo.
