20 modelli di promemoria per riunioni via email e SMS (da copiare e incollare)

Le persone raramente saltano una riunione di proposito. Se ne dimenticano, oppure l'invito finisce sepolto sotto una settimana di email, oppure il link è nascosto in un thread di martedì scorso. Un breve promemoria al momento giusto risolve tutti e tre i problemi, ed è il modo più semplice per smettere di perdere ore a causa delle assenze.

Ogni modello è disponibile in 2 versioni: un'email con tutti i dettagli e un SMS abbastanza breve da leggerlo sulla schermata di blocco. Faccia clic su Copia, sostituisca il testo tra [parentesi quadre] con i Suoi dati e invii. Se preferisce non inviare mai più un promemoria a mano, alla fine di questo articolo vedrà come farli partire da soli. Deve invece ricordare un appuntamento a clienti o pazienti? Usi questi modelli di promemoria per appuntamenti.

Cosa scrivere in un promemoria per una riunione

Un promemoria per una riunione dovrebbe rispondere a colpo d'occhio a 4 domande: di che riunione si tratta, quando inizia, dove andare e cosa fare se i piani cambiano. Metta il nome della riunione e l'orario nell'oggetto, così il promemoria fa il suo lavoro anche se nessuno lo apre.

• Un oggetto che dice tutto. "Promemoria: revisione del budget domani alle 14:00" funziona già dalla casella di posta. "Domanda veloce" o "Aggiornamento" costringono ad aprire l'email per capire di cosa si tratta, e molti non lo faranno.
• Il giorno, l'ora e il fuso orario. Scriva "martedì alle 14:00 CET", non "domani pomeriggio". Quando le persone si trovano in fusi orari diversi, indichi l'ora nel loro fuso.
• Dove andare. Il link della videochiamata, oppure l'indirizzo con la sala o il piano. Nessuno dovrebbe dover scavare nell'invito della settimana scorsa per trovarlo.
• Perché è importante. Una riga di ordine del giorno, o una cosa da preparare. Un promemoria con un motivo viene letto; un semplice "mi raccomando!" viene solo scorso.
• Un modo per riprogrammare. Un link per scegliere un nuovo orario trasforma una probabile assenza in una nuova prenotazione. È la riga più utile di tutto il promemoria. (Se è Lei a dover spostare la riunione, ecco come riprogrammare una riunione con cortesia.)
• Chi lo invia. Questo conta soprattutto per gli SMS. Inizi con il Suo nome o con quello della Sua attività, così il messaggio non sembra spam.

Adatti il tono alla riunione

Lo stesso promemoria può sembrare cordiale a un collega e insistente a un cliente. Scelga il tono in base a chi lo riceve:

Quando inviare un promemoria per una riunione

Per la maggior parte delle riunioni, invii un promemoria via email 1 giorno prima e un breve SMS 1-2 ore prima. Aggiunga un promemoria 1 settimana prima per le riunioni prenotate con molto anticipo, e un avviso 15 minuti prima per le videochiamate, quando le persone hanno bisogno subito del link.

Due promemoria funzionano meglio di uno, e tre sono più che sufficienti. Oltre, si comincia a sembrare insistenti. Ogni promemoria dovrebbe anche aggiungere qualcosa di nuovo: l'email di 1 settimana prima conferma la data, quella di 1 giorno prima porta l'ordine del giorno, e l'SMS porta il link.

Usi l'email per i dettagli e l'SMS per la spinta finale. Le persone scorrono in fretta la casella di posta, ma un SMS arriva sulla schermata di blocco, pochi minuti prima che escano di casa. Mantenga l'SMS sotto i 160 caratteri, così arriva come 1 solo messaggio, ed eviti le emoji: basta una sola emoji per far scendere il limite a 70 caratteri.

Promemoria per riunioni brevi e generici

Ogni modello qui sotto ha una versione email e una versione SMS. Gli SMS restano sotto i 160 caratteri una volta compilati con dati brevi, quindi ognuno parte come un solo messaggio. Per lo stesso motivo usano solo caratteri semplici.

1. Promemoria breve e cordiale

Lo usi per la maggior parte delle riunioni con persone che conosce già.

Buongiorno [nome],

Le ricordo solo che ci vediamo [giorno] alle [ora] [fuso orario]. Ecco il link per collegarsi: [link video]

A presto!
[Suo nome]

Buongiorno [nome], Le ricordo che [riunione] è [giorno] alle [ora]. Link: [link video]. A presto! - [Suo nome]

2. Promemoria formale o professionale

Lo usi con clienti, dirigenti e chiunque incontri per la prima volta.

Gentile [nome],

Le ricordo il nostro incontro del [data] alle [ora] [fuso orario].

Argomento: [riunione]
Luogo: [indirizzo o link video]
Durata: [30 minuti]

Se ha bisogno di cambiare orario, può sceglierne uno nuovo qui: [link per riprogrammare]. Sarà un piacere parlare con Lei.

Cordiali saluti,
[Suo nome]
[ruolo], [azienda]

Buongiorno [nome], sono [Suo nome] di [azienda]. Le ricordo il nostro incontro del [data] alle [ora]. Per spostarlo: [link per riprogrammare]

3. Promemoria informale per i colleghi

Lo usi per un rapido allineamento con il Suo team.

Ciao [nome],

Promemoria veloce: [riunione] è oggi alle [ora]. Da portare: [una cosa da preparare], così in [20] minuti abbiamo finito.

Link: [link video]

[Suo nome]

Ciao [nome], [riunione] è oggi alle [ora]. Da portare: [una cosa da preparare]. Link: [link video]

Promemoria per una riunione la prossima settimana, domani, stasera o tra 15 minuti

4. Una settimana prima

Lo usi per le riunioni prenotate settimane fa, quando i programmi potrebbero essere cambiati.

Buongiorno [nome],

[riunione] è tra una settimana, il [data] alle [ora] [fuso orario].

Se nel frattempo qualcosa è cambiato, questo è il momento più semplice per spostarla: [link per riprogrammare]. Le invierò l'ordine del giorno il giorno prima.

Un saluto,
[Suo nome]

Buongiorno [nome], [riunione] è tra una settimana: il [data] alle [ora]. Serve un altro orario? [link per riprogrammare] - [Suo nome]

5. Riunione domani

Il promemoria che quasi tutti dovrebbero inviare. Parte 24 ore prima, quando c'è ancora tempo per prepararsi o per riprogrammare.

Buongiorno [nome],

Attendo con piacere la nostra riunione di domani, [giorno], alle [ora] [fuso orario].

Luogo: [indirizzo o link video]
Di cosa parleremo: [una riga di ordine del giorno]

Se è sorto un imprevisto, può scegliere un nuovo orario qui: [link per riprogrammare].

A domani,
[Suo nome]

Buongiorno [nome], ci vediamo domani alle [ora] per [riunione]. Link: [link video]. Non riesce? [link per riprogrammare]

6. Riunione oggi o stasera

Lo invii la mattina della riunione. Per una riunione serale, lo invii nel primo pomeriggio, prima che le persone prendano altri impegni.

Buongiorno [nome],

Un rapido promemoria: ci vediamo oggi alle [ora] [fuso orario]. Dove: [indirizzo o link video]

Se la Sua giornata è cambiata, me lo faccia sapere, oppure scelga un nuovo orario qui: [link per riprogrammare].

A più tardi,
[Suo nome]

Buongiorno [nome], Le ricordo che [riunione] è stasera alle [ora] in [indirizzo]. A stasera! - [Suo nome]

7. Tra 15 minuti

Lo usi per le videochiamate. Evita alle persone di cercare il link all'ultimo minuto.

Buongiorno [nome],

Iniziamo tra 15 minuti. Ecco di nuovo il link, così non deve cercarlo: [link video]

A tra poco,
[Suo nome]

[riunione] inizia tra 15 minuti. Link: [link video] - [Suo nome]

Promemoria per ogni tipo di riunione

8. Riunione del team o del personale

Il promemoria per una riunione del personale funziona meglio con l'ordine del giorno, così le persone arrivano con i loro aggiornamenti pronti.

Buongiorno a tutti,

Vi ricordo che la nostra riunione [settimanale] del personale è [giorno] alle [ora] in [sala o link video].

All'ordine del giorno:
1. [argomento]
2. [argomento]
3. [argomento]

Aggiungete i vostri aggiornamenti a [documento condiviso] prima di iniziare, così restiamo nei [30] minuti.

Grazie,
[Suo nome]

A tutto il team: riunione del personale [giorno] alle [ora] in [sala]. Aggiornamenti in [documento] prima di iniziare, grazie! - [Suo nome]

9. Riunione individuale (one-to-one)

Metta l'altra persona al centro: un promemoria per un 1:1 che chiede quali argomenti affrontare porta a una riunione migliore.

Buongiorno [nome],

Il nostro 1:1 è [giorno] alle [ora]. È il Suo spazio, quindi aggiunga a [link al documento] tutto ciò di cui vuole parlare, e partiremo da lì.

A presto,
[Suo nome]

Buongiorno [nome], il nostro 1:1 è [giorno] alle [ora]. Aggiunga gli argomenti da trattare a [link al documento]. - [Suo nome]

10. Riunione con un cliente

Dica al cliente cosa otterrà dalla riunione, e renda facile spostarla se i suoi piani cambiano.

Gentile [nome],

Attendo con piacere la nostra riunione di [giorno] alle [ora] [fuso orario]. [Le illustrerò la prima bozza] e lasceremo spazio alle Sue domande. Se possibile, porti [ciò che Le serve dal cliente].

Luogo: [indirizzo o link video]

Se i Suoi piani cambiano, può scegliere un nuovo orario qui: [link per riprogrammare].

Cordiali saluti,
[Suo nome]

Buongiorno [nome], sono [Suo nome] di [azienda]. Ci vediamo [giorno] alle [ora]: [link video]. Serve un altro orario? [link per riprogrammare]

11. Demo di vendita

Ricordi al potenziale cliente perché ha prenotato: nomini il problema che Le ha descritto, non solo il prodotto.

Buongiorno [nome],

La Sua demo di [prodotto] è [giorno] alle [ora] [fuso orario]. In [30] minuti Le mostrerò come [prodotto] può [risolvere il problema indicato dal cliente], e lasceremo spazio alle Sue domande.

Se vuole, inviti pure chiunque altro debba vederla.

Link: [link video]
Serve un altro orario? [link per riprogrammare]

A presto,
[Suo nome]

Buongiorno [nome], la Sua demo di [prodotto] è [giorno] alle [ora]. Link: [link video]. Serve un altro orario? [link per riprogrammare] - [Suo nome]

12. Colloquio di lavoro

Un candidato è già abbastanza nervoso. Indichi chi incontrerà, dove andare e cosa portare. Per il primo messaggio, usi questi modelli di email di invito al colloquio.

Gentile [nome],

Saremo lieti di incontrarLa per il colloquio per la posizione di [ruolo], [giorno] alle [ora] [fuso orario].

Incontrerà: [nomi e ruoli]
Dove: [indirizzo e dove presentarsi, o link video]
Durata: [45 minuti]
Cosa portare: [portfolio, documento d'identità o niente]

Per qualsiasi domanda prima del colloquio, risponda pure a questa email.

Un cordiale saluto e in bocca al lupo,
[Suo nome]

Gentile [nome], Le ricordiamo il colloquio per [ruolo] presso [azienda] [giorno] alle [ora], in [indirizzo]. - [Suo nome]

13. Riunione del consiglio di amministrazione

Il promemoria per una riunione del consiglio deve includere i materiali in anticipo e un modo chiaro per giustificare l'assenza, così saprà se ci sarà il quorum.

Gentile [nome],

Le ricordo che la riunione del consiglio di amministrazione del [trimestre] si terrà il [data] alle [ora] [fuso orario], presso [indirizzo o link video].

L'ordine del giorno e la documentazione sono qui: [link]. La prego di leggerli prima della riunione. Se non potrà partecipare, me lo comunichi entro il [data].

Cordiali saluti,
[Suo nome]
[ruolo]

Promemoria: riunione del consiglio di [organizzazione] il [data] alle [ora], [luogo]. Documenti: [link]. Risponda se non potrà partecipare.

14. Webinar o evento online

Metta il link per partecipare in cima. Per un evento, è l'unica cosa che serve alla maggior parte delle persone.

Buongiorno [nome],

La Sua iscrizione a [evento] è confermata: ci vediamo [giorno] alle [ora] [fuso orario]. Ecco il Suo link per partecipare: [link]

Non può partecipare in diretta? [Invieremo la registrazione a tutti gli iscritti.]

A presto,
[Suo nome]

Buongiorno [nome], [evento] inizia oggi alle [ora] [fuso orario]. Il Suo link: [link]. A presto!

15. Riunione in presenza

Dia i dettagli che servono lungo la strada: l'indirizzo, l'ingresso e dove parcheggiare.

Buongiorno [nome],

Le ricordo che ci vediamo di persona [giorno] alle [ora], a questo indirizzo:

[indirizzo]

[Si presenti alla reception al 2° piano. Il parcheggio per i visitatori è dietro l'edificio.]

Il mio cellulare è [numero di telefono], nel caso dovesse tardare.

A presto,
[Suo nome]

Buongiorno [nome], ci vediamo [giorno] alle [ora] in [indirizzo]. [Consiglio per il parcheggio]. In ritardo? Mi scriva qui. - [Suo nome]

16. Riunione settimanale o ricorrente

Le persone smettono di leggere un promemoria che è uguale ogni settimana. Indichi l'unica cosa nuova di questa volta.

Buongiorno a tutti,

[riunione] è [giorno] alle [ora], come sempre. Questa settimana ci concentreremo su [l'argomento più importante]. Chiederei a [Nome] di aprire con [aggiornamento].

Link: [link video]

Grazie,
[Suo nome]

[riunione] oggi alle [ora]. Questa settimana: [argomento]. Link: [link video]

Promemoria per confermare, sollecitare e fare follow-up

17. Chieda di confermare

Lo usi quando un'assenza Le costerebbe cara, per esempio una lunga sessione con un cliente o una riunione che richiede uno spostamento. Per confermare una prenotazione nel momento in cui viene fatta, invii invece una conferma dell'appuntamento.

Buongiorno [nome],

Abbiamo in programma un incontro [giorno] alle [ora] [fuso orario]. Può rispondere "Sì" per confermare che l'orario va ancora bene?

Se non va bene, nessun problema. Può scegliere un nuovo orario qui: [link per riprogrammare].

Grazie,
[Suo nome]

Buongiorno [nome], confermiamo l'incontro di [giorno] alle [ora]? Risponda Sì, oppure scelga un nuovo orario: [link per riprogrammare] - [Suo nome]

18. Ordine del giorno e preparazione

Lo invii 1 o 2 giorni prima di una sessione di lavoro, così le persone hanno il tempo di leggere i materiali.

Buongiorno [nome],

In vista di [riunione] di [giorno] alle [ora], ecco il programma:
1. [punto all'ordine del giorno] ([10] minuti)
2. [punto all'ordine del giorno] ([15] minuti)
3. Prossimi passi ([5] minuti)

Per sfruttare al meglio il tempo, La prego di [leggere il documento o portare i dati]: [link]

Grazie,
[Suo nome]

Buongiorno [nome], prima di [riunione] di [giorno], La prego di [leggere il documento]: [link]. Grazie! - [Suo nome]

19. Promemoria cortese se non c'è stata risposta

Un'email di promemoria cortese funziona meglio quando è breve e presume il meglio: la persona è impegnata, non La sta ignorando.

Buongiorno [nome],

So che la Sua settimana è piena, quindi questo è solo un cortese promemoria per [riunione] di [giorno] alle [ora]. Non ho ancora visto una risposta all'invito. L'orario Le va ancora bene?

Se no, ecco un link per sceglierne un altro: [link per riprogrammare].

Grazie,
[Suo nome]

Buongiorno [nome], un cortese promemoria per [riunione] di [giorno] alle [ora]. Le va ancora bene? Se no: [link per riprogrammare]

20. Dopo una riunione mancata

Mantenga un tono gentile. La maggior parte delle assenze è un errore in buona fede, e un messaggio cordiale con un link di prenotazione ne recupera molte. Se fa pagare gli appuntamenti mancati, lo dica fin dall'inizio in una chiara politica di cancellazione, non a cose fatte.

Buongiorno [nome],

Avevamo in programma un incontro oggi alle [ora], ma non ci siamo visti in chiamata. Nessun problema, gli imprevisti capitano.

Se desidera ancora parlarne, può scegliere un nuovo orario qui: [link di prenotazione].

Un saluto,
[Suo nome]

Buongiorno [nome], peccato non esserci visti oggi alle [ora]. Vuole scegliere un nuovo orario? [link di prenotazione] - [Suo nome]

Come programmare l'invio di un'email o di un SMS di promemoria

Può scrivere un promemoria ora e farlo partire più tardi, così non deve ricordarsi di inviarlo.

In Gmail

1. Scriva l'email.
2. Accanto a Invia, faccia clic sulla freccia verso il basso.
3. Faccia clic su Programma invio e scelga un orario oppure Scegli data e ora.

Gmail conserva l'email nella cartella Programmati finché non parte, e può avere fino a 100 email programmate.

In Outlook

Nel nuovo Outlook e in Outlook sul web, faccia clic sulla freccia accanto a Invia, scelga Pianifica invio e selezioni un orario. L'email resta in Bozze fino ad allora.

Nel classico Outlook per Windows, faccia clic sulla piccola freccia Message Options nel gruppo Tags, selezioni Do not deliver before e imposti data e ora. Faccia clic su Chiudi, poi su Invia. Il classico Outlook invia l'email solo se a quell'ora è aperto e connesso.

Su iPhone

1. Apra la conversazione in Messaggi.
2. Tocchi +, poi Invia più tardi.
3. Tocchi l'orario e scelga quando inviare.
4. Scriva il messaggio e tocchi il pulsante di invio.

Invia più tardi funziona solo con iMessage, fino a 14 giorni in anticipo, quindi la persona a cui scrive deve avere un dispositivo Apple.

Su un telefono Android

1. In Google Messages, apra la conversazione e scriva il messaggio.
2. Tenga premuto il pulsante Invia.
3. Scelga uno degli orari suggeriti, oppure scelga una data e un'ora.

La programmazione funziona per una singola riunione. Se fissa riunioni ogni settimana, presto se ne dimenticherà una, e un'app di pianificazione che invia i promemoria al posto Suo è la soluzione migliore.

Invii questi promemoria in automatico con zcal

Il miglior promemoria è quello che non deve mai ricordarsi di inviare. zcal è un'app di pianificazione gratuita che li invia al posto Suo: le persone scelgono un orario sulla Sua pagina di prenotazione, e ogni riunione prenotata riceve il suo promemoria, puntuale.

• Sul piano gratuito, ogni prenotazione riceve un'email di promemoria automatica, 1 giorno prima per impostazione predefinita. Contiene il nome della riunione, l'orario nel fuso orario dell'ospite, il luogo o il link della videochiamata e i link per riprogrammare o annullare.
• Con Pro, a partire da $7 al mese, può inviare fino a 5 promemoria via email per ogni riunione, scriverli con parole Sue e aggiungere un promemoria SMS. Il nome dell'ospite, la riunione, l'orario e i link si compilano da soli per ogni prenotazione.

I promemoria si adattano anche ai cambiamenti. Se qualcuno sposta la riunione, il promemoria segue il nuovo orario. Se la annulla, non parte nessun promemoria. Lo configura una volta sola, e non dovrà mai più inviare a mano un'email "solo per ricordarLe".

Provi zcal gratis, o scopra come i promemoria SMS riducono le assenze. Un promemoria funziona meglio dopo un invito chiaro, quindi inizi con questi modelli di email di invito a una riunione.

Domande frequenti