20 modelli di promemoria per appuntamenti via SMS ed email (da copiare)
Pubblicato il 22 ottobre 2026
In sintesi
Un buon promemoria per un appuntamento indica il nome della Sua attività, il giorno e l'ora, il luogo o il link della videochiamata e come spostare l'appuntamento. Invii un'email da 1 a 2 giorni prima e un breve SMS il giorno stesso. Qui sotto trova 20 modelli di promemoria per appuntamenti, ognuno in versione email e SMS da copiare.
Ogni poltrona vuota ha un costo. Se un cliente al giorno salta un appuntamento da $80, sono $400 a settimana e circa $20.000 all'anno, persi senza nulla in cambio. La maggior parte di quei clienti non lo ha fatto apposta: ha dimenticato, ha confuso il giorno o non ha trovato l'indirizzo in tempo.
Un promemoria al momento giusto risolve tutto questo, e inviarlo richiede 30 secondi. Ogni modello qui sotto ha 2 versioni: un'email con tutti i dettagli e un SMS così breve da leggerlo con un'occhiata sulla schermata di blocco. Clicchi su Copia, sostituisca le [parentesi quadre] con i Suoi dati e invii. E se preferisce non inviare mai più un promemoria a mano, alla fine di questo articolo vedrà come farli partire da soli.
Indice
Cosa scrivere in un promemoria per un appuntamento
Un promemoria deve dire al cliente chi lo invia, quando venire, dove andare e cosa fare se cambia programma, il tutto nelle prime righe. Metta il giorno e l'ora nell'oggetto dell'email e nella prima riga dell'SMS, perché molte persone vedono solo l'anteprima.
- Prima di tutto, il nome della Sua attività. Un SMS da un numero sconosciuto che dice «A domani!» sembra spam. «Northside Dental: a domani alle 10:00» no.
- Il giorno, la data e l'ora. Scriva «martedì 3 novembre alle 10:00», non «domani mattina». Per gli appuntamenti online, aggiunga il fuso orario, o indichi l'ora nel fuso orario del cliente.
- Dove andare. L'indirizzo, con l'interno o il piano, e due parole sul parcheggio. Per una videochiamata, il link stesso, non «il link nella mia email precedente».
- Cosa portare o preparare. Moduli, un documento d'identità, un elenco di domande, abiti comodi. Una sola riga utile basta a rendere il promemoria degno di essere letto.
- Come spostare o annullare l'appuntamento. Un link o un numero di telefono trasforma una probabile assenza in una nuova prenotazione. Se ha una politica di cancellazione, la citi in una riga breve.
- Un modo per contattarLa. Il Suo numero di telefono, per il cliente in ritardo o che non trova l'ingresso.
Adatti il tono alla Sua attività
Il tono giusto dipende da chi entra dalla Sua porta. Un salone può parlare come un amico. Uno studio legale no.
| Attività | Tono | Una frase d'apertura adatta |
|---|---|---|
| Salone, spa, barbiere | Caloroso e alla mano | «Buongiorno Jordan! Non vediamo l'ora di vederLa domani.» |
| Studio dentistico o medico | Chiaro e rassicurante | «Le ricordiamo il Suo appuntamento con il dott. Patel.» |
| Psicoterapia o counseling | Calmo e riservato | «Le ricordo la Sua seduta di giovedì.» |
| Coaching o consulenza | Cordiale e professionale | «Attendo con piacere la nostra chiamata di domani.» |
| Servizi legali o finanziari | Formale | «Con la presente confermiamo il Suo appuntamento di lunedì 9 marzo.» |
Chiedere una risposta o inviare un link?
«Risponda Sì per confermare» è una formula molto diffusa, e funziona bene quando scrive dal Suo telefono o da uno strumento che legge le risposte. Ogni risposta arriva nella Sua casella, e può vedere chi ha confermato. Ma molti strumenti per i promemoria inviano SMS a senso unico, e un «Sì» inviato a loro non arriva da nessuna parte.
Un link funziona con qualsiasi strumento e chiede meno impegno al cliente. Lo tocca, vede la prenotazione e sposta o annulla l'appuntamento sul momento, senza scambi di messaggi. La maggior parte dei modelli qui sotto usa un link. Dove ha più senso una risposta, il modello lo indica.
Quando inviare i promemoria per gli appuntamenti
Per la maggior parte degli appuntamenti, invii un'email da 1 a 2 giorni prima e un SMS da 2 a 24 ore prima. Aggiunga un promemoria 1 settimana prima quando l'appuntamento è stato prenotato con settimane di anticipo, e un breve SMS 1 ora prima di una sessione online, quando al cliente serve subito il link.
| Appuntamento | Primo promemoria | Secondo promemoria | Canale migliore |
|---|---|---|---|
| Dentista o medico | 2 giorni prima | La mattina della visita | Email, poi SMS |
| Salone, spa o barbiere | 1 giorno prima | Da 2 a 3 ore prima | SMS |
| Psicoterapia o counseling | 1 giorno prima | – | Email o SMS, senza dettagli |
| Chiamata di coaching o consulenza | 1 giorno prima | 1 ora prima, con il link | Email, poi SMS |
| Ripetizioni o lezione di musica | 1 giorno prima, al genitore | – | SMS |
| Personal training o lezione di gruppo | La sera prima | – | SMS |
| Intervento a domicilio | 1 giorno prima, con la fascia oraria di arrivo | Quando è in arrivo | SMS |
| Prenotato con 3 o più settimane di anticipo | 1 settimana prima | 1 giorno prima | Email, poi SMS |
2 promemoria funzionano meglio di 1, e 3 sono più che sufficienti. Oltre, si rischia di sembrare insistenti. Li invii durante il giorno, più o meno tra le 9 e le 18 nel fuso orario del cliente. Un SMS alle 7 del mattino per un taglio di capelli non Le farà guadagnare simpatie.
Tenga ogni SMS sotto i 160 caratteri, così arriva come 1 solo messaggio, ed eviti le emoji: basta una sola emoji per ridurre il limite a 70 caratteri, e il Suo SMS viene diviso in 2. Metta il giorno e l'ora nella prima riga, quella che compare sulla schermata di blocco.
Prima di inviare un SMS a un cliente, chieda il suo consenso, per esempio con un campo per il numero di telefono e una breve nota al momento della prenotazione. Poi smetta subito, se il cliente glielo chiede. È una questione di buone maniere e, negli Stati Uniti, le regole sugli SMS commerciali lo prevedono.
Promemoria generici per appuntamenti
Ogni modello qui sotto ha una versione email e una versione SMS. Gli SMS restano sotto i 160 caratteri una volta completati con dati brevi, e usano solo caratteri semplici, quindi ognuno parte come un unico messaggio.
1. Promemoria semplice
Da usare per qualsiasi appuntamento, 1 o 2 giorni prima.
Oggetto: Promemoria: il Suo appuntamento di [giorno] alle [ora]
Gentile [nome],
Le ricordiamo il Suo appuntamento presso [attività], fissato per [giorno] [data] alle [ora].
Dove: [indirizzo]
Se deve cambiare orario, può spostare l'appuntamento qui: [link per spostare]
A presto,
[il Suo nome]
[attività] | [telefono]
[attività]: Gentile [nome], Le ricordiamo l'appuntamento di [giorno] alle [ora]. Deve spostarlo? [link per spostare]
2. Promemoria cordiale e informale
Da usare quando i clienti La chiamano per nome.
Oggetto: A [giorno], [nome]!
Buongiorno [nome],
Le ricordo con piacere che ha un appuntamento con me [giorno] alle [ora]. Non vedo l'ora!
Mi trova in [indirizzo]. Per il parcheggio: [info parcheggio].
Se ha avuto un imprevisto, nessun problema. Può scegliere un nuovo orario qui: [link per spostare]
A presto,
[il Suo nome]
Buongiorno [nome]! Sono [il Suo nome] di [attività]. A [giorno] alle [ora]! Un imprevisto? Scelga un nuovo orario qui: [link per spostare]
3. Promemoria formale
Da usare per studi legali, commercialisti, consulenti finanziari e altri studi professionali.
Oggetto: Promemoria appuntamento: [giorno] [data] alle [ora]
Gentile [titolo] [cognome],
Le ricordiamo il Suo appuntamento con [nome professionista] presso [attività], fissato per [giorno] [data] alle [ora].
Luogo: [indirizzo]
Documenti da portare: [documenti]
Se deve spostare l'appuntamento, La preghiamo di usare questo link o di chiamare il nostro studio al [telefono] con almeno [preavviso] di anticipo: [link per spostare]
Cordiali saluti,
[il Suo nome]
[attività]
[attività]: Le ricordiamo l'appuntamento con [nome professionista] il [data] alle [ora]. Per spostarlo, chiami il [telefono] o vada su [link per spostare]
Promemoria per ogni fase prima dell'appuntamento
4. Una settimana prima
Da usare quando l'appuntamento è stato prenotato un mese o più prima, così non arriva come una sorpresa.
Oggetto: La prossima settimana: il Suo appuntamento di [giorno] [data]
Gentile [nome],
Un breve avviso: il Suo appuntamento presso [attività] è la prossima settimana, [giorno] [data] alle [ora].
È stato prenotato qualche tempo fa, quindi Le chiediamo di controllare che l'orario vada ancora bene. In caso contrario, può sceglierne uno nuovo qui: [link per spostare]
Le invieremo un altro promemoria il giorno prima.
Grazie,
[il Suo nome]
[attività]
[attività]: il Suo appuntamento è la prossima settimana, [giorno] [data] alle [ora]. Va ancora bene? Se no, scelga un nuovo orario: [link per spostare]
5. Due giorni prima, con richiesta di conferma
Da usare quando le assenze pesano di più, come per gli appuntamenti lunghi o di valore elevato. Un SMS inviato dal Suo telefono riceve le risposte.
Oggetto: Ci conferma il Suo appuntamento di [giorno] alle [ora]?
Gentile [nome],
Il Suo appuntamento presso [attività] è tra 2 giorni, [giorno] [data] alle [ora].
Può rispondere a questa email per confermarci che verrà? Se l'orario non va più bene, può spostare l'appuntamento qui: [link per spostare]
Grazie,
[il Suo nome]
[attività] | [telefono]
[attività]: Gentile [nome], il Suo appuntamento è [giorno] alle [ora]. Risponda Sì per confermare o lo sposti qui: [link per spostare]
6. Il giorno prima
Da usare per quasi tutti gli appuntamenti. È il promemoria che evita più assenze.
Oggetto: Domani alle [ora]: il Suo appuntamento presso [attività]
Gentile [nome],
La aspettiamo domani, [giorno], alle [ora]!
Dove: [indirizzo]
Arrivi: [minuti] minuti prima
Porti con sé: [cosa portare]
In ritardo o Le serve un altro orario? Ci chiami al [telefono] o sposti l'appuntamento qui: [link per spostare]
A domani,
[il Suo nome]
[attività]
[attività]: La aspettiamo domani alle [ora], [nome]! [indirizzo]. Le serve un altro orario? [link per spostare]
7. La mattina dell'appuntamento
Da usare per gli appuntamenti più tardi nella giornata, soprattutto nelle attività piene di clienti senza prenotazione, come saloni e ambulatori.
Oggetto: Oggi alle [ora]: a presto!
Gentile [nome],
Un breve promemoria: La aspettiamo oggi alle [ora] in [indirizzo].
Se qualcosa è cambiato, ce lo faccia sapere il prima possibile, così possiamo offrire il Suo posto a qualcuno in lista d'attesa: [link per spostare]
A più tardi,
[il Suo nome]
[attività]
[attività]: Gentile [nome], La aspettiamo oggi alle [ora]! Non riesce a venire? Ce lo faccia sapere: [link per spostare]
8. Un'ora prima di un appuntamento online
Da usare per le sessioni in videochiamata, così il link è subito a portata di mano.
Oggetto: Tra 1 ora: la Sua sessione delle [ora]
Gentile [nome],
La Sua sessione con [il Suo nome] inizia tra 1 ora, alle [ora] [fuso orario].
Partecipi qui: [link della videochiamata]
Un consiglio: apra il link qualche minuto prima per provare videocamera e audio.
A presto,
[il Suo nome]
Gentile [nome], la Sua sessione con [il Suo nome] inizia alle [ora]. Partecipi qui: [link della videochiamata]
Promemoria appuntamento per ogni tipo di attività
9. Visita dal dentista o dal medico
Da usare per visite dentistiche, mediche, oculistiche e di fisioterapia. Non inserisca dettagli sulla salute nel messaggio: il cliente sa perché viene.
Oggetto: Promemoria: la Sua visita presso [attività] di [giorno] alle [ora]
Gentile [nome],
Le ricordiamo il Suo appuntamento con [nome professionista] presso [attività], fissato per [giorno] [data] alle [ora].
La preghiamo di arrivare [minuti] minuti prima e di portare:
1. La tessera sanitaria e un documento d'identità con foto
2. Un elenco dei farmaci che assume
Indirizzo: [indirizzo]
Per spostare l'appuntamento, ci chiami al [telefono] o usi questo link con almeno [preavviso] di anticipo: [link per spostare]
Grazie,
[attività]
[attività]: Le ricordiamo la visita con [nome professionista] [giorno] alle [ora]. Porti la tessera sanitaria. Per spostarla: [link per spostare]
10. Appuntamento in salone, spa o dal barbiere
Da usare per tagli, colore, unghie, massaggi e altri trattamenti di bellezza.
Oggetto: A [giorno] per [servizio], [nome]!
Gentile [nome],
Il Suo appuntamento per [servizio] con [nome stilista] è fissato per [giorno] alle [ora]. Non vediamo l'ora di vederLa!
Alcune cose utili:
1. Arrivi 5 minuti prima, così possiamo iniziare puntuali.
2. [nota di preparazione, per esempio: venga con i capelli puliti e asciutti]
3. Deve cambiare orario? Ce lo faccia sapere con almeno [preavviso] di anticipo: [link per spostare]
A presto,
[attività]
[indirizzo]
[attività]: A [giorno] alle [ora] con [nome stilista]! Deve cambiare? Ce lo dica con [preavviso] di anticipo: [link per spostare]
11. Seduta di psicoterapia o counseling
Da usare per psicoterapia, counseling e altre sedute riservate. Scriva solo lo stretto necessario: lo schermo di un telefono può essere visto da altri.
Oggetto: Il Suo appuntamento di [giorno] alle [ora]
Gentile [nome],
Le ricordo la Sua seduta di [giorno] [data] alle [ora].
[Luogo: indirizzo / Partecipi online: link della videochiamata]
Se deve cambiare orario, può spostare l'appuntamento qui: [link per spostare]
Un caro saluto,
[il Suo nome]
Gentile [nome], sono [il Suo nome]. Le ricordo l'appuntamento di [giorno] alle [ora]. Per spostarlo: [link per spostare]
12. Chiamata di coaching o consulenza
Da usare il giorno prima di una chiamata di coaching, consulenza o advisory.
Oggetto: La nostra chiamata di domani alle [ora] [fuso orario]
Gentile [nome],
Attendo con piacere la nostra chiamata di domani, [giorno], alle [ora] [fuso orario].
Partecipi qui: [link della videochiamata]
Per sfruttare al meglio il nostro tempo, prima di iniziare pensi a [una domanda o un obiettivo].
Se ha avuto un imprevisto, può scegliere un nuovo orario qui: [link per spostare]
A presto,
[il Suo nome]
Gentile [nome], sono [il Suo nome]. A domani per la nostra chiamata delle [ora] [fuso orario]. Link: [link della videochiamata]
13. Ripetizioni o lezione di musica
Da usare per le lezioni, scritto al genitore quando lo studente è un bambino.
Oggetto: Promemoria: lezione di [nome studente], [giorno] alle [ora]
Gentile [nome],
Le ricordo che la lezione di [materia] di [nome studente] è [giorno] alle [ora], presso [indirizzo, oppure "online qui: link della videochiamata"].
Si assicuri che [nome studente] porti [cosa portare].
Se deve spostare la lezione, può scegliere un nuovo orario qui: [link per spostare]
Grazie,
[il Suo nome]
Gentile [nome], Le ricordo la lezione di [materia] di [nome studente] [giorno] alle [ora]. Per spostarla: [link per spostare] - [il Suo nome]
14. Personal training o lezione di fitness
Da usare la sera prima di una sessione di allenamento o di una lezione con posti limitati.
Oggetto: Domani: [lezione o sessione] alle [ora]
Gentile [nome],
Ha prenotato [lezione o sessione] per domani, [giorno], alle [ora].
Porti con sé acqua, un asciugamano e [altro]. Apriamo le porte [minuti] minuti prima.
Non riesce a venire? La preghiamo di annullare entro [orario limite], così qualcuno in lista d'attesa può prendere il Suo posto: [link per annullare]
A domani,
[il Suo nome]
[attività]
[attività]: ha prenotato [lezione] per domani alle [ora]. Non riesce a venire? Annulli entro [orario limite] per liberare il posto: [link per annullare]
15. Intervento a domicilio
Da usare per pulizie, riparazioni, installazioni e altri interventi a casa del cliente. Indichi una fascia oraria, non un orario preciso.
Oggetto: Saremo da Lei [giorno] tra le [ora inizio] e le [ora fine]
Gentile [nome],
[il Suo nome] di [attività] arriverà [giorno] [data] tra le [ora inizio] e le [ora fine] per [servizio].
Per aiutarci a iniziare subito:
1. Si assicuri che possiamo entrare, e ci segnali eventuali codici del cancello o animali domestici.
2. Liberi lo spazio intorno a [zona di lavoro].
Le invieremo un SMS quando saremo in arrivo. Le serve un altro giorno? Sposti l'appuntamento qui: [link per spostare]
Grazie,
[attività] | [telefono]
[attività]: arriveremo [giorno] tra le [inizio] e le [fine] per [servizio]. Codice del cancello o animali? Risponda qui. Per spostare: [link per spostare]
16. Visita veterinaria
Da usare per visite dal veterinario, toelettatura e cura degli animali.
Oggetto: Promemoria: appuntamento di [nome animale], [giorno] alle [ora]
Gentile [nome],
Le ricordiamo che [nome animale] ha un appuntamento con [nome professionista] presso [attività], fissato per [giorno] [data] alle [ora].
Porti con sé:
1. Il libretto delle vaccinazioni di [nome animale], se è la prima visita
2. Un guinzaglio o un trasportino
Per spostare l'appuntamento, ci chiami al [telefono] o usi questo link: [link per spostare]
A presto, a Lei e a [nome animale],
[attività]
[attività]: [nome animale] ha appuntamento [giorno] alle [ora]. Porti guinzaglio o trasportino. Per spostarlo: [link per spostare]
Prime visite, conferme e appuntamenti mancati
17. Primo appuntamento con un nuovo cliente
Da usare prima di una prima visita, quando il cliente non sa dove andare o cosa aspettarsi.
Oggetto: La Sua prima visita di [giorno]: cosa sapere
Gentile [nome],
Le diamo il benvenuto da [attività]! Non vediamo l'ora di conoscerLa [giorno] [data] alle [ora].
Prima di venire:
1. Compili il modulo per i nuovi clienti: [link al modulo]
2. Calcoli di arrivare [minuti] minuti prima.
3. [nota su parcheggio o ingresso]
La prima visita dura circa [durata]. Se ha domande, risponda a questa email o chiami il [telefono].
Per spostare l'appuntamento: [link per spostare]
A presto,
[il Suo nome]
[attività]
[attività]: Le diamo il benvenuto, [nome]! A [giorno] alle [ora]. Compili il modulo prima di venire: [link al modulo]
18. Istruzioni di preparazione prima dell'appuntamento
Da usare quando il cliente deve fare qualcosa prima di arrivare, come portare documenti o seguire indicazioni di cura.
Oggetto: Prima del Suo appuntamento di [giorno]: da leggere
Gentile [nome],
Il Suo appuntamento presso [attività] è [giorno] alle [ora]. Per prepararsi, La preghiamo di:
1. [prima istruzione]
2. [seconda istruzione]
3. [terza istruzione]
Se non riesce a seguire queste indicazioni in tempo, sposti l'appuntamento qui, così potremo offrirLe l'appuntamento completo: [link per spostare]
Grazie,
[il Suo nome]
[attività]
[attività]: prima dell'appuntamento di [giorno], La preghiamo di [breve istruzione]. Trova i dettagli nell'email. Domande? Chiami il [telefono]
19. Sollecito quando il cliente non ha confermato
Da usare quando ha chiesto una conferma e non ha ricevuto risposta. Mantenga un tono leggero: quasi sempre il cliente si è solo perso il primo messaggio.
Oggetto: Ci vediamo [giorno] alle [ora]?
Gentile [nome],
Non abbiamo ancora ricevuto risposta sul Suo appuntamento di [giorno] alle [ora], quindi Le scriviamo per sicurezza.
Se viene, non serve rispondere: La aspettiamo! Se l'orario non va più bene, sposti l'appuntamento qui, così potremo offrire il posto a qualcun altro: [link per spostare]
Grazie,
[il Suo nome]
[attività]
[attività]: Gentile [nome], La aspettiamo sempre [giorno] alle [ora]? Se no, sposti l'appuntamento qui per liberare il posto: [link per spostare]
20. Appuntamento mancato
Da usare lo stesso giorno di un'assenza. Inviti il cliente a tornare invece di rimproverarlo, e citi una penale solo se la Sua politica la prevede.
Oggetto: La aspettavamo oggi, [nome]
Gentile [nome],
Oggi La aspettavamo per il Suo appuntamento delle [ora]. Speriamo che vada tutto bene.
Quando vuole, può prenotare un nuovo orario qui: [link di prenotazione]
[Facoltativo: Le ricordiamo che la nostra politica prevede una penale di [importo] per gli appuntamenti mancati senza un preavviso di [preavviso].]
Un caro saluto,
[il Suo nome]
[attività]
[attività]: Gentile [nome], La aspettavamo oggi alle [ora]. Speriamo vada tutto bene! Prenoti un nuovo orario quando vuole: [link di prenotazione]
Invii i promemoria per gli appuntamenti in automatico con zcal
Copiare 20 modelli è meglio che scriverli da zero, ma deve comunque ricordarsi di inviarli, a ogni cliente, al momento giusto. Basta saltare un giorno, e le assenze tornano. zcal, un'app di pianificazione gratuita, invia i promemoria al posto Suo: i clienti prenotano un orario sulla Sua pagina di prenotazione, e ogni appuntamento riceve il suo promemoria, puntuale.
- Con il piano gratuito, ogni prenotazione riceve un promemoria automatico via email, per impostazione predefinita 1 giorno prima. Contiene il nome dell'appuntamento, l'orario nel fuso orario del cliente, il luogo o il link della videochiamata, e i link per spostare o annullare l'appuntamento.
- Con Pro, da $7 al mese, può inviare fino a 5 promemoria via email per ogni appuntamento, scriverli con parole Sue, aggiungere un promemoria SMS e inviare un'email di follow-up dopo la visita. Il nome del cliente, l'orario e i link si compilano da soli, quindi può incollare i modelli qui sopra una volta sola e non doverli mai più riscrivere.
I promemoria si adattano quando i programmi cambiano. Se un cliente sposta l'appuntamento con il link, il promemoria si sposta con lui. Se annulla, non parte nessun promemoria, e l'orario torna libero sulla Sua pagina di prenotazione per qualcun altro.
Provi zcal gratis, o scopra come i promemoria SMS riducono le assenze. Per un collega o un team, veda i nostri modelli di promemoria per riunioni, e per dare il benvenuto a un cliente appena prenota, usi questi modelli di conferma appuntamento.
Domande frequenti
Come si scrive un promemoria per un appuntamento?
Qual è un buon messaggio di promemoria per un appuntamento?
Con quanto anticipo si invia un promemoria per un appuntamento?
Meglio inviare i promemoria per gli appuntamenti via SMS o via email?
Serve il consenso per inviare promemoria degli appuntamenti via SMS?
Si possono inviare promemoria per gli appuntamenti gratis?
Articoli correlati
C'è un modo migliore per programmare incontri
Unisciti a zcal gratuitamenteVuole link di prenotazione, sondaggi e promemoria illimitati, gratis?
Prova zcal gratis