Email di invito a una riunione: 15 modelli ed esempi da copiare
Pubblicato il 26 ottobre 2026
In sintesi
Una buona email di invito a una riunione dice a cosa serve la riunione, quando e dove si tiene, chi partecipa e cosa preparare, e chiede di confermare. Metta il nome della riunione e la data nell'oggetto. Qui sotto trova 15 modelli di invito a una riunione da copiare, con una breve versione per la chat per quelli che invierebbe su Slack o Teams.
Quasi tutti gli inviti alle riunioni falliscono alla prima riga. Un "Ci sentiamo un attimo?" senza orario, senza ordine del giorno e senza link viene ignorato, rifiutato o accettato da persone che poi si presentano senza sapere perché sono lì. Un invito chiaro fa l'opposto: le persone sanno perché la riunione conta, arrivano preparate e la riunione finisce in orario.
I modelli qui sotto coprono le riunioni che organizza più spesso, da un rapido aggiornamento con il team a una riunione formale con un cliente. Ognuno ha un oggetto e una nota su quando usarlo. Clicchi su Copia, sostituisca le [parentesi] con i Suoi dati e invii. Dopo i modelli trova cosa inserire in un invito e un modo più rapido per trovare un orario che vada bene a tutti. Sta assumendo? Veda i nostri modelli di email di invito a colloquio.
Indice
Modelli di email di invito a una riunione
1. Invito semplice a una riunione
Lo usi per qualsiasi riunione quando Le serve un invito breve e chiaro.
Oggetto: Invito: [nome della riunione], [giorno] [data] alle [ora]
Buongiorno [nome],
vorrei invitarLa a una riunione di [durata] su [argomento].
Quando: [giorno] [data] alle [ora] [fuso orario]
Dove: [link della videochiamata o sala]
L'obiettivo è [obiettivo in una frase]. Mi faccia sapere se riesce a partecipare, o se un altro orario Le va meglio.
Grazie,
[Suo nome]
Buongiorno [nome], riesce a partecipare a una riunione di [durata] su [argomento], [giorno] alle [ora]? Obiettivo: [obiettivo in una riga]. Le mando l'invito appena conferma.
2. Invito formale a una riunione
Lo usi per le riunioni con dirigenti, partner o persone esterne alla Sua azienda che non conosce bene.
Oggetto: Invito a una riunione: [argomento], [data]
Gentile [titolo] [cognome],
Le scrivo per invitarLa a una riunione su [argomento], che si terrà [giorno] [data] dalle [ora di inizio] alle [ora di fine] [fuso orario].
Luogo: [indirizzo o link della videochiamata]
Ordine del giorno:
1. [punto all'ordine del giorno]
2. [punto all'ordine del giorno]
3. [punto all'ordine del giorno]
Il Suo contributo su [argomento specifico] sarebbe molto prezioso. La prego di farmi sapere entro [data di conferma] se potrà partecipare. Se l'orario non Le è comodo, sarò felice di trovarne un altro.
Distinti saluti,
[Suo nome]
[Suo ruolo], [azienda]
3. Riunione di team
Lo usi per una riunione periodica o occasionale con il Suo team.
Oggetto: Riunione di team: [argomento], [giorno] alle [ora]
Buongiorno a tutti,
vediamoci [giorno] alle [ora] per [durata] per [obiettivo].
Dove: [link della videochiamata o sala]
Ordine del giorno:
1. [punto all'ordine del giorno] ([nome])
2. [punto all'ordine del giorno] ([nome])
3. Domande aperte
Prima della riunione, per favore [cosa preparare, ad esempio: aggiungete i vostri aggiornamenti al documento condiviso]. Se non riuscite a partecipare, fatemelo sapere e mandate il vostro aggiornamento per iscritto.
Grazie,
[Suo nome]
Riunione di team [giorno] alle [ora] ([durata]) per [obiettivo]. Aggiungete i vostri aggiornamenti al documento prima della riunione: [link al documento]. Invito in arrivo!
4. Riunione di kick-off
Lo usi per avviare un nuovo progetto con tutte le persone che ci lavoreranno.
Oggetto: Kick-off: [nome del progetto], [giorno] [data]
Buongiorno a tutti,
stiamo per avviare [nome del progetto] e vorrei riunire tutto il team per un kick-off.
Quando: [giorno] [data] alle [ora] [fuso orario] ([durata])
Dove: [link della videochiamata o sala]
Parleremo di:
1. Obiettivi e come misureremo il successo
2. Chi è responsabile di ogni parte
3. Le tempistiche e le prime milestone
4. Come lavoreremo insieme e condivideremo gli aggiornamenti
Leggete il brief del progetto prima della riunione: [link al brief]. Portate le vostre domande: è il momento migliore per farle.
A presto,
[Suo nome]
Il kick-off di [nome del progetto] è [giorno] alle [ora]! Leggete prima il brief: [link al brief]. Portate le vostre domande.
5. Riunione con un cliente
Lo usi per invitare un cliente a una riunione sul suo progetto o sul suo account.
Oggetto: Riunione per rivedere [argomento]: [giorno] alle [ora]
Gentile [nome],
vorrei fissare una riunione per [obiettivo, ad esempio: rivedere la prima bozza e concordare i prossimi passi].
Quando: [giorno] [data] alle [ora] [fuso orario] ([durata])
Dove: [link della videochiamata o indirizzo]
Partecipano da parte nostra: [nomi e ruoli]
Per sfruttare al meglio il tempo, potrebbe [cosa preparare]? Se l'orario non Le va bene, può sceglierne un altro qui: [link di prenotazione]
Cordiali saluti,
[Suo nome]
[azienda]
6. Riunione online
Lo usi per qualsiasi riunione su Zoom, Google Meet o Microsoft Teams. Indichi l'orario nel fuso di ogni persona, così nessuno si collega con un'ora di ritardo.
Oggetto: Videochiamata: [nome della riunione], [giorno] alle [ora] [fuso orario]
Buongiorno [nome],
La invito a una videochiamata su [argomento].
Quando: [giorno] [data] alle [ora] [fuso orario] (alle [ora locale] nel Suo fuso orario)
Durata: [durata]
Link per collegarsi: [link della videochiamata]
ID riunione e passcode: [ID e passcode]
Per partecipare da telefono: [numero di telefono]
Se possibile, tenga la videocamera accesa: rende la conversazione più semplice. Si colleghi un minuto o due prima per verificare l'audio.
A presto,
[Suo nome]
Videochiamata [giorno] alle [ora] [fuso orario] su [argomento]. Link: [link della videochiamata]. A presto!
7. Riunione in presenza
Lo usi quando le persone vengono nel Suo ufficio, o in un luogo che forse non conoscono.
Oggetto: Riunione presso [luogo], [giorno] alle [ora]
Buongiorno [nome],
vorrei invitarLa a incontrarci di persona per parlare di [argomento].
Quando: [giorno] [data] alle [ora] ([durata])
Dove: [indirizzo], [piano o sala]
All'arrivo: [indicazioni, ad esempio: chieda di me alla reception]
Parcheggio o mezzi pubblici: [indicazioni]
Se è in ritardo, mi chiami o mi scriva al [telefono]. Mi faccia sapere se riesce a partecipare.
Grazie,
[Suo nome]
8. Riunione one-to-one
Lo usi per un incontro 1:1 con una persona del Suo team o con un collega.
Oggetto: 1:1: [giorno] alle [ora]
Buongiorno [nome],
fissiamo un 1:1 [giorno] alle [ora], di [durata].
Vorrei parlare di [argomento], e mi interessa sentire anche cosa ha in mente Lei. Aggiunga pure alle nostre note gli argomenti che vuole affrontare: [link al documento]
Se l'orario non Le va bene, ne scelga un altro qui: [link di prenotazione]
Grazie,
[Suo nome]
Buongiorno [nome], possiamo fare un 1:1 di [durata] [giorno] alle [ora]? Vorrei parlare di [argomento], e aggiunga pure i temi che vuole affrontare.
9. Riunione ricorrente
Lo usi per una riunione settimanale o mensile, così le persone sanno che è una serie.
Oggetto: Nuova riunione settimanale: [nome della riunione], ogni [giorno] alle [ora]
Buongiorno a tutti,
a partire dal [data], ci vedremo ogni [giorno] alle [ora] per [durata] per [obiettivo].
Dove: [link della videochiamata o sala]
Ordine del giorno: [link a un ordine del giorno condiviso]
Aggiungete i vostri temi all'ordine del giorno entro [scadenza] ogni settimana. Se non c'è nulla di cui parlare, annulleremo la riunione di quella settimana, così nessuno perde tempo. Dopo [numero] settimane valuterò se ci serve ancora.
Grazie,
[Suo nome]
10. Riunione con un dirigente
Lo usi quando Le serve del tempo con un dirigente. Sia breve e dica esattamente cosa Le serve da lui.
Oggetto: [durata] su [argomento]: decisione necessaria entro [data]
Buongiorno [nome],
potrei avere [durata] del Suo tempo prima del [data] per avere la Sua decisione su [argomento]?
In breve: [una o due frasi sulla situazione].
La decisione che Le chiedo: [la decisione]
Le invierò un riepilogo di una pagina il giorno prima.
Se uno di questi orari Le va bene, Le invio l'invito. Tutti gli orari sono in [fuso orario]:
1. [giorno] alle [ora]
2. [giorno] alle [ora]
Oppure scelga l'orario che preferisce: [link di prenotazione]
Grazie,
[Suo nome]
11. Primo incontro con un nuovo contatto
Lo usi per una call commerciale, una presentazione o un partner che non ha ancora incontrato. Un link per scegliere l'orario fa risparmiare 3 giri di email.
Oggetto: Una call di [durata] su [argomento]?
Gentile [nome],
[nome di chi ci presenta] mi ha suggerito di contattarLa. [Oppure: Ho visto il Suo lavoro su [luogo] e penso che [motivo].]
Sarebbe disponibile per una call di [durata] per parlare di [argomento]? Sarò breve e porterò [cosa porterà, ad esempio: 2 idee pensate per il Suo team].
Può scegliere qui l'orario più comodo per Lei: [link di prenotazione]
Grazie,
[Suo nome]
[azienda]
12. Riunione di gruppo senza un orario: si vota
Lo usi quando Le servono più persone e non sa quando sono libere. Invece di una lunga catena di email, le faccia votare.
Oggetto: Quando riusciamo a vederci? [nome della riunione] nei prossimi [periodo]
Buongiorno a tutti,
vorrei riunirci per una riunione di [durata] su [argomento] nei prossimi [periodo].
Indicate qui tutti gli orari in cui potreste partecipare: [link al sondaggio]
Ci vuole meno di un minuto. Votate entro [scadenza], e invierò l'invito nel calendario per l'orario che va bene al maggior numero di persone.
Grazie,
[Suo nome]
Sto cercando un orario per [nome della riunione]. Indicate entro [scadenza] tutti gli orari in cui potete esserci: [link al sondaggio]
13. Brainstorming o workshop
Lo usi per una sessione di lavoro, in cui le persone devono arrivare pronte a contribuire.
Oggetto: Workshop: [argomento], [giorno] alle [ora]
Buongiorno a tutti,
vediamoci per un workshop di [durata] per [obiettivo, ad esempio: trovare idee per la campagna di primavera].
Quando: [giorno] [data] alle [ora]
Dove: [sala o link della videochiamata]
Prima del workshop, per favore [preparazione, ad esempio: pensate a 3 idee, anche abbozzate]. Le condivideremo, le raggrupperemo e sceglieremo le 2 o 3 migliori da sviluppare.
Niente slide. Portate solo le vostre idee.
Grazie,
[Suo nome]
14. Sessione di formazione o webinar
Lo usi per invitare un gruppo a una sessione in cui Lei presenta o insegna.
Oggetto: Invito: [nome della sessione], [giorno] [data]
Buongiorno [nome],
La invitiamo a [nome della sessione], una sessione di [durata] su [argomento].
Quando: [giorno] [data] alle [ora] [fuso orario]
Dove: [link della videochiamata o sala]
Per chi è: [pubblico]
Cosa imparerà:
1. [punto]
2. [punto]
3. [punto]
Prenoti qui il Suo posto, così sappiamo quante persone aspettarci: [link di prenotazione]
A presto,
[Suo nome]
15. Caffè informale
Lo usi per due chiacchiere informali con un collega, un mentore o una persona che vorrebbe conoscere.
Oggetto: Un caffè la prossima settimana?
Buongiorno [nome],
è passato un po' di tempo! Le andrebbe un caffè la prossima settimana per aggiornarci? Mi farebbe piacere sapere come sta andando [argomento].
[luogo] per me va bene, oppure possiamo fare una videochiamata se è più comodo. Qualsiasi orario di [giorno] o [giorno] pomeriggio mi va bene. Oppure ne scelga uno qui: [link di prenotazione]
Un saluto,
[Suo nome]
Buongiorno [nome], un caffè la prossima settimana? Mi farebbe piacere aggiornarci. Scelga l'orario che preferisce: [link di prenotazione]
Come scrivere un'email di invito a una riunione
Un invito a una riunione deve dire 5 cose prima che le persone decidano di partecipare: perché la riunione conta, quando si tiene, dove andare o come collegarsi, chi altro partecipa e cosa preparare. Poi deve rendere ovvio il passo successivo: accettare, votare o scegliere un orario.
- Un oggetto che dice tutto. Il nome della riunione e la data: "Kick-off: redesign del sito, mar 3 nov". Le persone devono capire di cosa si tratta senza aprire l'email.
- Lo scopo, in una frase. "L'obiettivo è concordare la data di lancio." Se non riesce a scrivere questa frase, forse la riunione non serve.
- Il giorno, la data, l'ora e il fuso orario. Scriva "martedì 3 novembre alle 14:00 ET", non "martedì pomeriggio". Quando le persone sono in fusi orari diversi, indichi l'orario nel loro fuso.
- Dove, o come collegarsi. La sala o l'indirizzo, oppure il link della videochiamata con l'eventuale passcode e un numero per partecipare da telefono.
- Chi partecipa. Nomi e ruoli, quando non tutti si conoscono.
- Un ordine del giorno. Da 3 a 5 punti, con chi guida ognuno. Mantiene la riunione in carreggiata e aiuta le persone a capire se devono esserci.
- Cosa preparare. Un documento da leggere, dei numeri da portare, idee su cui riflettere.
- Una richiesta chiara. "Confermi entro venerdì, per favore", oppure un link per scegliere o votare un orario.
Oggetti che funzionano
Gli oggetti brevi con il nome della riunione e la data vengono letti, anche sul telefono. Cambi la prima parola quando cambia lo stato, così le persone distinguono a colpo d'occhio un invito da un aggiornamento:
| Situazione | Oggetto |
|---|---|
| Un nuovo invito | Invito: pianificazione Q4, mar 3 nov alle 14 |
| Serve prima un orario | Quando riusciamo a vederci? Pianificazione Q4 la prossima settimana |
| L'orario è fissato | Confermato: pianificazione Q4, mar 3 nov alle 14 |
| L'orario è cambiato | Aggiornamento: pianificazione Q4 spostata a gio 5 nov alle 14 |
| La riunione è annullata | Annullato: pianificazione Q4, mar 3 nov |
Email o invito nel calendario?
Un invito nel calendario mette la riunione nel calendario di tutti, ma passa facilmente inosservato e non si presta a spiegare nulla. Un'email dà il contesto. Usi entrambi, nell'ordine giusto:
| Chi invita | Cosa inviare |
|---|---|
| Il Suo team | Un invito nel calendario con l'ordine del giorno nella descrizione. Un breve messaggio in chat basta come contesto. |
| Colleghi di altri team | Un invito nel calendario, con 1 o 2 righe sul perché Le servono |
| Clienti e nuovi contatti | Prima un'email, poi l'invito nel calendario quando sono d'accordo, oppure un link per scegliere un orario |
| Dirigenti | Prima un'email o un messaggio a loro (o al loro assistente). Poi l'invito nel calendario. |
| Un gruppo senza un orario fissato | Un sondaggio, così tutti votano l'orario. Poi l'invito nel calendario. |
Consigli per gli inviti alle riunioni
- Lo invii presto. Per il Suo team bastano 1 o 2 giorni di anticipo. A clienti e dirigenti dia da 3 a 5 giorni, o di più per una riunione lunga.
- Inviti solo le persone che servono. Tutti gli altri possono ricevere il verbale.
- Tenga la riunione breve quanto l'obiettivo permette. Una riunione di 25 minuti con un obiettivo chiaro batte una di 60 minuti senza.
- Inserisca l'ordine del giorno anche nell'invito nel calendario, così le persone lo trovano senza dover ripescare la Sua email.
- Invii un aggiornamento quando qualcosa cambia, con "Aggiornamento:" nell'oggetto, così nessuno segue i vecchi dettagli. Questi modelli di email per spostare una riunione coprono ogni caso.
Trovi l'orario e invii l'invito con zcal
La parte più difficile di un invito a una riunione non sono le parole. È l'orario. 5 persone, 5 calendari e una catena di email del tipo "martedì non posso, che ne dite di giovedì?" che si mangia una settimana. zcal, un'app di pianificazione gratuita, trasforma quella catena in un solo link.
- Per un gruppo, invii un sondaggio per riunioni (modello 12). Lei sceglie alcuni orari guardando il Suo calendario, ognuno segna quelli in cui può esserci e Lei vede a colpo d'occhio l'orario migliore. Quando lo sceglie, zcal aggiunge la riunione al Suo calendario e invia l'invito nel calendario a tutti quelli che hanno votato, con un link Zoom, Google Meet o Microsoft Teams. I sondaggi sono gratuiti, senza limiti di sondaggi o di partecipanti.
- Per una persona sola, condivida la Sua pagina di prenotazione (modelli 5, 8, 10, 11 e 15). L'altra persona vede i Suoi orari liberi nel proprio fuso orario, ne sceglie uno e riceve subito l'invito e il link della videochiamata.
Niente botta e risposta, niente calcoli tra fusi orari e nessun invito da scrivere a mano. Provi zcal gratis. Per assicurarsi che tutti si presentino davvero, invii poi uno di questi modelli di promemoria per le riunioni.
Domande frequenti
Come si scrive un'email di invito a una riunione?
Come si invia un'email come invito a una riunione?
Qual è un buon messaggio di invito a una riunione?
Con quanto anticipo bisogna inviare un invito a una riunione?
Come si scrive un invito formale a una riunione?
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