Email di invito a colloquio: 20 modelli per ogni fase (più le risposte)
Pubblicato il 24 ottobre 2026
In sintesi
Una buona email di invito a colloquio indica la posizione, il formato del colloquio, la data e l'ora (o un link per sceglierle), la durata, chi incontrerà il candidato e dove andare o come collegarsi. Qui sotto trova 20 modelli da copiare: inviti per ogni fase, i messaggi successivi e le risposte per i candidati.
Il Suo invito a colloquio è il primo vero assaggio che un candidato ha di come si lavora con Lei. Un invito chiaro e cordiale dice "questo team è organizzato e ci tiene ad averLa con sé". Uno vago, senza fuso orario, senza nomi e con 3 giri di "martedì Le va bene?", dice il contrario, e i candidati migliori spesso hanno altre offerte da valutare.
I modelli qui sotto coprono ogni passaggio: il primo invito, i colloqui telefonici conoscitivi, i colloqui in video e in presenza, i panel e il colloquio finale. Poi arrivano i messaggi che quasi tutte le guide saltano, dal promemoria allo spostamento, e una serie di risposte per i candidati. Clicchi su Copia, sostituisca le [parentesi] con i Suoi dati e invii.
Indice
Come scrivere un'email di invito a colloquio
Un invito a colloquio deve rispondere a ogni domanda che il candidato si pone prima di dire sì: a cosa serve il colloquio, quando si svolge, quanto dura, chi incontrerà e dove andare o come collegarsi. Poi deve rendere facile dire sì, con un link per scegliere un orario o una domanda chiara a cui rispondere.
- Un oggetto impossibile da non notare. "Invito a colloquio: [posizione] presso [azienda]". Resti sotto i 60 caratteri circa, così l'oggetto si legge per intero sul telefono.
- La posizione e la fase. "Siamo lieti di invitarLa a un primo colloquio per la posizione di Product Designer." Se le fasi sono più di una, indichi quale è questa.
- Il formato. Telefono, video o in presenza, e quanto dura.
- L'orario, o un modo per sceglierlo. Proponga 2 o 3 orari con il fuso orario, oppure un link di prenotazione che mostri i Suoi orari liberi nel fuso orario del candidato. Il link fa risparmiare un giro di email.
- Chi incontrerà. Nomi e ruoli. I candidati si preparano meglio quando sanno chi avranno di fronte.
- Dove andare o come collegarsi. L'indirizzo completo e a chi rivolgersi, oppure il link della videochiamata. Per una telefonata, dica chi chiama chi e da quale numero.
- Cosa preparare o portare. Un portfolio, un caso di studio, un documento d'identità per la reception. Se non c'è nulla da preparare, lo dica. Toglie pressione.
- Un'offerta di aiuto. Una frase come "Ci faccia sapere se ha esigenze particolari per il colloquio" mostra ai candidati che fa sul serio.
Scelga il modello giusto
| Colloquio | Durata tipica | Modello |
|---|---|---|
| Colloquio telefonico conoscitivo | Da 15 a 30 minuti | 3 |
| Primo colloquio in video | Da 30 a 45 minuti | 2 o 4 |
| Primo colloquio in presenza | Da 45 a 60 minuti | 5 |
| Secondo colloquio | Da 45 a 60 minuti | 6 |
| Colloquio con panel | Da 45 a 90 minuti | 8 |
| Colloquio di gruppo o assessment day | Da 2 ore a mezza giornata | 9 e 10 |
| Colloquio finale | Da 1 a 3 ore | 7 |
Invii l'invito entro un giorno o due dalla decisione, se possibile la mattina di un giorno feriale. I buoni candidati non restano ad aspettare, e un invito rapido mostra che fa sul serio.
Modelli di email di invito a colloquio
1. Invito a colloquio standard con proposte di orario
Lo usi per un primo colloquio quando preferisce proporre alcuni orari invece di condividere un link.
Oggetto: Invito a colloquio: [posizione] presso [azienda]
Gentile [nome del candidato],
La ringraziamo per la Sua candidatura alla posizione di [posizione] presso [azienda]. Abbiamo letto il Suo profilo con piacere e vorremmo invitarLa a un colloquio di [durata] con [selezionatore], [ruolo del selezionatore].
Le andrebbe bene uno di questi orari? Tutti gli orari sono in [fuso orario].
1. [giorno] [data] alle [ora]
2. [giorno] [data] alle [ora]
3. [giorno] [data] alle [ora]
Il colloquio si terrà [in video / al telefono / nella nostra sede] e Le invieremo i dettagli non appena avrà scelto un orario. Se nessuno di questi orari Le va bene, ci risponda pure indicando alcuni orari in cui è disponibile.
Ci faccia sapere se ha esigenze particolari per il colloquio.
Cordiali saluti,
[Suo nome]
[Suo ruolo], [azienda]
2. Invito a colloquio con link di prenotazione
Lo usi quando vuole che il candidato scelga l'orario più comodo per lui, senza scambi continui di email.
Oggetto: Parliamone: colloquio per [posizione] presso [azienda]
Gentile [nome del candidato],
grazie per la Sua candidatura alla posizione di [posizione]. Ci piacerebbe conoscerLa meglio e vorremmo invitarLa a un colloquio in video di [durata] con [selezionatore], [ruolo del selezionatore].
Scelga qui l'orario che preferisce: [link di prenotazione]
La pagina mostra i nostri orari liberi nel Suo fuso orario. Dopo la prenotazione riceverà un invito nel calendario con il link della videochiamata.
Se ha esigenze particolari, o se nessun orario Le va bene, risponda pure a questa email.
A presto,
[Suo nome]
[Suo ruolo], [azienda]
Buongiorno [nome del candidato], sono [Suo nome] di [azienda]. Vorremmo invitarLa a un colloquio per la posizione di [posizione]! Scelga un orario qui: [link di prenotazione]
3. Colloquio telefonico conoscitivo
Lo usi per una prima breve telefonata. Dica chi chiama chi, così nessuno resta in attesa.
Oggetto: Una breve telefonata sulla posizione di [posizione] presso [azienda]?
Gentile [nome del candidato],
grazie per il Suo interesse per la posizione di [posizione]! Il prossimo passo è una breve telefonata con me, di circa [durata], per parlare della Sua esperienza e rispondere alle Sue domande sul ruolo.
Può scegliere un orario qui: [link di prenotazione]
La chiamerò al numero indicato nella candidatura, dal [telefono]. Se preferisce un altro numero, me lo indichi pure rispondendo a questa email.
A presto,
[Suo nome]
[Suo ruolo], [azienda]
Buongiorno [nome del candidato], sono [Suo nome] di [azienda]. Possiamo sentirci per la posizione di [posizione]? Scelga un orario: [link di prenotazione]
4. Colloquio in video
Lo usi per i colloqui su Zoom, Google Meet o Microsoft Teams.
Oggetto: Colloquio in video per [posizione]: [giorno] alle [ora] [fuso orario]
Gentile [nome del candidato],
siamo felici di incontrarLa in video per il colloquio per la posizione di [posizione]!
Quando: [giorno] [data] alle [ora] [fuso orario]
Durata: [durata]
Con: [selezionatore], [ruolo del selezionatore]
Link per collegarsi: [link della videochiamata]
Il link si apre in qualsiasi browser, quindi non serve installare nulla. Si colleghi da un luogo tranquillo, con la videocamera accesa, e apra il link qualche minuto prima per provare l'audio. Se la chiamata cade, La chiameremo al [telefono].
Ci faccia sapere se ha esigenze particolari.
Un cordiale saluto,
[Suo nome]
[azienda]
5. Colloquio in presenza
Lo usi quando il candidato viene nei Suoi uffici. Gli dia ogni dettaglio che gli servirà quel giorno.
Oggetto: Colloquio presso [azienda]: [giorno] [data] alle [ora]
Gentile [nome del candidato],
vorremmo invitarLa a un colloquio in presenza per la posizione di [posizione].
Quando: [giorno] [data] alle [ora]
Durata: circa [durata]
Dove: [indirizzo], [piano o interno]
Chieda di: [nome] alla reception
Incontrerà: [selezionatore], [ruolo del selezionatore], e [selezionatore], [ruolo del selezionatore]
Come arrivare: [indicazioni su parcheggio o mezzi pubblici]. Porti con sé un documento d'identità con foto per la registrazione all'ingresso. Da noi il dress code è [dress code], quindi si vesta come si sente più a Suo agio.
Se l'orario non Le va bene, può sceglierne un altro qui: [link di prenotazione]. Ci faccia sapere se ha esigenze particolari.
A presto,
[Suo nome]
[Suo ruolo], [azienda]
6. Secondo colloquio
Lo usi per invitare di nuovo un candidato dopo un buon primo colloquio.
Oggetto: Prossimo passo: secondo colloquio per [posizione]
Gentile [nome del candidato],
La ringraziamo per il colloquio con [primo selezionatore] della scorsa settimana. Il team ha apprezzato molto la conversazione e vorremmo invitarLa a un secondo colloquio.
Questo colloquio è un [formato] di [durata] con [selezionatore], [ruolo del selezionatore], e si concentra su [argomento, ad esempio: la presentazione di un progetto passato].
Scelga un orario qui: [link di prenotazione]
Per prepararsi, [cosa preparare, oppure: non serve preparare nulla].
Cordiali saluti,
[Suo nome]
[azienda]
7. Colloquio finale
Lo usi per l'ultimo passaggio. Dica che è il colloquio finale e spieghi cosa succede dopo.
Oggetto: Colloquio finale per [posizione] presso [azienda]
Gentile [nome del candidato],
congratulazioni: vorremmo invitarLa all'ultima fase dei colloqui per la posizione di [posizione]!
Questa fase dura circa [durata] e comprende:
1. [ora]: [sessione] con [selezionatore], [ruolo del selezionatore]
2. [ora]: [sessione] con [selezionatore], [ruolo del selezionatore]
3. [ora]: una chiacchierata con [selezionatore] sul team e sulle Sue domande
Scelga qui il giorno più comodo per Lei: [link di prenotazione]
Contiamo di prendere una decisione entro [numero] giorni da questo colloquio. Ci faccia sapere se ha esigenze particolari.
Un cordiale saluto,
[Suo nome]
[azienda]
8. Colloquio con panel
Lo usi quando più persone fanno il colloquio al candidato nello stesso momento.
Oggetto: Colloquio con panel per [posizione]: scelga un orario
Gentile [nome del candidato],
vorremmo invitarLa a un colloquio con panel di [durata] per la posizione di [posizione]. Incontrerà:
1. [selezionatore], [ruolo del selezionatore]
2. [selezionatore], [ruolo del selezionatore]
3. [selezionatore], [ruolo del selezionatore]
Ognuno di loro Le farà alcune domande su [argomento], e alla fine avrà tempo per le Sue domande.
Questo link mostra solo gli orari in cui tutto il panel è libero: [link di prenotazione]
A presto,
[Suo nome]
[azienda]
9. Colloquio di gruppo o assessment day
Lo usi quando più candidati partecipano nello stesso momento.
Oggetto: Invito: colloquio di gruppo per [posizione], [giorno] [data]
Gentile [nome del candidato],
vorremmo invitarLa a un colloquio di gruppo per la posizione di [posizione], [giorno] [data] dalle [ora di inizio] alle [ora di fine].
Conoscerà il team e un piccolo gruppo di altri candidati, e svolgerà [attività] insieme a loro. Non serve preparare nulla: Le daremo tutto il necessario sul posto.
Dove: [indirizzo o link della videochiamata]
Prenoti qui il Suo posto: [link di prenotazione]. I posti sono limitati, quindi ci avvisi presto se non può partecipare.
Cordiali saluti,
[Suo nome]
[azienda]
10. Programma di una giornata di colloqui in sede
Lo usi dopo che il candidato ha confermato una lunga giornata di colloqui, così sa esattamente cosa aspettarsi.
Oggetto: Il programma del Suo colloquio di [giorno] [data]
Gentile [nome del candidato],
ecco il programma di [giorno] [data] presso [indirizzo]. Al Suo arrivo, chieda di [nome].
[ora]: Benvenuto e visita degli uffici con [nome]
[ora]: [sessione] con [selezionatore], [ruolo del selezionatore]
[ora]: Pausa
[ora]: [sessione] con [selezionatore], [ruolo del selezionatore]
[ora]: Saluti finali con [nome]
Il pranzo è offerto da noi. Ci segnali eventuali esigenze alimentari. Se quel giorno dovesse succedere qualcosa, mi chiami al [telefono].
A presto,
[Suo nome]
[azienda]
11. Invito informale
Lo usi in una piccola azienda o in una startup, dove una lettera formale sembrerebbe rigida.
Oggetto: Un caffè per parlare della posizione di [posizione]?
Buongiorno [nome del candidato],
la Sua candidatura mi è piaciuta molto, soprattutto [un dettaglio specifico]. Le andrebbe una chiacchierata di [durata] sulla posizione di [posizione]?
Non serve una preparazione formale. Parleremo dei progetti su cui ha lavorato, di cosa stiamo costruendo e di come capire se c'è sintonia da entrambe le parti.
Scelga l'orario che preferisce: [link di prenotazione]
Un saluto,
[Suo nome]
[azienda]
12. Invito a un candidato contattato da Lei
Lo usi per una persona che non si è candidata: qualcuno che Le hanno segnalato o che ha trovato Lei.
Oggetto: [posizione] presso [azienda]: disponibile per una breve chiacchierata?
Gentile [nome del candidato],
[nome di chi La segnala] mi ha parlato di Lei come del profilo ideale per la nostra posizione di [posizione]. [Oppure: Ho visto il Suo lavoro su [luogo] e mi ha colpito [dettaglio].]
Stiamo cercando [una frase sul ruolo]. Sarebbe disponibile per una telefonata di [durata] per saperne di più? Nessun impegno e nessuna preparazione richiesta.
Se Le interessa, ecco il mio calendario: [link di prenotazione]
Grazie,
[Suo nome]
[Suo ruolo], [azienda]
Dopo l'invito: conferme, promemoria e modifiche
13. Conferma del colloquio
Lo usi subito dopo che il candidato ha scelto un orario.
Oggetto: Confermato: il Suo colloquio di [giorno] alle [ora]
Gentile [nome del candidato],
grazie per la prenotazione! Il Suo colloquio per la posizione di [posizione] è confermato.
Quando: [giorno] [data] alle [ora] [fuso orario]
Con: [selezionatore], [ruolo del selezionatore]
Dove: [indirizzo o link della videochiamata]
Riceverà a breve un invito nel calendario. Se deve cambiare orario, può spostare il colloquio qui: [link per riprogrammare]
Cordiali saluti,
[Suo nome]
[azienda]
Buongiorno [nome del candidato], il Suo colloquio con [azienda] è confermato per [giorno] alle [ora] [fuso orario]. Dettagli: [link di prenotazione]
14. Promemoria del colloquio
Lo usi il giorno prima del colloquio.
Oggetto: Promemoria: il Suo colloquio di domani alle [ora]
Gentile [nome del candidato],
Le ricordo che il Suo colloquio per la posizione di [posizione] è domani, [giorno], alle [ora] [fuso orario], con [selezionatore].
Dove: [indirizzo o link della videochiamata]
In caso di imprevisti, può spostare il colloquio qui: [link per riprogrammare]
In bocca al lupo, e a domani!
[Suo nome]
[azienda]
Buongiorno [nome del candidato], Le ricordo il colloquio con [azienda] domani alle [ora]. Link: [link della videochiamata] - [Suo nome]
15. Sollecito quando il candidato non ha risposto
Lo usi 2 o 3 giorni dopo l'invito, se non ha ricevuto risposta.
Oggetto: Ancora sul colloquio per [posizione]
Gentile [nome del candidato],
Le riscrivo in merito alla mia email sul colloquio per la posizione di [posizione]. Saremmo ancora molto felici di parlare con Lei.
Se Le interessa, può scegliere un orario qui: [link di prenotazione]
Se i Suoi piani sono cambiati, nessun problema. Me lo faccia sapere e aggiornerò il nostro elenco.
Cordiali saluti,
[Suo nome]
[azienda]
16. Spostare il colloquio
Lo usi quando deve spostare il colloquio. Si scusi una volta e renda facile scegliere il nuovo orario.
Oggetto: Serve un nuovo orario: il Suo colloquio di [giorno]
Gentile [nome del candidato],
mi dispiace, ma [selezionatore] non potrà più essere presente al Suo colloquio di [giorno] alle [ora], a causa di [breve motivo, oppure: un impegno imprevisto].
Potrebbe scegliere un nuovo orario qui? [link di prenotazione]
La ringrazio per la flessibilità e mi scuso per il cambiamento. Siamo sempre molto felici di parlare con Lei.
Cordiali saluti,
[Suo nome]
[azienda]
Buongiorno [nome del candidato], ci scusi, dobbiamo spostare il Suo colloquio con [azienda] di [giorno]. Scelga un nuovo orario: [link di prenotazione] - [Suo nome]
Risposte a un invito a colloquio
Se è Lei il candidato, risponda entro un giorno, sia breve e ripeta l'orario, così non ci sono equivoci.
17. Accettare il colloquio e confermare l'orario
Oggetto: Re: Invito a colloquio: [posizione] presso [azienda]
Gentile [nome del recruiter],
grazie per l'invito! Le confermo volentieri il mio colloquio per la posizione di [posizione], [giorno] [data] alle [ora] [fuso orario].
Sarò felice di conoscere [selezionatore].
Cordiali saluti,
[nome del candidato]
[telefono]
18. Chiedere un orario diverso
Oggetto: Re: Invito a colloquio: [posizione] presso [azienda]
Gentile [nome del recruiter],
grazie per l'invito. La posizione di [posizione] mi interessa molto. Purtroppo, però, non sono disponibile negli orari proposti.
Andrebbe bene invece uno di questi orari? Tutti gli orari sono in [fuso orario].
1. [giorno] [data] alle [ora]
2. [giorno] [data] alle [ora]
Mi adatto volentieri agli impegni del Suo team.
Cordiali saluti,
[nome del candidato]
19. Chiedere un accorgimento particolare
Oggetto: Re: Colloquio per [posizione]: una breve richiesta
Gentile [nome del recruiter],
grazie per l'invito. Attendo con piacere il colloquio di [giorno] alle [ora].
Sarebbe possibile [richiesta, ad esempio: avere le domande per iscritto / incontrarci al piano terra / avere qualche minuto in più per l'esercizio]? Mi aiuterebbe a dare il meglio durante il colloquio.
Grazie,
[nome del candidato]
20. Rifiutare il colloquio con cortesia
Oggetto: Re: Invito a colloquio: [posizione] presso [azienda]
Gentile [nome del recruiter],
La ringrazio per l'invito al colloquio per la posizione di [posizione]. Dopo averci riflettuto, ho deciso di ritirare la mia candidatura, perché [breve motivo, ad esempio: ho accettato un'altra offerta].
La ringrazio per il tempo che mi ha dedicato e spero che le nostre strade si incrocino di nuovo.
Cordiali saluti,
[nome del candidato]
Lasci che i candidati prenotino da soli il colloquio con zcal
Nelle assunzioni, la parte più lenta spesso è il calendario, non la decisione. 3 selezionatori, 1 candidato e una settimana di email del tipo "e giovedì?" possono farLe perdere la persona che voleva. zcal, un'app di pianificazione gratuita, mette fine ai botta e risposta: Lei invia un solo link e il candidato sceglie un orario in cui le persone giuste sono libere.
- Una pagina di prenotazione gratuita per ogni colloquio. Crei una pagina di prenotazione per un colloquio telefonico di 20 minuti e un'altra per un colloquio in video di 45 minuti. zcal controlla i Suoi calendari, mostra solo i Suoi orari liberi nel fuso orario del candidato e aggiunge un link Zoom, Google Meet o Microsoft Teams a ogni prenotazione.
- Conferme e promemoria automatici. Per ogni prenotazione parte subito un'email di conferma e, il giorno prima, un'email di promemoria, entrambe con un link per riprogrammare. Se un candidato deve spostare il colloquio, sceglie semplicemente un nuovo orario.
- Panel e team di selezione con Pro. Un evento collettivo mostra solo gli orari in cui ogni selezionatore del panel è libero, e Lei può segnare qualcuno come facoltativo. La pianificazione a rotazione (round robin) distribuisce i primi colloqui nel Suo team, così non finiscono tutti allo stesso recruiter.
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Domande frequenti
Come si scrive un'email di invito a colloquio?
Come si conferma un invito a colloquio?
Posso inviare un invito a colloquio via SMS?
Con quanto anticipo bisogna invitare un candidato a un colloquio?
Cosa fare se un candidato non risponde?
Un invito a colloquio deve indicare la retribuzione?
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