Email per spostare una riunione: 16 modelli con le parole giuste

Spostare una riunione fa parte del lavoro. Gli impegni si sovrappongono, le persone si ammalano e le priorità cambiano. Gli altri non ricordano che Lei ha spostato la riunione, ma come lo ha fatto: un messaggio rapido e chiaro con nuovi orari risulta rispettoso, mentre un vago "è saltato fuori un imprevisto, troviamo un altro momento" scarica su di loro un compito e lascia la riunione in sospeso.

I modelli qui sotto coprono i casi che Le capiteranno davvero, dalla malattia a una riunione con un cliente da rinviare, più cosa dire quando è l'altra persona a chiederLe di spostare l'incontro. Ognuno ha un oggetto, una nota su quando usarlo e il motivo per cui funziona. Clicchi su Copia, sostituisca le [parentesi] con i Suoi dati e invii.

Modelli di email per spostare una riunione

1. Richiesta generica di spostamento

Lo usi quando deve spostare una riunione e ha almeno un giorno di preavviso.

Buongiorno [nome],

mi dispiace, ma devo spostare la nostra riunione di [giorno] alle [ora]. [Breve motivo, ad esempio: una scadenza è stata anticipata.]

Le andrebbe bene invece uno di questi orari? Tutti gli orari sono in [fuso orario].
1. [giorno] [data] alle [ora]
2. [giorno] [data] alle [ora]
3. [giorno] [data] alle [ora]

Oppure, se è più comodo, può scegliere qualsiasi orario libero qui: [link di prenotazione]

Grazie per la comprensione,
[Suo nome]

Buongiorno [nome], mi scusi, devo spostare la riunione di [giorno]. Possiamo fare [giorno] alle [ora] o [giorno] alle [ora]?

Perché funziona: una sola scusa, una riga di motivazione e orari concreti. L'altra persona può rispondere con una parola, invece di mettersi a cercare un nuovo spazio libero.

2. Spostare una riunione con un cliente

Lo usi quando la riunione è con un cliente o con chiunque sia esterno alla Sua azienda. Metta al primo posto il tempo dell'altra persona, non il Suo problema.

Gentile [nome],

ci tengo a dedicare a [argomento] l'attenzione che merita, e [giorno] alle [ora], come previsto, non riuscirei a farlo. Mi scuso per il cambiamento.

Potremmo spostare la riunione a uno di questi orari? Tutti gli orari sono in [fuso orario].
1. [giorno] [data] alle [ora]
2. [giorno] [data] alle [ora]

Se nessuno dei due Le va bene, può scegliere qui l'orario che preferisce: [link di prenotazione]

Tutto ciò che avevamo previsto di trattare procede come stabilito, e Le invierò di nuovo l'ordine del giorno con il nuovo invito.

Cordiali saluti,
[Suo nome]
[azienda]

Perché funziona: dice al cliente che il lavoro procede come previsto, così lo spostamento non sembra una dimenticanza.

3. Spostamento dell'ultimo minuto

Lo usi quando deve spostare una riunione in giornata. Invii anche un SMS o un messaggio in chat, perché l'altra persona potrebbe non vedere l'email in tempo.

Buongiorno [nome],

mi scuso davvero per il poco preavviso, ma oggi non riesco a partecipare alla nostra riunione delle [ora]. [Breve motivo.]

So che è all'ultimo minuto, quindi Le rendo le cose il più semplici possibile: scelga qui qualsiasi orario Le vada bene, ed è Suo: [link di prenotazione]

Ancora le mie scuse,
[Suo nome]

Buongiorno [nome], sono [Suo nome]. Mi scusi, oggi non riesco a esserci alla riunione delle [ora]. Possiamo spostarla? Scelga un orario qui: [link di prenotazione]

Perché funziona: si assume la responsabilità del poco preavviso e lascia all'altra persona il pieno controllo sul nuovo orario: lo scambio più giusto per il disagio.

4. Malattia

Lo usi quando si sveglia e non sta bene. Sia breve. Nessuno ha bisogno dei dettagli.

Buongiorno [nome],

oggi sono assente per malattia, quindi devo spostare la nostra riunione delle [ora]. Mi scuso per il cambiamento all'ultimo momento.

Conto di rientrare entro [giorno]. Le andrebbe bene [giorno] alle [ora] o [giorno] alle [ora]? Oppure scelga un orario qui: [link di prenotazione]

Grazie per la comprensione,
[Suo nome]

Buongiorno [nome], sono [Suo nome]. Oggi non sto bene, quindi devo spostare la riunione delle [ora]. Mi scusi! Le mando nuovi orari al rientro.

Perché funziona: "assente per malattia" è tutta la spiegazione che serve, e i nuovi orari mostrano che Lei non lascia l'altra persona in sospeso.

5. Emergenza personale

Lo usi quando capita qualcosa di urgente e privato. Non deve i dettagli a nessuno.

Buongiorno [nome],

a causa di un imprevisto personale, devo rinviare la nostra riunione di [giorno] alle [ora]. Mi scuso per il poco preavviso.

Le scriverò entro [giorno] con nuovi orari. Se nel frattempo c'è qualcosa di urgente, può rivolgersi a [nome] all'indirizzo [email].

Grazie per la comprensione,
[Suo nome]

Perché funziona: "un imprevisto personale" è onesto e chiude l'argomento. Un contatto di riserva fa andare avanti le questioni urgenti.

6. Due impegni nello stesso orario

Lo usi quando si accorge di avere una doppia prenotazione: 2 impegni nello stesso orario.

Buongiorno [nome],

ho appena notato di avere due impegni nello stesso orario, [giorno] alle [ora], e me ne scuso. Preferisco spostare ora la nostra riunione piuttosto che accorciarla.

Possiamo vederci invece [giorno] alle [ora] o [giorno] alle [ora]? Oppure scelga qualsiasi orario qui: [link di prenotazione]

Grazie,
[Suo nome]

Perché funziona: ammette l'errore e lo trasforma in un buon motivo: Lei vuole dare all'incontro tutta la Sua attenzione, non metà.

7. Riunione di team spostata

Lo usi per comunicare a un gruppo il nuovo orario. Quando la riunione è Sua, fissi l'orario e lo comunichi a tutti, invece di chiedere a 6 persone di mettersi d'accordo.

Buongiorno a tutti,

la riunione [nome della riunione] è stata spostata da [vecchio giorno] alle [vecchia ora] a [nuovo giorno] [data] alle [nuova ora] [fuso orario].

L'invito nel calendario è stato aggiornato. L'ordine del giorno e il link restano gli stessi: [link della videochiamata]

Se il nuovo orario non vi va bene, fatemelo sapere entro [giorno], e mandate eventuali aggiornamenti per iscritto.

Grazie,
[Suo nome]

Avviso: [nome della riunione] spostata da [vecchio giorno] a [nuovo giorno] alle [nuova ora]. Invito aggiornato, stesso link. Fatemi sapere se è un problema!

Perché funziona: "Aggiornamento:" nell'oggetto, con il vecchio e il nuovo orario uno accanto all'altro. Nessuno può confonderlo con l'invito originale.

8. Rinviare senza una nuova data

Lo usi quando non può ancora scegliere un nuovo orario, ad esempio mentre aspetta una decisione o una consegna.

Buongiorno [nome],

vorrei rinviare la nostra riunione di [giorno] alle [ora]. [Motivo, ad esempio: stiamo ancora aspettando i numeri definitivi, e la riunione sarà più utile quando li avremo.]

Le invierò nuovi orari entro [data]. Nel frattempo ho tolto la riunione dai nostri calendari, così quel tempo è libero.

Grazie per la pazienza,
[Suo nome]

Perché funziona: una data per il passo successivo ("entro venerdì") evita che la riunione sparisca in silenzio.

9. Spostare un appuntamento con un cliente

Lo usi quando gestisce un'attività di servizi e deve spostare l'appuntamento di un cliente. Gli renda le cose il più semplici possibile.

Gentile [nome],

mi dispiace, ma devo spostare il Suo [servizio] di [giorno] alle [ora]. [Breve motivo.]

Scelga qui il nuovo orario che preferisce: [link di prenotazione]

Se vuole, posso anche tenerLe libero [giorno] alle [ora]. Basta rispondere a questa email. La ringrazio per la comprensione e mi scuso per il disagio.

Un cordiale saluto,
[Suo nome]
[attività]

[attività]: Gentile [nome], ci scusi, dobbiamo spostare il Suo appuntamento di [giorno]. Scelga un nuovo orario qui: [link di prenotazione]

Perché funziona: è il cliente a scegliere il nuovo orario, quindi non resta ad aspettare che sia Lei a proporne uno.

10. Chiedere di spostare un colloquio di lavoro

Lo usi quando è Lei il candidato e ha bisogno di un nuovo orario. Lo chieda presto e offra diverse opzioni.

Gentile [nome],

La ringrazio ancora per l'invito al colloquio per la posizione di [posizione]. Purtroppo [giorno] alle [ora] [breve motivo, ad esempio: ho un impegno di lavoro che non posso spostare].

La posizione mi interessa molto e mi adatto volentieri agli impegni del Suo team. Andrebbe bene uno di questi orari?
1. [giorno] [data] alle [ora]
2. [giorno] [data] alle [ora]
3. [giorno] [data] alle [ora]

Mi scuso per l'eventuale disagio.

Cordiali saluti,
[Suo nome]

Perché funziona: ribadisce il Suo interesse per la posizione, così la richiesta non sembra mancanza di interesse. Altri modelli per i colloqui coprono il punto di vista del datore di lavoro.

11. Spostare con un link per scegliere l'orario

Lo usi quando non vuole giocare a ping-pong con il calendario. L'altra persona sceglie un orario che le va bene.

Buongiorno [nome],

devo spostare la nostra riunione di [giorno] alle [ora], e mi scuso per il cambiamento.

Per risparmiarci qualche email, ecco un link con tutti i miei orari liberi: [link di prenotazione]

Scelga quello che Le va meglio e il nuovo invito partirà subito.

Grazie,
[Suo nome]

Perché funziona: trasforma uno scambio di 4 email in un solo clic per l'altra persona.

12. Nessuna risposta alla richiesta di spostamento

Lo usi 1 o 2 giorni dopo aver chiesto lo spostamento, se non ha ricevuto risposta.

Buongiorno [nome],

Le riscrivo in merito al mio messaggio sullo spostamento della nostra riunione. Vorrei ancora trovare un orario.

Le andrebbe bene [giorno] alle [ora]? Se sì, Le invio l'invito. Oppure può scegliere un altro orario qui: [link di prenotazione]

Grazie,
[Suo nome]

Perché funziona: a un solo orario preciso è più facile dire sì che a un elenco.

13. L'altra persona ha saltato la riunione

Lo usi quando l'altra persona non si è presentata. Presuma la buona fede e renda facile prenotare di nuovo.

Buongiorno [nome],

oggi alle [ora] ero in chiamata, ma sembra che non ci siamo incrociati. Spero che vada tutto bene.

Mi farebbe ancora molto piacere parlarLe. Vuole scegliere un nuovo orario? [link di prenotazione]

Un cordiale saluto,
[Suo nome]

Perché funziona: "non ci siamo incrociati" è gentile, salva la faccia a entrambi e ottiene molte più risposte di "non si è presentato".

Risposte quando qualcuno Le chiede di spostare una riunione

14. Accettare e proporre nuovi orari

Buongiorno [nome],

nessun problema, sono cose che capitano! Ecco alcuni orari che vanno bene per me:
1. [giorno] [data] alle [ora]
2. [giorno] [data] alle [ora]

Oppure scelga qualsiasi orario libero qui: [link di prenotazione]

A presto,
[Suo nome]

15. Confermare il nuovo orario

Buongiorno [nome],

[nuovo giorno] alle [nuova ora] [fuso orario] va benissimo. Ho aggiornato l'invito nel calendario, e il link è lo stesso: [link della videochiamata]

A presto,
[Suo nome]

Buongiorno [nome], [nuovo giorno] alle [nuova ora] va bene. Ho aggiornato l'invito. A presto! - [Suo nome]

16. Una risposta ferma dopo diversi spostamenti

Lo usi dopo il 2° o il 3° spostamento, per tutelare il rapporto e il Suo tempo.

Buongiorno [nome],

nessun problema. So che è un periodo intenso per Lei.

Visto che abbiamo già dovuto spostare questo incontro alcune volte, suggerirei di scegliere un orario quando le cose si saranno calmate. Ecco il mio calendario, così può prenotare un orario che potrà rispettare con certezza: [link di prenotazione]

Quando vuole, sarò felice di incontrarLa.

Un cordiale saluto,
[Suo nome]

Come spostare una riunione con cortesia

Per spostare una riunione con cortesia, avvisi l'altra persona il prima possibile, si scusi una volta e dia un breve motivo. Proponga 2 o 3 nuovi orari precisi, o un link per sceglierne uno, e aggiorni o annulli l'invito originale nel calendario, così nessuno si presenta all'orario vecchio.

• Dia almeno 24 ore di preavviso quando può. Prima lo chiede, meno costa all'altra persona.
• Si scusi una volta. Un "mi scuso per il cambiamento" è cortese. Tre fanno pensare a una crisi.
• Sia breve sul motivo. "È sorto un impegno" o "Sono assente per malattia" basta. Non deve a nessuno i dettagli della Sua vita privata.
• Proponga orari precisi. "Mi dica quando è libero" scarica il lavoro sull'altra persona. 2 o 3 orari, con il fuso orario, o un link al Suo calendario, sono più facili da gestire.
• Sistemi il calendario. Aggiorni l'invito originale, oppure lo annulli e ne invii uno nuovo, così nessuna riunione "fantasma" resta nel calendario di qualcuno.
• Scriva di nuovo dopo 1 o 2 giorni se non riceve risposta.
• Non ne faccia un'abitudine. Spostare la stessa riunione due volte va bene. Spostarla 4 volte dice alle persone quanto contano per Lei.

Scelga il canale giusto

Frasi per spostare una riunione

Combini queste frasi per ogni parte del Suo messaggio:

Oggetti per un'email di spostamento

• Richiesta di spostamento: [nome della riunione] di [giorno]
• Un nuovo orario per [nome della riunione]?
• Aggiornamento: [nome della riunione] spostata a [nuovo giorno] alle [nuova ora]
• Rinviamo per ora [nome della riunione]
• Confermato: [nome della riunione], [nuovo giorno] alle [nuova ora]

Inserisca in ogni oggetto il nome della riunione e il giorno, così l'email non può essere confusa con l'invito alla riunione originale.

Lasci che le persone spostino da sole la riunione con zcal

Anche la migliore email di spostamento avvia una catena: Lei propone degli orari, l'altra persona controlla il calendario e risponde, Lei invia un nuovo invito. Moltiplichi tutto questo per ogni cliente, ogni settimana. zcal, un'app di pianificazione gratuita, salta la catena: quando le persone prenotano con Lei tramite la Sua pagina di prenotazione, possono spostare la riunione da sole, in pochi clic.

• Un link per riprogrammare in ogni messaggio. L'email di conferma e il promemoria di ogni prenotazione includono un link per riprogrammare o annullare. Il Suo ospite sceglie un nuovo orario dalla Sua disponibilità in tempo reale, e la riunione si sposta su entrambi i calendari. Nessuna email necessaria.
• Quando è Lei a doverla spostare, riprogrammi la riunione dal Suo elenco di eventi, e zcal invia al Suo ospite un'email con il nuovo orario. Oppure invii il modello 11 con il Suo link di prenotazione e lasci scegliere all'ospite.
• I promemoria seguono il nuovo orario. Se una riunione si sposta, i suoi promemoria si spostano di conseguenza. Se viene annullata, non parte nessun promemoria.

La pagina di prenotazione, le conferme, i promemoria e i link per riprogrammare sono tutti inclusi nel piano gratuito di zcal. Provi zcal gratis. Per i messaggi da inviare prima della riunione, veda i nostri modelli di promemoria per le riunioni.

Domande frequenti